Бизнес строится на понимании, что время — деньги. Именно поэтому предприниматели внедряют новые инструменты, техники и методики в управление предприятием. Для руководства важно, чтобы бизнес работал эффективно и приносил успешные результаты в сроки.
Использование управления временем (тайм-менеджмента) пришло в работу давно, но до сих пор появляются новые подходы.
Управление временем (тайм-менеджмент) — это комплекс техник управления временем для повышения продуктивности деятельности.
Точное применение этого инструмента помогает за меньшие сроки добиться бóльших результатов. Управление временем — это целое искусство, которое помогает организовать работу и выполнить ее в короткие сроки.
Принципы качественного управления временем (тайм-менеджмента)
Для того чтобы применить управление временем (тайм-менеджмент) в работе, важно понимать правила управления временем. Так как пренебрежение элементами техники не даст эффективный результат.
Мотивация. В первую очередь, вы должны быть заинтересованы в задачах, которые делаете. А чтобы это произошло, важно определить цель, которую нужно достигнуть в работе. После этого можно выстроить план действий и сформировать задачи. Тогда вы будете знать, как должен выглядеть конечный результат и ваш уровень мотивации будет поддерживаться итоговой целью.
Приоритетность. Расставьте задачи по приоритетам и трудозатратам. Советуют начинать с наиболее сложной или отталкивающей, так как есть вероятность никогда до нее не добраться. При этом можно использовать методологию умной постановки целей (SMART), которая помогает определить цели:
-
конкретные;
-
измеримые;
-
достижимые;
-
актуальные;
-
ограниченные во времени.
Это поможет последовательно двигаться к результату и выполнять задачи в процессе.
Планирование. Без плана работа будет хаотичной, и есть риск заниматься всеми делами сразу. Чтобы не впадать в многозадачность, которая вредит продуктивности и качеству, нужно прописать действия. Можно выбрать определенное количество задач, которые вы сможете выполнить за день и сконцентрироваться на них.
Структурирование. Пропишите цепочку действий в чек-листе или декомпозируйте задачи на этапы, чтобы было удобно действовать последовательно. Это поможет методично справиться с более крупными делами в короткие сроки.
Что нужно знать об управлении временем (тайм-менеджменте)
Есть множество заблуждений по поводу пользы управления временем (тайм-менеджмента) и его влияния на работу команды. Разберем подробнее основные убеждения и узнаем, что дает управление временем на самом деле.
Управлять временем невозможно. В управлении временем речь идет о самоорганизации, управлении действиями и ресурсами. Поэтому техники направлены на внутренний контроль сотрудника.
Работы будет в два раза больше. Техники нужны не для того, чтобы загрузить день сотрудника полностью. Их цель — расставить задачи по приоритетам и выполнить самые важные для достижения цели. Это поможет ускорить процессы и повысить качество результата.
Управление временем мешает творчеству. Применение техник направлено на концентрацию, а не на ограничение. Даже в творческой профессии есть сроки работы, поэтому управление временем (тайм-менеджмент) поможет генерировать идеи без излишнего хаоса.
Техники управления временем подходят всем. Есть множество техник управления временем, но не все они универсальные. Поэтому важно выбрать ту, которая будет наиболее эффективна для вашей сферы деятельности.
Управление временем для ленивых. Управленцы бизнеса знают, что правильное распределение времени может значительно повлиять на прибыльность компании. Поэтому техники не воспитывают ленивых людей, а помогает грамотно организовать задачи и получить нужный результат.
Приемы управления временем
Существует множество методов организовать свое время работы. Мы разберем наиболее известные и легко применяемые в системе бизнеса.
Канбан
Это метод управления проектами, в котором отслеживается производительность команды через прозрачность рабочих процессов. Такой способ помогает быстро найти ошибки в реализации задач и проследить за эффективностью каждого сотрудника.
Классический канбан включает в себя несколько элементов, которые необходимы для работы. Это общая доска с задачами команды, которая разделена на несколько столбцов. Например, в системе управления бизнесом Аспро.Cloud они называются: «в работе», «сделано», «принято». При этом названия этапов могут меняться на усмотрение компании.
