Участники проекта: как эффективно распределить роли для командной работы

Командная работа помогает снизить текучку кадров в 4,5 раза. Групповое решение задач снижает вероятность профессионального выгорания. Однако эффективность совместной работы зависит не только от сплоченности коллектива, но и от верного распределения должностей в проекте. 

Особенности проектной работы в команде 

Перед началом работы руководитель назначает роли в команде проекта и их функции. Благодаря этому участники точно знают свои обязанности и взаимосвязи между коллегами. А проджект-менеджер может создать эффективный план работ, чтобы каждый выполнял задачи в зависимости от своих  навыков и опыта. С помощью распределения ролей и взаимосвязей можно наладить эффективную коммуникацию между сотрудниками, улучшить показатели всей команды и успешно завершить работу в срок.

Функции команды проекта:

1. Планирование. Сотрудники разрабатывают план работы, в котором указаны сроки, этапы, ресурсы и желаемые результаты.

2. Разработка продукта или оказание услуги. При этом команда учитывает интересы заказчика и стандарты качества, принятые в компании.

3. Мониторинг. Постоянный контроль за соблюдением плана. При появлении затруднений задача команды — скорректировать задачи и найти пути решения с максимальной выгодой.

4. Обучение и передача опыта. Во время совместной работы сотрудники могут повышать профессиональные компетенции, проходить тренинги. 

Для нормального функционирования команды руководитель должен обеспечить высокий уровень мотивации. Сотрудников должен объединять общий интерес к работе, вовлеченность всех членов команды и удовлетворение от завершенного проекта. 

Залог успешной работы команды управления проектом — это налаженная коммуникация. Сотрудники должны выбрать подходящие каналы связи для корпоративных взаимодействий. Например, систему для командной работы Аспро.Cloud. 

Примеры командной работы с четким распределением ролей в проекте: 

1. Хоккеисты. Без вратаря, тренера и защитников один нападающий — просто конькобежец с клюшкой. В командных видах спорта победа сильно зависит от распределения ролей и следования плану.

2. Бригада хирургов. У операционного стола каждый знает свои обязанности. Их четкое выполнение, в прямом смысле, вопрос жизни и смерти. Особенность командной работы в медицине — каждый хирург сам подбирает себе ассистентов и медсестер, чтобы действовать слаженно и без конфликтов внутри группы. 

3. Оркестр. Каждый музыкант играет свою партию, но только вместе они создают произведение искусства. Залог успеха — четкое следование инструкциям дирижера и умение прислушиваться с другим музыкантам. 

В бизнесе очень похожая ситуация. Если начальник сможет подобрать роли в проектном управлении так, чтобы сотрудники следовали рабочему плану, как хоккеисты, были сплоченные, как медперсонал, и слушали руководителя, как музыканты, то совместная работа покажет отличные результаты. 

Какие могут быть роли в проекте

Над тем, какие группы ролей выделяются в проекте, работали многие ученые. Одни для классификации выделяют функции и профессиональные компетенции сотрудников, другие — личностные качества и даже темперамент. 

Консультант по командной работе Р. М. Белбин описывает, какие роли есть в проекте, исходя из склада характера сотрудников:

• мотиватор — экстраверт, который имеет потребность в достижениях и заражает ей коллег; 

• служащий — исполнительный специалист, которому можно доверить рутинную работу по алгоритму; 

• подводящий итоги — обязательный человек, цель которого — систематизировать работу команды, довести ее до логичного завершения;

• председатель — занимает роль лидера, координатора действий;

• гармонизатор — миролюбивый член команды, который снимает напряжение в группе, предупреждает развитие конфликта;

• исследователь ресурсов — отвечает за переговоры с поставщиками, находит более выгодные условия, заключает контракты;

• мыслитель — новатор с творческим подходом к рутинным задачам, всегда предлагает нестандартные пути развития; 

• аналитик — человек, который принимает аргументированные решения, основывается на фактах;

• специалист — сотрудник, который идет разные идеи и подходы, но черпает их из своего опыта и знаний коллег.

Модель Р. М. Белбина основана на soft skills сотрудников. Но формирование проектной команды осуществляется с соблюдением не только сильных черт, но и недостатков членов группы. Например, нужно учитывать, что мотиватор может вступать в конфликты из-за чрезмерной склонности к достигаторству, а служащему сложно работать по новому плану, который предлагает мыслитель. 

Рассмотрим подробнее состав команды проекта и их функции.

Владелец продукта

Product owner — специалист, который участвует в разработке и запуске продукта. Он отвечает за стратегию проекта и продуктовую ценность. Его функции: 

1. Определять результат работы. К примеру, клиент заказывает разработку сайта. Product owner оценивает потребности заказчика и участвует в составлении требований к конечному результату. Его цель — чтобы клиент получил сайт, который соответствует его ожиданиям и потребностям. 

