Матрица ответственности RACI: что это и как с ее помощью управлять проектом

Методика RACI помогает избежать размывания ответственности — ситуации, когда работали вместе, а кто отвечает за результат — непонятно. В статье научим пользоваться инструментом проектного управления и расскажем:

• что показывает матрица распределения ролей и ответственности;
• для чего руководителю нужна RACI;
• как распределить полномочия по методу RACI на конкретном примере;
• какие ошибки можно допустить и как их избежать.

Что такое матрица распределения ответственности RACI

В любом проекте есть роли и обязанности. Если они распределены неверно или недостаточно понятно для участников, происходит неразбериха: сотрудники перекладывают друг на друга обязательства, не справляются с задачами и не видят свой вклад в общее дело.

Руководителю приходится не легче, чем рядовым исполнителям: ему сложнее планировать, распределять ресурсы и оценивать работу подчиненных. А со стороны посмотришь — вовсе не разберешься, кто за что отвечает, от кого ждать результат, а кто просто рядышком сидит и кивает головой.

Посмотрим на буквы RACI — как расшифровывается аббревиатура:

Всего 4 роли. Один человек может выполнять одну или одновременно несколько функций, сочетать 2–3 буквы в системе RACI. Если сотрудник не выполняет никакую роль, он не входит в проект.

Кстати, иногда так бывает: в проектную группу входит 8 человек, но когда составляешь диаграмму RACI, оказывается, что вполне можно справиться вшестером. Зачем привлекать лишние силы? Поэтому матрица ответственности — это не только про распределение обязанностей, но и про оптимизацию бизнес-процессов. Она помогает сделать проще и быстрее то, что могло бы растянуться на дни и недели согласований и доработок.

Чтобы составить план проекта, можно использовать не только матрицу ответственности RACI, но и другие инструменты:

1. Треугольник Керцнера — для определения сроков и цены работ в зависимости от объема.
2. Принцип декомпозиции — для эффективного распределения задач.
3. Дорожная карта — для детальной проработки плана.
4. Диаграмма Ганта — для визуализации задач и контроля за их выполнением.

Матрица распределения ответственности: для чего нужна руководителю

Распределение обязанностей между участниками важно не только для руководителя. Это сказывается на работе всех: от рядовых исполнителей до стейкхолдеров. Но составляет модель RACI, как правило, именно руководитель: менеджер проекта, начальник отдела, лидер самоорганизующейся команды.

Матрица RACI помогает:

• завершить проект в срок;
• не потерять задачи, которые остались без ответственных;
• определить роли и обязанности членов команды;
• получать результаты работы от ответственного лица;
• ускорить процесс принятия решений;
• оптимизировать бизнес-процессы компании;
• контролировать нагрузку сотрудников;
• наладить эффективную коммуникацию в коллективе.

Матрица ответственности участников проекта — инструмент планирования и контроля. Поэтому она нужна на всех этапах реализации. Забыли, кто задачку закрывает? Посмотрели в таблице RACI, нашли сотрудников R. Не поняли, от кого правки прилетели? Опять сверились с графиком, это А или С-роли.

Проиллюстрируем использование матрицы проекта примером из спорта. Есть две игры: горячая картошка и волейбол. Функция игроков одинаковая — отбивать мячик, но есть большая разница.

В горячей картошке все происходит хаотично, и это можно сравнить с перекидыванием обязанностей в проекте: если к тебе попала задачка, ты ее выполняешь, бросаешь коллеге или вовсе пропускаешь. И если задача оказалась в твоих руках, ты отвечаешь за результат один.

В волейболе роли в команде заранее распределены. Каждый игрок знает, какую позицию нужно занять, чтобы отбить мяч в своей зоне. Так и в проекте при составлении матрицы ролей и ответственности: за разные задачи отвечают отдельные исполнители, а вместе они команда. И результат — тоже общий.

Как построить матрицу ответственности проекта RACI

Подходим к самому интересному — построению диаграммы RACI. Это достаточно простая таблица, ее может составить каждый. Поэтому матрица полномочий RACI широко используется как в крупных компаниях, так и для самых небольших проектов. Перейдем к инструментам.

Таблицы Excel и Google

Такой способ не требует специальных навыков, а в случае с Google еще и бесплатно.