Также к элементам относятся карточки задач и лимиты незавершенной работы (WIP-лимиты). Это необходимо для визуализации процесса работы, чтобы сотрудники видели вклад друг друга в реализацию проекта. Благодаря отслеживанию этапов задач и продуктивности сотрудников, руководителю и команде проще контролировать сроки выполнения работы. При этом работа не ограничена по времени, но результат измеряется краткосрочностью цикла задач.
Скрам
Некоторые путают методологию с подходом Канбан, но у них есть существенные отличия. Скрам это тоже способ работы по гибким методологиям для управления командой и проектами. Элементы такого подхода также подразумевают общую доску, но задачи сотрудников оцениваются по системе чисел Фибоначчи. Другими словами, оцениваются трудозатраты, которые команда тратит на выполнение определенных заданий.
Также в Скрам большие задачи декомпозируются на более мелкие и распределяются по спринтам. Спринт — это определенный отрезок времени, в который команда выполняет конкретное количество задач. Результатом в Скрам является завершенность всех задач за выбранный период. Благодаря этому контролируются сроки выполнения работы и реализация плана действий.
Метод таймера
Сюда относится несколько методов для работы по таймеру. Это хороший инструмент для контроля осознанного включения в задачу и распределения времени таким образом, чтобы не растягивать работу на долгий срок.
Техника помидора. Или другими словами, метод Помидора, который заключается в регулярном контроле времени. Помидором называют отрезок в 30 минут, который делится на 25 минут работы и 5 минут отдыха. Так вы повторяете четыре раза, а после делаете полноценный перерыв в полчаса.
Метод «90 на 30» и «52 на 17» строятся по похожему принципу. Первое значение — это минуты на работу, второе — минуты на отдых.
Благодаря таким техникам мозг разгружается и может воспринимать больше информации в день. Но важно соблюдать не только минуты работы, но и отдыха, чтобы метод был эффективным.
Принцип девяти дел
Способ заключается в выстраивании иерархии задач. В течении рабочего дня вам нужно закрыть одну большую задачу, три средних и пять маленьких. Также есть альтернативный вариант принципа трех дел. Нужно определить три дела, которые приближают вас к достижению глобальной цели и выполнить их за день.
Матрица Эйзенхауэра
Подразумевает деление задач по четырем категориям матрицы по важности и срочности их выполнения. При этом постоянно пользоваться этим методом может быть сложно, но когда накопилось множество дел, система поможет грамотно распределить их в течение дня. Матрица выглядит как квадрат, разделенный на четыре части. Каждый сектор имеет свое название: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно.
Срочно и важно — задачи с дедлайнами, которые необходимо сделать. Например, подготовить заказ клиента, отправить коммерческое предложение и другое. Именно то, что повлияет на процесс работы, если не сделать.
Важные и несрочные — задачи, которые нужно запланировать, но обязательно сделать. Некоторые из них нужно планировать заранее, как посещение выступление на мероприятии.
Неважные и срочные — задачи, которые можно делегировать. Например, выложить контент в блог или сформировать рассылку по тайному Санте для сотрудников. Это рутинные задачи, которые можно распределить в команде и освободить время для более важных задач.
Неважные и несрочные — возможно, есть смысл не выполнять эти задачи. Это занятия, которые не приносят пользы и забирают время. Например, отчистить почту от спамов. Эта задача не приведет вас к цели, поэтому ее можно сделать в отдельное от работы время.
Декомпозиция
Эту технику еще называют поеданием слона поэтапно. Некоторые важные и большие задачи могут пугать своим объемом, поэтому можно их разделить на более мелкие подзадачи. При этом нужно конкретно прописать каждое действие. Тогда вашему мозгу не нужно пытаться понять неизвестное и охватить глобальное. Вы сможете постепенно двигаться к более крупной цели и при этом не бояться бездействия.
