Какой систему управления задачами выбрать для работы

Для повышения прибыльности своей компании предприниматели используют разные инструменты. Руководители автоматизируют контроль финансовых потоков, обработку заявок от клиентов, документооборот. Но сначала нужно выстроить управление сотрудниками, чтобы организация работала как единый механизм. В этом помогают системы управления задачами (таск-менеджеры).

Планировщик — это сервис для управления задачами команды в едином пространстве. Автоматизация помогает оптимизировать рабочие процессы и взять контроль над их выполнением.

Примечательно, что многие компании для постановки и контроля задач используют мессенджеры или Excel-таблицы. Увы, с расширением штата сотрудников  увидеть полную картину работы бизнеса становится все сложнее и сложнее.

Зачем нужна система управления задачами

Цели установки планировщика у каждой компании свои. У подобных программ есть неоспоримые  преимущества которые упрощают работу и повышают эффективность команды. В чем ценность таких инструментов и чем они помогают вашему бизнесу — разберемся далее.

Организация команды. Планировщик помогает организовать работу команды и сконцентрировать внимание в едином пространстве. Сотрудники будут видеть свои задачи на платформе и смогут контролировать свои планы на определенный период времени. При этом руководитель сможет корректировать направление работы команды и следить за выполнением задач.

Прозрачность работы. В планировщике есть общая доска, которая отображает все задачи сотрудников. Она может быть организована для работы по разным методологиям, например, как канбан или скрам. Как правило, доска  разделена на столбцы, которые демонстрируют этапы реализации задач. Это помогает увидеть полную картину работы и отследить продуктивность команды. 

Выстраивание взаимодействия. В сервисах можно ставить задачи коллегам, назначать ответственных, авторов и соисполнителей. Это помогает выстраивать грамотное взаимодействие внутри команды. 

Отчетность по задачам. Программа собирает показатели по задачам в отчеты по продуктивности команд в целом и отдельных сотрудников в частности. Такие данные можно просматривать в виде графиков и диаграмм. Это помогает отслеживать и анализировать работу команды и вовремя корректировать слабые места в процессах. 

Распределение ресурсов. Прозрачность работы в планировщике помогает руководителю быть в курсе происходящего и равномерно распределять работу между частями команды. В системе можно распределять задачи по их приоритету, типам и категориям, определить ответственных за их выполнение сотрудников. Так вы не перегрузите коллег и ускорите работу  над проектом.

Избавление от рутины. Часто рабочий день начинается с выполнения стандартных однотипных задач: проверки почты, обработки заявок от клиентов и других. Многие действия можно автоматизировать в планировщике и избавиться от ежедневного создания похожих карточек. Например, создать и использовать шаблоны задач. 

Как выбрать хороший сервис учета задач 

Прежде чем переходить на программу управления командой и рабочими процессами, важно изучить ее особенности. Одним бизнесам важнее простое внедрение и адаптацию системы к работе. Для других компаний критичным будет  функционал платформы —  какие инструменты есть в системе. Существуют также планировщики для личных задач. Есть ряд критериев, в соответствии с которыми та или иная  платформа окажется более дружелюбной к пользователю и подойдет для в любой компании.

Понятный интерфейс. Многие  разработчики заблуждаются — думаю , что чем больше функций в системе, тем лучше. Но перегруженный интерфейс  только усложняет работу, а то и вовсе ее замедляет. Сложность пугает сотрудников, отвлекает их от основных задач Такие платформы подойдут для полной автоматизации крупного бизнеса с большим штатом специалистов. Если у вас нет цели организовать работу многотысячной корпорации, лучше выбрать более простой продукт, в котором будет приятно работать. 

Отображение задач. В планировщике задачи отображаются на общей доске. Это неотъемлемый инструмент для работы по гибким методологиям — Канбан, Скрам и других. Доска помогает сотрудникам увидеть задачи друг друга и отслеживать эффективность своей работы над проектом. Прозрачность процессов дает возможность руководителю находить слабые места и корректировать общее направление работы.

Наличие тайм-трекеров. Это инструмент для контроля времени, поможет соблюдать дедлайны по проектам. Наличие тайм-трекера позволяет сотрудникам контролировать затраченное время по задачам. При этом руководитель также сможет оценивать продуктивность и следить за трудозатратами команды.

Чек-листы.  Помогают организовать рабочий процесс более точно и разделить его на этапы. В некоторых системах можно добавить чек-лист к любой задаче. С его помощью можно построить цепочку действий, необходимых для достижения результата. Сотрудники не пропустят ничего в работе и грамотно выполнят задачу. 

Автодействия. Одна из важных особенностей в сервисе. При настройке автоматических действий система самостоятельно отправит уведомления менеджерам, создаст новые задачи или заархивирует завершенные. Это поможет автоматизировать и рабочие процессы, избавить руководство от чрезмерного контроля. 

Интеграции. Возможность подключения к другим сервисам заметно упрощает работу команды. Например, синхронизация с календарем позволит отмечать важные встречи, созвоны и мероприятия, а интеграция с системой контроля версий упростит работу программистов.

Визуализация. Популярные сервисы отличаются наглядностью. В этом помогают дополнительные элементы — доски и информационные панели (дашборды). Сотрудники могут настраивать их по собственному желанию и формировать комфортное рабочее пространство. Формируйте информационные панели (дашборды) по задачам, финансам и другим данным, чтобы иметь быстрый доступ к нужным элементам работы.

Отчетность. Важно, чтобы сервис формировал отчеты по показателям продуктивности сотрудников. На основе задач система может продемонстрировать эффективность работы в виде диаграмм и схем. Это поможет руководителю проанализировать и выстроить дальнейшие действия по развитию компании.

Мобильная версия. Наличие мобильной версии облегчит работу в удаленном формате. Если у руководства запланированы деловые встречи или мероприятия, оно всегда сможет уточнить их подробности  через приложение. Конкурентное преимущество при выборе программы.

Топ-6 лучших планировщиков (таск-менеджеров)

Аспро.Cloud

Функционал: 

Благодаря пользовательским настройкам Аспро.Cloud адаптируется под специфику любой сферы. Чтобы понять, закроет ли система задачи вашей команды, воспользуетесь бесплатным пробным периодом на 14 дней. В течение этого времени вам будет доступен максимальный функционал. 

Также в Аспро.Cloud есть бесплатный тариф без ограничения пользователей. Платные тарифы* начинаются от 2090 ₽/мес. и зависят от количества пользователей и доступных инструментов.

*Цены актуальны на момент публикации статьи.