2. Предоставлять информацию для реализации проекта. Product owner оценивает состояние рынка и конкурентов, собирает данные о продукте и тестирует разные гипотезы по его улучшению. 

3. Участвовать в составлении технического задания, чтобы проджект-менеджер мог ставить цели перед участниками проекта задействованными в его реализации.

4. Общаться с командой и клиентом. Во время работы над проектом product owner ведет переговоры с заказчиком, участвует в согласовании плана, присутствует на встречах команды. Он должен эффективно общаться с другими участниками проектной деятельности, в том числе выражать свое мнение и принимать обратную связь.

5. Оценивать промежуточный и итоговый результат работы.

Руководитель команды

Он же проект-менеджер. Иногда роли владельца продукта и руководителя команды выполняет одно лицо. 

Функции проектного менеджера: 

1. Распределять роли людей в проекте. Руководитель собирает команду, при необходимости привлекает сторонних специалистов, а также обозначает их обязанности. 

2. Формулировать цели проекта, определять сроки и инструменты для их достижения. 

3. Отвечать за развитие команды проекта. В том числе организовывать дополнительное обучение, проводить тренинги профессионального роста и ретроспективы по завершенным рабочим задачам. 

4. Создавать четкий план действий. В нем должны быть прописаны этапы работы, затраченные ресурсы, критерии качества.

5. Налаживать коммуникацию с основными участниками проекта. Ему необходимо участвовать в переговорах с заказчиком и поставщиками, эффективно доносить информацию членам команды, а также заниматься сплочением коллектива. 

6. Организовывать совместную деятельность. Руководитель должен уметь пользоваться инструментами, например, таск-трекером, чтобы ставить задачи членам команды проекта. А также обладать навыками проектного управления, планирования, бюджетирования.

7. Поддерживать эмоциональное состояние команды. Нужно обладать уверенностью в себе и лидерскими качествами, уметь мотивировать сотрудников на продуктивную работу, сглаживать конфликты в группе.

8. Подводить итоги. В задачи руководителя входит завершение проекта и оценка проделанной работы. 

Исполнители

Исполнители — это рядовые сотрудники. Состав проектной команды формируется из специалистов в разных отраслях. К примеру, для создания и продвижения сайта нужен программист, веб-дизайнер, верстальщик, маркетолог, SEO-специалист, контент-менеджер, редактор. В зависимости от задач совместной работы и деятельности компании участниками проекта являются менеджеры по продажам, технологи, строители, проектировщики, юристы и люди других профессий. Они принимают непосредственное участие в выполнении рабочих задач, помогают достигать поставленных целей.

Функции участников проекта:

1. Выполнять конкретные рабочие задачи. Исполнители должны обладать профессиональными навыками. Это hard skills, которые получены в рамках обучения. Например, программирование, бухгалтерский учет или знание законов.

2. Соблюдать требования заказчика и корпоративные стандарты качества. Сотрудникам нужно выполнять работу в срок, поэтому важны навыки тайм-менеджмента. Кроме того, они отвечают за распределение ресурсов, которые отведены на задачу.

3. Общаться с теми, кто является участником проекта, по рабочим вопросам. Делиться опытом, помогать. 

4. Участвовать в обсуждении каждого этапа работы. Предоставлять отчеты, говорить о трудностях, предлагать способы их решения.

Бизнес-аналитик

Не каждая структура команды проекта включает бизнес-аналитика. Иногда его функции берет на себя один из исполнителей или руководитель. Часто функции бизнес-аналитика пересекаются с задачами владельца продукта. Однако business analyst больше сосредоточен на формализации требований и тактическом ведении проекта. В то время как владелец продукта отвечает за стратегию развития и пользу для клиента.

Но если в проекте есть отдельный человек, который отвечает за анализ работы, то его задачами становятся: 

1. Структурировать все требования к продукту. 

2. Прорабатывать бизнес-кейсы и находить подходящие способы решения задач. 

3. Формировать бэклог проекта, вносить в него уточнения в ходе работы.

4. Анализировать отчет о прибылях и убытках по проекту. 

5. Проверять промежуточные результаты и итоговый продукт проекта на соответствие требованиям заказчика. 

Стейкхолдеры 

Стейкхолдеры — это люди или организации, которые оказывают влияние на работу проекта со стороны. К примеру, клиент, поставщики, чиновники, СМИ, учредители компании и даже конкуренты. 

Их нельзя причислить к членам проектной команды, но их мнение необходимо учитывать. Стейкхолдеры часто влияют на план проекта. 

