Тайм-менеджмент: приемы управления временем

Тайм-менеджмент: приемы управления временем

Бизнес строится на понимании, что время — деньги. Именно поэтому предприниматели внедряют новые инструменты, техники и методики в управление предприятием. Для руководства важно, чтобы бизнес работал эффективно и приносил успешные результаты в сроки. 

Использование тайм-менеджмента пришло в работу давно, но до сих пор появляются новые подходы. 

Тайм-менеджмент — это комплекс техник управления временем для повышения продуктивности деятельности.

Точное применение этого инструмента помогает за меньшие сроки добиться бóльших результатов. Управление временем — это целое искусство, которое помогает организовать работу и выполнить ее в короткие сроки.

Принципы качественного тайм-менеджмента

Для того чтобы применить тайм-менеджмент в работе, важно понимать правила управления временем. Так как пренебрежение элементами техники не даст эффективный результат.

Мотивация. В первую очередь, вы должны быть заинтересованы в задачах, которые делаете. А чтобы это произошло, важно определить цель, которую нужно достигнуть в работе. После этого можно выстроить план действий и сформировать задачи. Тогда вы будете знать, как должен выглядеть конечный результат и ваш уровень мотивации будет поддерживаться итоговой целью.

Приоритетность. Расставьте задачи по приоритетам и трудозатратам. Советуют начинать с наиболее сложной или отталкивающей, так как есть вероятность никогда до нее не добраться. При этом можно использовать методологию SMART, которая помогает определить цели:

  • конкретные;

  • измеримые;

  • достижимые;

  • актуальные;

  • ограниченные во времени.

Это поможет последовательно двигаться к результату и выполнять задачи в процессе.

Планирование. Без плана работа будет хаотичной, и есть риск заниматься всеми делами сразу. Чтобы не впадать в многозадачность, которая вредит продуктивности и качеству, нужно прописать действия. Можно выбрать определенное количество задач, которые вы сможете выполнить за день и сконцентрироваться на них. 

Структурирование. Пропишите цепочку действий в чеклисте или декомпозируйте задачи на этапы, чтобы было удобно действовать последовательно. Это поможет методично справиться с более крупными делами в короткие сроки. 

Что нужно знать о тайм-менеджменте

Есть множество заблуждений по поводу пользы тайм-менеджмента и его влияния на работу команды. Разберем подробнее основные убеждения и узнаем, что дает управление временем на самом деле.

Управлять временем невозможно. В тайм-менеджменте речь идет о самоорганизации, управлении действиями и ресурсами. Поэтому техники направлены на внутренний контроль сотрудника.

Работы будет в два раза больше. Техники нужны не для того, чтобы загрузить день сотрудника полностью. Их цель — расставить задачи по приоритетам и выполнить самые важные для достижения цели. Это поможет ускорить процессы и повысить качество результата.

Тайм-менеджмент мешает творчеству. Применение техник направлено на концентрацию, а не на ограничение. Даже в творческой профессии есть сроки работы, поэтому тайм-менеджмент поможет генерировать идеи без излишнего хаоса.

Техники тайм-менеджмента подходят всем. Есть множество техник управления временем, но не все они универсальные. Поэтому важно выбрать ту, которая будет наиболее эффективна для вашей сферы деятельности.

Тайм-менеджмент для ленивых. Управленцы бизнеса знают, что правильное распределение времени может значительно повлиять на прибыльность компании. Поэтому техники не воспитывают ленивых людей, а помогает грамотно организовать задачи и получить нужный результат.

Приемы управления временем

Существует множество методов организовать свое время работы. Мы разберем наиболее известные и легко применяемые в системе бизнеса.

Kanban

Это метод управления проектами, в котором отслеживается производительность команды через прозрачность рабочих процессов. Такой способ помогает быстро найти ошибки в реализации задач и проследить за эффективностью каждого сотрудника. 

