Какой таск-менеджер выбрать для работы

Какой таск-менеджер выбрать для работы

Для повышения прибыльности своей компании предприниматели используют разные инструменты. Руководители автоматизируют контроль финансовых потоков, обработку заявок от клиентов, документооборот. Но сначала нужно выстроить управление сотрудниками, чтобы организация работала как единый механизм. В этом помогают таск-менеджеры .

Task-manager — это сервис для управления задачами команды в едином пространстве. Автоматизация помогает оптимизировать рабочие процессы и взять контроль над их выполнением.

Примечательно, что многие компании для постановки и контроля задач используют мессенджеры или Excel-таблицы. Увы, с расширением штата сотрудников  увидеть полную картину работы бизнеса становится все сложнее и сложнее.

Зачем нужен таск-менеджер

Цели установки таск-менеджера у каждой компании свои. У подобных программ есть неоспоримые  преимущества которые упрощают работу и повышают эффективность команды. В чем ценность таких инструментов и чем они помогают вашему бизнесу — разберемся далее.

Организация команды. Таск-менеджер помогает работу команды и сконцентрировать в едином пространстве. Сотрудники будут видеть свои задачи на платформе и смогут контролировать свои планы на определенный период времени. При этом руководитель сможет корректировать направление работы команды и следить за выполнением задач.

Прозрачность работы. В таск-менеджере есть общая доска, которая отображает все задачи сотрудников. Она может быть организована для работы по разным методологиям, например, как kanban или scrum. Как правило, доска  разделена на столбцы, которые демонстрируют этапы реализации задач. Это помогает увидеть полную картину работы и отследить продуктивность команды. 

Выстраивание взаимодействия. В тасках можно ставить задачи коллегам, назначать ответственных, авторов и соисполнителей. Это помогает выстраивать грамотное взаимодействие внутри команды. 

Отчетность по задачам. Программа таск-менеджер  собирает показатели по задачам в отчеты по продуктивности команд в целом и отдельных сотрудников в частности. Такие данные можно просматривать в виде графиков и диаграмм. Это помогает отслеживать и анализировать работу команды и вовремя корректировать слабые места в процессах. 

Распределение ресурсов. Прозрачность работы в таск-менеджере помогает руководителю быть в курсе происходящего и равномерно распределять работу между частями команды. В системе можно распределять задачи по их приоритету, типам и категориям, определить ответственных за их выполнение сотрудников. Так вы не перегрузите коллег и ускорите работу  над проектом.

Избавление от рутины. Часто рабочий день начинается с выполнения стандартных однотипных задач: проверки почты, обработки заявок от клиентов и других. Многие действия можно автоматизировать в таск-менеджере и избавиться от ежедневного создания похожих карточек. Например, создать и использовать шаблоны задач. 

Как выбрать хороший таск-менеджер 

Прежде чем переходить на программу управления командой и рабочими процессами, важно изучить ее особенности. Одним бизнесам важнее простое внедрение и адаптацию системы к работе. Для других компаний критичным будет  функционал платформы —  какие инструменты есть в системе. Существуют также таск-менеджеры для личных задач. Есть ряд критериев, в соответствии с которыми та или иная  платформа окажется более дружелюбной к пользователю и подойдет для в любой компании.

Понятный интерфейс. Многие  разработчики заблуждаются — думаю , что чем больше функций в системе, тем лучше. Но перегруженный интерфейс  только усложняет работу, а то и вовсе ее замедляет. Сложность пугает сотрудников, отвлекает их от основных задач Такие платформы подойдут для полной автоматизации крупного бизнеса с большим штатом специалистов. Если у вас нет цели организовать работу многотысячной корпорации, лучше выбрать более простой продукт, в котором будет приятно работать. 

Отображение задач. В таск-менеджере задачи отображаются на общей доске. Это неотъемлемый инструмент для работы по гибким методологиям — Kanban, Scrum и других. Доска помогает сотрудникам увидеть задачи друг друга и отслеживать эффективность своей работы над проектом. Прозрачность процессов дает возможность руководителю находить слабые места и корректировать общее направление работы.

