Что такое декомпозиция проекта: разделяй цели и властвуй над задачами

Мы привыкли делить большое на части: книги — на главы, сериалы — на серии, работу — на этапы. Такой подход к любому процессу называется декомпозицией. Этот прием помогает эффективно планировать и управлять временем. Он облегчает восприятие задачи и структурирует цели. В статье расскажем про декомпозицию — что это простыми словами, приведем примеры. Кстати, мы разделили этот текст на главы для удобного чтения и восприятия информации. Так что эта статья тоже пример декомпозиции. 

Что значит декомпозиция простыми словами 

Когда поставлена слишком большая и неделимая цель, она кажется неподъемной. И приступать к ней — сложно. Часто такие проекты откладываются на неопределенный срок. Именно неделимость крупной задачи часто становится причиной прокрастинации — состояния, при котором не получается приступить к работе. 

Так «выучить китайский» остается только мечтой несколько лет подряд. Задача слишком большая, а язык — чересчур сложный. Поэтому даже начать изучение кажется невозможным. 

Когда нужно выполнить большую задачу, поможет декомпозиция. Прием тайм-менеджмента, который помогает структурировать крупный объем информации. 

Если мы говорим про изучение иностранного языка, то бифштексами могут быть подзадачи: 

• выучить 10 новых слов в день;

• прочитать и перевести 1 страницу китайского текста;

• сделать одно письменное упражнение.

Если выполнять небольшие задачи, то любой слон покажется не только вполне съедобным, но и вкусным. То есть большая цель, которая разделена на части, — не только выполнимая, но и достаточно легкая. 

Что можно декомпозировать 

Принцип декомпозиции — это универсальный метод планирования. Его можно использовать для проектов любой сложности, рабочих и личных задач, постановки целей.

Посмотрим, как это работает на конкретных примерах из бизнеса. Делить можно проекты, задачи и цели. Поэтому для этих процессов дадим отдельные определения. 

Цели

Декомпозиция целей — пример:

Собственник шоколадной фабрики «Лакомая плитка» поставил перед компанией цель: за год увеличить прибыль на 15%. Как это сделать, неясно. Потому что задача большая и многогранная. Поэтому руководитель разбил ее на несколько подцелей: 

• расширить ассортимент товаров на 1 позицию; 

• увеличить количество продаж на 10% за счет рекламной акции «1+1 = 3»;

• сократить производственные расходы на 10% с помощью снижения стоимости сырья.

Эти подцели можно дробить дальше на составляющие, но займутся этим уже руководители отделов. Так, чтобы перед сотрудниками компании стояли более понятные цели, на основе которых будут выстроены стратегии по их достижению. 

Проекты

Декомпозиция задач проекта — пример: 

Чтобы расширить ассортимент товаров, директор по развитию шоколадной фабрики «Лакомая плитка» решил запустить новую линию по изготовлению пирожных «Картошка». Для этого он применяет правило декомпозиции. Он делит проект на три подпроекта: 

• запуск производственной линии;

• маркетинговая кампания; 

• финансовое планирование проекта и контроль показателей.

Соответственно, ответственность за подпроекты ложится на три отдела: производственный, маркетинговый и финансовый. 

Потом проект делится дальше на небольшие составляющие. Например, цель «Запуск производственной линии» директор дробит на задачи: 

• установка оборудования;

• закупка сырья;

• обучение сотрудников;

• тестирование линии. 

Каждую из этих задач можно далее дробить на мелкие дела. Получается древовидная иерархия проекта. Для каждого подпроекта и конкретной задачи можно указать исполнителя и сроки. Декомпозировать — это разделить проект на части, указать последовательность их выполнения, организовать работу нескольких отделов. 

Задачи

Метод дробления подходит и для небольших задач. Если проектное управление, как правило, затрагивает всю компанию или подразделение, то задачи чаще индивидуальные. В случае с шоколадной фабрикой персональными поручениями может стать закупка сырья и обучение сотрудников.Так, например, за закупочную логистику отвечает снабженец. И когда он получил поручение — приобрести сырье под новую производственную линию, перед ним встал большой объем работы, которую он решил разбить на части.