Например, отдел дизайна молочного завода занят разработкой упаковки для товаров. Этикетка для молока почти готова и утверждена. Но в силу вступает новый закон об обязательной маркировке. Дизайнерам приходится корректировать план и менять упаковку. Стейкхолдером в этом случае выступает законодательный орган.

Каким бывает состав проектной команды

В зависимости от формата работы команда бывает:

Иногда состав смешанный. К примеру, есть постоянная команда. Но для нового проекта ее мощностей не хватает: нет специалистов с какими-то навыками или просто недостаточно рабочих рук. Тогда руководитель привлекает дополнительных работников, фрилансеров, экспертов. 

Этапы формирования команды проекта 

У проектной группы есть жизненный цикл. Она рождается, растет и развивается. Как и в любом коллективе, у команды есть стадии знакомства, притирки. Но основное отличие проектной группы, например, от обычного рабочего коллектива в том, что все этапы жизненного цикла ограничены во времени сроками выполнения проекта. Поэтому, чтобы избежать внутренних конфликтов и ускорить сплочение группы, руководителю важно при наборе команды проекта учитывать не только профессиональные, но и личностные качества сотрудников.

Рассмотрим, через какие этапы проходит коллектив:

1. Определение целей работы. Руководитель вместе с заказчиком и бизнес-аналитиком должны определить цели проекта: какого результата и в какие сроки нужно достигнуть. Также менеджер обдумывает показатели эффективности, KPI для сотрудников, и методы контроля качества. 

2. Подбор команды. Руководитель выбирает исполнителей, распределяет роли в бизнес-проекте, а также вводит команду в курс дела. На этом этапе нужно выбрать способ коммуникации и познакомить коллег. 

3. Притирка. У сотрудников могут быть разные взгляды на задачи и способы их достижения — это нормально. Цель руководителя на этапе притирки — не допускать возникновение конфликтов и найти способы наладить конструктивную коммуникацию. 

4. Совместная работа. Самый продуктивный период: команда работает сплоченно. Задача проект-менеджера — поддерживать хорошие отношения в группе, высокий уровень мотивации и вовлеченности. 

5. Реорганизация. При любых структурных изменениях команды или включении дополнительных объемов работы может потребоваться откалибровка команды — приглашение специалистов, перераспределение задач, обучение новым навыкам.

6. Анализ выполненной работы. После завершения проекта важно дать команде обратную связь: поощрить достижения, указать на слабые места, показать вектор дальнейшей совместной работы. 

Методы организации проектной работы 

Чтобы команда работала эффективно, руководителю нужно использовать инструменты для планирования, проектного управления и распределения задач. Это могут быть: 

1. Диаграмма Ганта. На графике наглядно отражены вехи и этапы проекта. Инструмент подходит для планирования и управления работой по каскадной методологии. На диаграмме можно отметить задействованные ресурсы: финансовые, временные, трудовые. Это поможет команде избежать срыва дедлайнов и выхода из бюджета. Участники видят объем работы, приоритеты и распределяют личные задачи в соответствии с планом.

2. Таск-трекеры для постановки задач. С помощью карточек на доске проекта можно следить за реализацией каждой задачи, оставлять комментарии, прикреплять документы. Руководитель контролирует выполнение задач и затраченное на них время. А коллеги могут обсуждать рабочие вопросы и просить помощи через упоминание сотрудника. 

3. Мессенджеры и сервисы для видеоконференций, чтобы организовать общение команды по рабочим вопросам. 

4. Базы знаний. Удобное хранилище для корпоративной документации и информации по каждому проекту поможет сохранить все регламенты и инструкции в одном месте. Это поможет быстро погрузиться в проект и избежать типичных ошибок. 

В системе для совместной работы Аспро.Cloud встроен модуль «Проекты». 

Портфели проектов в Аспро.Cloud

В нем собраны наглядные инструменты для команды, которые помогут:

• распределять задачи и следить за их выполнением на kanban-доске; 

• эффективно планировать и распределять ресурсы с помощью диаграммы Ганта;

• следить за расходами и доходами и рентабельностью проектов;

• собирать подробную отчетность и формировать статистику по проекту;

• контролировать нагрузку на членов команды и рассчитывать почасовую оплату;

• дать клиентам прозрачную картину выполнения проекта;

• работать удаленно в мобильном приложении и всегда быть на связи;

• экономить время на рутинные задачах с помощью автодействий;

• выстраивать эффективную коммуникацию между членами команды. 

Команда управления проектом представляет собой сплоченную группу специалистов, которые объединены общей целью. Сотрудники могут иметь разные должности, обязанности, навыки, взгляды на задачу. И только правильный менеджмент позволяет сделать из нескольких людей эффективную команду.