Классический канбан включает в себя несколько элементов, которые необходимы для работы. Это общая доска с задачами команды, которая разделена на несколько столбцов. Например, в CRM-системе Аспро.Cloud они называются: «бэклог», «в работе», «сделано», «принято». При этом названия этапов могут меняться на усмотрение компании. 


Также к элементам относятся карточки задач и WIP-лимиты. Это необходимо для визуализации процесса работы, чтобы сотрудники видели вклад друг друга в реализацию проекта. Благодаря отслеживанию этапов задач и продуктивности сотрудников, руководителю и команде проще контролировать сроки выполнения работы. При этом работа не ограничена по времени, но результат измеряется краткосрочностью цикла задач.

Scrum

Некоторые путают методологию с подходом kanban, но у них есть существенные отличия. Scrum это тоже способ работы по гибким методологиям для управления командой и проектами. Элементы такого подхода также подразумевают общую доску, но задачи сотрудников оцениваются по системе чисел Фибоначчи. Другими словами, оцениваются трудозатраты, которые команда тратит на выполнение определенных заданий.

Также в scrum большие задачи декомпозируются на более мелкие и распределяются по спринтам. Спринт — это определенный отрезок времени, в который команда выполняет конкретное количество задач. Результатом в scrum является завершенность всех тасков за выбранный период. Благодаря этому контролируются сроки выполнения работы и реализация плана действий.

Метод таймера

Сюда относится несколько методов для работы по таймеру. Это хороший инструмент для контроля осознанного включения в задачу и распределения времени таким образом, чтобы не растягивать работу на долгий срок.

Техника Pomodoro. Или другими словами, метод Помидора, который заключается в регулярном контроле времени. Помидором называют отрезок в 30 минут, который делится на 25 минут работы и 5 минут отдыха. Так вы повторяете четыре раза, а после делаете полноценный перерыв в полчаса. 

Метод «90 на 30» и «52 на 17» строятся по похожему принципу. Первое значение — это минуты на работу, второе — минуты на отдых.

Благодаря таким техникам мозг разгружается и может воспринимать больше информации в день. Но важно соблюдать не только минуты работы, но и отдыха, чтобы метод был эффективным.

Принцип девяти дел

Способ заключается в выстраивании иерархии задач. В течении рабочего дня вам нужно закрыть одну большую задачу, три средних и пять маленьких. Также есть альтернативный вариант принципа трех дел. Нужно определить три дела, которые приближают вас к достижению глобальной цели и выполнить их за день.

Матрица Эйзенхауэра

Подразумевает деление задач по четырем категориям матрицы по важности и срочности их выполнения. При этом постоянно пользоваться этим методом может быть сложно, но когда накопилось множество дел, система поможет грамотно распределить их в течение дня. Матрица выглядит как квадрат, разделенный на четыре части. Каждый сектор имеет свое название: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно. 

Срочно и важно — задачи с дедлайнами, которые необходимо сделать. Например, подготовить заказ клиента, отправить коммерческое предложение и другое. Именно то, что повлияет на процесс работы, если не сделать.

Важные и несрочные — задачи, которые нужно запланировать, но обязательно сделать. Некоторые из них нужно планировать заранее, как посещение нетворкинг-ивента или выступление на мероприятии.

Неважные и срочные — задачи, которые можно делегировать. Например, выложить пост в блог или сформировать рассылку по тайному Санте для сотрудников. Это рутинные задачи, которые можно распределить в команде и освободить время для более важных задач.

Неважные и несрочные — возможно, есть смысл не выполнять эти задачи. Это занятия, которые не приносят пользы и забирают время. Например, отчистить почту от спамов. Эта задача не приведет вас к цели, поэтому ее можно сделать в отдельное от работы время.

Декомпозиция

Эту технику еще называют поеданием слона поэтапно. Некоторые важные и большие задачи могут пугать своим объемом, поэтому можно их разделить на более мелкие подзадачи. При этом нужно конкретно прописать каждое действие. Тогда вашему мозгу не нужно пытаться понять неизвестное и охватить глобальное. Вы сможете постепенно двигаться к более крупной цели и при этом не бояться бездействия.