Покажем на примере, что такое декомпозиция задач. Снабженцу фабрики «Лакомая плитка» предстоит закупить сырье для новой производственной линии. Это большая рабочая задача, поэтому он делит ее на последовательные этапы: 

1. Запросить у технологов информацию о необходимых ингредиентах и их количестве.

2. Созвониться с поставщиком, узнать о наличии продуктов и стоимости. 

3. Составить подробную смету для закупки и отдать ее на согласование руководителю.

4. Отправить информацию поставщику, оплатить товары. 

. 

Таким образом, метод декомпозиции позволяет сотрудникам компании на разных этапах работы над любым проектом добиться иерархической расстановки конкретных задач. Цели становятся достижимыми, понятными, легко измеримыми. 

Методы декомпозиции задач

Существует несколько способов дробления. Приведем в качестве примера генеральную уборку. Деление бывает:

Последовательное. Подходит, когда процесс состоит из нескольких этапов, которые идут по очереди. Такой метод декомпозиции используют при каскадной модели управления проектами. Сперва постирать одежду, затем погладить, иначе не получится. 

Параллельное. Если задачи можно выполнять без строгой последовательности, то их деление может происходить без взаимосвязей. То есть все равно, что будет выполнено раньше. Часто так составляют чеклисты и разного рода списки. Например, нужно помыть посуду и разобрать шкаф — в каком порядке, неважно. 

Дерево зависимостей. Подходит для объемных проектов, в которых много подпроектов и задач. Древовидная схема позволяет разбить одну цель на множество конкретных процессов. Это удобно, если в работе участвует несколько отделов, исполнителей, а связи между задачами разные — некоторые должны выполняться последовательно, другие параллельно. Ствол дерева — это основная цель. Ветви — задачи, а листья — мелкие дела. Стрелками можно обозначить последовательные связи. 

Одношаговое. Такой метод декомпозиции — это последовательное дробление задачи, отделение от нее частей. Он подходит, когда невозможно заранее спланировать весь процесс, потому что каких-то данных пока нет. Тогда приходится двигаться шаг за шагом. Например, во время уборки мы разбираем кладовую. Но не помним, что там хранится. Поэтому заранее не знаем, что делать с вещами, которые там найдутся. Одношаговое деление похоже на последовательное. С одной особенностью — при планировании можно заглянуть только на один этап вперед. 

Для чего нужна декомпозиция процесса

Задачи деления проекта на части:

1. Оценка ресурсов. Разбивка помогает понять, сколько времени и сил потребуется на достижение цели. Например, за какой период можно построить дом? Сразу сказать трудно. Но если декомпозировать задачу, то можно получить такие прогнозы: возведение фундамента — 20 дней; стены — 40 дней; монтаж кровли — 15 дней; внутренняя отделка — 60 дней; внешняя облицовка — 25 дней; проведение коммуникаций — 20 дней. Если суммировать показатели, получится, что на строительство дома уходит 6 месяцев. Таким же образом удобно считать трудозатраты, материальные расходы. 

2. Планирование. Для создания четкого плана нужно декомпозировать цель и выработать стратегию ее достижения. С небольшими задачами удобнее работать. Исполнителю их легче выполнять, а руководителю — оценивать результат. 

3. Расстановка приоритетов. Когда на схеме видны зависимости между задачами, можно решить, что нужно делать в первую очередь, а что может подождать. 

4. Анализ проделанной работы. Если проект выполняется частями, то легче оценить, какой этап выполнен хорошо, а где были допущены ошибки.

5. Снижение риска забыть о задаче. Иногда руководитель проекта или сотрудник держит в голове много нюансов. Но если их не зафиксировать, то можно просто забыть о них. Например, при разработке сайта программист помнит, что нужно убрать дубли страниц. Но при сдаче проекта он забывает это сделать, из-за чего потом приходится вносить правки. 