Наличие тайм-трекеров. Это инструмент для контроля времени, поможет соблюдать дедлайны по проектам. Наличие тайм-трекера позволяет сотрудникам контролировать затраченное время по задачам. При этом руководитель также сможет оценивать продуктивность и следить за трудозатратами команды.

Чеклисты.  Помогают организовать рабочий процесс более точно и разделить его на этапы. В некоторых системах можно добавить чеклист к любой задаче. С его помощью можно построить цепочку действий, необходимых для достижения результата. Сотрудники не пропустят ничего в работе и грамотно выполнят задачу. 

Автодействия. Одна из важных особенностей в сервисе таск-менеджера. При настройке автоматических действий система самостоятельно отправит уведомления менеджерам, создаст новые задачи или заархивирует завершенные. Это поможет автоматизировать и рабочие процессы, избавить руководство от микроменеджмента . 

Интеграции. Возможность подключения к другим сервисам заметно упрощает работу команды. Например, синхронизация с календарем позволит отмечать важные встречи, созвоны и мероприятия, а интеграция с системой контроля версий упростит работу программистов.

Визуализация. Популярные таск-менеджеры отличаются наглядностью,. В этом помогают дополнительные элементы — доски и дашборды. Сотрудники могут настраивать их по собственному желанию и формировать комфортное рабочее пространство. Формируйте дашборды по задачам, финансам и другим данным, чтобы иметь быстрый доступ к нужным элементам работы.

Отчетность. Важно, чтобы сервис формировал отчеты по показателям продуктивности сотрудников. На основе задач система может продемонстрировать эффективность работы в виде диаграмм и схем. Это поможет руководителю проанализировать и выстроить дальнейшие действия по развитию компании.

Мобильная версия. Наличие мобильной версии облегчит работу в удаленном формате. Если у руководства запланированы деловые встречи или мероприятия, оно всегда сможет уточнить их подробности  через приложение. Конкурентное преимущество при выборе таск-менеджера.

Топ 5 лучших таск-менеджеров

Аспро.Agile

Облачный таск-менеджер, который помогает выстраивать управление проектами по принципам Agile. В сервисе есть инструменты для работы команды по гибким методологиям. Простой интерфейс позволяет сразу адаптироваться к рабочему пространству и настроить его под комфорт пользователя.


Функционал:

  • таск-трекер для постановки и отслеживания выполнения задач;

  • тайм-трекер для постановки фактического и затраченного времени по задаче;

  • доска для работы по методологии Scrum или Kanban с отображением всех процессов;

  • автодействия для отправки уведомлений, комментариев к задаче, смены ответственного менеджера;

  • интеграции с Bitbucket и GitLab для упрощения взаимодействия программистов с кодом проектов;

  • ментальные карты для визуализации рабочих процессов;

  • отчетность по диаграмме сгорания задач для отслеживания эффективности спринтов;

  • чеклисты для разделения задач на этапы;

  • конструктор ретроспективы для оценки результатов по завершенному периоду или проекту;

  • управление бэклогом для контроля списка рабочих задач от заказчика;

  • импорт проектов и задач из Jira в систему.

Аспро.Agile является часть экосистемы Аспро.Cloud. Его можно интегрировать в CRM в виде дополнительного модуля для проектных команд, маркетологов и других отделов. Для знакомства  с платформой доступен бесплатный пробный период на 14 дней.

ПланФикс

Система для управления проектами и процессами небольших команд. Позиционируется как сервис, который позволяет настроить рабочее пространство под разные виды деятельности.

Search in sidebar query

Функции:

  • управление задачами для организации работы команды;

  • планировщик задач для сегментации тасков и отслеживания дальнейших действий;

  • отчеты в виде диаграмм для отслеживания показателей и успешности этапов работы;

  • чеклисты для распределения действий по этапам;

  • возможность неограниченной вложенности задач в цепочке;

  • автодействия для создания задач, сохранения комментариев;

  • отслеживание затраченного времени на выполнение задач;

  • шаблоны задач для быстрого создания тасков;

  • интеграция с мессенджерами, облачными хранилищами, рассылками и другими сервисами. 