Матрица ответственности проекта — это всегда таблица. По горизонтали — участники проекта, по вертикали — задачи, а на пересечении — присвоенные роли. Посмотрим, как может выглядеть таблицы RACI — пример агентства ландшафтного дизайна:

Кстати, роли в матрице ответственных RACI лучше давать не конкретному человеку, а должности. Если Петя-садовник уходит в отпуск, то растения высадит Толя, его коллега. А если I-роль — это представитель клиента, то результат может посмотреть как директор, так и его зам. Но иногда команда имеет ограниченное количество участников, а сам проект не такой долгий, чтобы не распланировать отпуска и другие форс-мажоры. Тогда роли можно назначать поименно. Обратите внимание, что в матрице распределения ролей исполнителей на задаче может быть несколько, но ответственный всегда один.

В больших проектах использовать матрицы RACI не всегда удобно:

• все поля с задачами и исполнителями приходится заполнять вручную;
• если дел или участников много, то таблица получается очень объемной;
• в матрице ответственности процесса помещается только краткое название задачи, а за ее описанием, деталями все равно придется идти в таск-трекер;
• если проект долгий, то роли и поручения могут поменяться, а вносить правки в таблицу не очень удобно.

Например, назначить роли на каждую задачу можно в системе для управления проектами Аспро.Cloud. Для этого нужно создать проект, добавить команду и задачи.

В каждой задаче можно назначать роли:

• ответственный и соисполнители — члены команды, которые выполняют работу — в матрице ролей это R и A;
• наблюдатели — люди, которые заинтересованы в результате и могут давать консультации, оставлять комментарии — I и C;
• постановщик — человек, который может менять роли, привлекать других исполнителей и наблюдателей.

Если что-то пойдет не так, и вы решите сменить роль или ответственного, все участники задачи узнают об изменениях, не придется каждому писать лично. Сотрудники будут получать уведомления о том, как продвигается проект. К примеру, ответственный изменил статус задачи, а постановщик сразу увидел это в системе. Или если член команды оставил комментарий с упоминанием коллеги, то ему сразу придет уведомление.
В любой момент вы можете отфильтровать таски по ролям, чтобы посмотреть, кто и какие обязанности выполняет.
Для удобной проектной работы в Аспро.Cloud есть диаграмма Ганта, шаблоны и инструменты для бюджетирования. Сервис помогает контролировать все стороны проекта — финансы, время, ресурсы и людей — на всех этапах планирования и реализации.

Как избежать распространенных ошибок при построении матрицы ответственности RACI

Чтобы матрица RACI была функциональной, не допускайте этих ошибок:

1. Много наблюдателей и консультантов. Чем больше людей привлечено к каждой задаче в матрице распределения функций, тем сильнее затягивается этап согласований и уведомлений. Всех нужно оповестить, получить одобрение. Получается лишняя бюрократия, которая съедает время.
2. У задачи несколько ответственных. Результат — лебедь, рак и щука, которые тянут в разные стороны. А-сотрудники могут иметь разные мнения, и исполнители не поймут, кого слушать.
3. В матрице распределения обязанностей у участника нет A или R ролей ни в одной задаче. В таком случае стоит задуматься, обязательно ли этому человеку входить в проектную команду? Это правило не относится к стейкхолдерам, они как раз могут быть только наблюдателями или консультантами.
4. В одной задаче много исполнителей. Если работа коллективная и однотипная, к примеру, 4 грузчика одновременно разгружают грузовик кирпичей, то трудностей не возникнет. Но если поручение сложное, многоступенчатое или творческое, исполнители не будут знать, как вместе подойти к его выполнению. В таком случае лучше декомпозировать задачи и назначать R-исполнителей на каждый из этапов.
5. A и R постоянно стоят вместе. Иногда это оправданный подход: кто выполняет задачу, то за нее и отвечает. Но это хорошо работает только при небольшом составе команды, к примеру, 3–4 человека. В остальных случаях лучше распределять эти две функции в матрице полномочий и ответственности RACI.
6. В матрице ролей в проекте нет пустых клеток. Это признак того, что таблица перегружена второстепенными ролями: много наблюдателей, советчиков, которые не всегда несут практическую ценность.
7. Комбинированные роли с I. A/I, R/I или C/I — позиции, которые человек не может занимать одновременно. Наблюдатель получает информацию о проекте в одностороннем порядке и не влияет на процессы.

РАСИ-матрицы — эффективный инструмент проектного менеджмента. Составить простую схему можно за 5–10 минут. Даже без глубокой детализации вы заметите, кто из сотрудников перегружен, а кто занят только в 1–2 задачах. Планируйте и оптимизируете работу с матрицей распределения ответственности проекта, чтобы в любой момент знать, кто какую функцию выполняет.