Поедание лягушки

Автор метода предлагает каждое утро съедать лягушку. То есть начинать свой рабочий день с самой неприятной и большой задачи. Так как с утра наш мозг не перегружен лишней информацией и ему проще осилить более трудное дело. После выполнения большой задачи, остальные покажутся легкими и на их выполнение останутся силы. 

Правило 10 минут

Дело подходит для задач, которые не хочется выполнять. Убедите себя в том, что вы будете делать задачу всего лишь 10 минут, а после снова отдыхать. Сделайте это несколько раз, а дальше выполнение задания будет идти легче, так как страх начать новое дело у вас пропадет.

Причины нарушения сроков

Нарушение сроков и затянутость в выполнении задач могут иметь более глубокие причины, чем простая лень или неумение распределять время. Предлагаем рассмотреть несколько ситуаций, когда вы можете сопротивляться работе и не осознавать этого.

Негативные эмоции при взгляде на задачу. С некоторыми заданиями нас могут связывать неприятные воспоминания, плохой опыт или преждевременная оценка. Например, вам нужно впервые обзвонить теплую базу клиентов и предложить им новую услугу. Но вы знаете, как люди могут негативно среагировать на звонки менеджеров, которые хотят что-то продать. Поэтому вы откладываете задачу и растягиваете ее во времени. 

В этом случае важно отличить свои эмоции от приобретенных. Другими словами, понять на чьем опыте вы основываетесь. Если это ваш негативный опыт, то определите положительные моменты, которым вы научились и используйте эти знания в работе. Если это негативный опыт другого человека, то отделите его от своего и попробуйте самостоятельно сделать задачу и узнать результат.

Многозадачность. Вы беретесь за несколько задач одновременно и пытаетесь быть многофункциональным сотрудником. Но переключение между заданиями отвлекает вас и не дает завершить одно из дел качественно. При этом затрачивается больше времени и ресурсов в перерывах между делами, вместо концентрации сил на чем-то одном. Поэтому многозадачность рассредотачивает внимание и мешает организовать рабочий процесс.

Недостаток знаний. Еще одна причина, по которой сотрудник может медленно выполнять работу. Причем ощущение нехватки знаний может быть на подсознательном уровне. Также мысль о компетентности может быть как реальной, так и говорить о синдроме самозванца. Сотрудник сомневается в своих силах и боится допустить ошибку. В этом случае руководитель должен обеспечить работника необходимым источником знаний, а специалист пробовать себя и приобрести новый опыт.

Зависимость от других. В этом случае речь идет о комплексных проектах и задачах, в которых есть соисполнители. Тогда процесс может затягиваться из-за разной скорости выполнения работы отделами или сотрудниками. Нужно задать себе вопрос: зависит ли сейчас что-то от меня? Если вы поймете, что сделали часть своей работы на совесть, тогда отпустите переживания о сроках задачи.

Неправильная оценка задач. На первый взгляд некоторые задачи могут показаться небольшими и легкими, пока сотрудник не приступает к их выполнению. В процессе оказывается, что для работы нужны дополнительные ресурсы в виде времени. Поэтому важно, чтобы оценка задачи не была преждевременной и срок реализации мог устанавливаться с запасом.


Демотивация. Одна из глубоких причин, в которых может разобраться сам человек или совместно со специалистом. Факторов влияния на такое состояние может быть множество. Когда сотрудник не заинтересован не только в задаче, но и в работе, важно найти причину такого состояния. Вариации могут быть от банального непонимания глобальной цели, до внутренних проблем человека. Поэтому важно решить вопрос демотивации, чтобы она не привела к выгоранию на работе.

Итоги

Тайм-менеджмент — полезный инструмент для организации работы, управления временем и ресурсами. Но чтобы овладеть им в полной мере, важно соблюдать принципы подхода и пробовать новые техники в команде, которые будут наиболее эффективны для вашего бизнеса. Тайм-менеджмент может помочь повысить продуктивность сотрудников, что влияет на развитие и прибыльность компании.