Поедание лягушки
Автор метода предлагает каждое утро съедать лягушку. То есть начинать свой рабочий день с самой неприятной и большой задачи. Так как с утра наш мозг не перегружен лишней информацией и ему проще осилить более трудное дело. После выполнения большой задачи, остальные покажутся легкими и на их выполнение останутся силы.
Правило 10 минут
Дело подходит для задач, которые не хочется выполнять. Убедите себя в том, что вы будете делать задачу всего лишь 10 минут, а после снова отдыхать. Сделайте это несколько раз, а дальше выполнение задания будет идти легче, так как страх начать новое дело у вас пропадет.
Причины нарушения сроков
Нарушение сроков и затянутость в выполнении задач могут иметь более глубокие причины, чем простая лень или неумение распределять время. Предлагаем рассмотреть несколько ситуаций, когда вы можете сопротивляться работе и не осознавать этого.
Негативные эмоции при взгляде на задачу. С некоторыми заданиями нас могут связывать неприятные воспоминания, плохой опыт или преждевременная оценка. Например, вам нужно впервые обзвонить теплую базу клиентов и предложить им новую услугу. Но вы знаете, как люди могут негативно среагировать на звонки менеджеров, которые хотят что-то продать. Поэтому вы откладываете задачу и растягиваете ее во времени.
В этом случае важно отличить свои эмоции от приобретенных. Другими словами, понять на чьем опыте вы основываетесь. Если это ваш негативный опыт, то определите положительные моменты, которым вы научились и используйте эти знания в работе. Если это негативный опыт другого человека, то отделите его от своего и попробуйте самостоятельно сделать задачу и узнать результат.
Многозадачность. Вы беретесь за несколько задач одновременно и пытаетесь быть многофункциональным сотрудником. Но переключение между заданиями отвлекает вас и не дает завершить одно из дел качественно. При этом затрачивается больше времени и ресурсов в перерывах между делами, вместо концентрации сил на чем-то одном. Поэтому многозадачность рассредотачивает внимание и мешает организовать рабочий процесс.
Недостаток знаний. Еще одна причина, по которой сотрудник может медленно выполнять работу. Причем ощущение нехватки знаний может быть на подсознательном уровне. Также мысль о компетентности может быть как реальной, так и говорить о синдроме самозванца. Сотрудник сомневается в своих силах и боится допустить ошибку. В этом случае руководитель должен обеспечить работника необходимым источником знаний, а специалист пробовать себя и приобрести новый опыт.
Зависимость от других. В этом случае речь идет о комплексных проектах и задачах, в которых есть соисполнители. Тогда процесс может затягиваться из-за разной скорости выполнения работы отделами или сотрудниками. Нужно задать себе вопрос: зависит ли сейчас что-то от меня? Если вы поймете, что сделали часть своей работы на совесть, тогда отпустите переживания о сроках задачи.
Неправильная оценка задач. На первый взгляд некоторые задачи могут показаться небольшими и легкими, пока сотрудник не приступает к их выполнению. В процессе оказывается, что для работы нужны дополнительные ресурсы в виде времени. Поэтому важно, чтобы оценка задачи не была преждевременной и срок реализации мог устанавливаться с запасом.
Демотивация. Одна из глубоких причин, в которых может разобраться сам человек или совместно со специалистом. Факторов влияния на такое состояние может быть множество. Когда сотрудник не заинтересован не только в задаче, но и в работе, важно найти причину такого состояния. Вариации могут быть от банального непонимания глобальной цели, до внутренних проблем человека. Поэтому важно решить вопрос демотивации, чтобы она не привела к выгоранию на работе.
Итоги
Управление временем (тайм-менеджмент) — полезный инструмент для организации работы, управления временем и ресурсами. Но чтобы овладеть им в полной мере, важно соблюдать принципы подхода и пробовать новые техники в команде, которые будут наиболее эффективны для вашего бизнеса. Управление временем может помочь повысить продуктивность сотрудников, что влияет на развитие и прибыльность компании.