Сервис имеет множество инструментов, которые можно настроить под специфику своего бизнеса. Увы, самостоятельно это сделать крайне сложно — отсутствует инструкция по внедрению. Платформа больше ориентирована на отдел продаж, ведение документооборота и бухгалтерии. тарифы зависят от объема команды — чем больше людей, тем ниже стоимость. Например, команда от 6 человек будет стоить 2€.

Яндекс Трекер

Платформа помогает управлять работой над продуктом, подходит разработчикам, которые переходят из Jira на отечественные аналоги. Сервисом могут пользоваться, например, маркетологи и дизайнеры.


Функции:

  • управление задачами для организации работы команды;

  • планирование спринтов для распределения задач на периоды;

  • шаблоны типовых задач для быстрого создания тасков;

  • визуальные инструменты в виде дашбордов, диаграмм для наглядности процессов;

  • автоматизация рабочих процессов для избавления от рутины;

  • возможность работать по гибкой методологии Agile;

  • создание несколько досок по методологии Kanban;

  • интеграции с сервисами яндекса для создания вики-страниц и бизнес форм;

  • бэклог для планирования задач;

  • возможность учитывать время по выполнению задач.

Интерфейс сервиса осложнен непонятными аббревиатурами, что отвлекает пользователя. Поэтому адаптация команды может занять больше времени. тариф для небольших компаний стоит 258 рублей в месяц за одного пользователя.

Kaiten

Сервис делает акцент на визуальном управлении проектами и командами. При этом платформа больше заточена под работу аутсорсинговых компаний, где процессы разрабатываются совместно с клиентами. Но может подойти и разработчикам — интерфейс легко настраивается.


Функции:

  • возможность работать на сводных досках для визуализации всех процессов;

  • работа с задачами и проектами для управления командой;

  • прозрачность процессов для клиентов и заказчиков для работы с ними в едином окне;

  • наличие разных видов отчетов по всем показателям бизнеса;

  • диаграмма сгорания задач для отслеживания продуктивности;

  • наличие scrum-спринтов для работы по гибкой методологии;

  • учет затраченного времени для соблюдения сроков выполнения задач;

  • встроенный календарь для контроля дедлайнов;

  • база знаний для хранения и сбора важной информации.

Система помогает подключать к  работе над проектами заказчиков. Однако в ней  отсутствуют полезные интеграции, что не позволяет автоматизировать процессы до конца. Самый дешевый тариф стоит 420 рублей за одного пользователя в месяц.

Weeek

Таск-менеджер для работы небольших команд с креативными задачами. Разработчики позиционируют сервис как инструмент для организации удаленной работы.


Функции:

  • управление задачами и проектами для контроля сотрудников;

  • вложенность задач до 6 уровней для выстраивания логической цепочки действий;

  • интеграции с google сервисами и мессенджерами для дополнительной автоматизации;

  • работа с досками для прозрачности процессов;

  • подключение календаря для отслеживания сроков задач;

  • возможность делиться досками и задачами с другими;

  • тайм-трекер для отслеживания времени;

  • гибкая система уведомлений.

Минималистичный дизайн интерфейса делает сервис понятным и простым в использовании. Платформа подходит скорее  для дизайнеров, маркетологов и продуктовых менеджеров. Самый дешевый тариф — 590 рублей за пользователя в месяц.

Итоги

Перед выбором таск-менеджера важно определить, какие цели и задачи нужно решить вашему бизнесу. Далее надо оценить сервисы по функционалу и возможности адаптировать их под вашу специфику. Платформы со  множеством инструментов часто усложняют интерфейс, что мешает сотрудникам быстро взять их на вооружение. Вы можете попробовать бесплатный период Аспро.Agile на 14 дней. Ознакомьтесь с функционалом системы перед ее внедрением и испробуйте все инструменты интерфейса для вашего бизнеса!