Кто может использовать декомпозирование задач

Это универсальный метод, которым подсознательно пользуются все в личных целях. Но в качестве управленческого подхода декомпозицию могут применять: 

1. Собственники компаний. Руководители выделяют общее направление развития организации, то есть ставят стратегическую цель. А затем дробят ее на отдельные направления деятельности — способы достижения поставленной цели. 

2. Руководители отделов. Если у начальника в подчинении несколько сотрудников, ему постоянно приходится прибегать к декомпозиции. Например, в маркетинговом отделе для запуска рекламной кампании нужно поставить конкретные задачи дизайнерам, маркетологам, контент-менеджерам. 

3. Рядовые сотрудники. Любая задача выполняется в несколько этапов. Даже если последовательность действий простая, и ее не нужно записывать, то в уме сотрудники все равно продумывают ее. Иногда алгоритмы действий для членов команды фиксируют в корпоративной документации: инструкциях, чек-листах. 

Принципы декомпозиции проекта

Чтобы деление имело положительный результат, стоит придерживаться рекомендаций: 

Инструменты декомпозиции целей 

Для применения метода дробления на части можно использовать блокнот или доску со стикерами. Так часто поступают люди с личными задачами — записывают список дел, этапы переезда, чек-листы для поездки и так далее. 

Но в бизнесе, как правило, используют более удобные сервисы и инструменты. В том числе: 

1. Диаграмма PERT. Это сетевой график, который помогает отследить зависимость множества задач. Стрелки зависимостей показывают приоритетные процессы — без которых нельзя идти дальше. Обычно для каждого этапа прописывают сроки. А критический путь, то есть самая долгая цепь зависимых задач, показывает минимальный срок исполнения проекта. 

2. Диаграмма Ганта. Это инструмент для планирования и визуализации задач. Он подходит для каскадного управления проектом. На горизонтальной оси диаграммы указаны сроки выполнения этапов. А на вертикальной — список всех задач. 

3. Таск-трекер. Планер помогает давать конкретные поручения членам команды. Доски с задачами используют как в личных целях, так и в офисной работе. Руководитель может отследить этап выполнения задачи, а также количество тасков в работе у исполнителя.

Декомпозировать проекты и задачи можно в системе Аспро.Cloud. Для этого можно использовать: 

1. Полноценный таск-трекер. Можно ставить задачи, назначать исполнителей и дедлайны, а также создавать подзадачи или прописывать чеклисты для сотрудников. Руководитель может отслеживать статус каждой задачи на канбан-доске.

2. Инструменты для декомпозиции проектов. Можно создать план выполнения проекта с этапами, вехами и задачами. Это помогает определять зависимости между задачами, корректировать сроки их выполнения и следить за изменениями в работе.

3. Модуль Agile для управления проектами по гибким методологиям. В сервисе можно делить работу на спринты или итерации, а также хранить все задачи в бэклоге. 

4. Диаграмма Ганта. С помощью горизонтальной столбчатой диаграммы можно визуализировать этапы работы над проектом, распределить ресурсы и отследить взаимосвязь задач.

В одном сервисе собрано множество возможностей для оптимизации бизнес-процессов, планирования и анализа показателей. 

Как делать декомпозицию цели 

Процесс дробления достаточно прост. Для этого нужно: 

• сформулировать основную цель; 

• разбить ее на несколько составляющих частей; 

• при необходимости — продолжить деление на более маленькие, конкретные задачи; 

• после каждого дробления оценивать задачу — что нужно для ее выполнения; 

• расставить зависимости между частями проекта;

• определить критерии оценки для каждой подзадачи. 

В результате получится подробный план действий. Декомпозиция целей и задач поможет достичь нужного результата без путаницы в бизнес-процессах и лишних трудозатрат. С помощью этого метода можно оптимизировать расходы ресурсов, распределить ответственность на исполнителей и выполнить основную цель за минимально короткое время.