Soft skills руководителя: какие гибкие навыки важны в работе начальника

Компетентный специалист не всегда может стать хорошим начальником. Профессиональные навыки, то, что называют hard skills, помогают выполнять рабочие задачи. Но общение с коллегами и заказчиками, умение оптимизировать время и распределять собственные ресурсы выходят за рамки профессиональных компетенций. Это soft skills руководителя — личные качества человека, которые не связаны с определенной специальностью и помогают реализовать свой потенциал на любой должности. 

Для начальника софт-скилы необходимы для создания сплоченного коллектива, заключения выгодных сделок, повышения мотивации сотрудников и, в целом, для того, чтобы лучше управлять компанией. Расскажем, какие гибкие навыки необходимы начальнику для эффективной работы.

Что такое софт-скилы руководителя

Навыки любого специалиста, в том числе того, который находится на руководящей должности, делятся на две составляющие: 

1. Hard skills, или жесткие навыки. Это профессиональный опыт, теоретические и прикладные знания, умение использовать разные техники и инструменты. Для руководителя хорд скилами могут быть: знание английского языка, владение офисными программами и специализированными сервисами для управления проектами, умение анализировать показатели эффективности и так далее. Часто hard skills подтверждены документами — дипломами, сертификатами о прохождении курсов. 

2. Soft skills, или гибкие навыки. Это умения, которые отражают персональные качества человека. Софт-скилы можно разделить на коммуникативные, управленческие, социальные навыки и самоорганизацию. Например, бесконфликтное общение и развитая эмпатия помогут наладить отношения с подчиненными и бизнес-партнерами. Некоторые soft skills врожденные или приходят из детства, например, любопытство и широкий кругозор, другие — приобретаются сознательно, как тайм-менеджмент.

Представим ситуацию. На аналогичных руководящих должностях работают два сотрудника. Они компетентные и опытные, хорошо справляются со своими прямыми обязанностями. Но один вежливо общается с коллегами, ориентирован на совместную деятельность. А второй постоянно находится в гуще конфликта, провоцирует остальных и сплетничает. Если грозит сокращение, кого из них ждет биржа труда? Скорее всего, компанию покинет тот, кто выбивается из дружелюбного климата коллектива.

Второй пример: два сотрудника претендуют на повышение, хотят занять должность руководителя отдела. Оба выполняют рабочие задачи. Но один делает все в последний момент, часто находится на грани срыва дедлайна, регулярно опаздывает. А второй отличается пунктуальностью. Когда начальник будет выносить решение о повышении, он обязательно учтет способности претендентов в сфере тайм-менеджмента. А если дело касается главного руководства? Собственники фирм могут сами устанавливать «правила игры». Но посмотрим на ситуацию со стороны персонала. Приходит соискатель на собеседование в две разных компании. В одной он видит приятную атмосферу, дружный коллектив и доверительные отношения. А в другой — страх перед начальником-автократом и полный хаос в рабочих задачах. Конечно, с большей вероятностью он захочет устроиться в первую компанию.

Исследование, проведенное рекрутинговой компанией HAYS, показывает, что главным нематериальным фактором демотивации россияне считают некомпетентный управленческий состав. А мотиватором к работе, напротив, личность руководителя.

Источник: https://www.cossa.ru/news/203490/

И эти примеры иллюстрируют только верхушку айсберга. Софт скиллс руководителя важны для множества бизнес-процессов. Зачем развивать гибкие навыки начальнику:

• повышать лояльность сотрудников и предотвратить текучку кадров;

• увеличивать мотивацию персонала к работе;

• укреплять свой авторитет в коллективе;

• достигать более выгодных условий во время переговорах с заказчиками и контрагентами;

• укреплять позиции компании на рынке;

• повышать эффективность труда;

• адаптироваться к изменениям на рынке и внутри компании;

• выставлять приоритетность задач и выполнять их в срок;

• оставаться конкурентоспособным на рынке труда;

• брать ответственность и находить пути решения проблем. 

Soft skills также называют надпрофессиональными навыками. Потому что они важны вне зависимости от сферы, в которой работает управленец. Hard skills руководителя швейного ателье и заведующего хирургическим отделением больницы могут отличаться, но гибкие навыки у них будут одинаковыми. В статье приведем 7 основных soft skills, которые необходимы начальнику. 

Стратегическое мышление 

Думать на перспективу — значит точно знать точку, к которой должна прийти компания через 1, 5 или 10 лет. Конечная цель должна быть достигнута вне зависимости от того, какие сложности будут стоять на пути. Руководитель, который обладает стратегическим мышлением, должен предусмотреть возможные изменения в сюжете развития компании и адаптироваться к ним. 

Руководитель объединяет несколько филиалов, отделов, сотрудников. Если он не задаст вектор движения, то члены команды могут пойти в разные стороны и, соответственно, тратить ресурсы нерационально. Начальник должен точно представлять, где компания окажется через несколько лет, и как этого добиться, какой вклад в общий путь развития вносит каждый сотрудник. 

Конечно, руководитель может не запомнить достижения каждого члена команды, особенно если в компании работает много человек. Поэтому можно визуализировать организационную структуру предприятия. В системе Аспро.Cloud можно прописать все функции сотрудников и отделов. Это поможет распределить ответственность, указать итоговый результат труда каждого члена команды и оценить его вклад в общую работу.

  организационную структуру предприятия. В системе Аспро.Cloud можно прописать все функции сотрудников и отделов. Это поможет распределить ответственность, указать итоговый результат труда каждого члена команды и оценить его вклад в общую работу.

Пример организационной структуры в Аспро.Cloud

Пример использования стратегического мышления

Директор сети ресторанов планирует открыть новое заведение, чтобы за год увеличить прибыль компании на 15%. Но внезапно мир охватывает пандемия, введены ограничения, которые касаются мест общественного питания. Это повлекло резкие убытки. 

Директор мыслит стратегически. Он оценивает потенциальные убытки от закрытых ресторанов и выбирает альтернативную стратегию развития. Средства, которые были накоплены для открытия нового заведения, он направляет на организацию доставки еды. Теперь все рестораны в сети работают с заказами через приложения, а сотрудники получили новые рабочие места в доставке. Результат — за год прибыль компании увеличилась на 20%, несмотря на то, что руководителю пришлось менять стратегию развития из-за пандемии. 

Как развить стратегическое мышление

Несколько простых рекомендаций:

1. Думайте позитивно. Смотрите на каждую сложившуюся ситуацию с точки зрения выгоды. Сперва анализируйте положительные кейсы, потом — провалы. Внесите этот подход в повседневную жизнь, а потом переведите в сферу бизнеса. 

2. Расширяйте кругозор и круг общения. Чем больше разных людей и ситуаций вы видите ежедневно, тем полнее ваша картина мира. Соответственно, в нее будет легче вписать любые изменения в компании. Вы сможете оперировать не только своим, но и чужим опытом. Читайте книги с бизнес-историями, посещайте конференции и другие мероприятия. 

3. Играйте в игры. Не только шахматы, подойдут настольные игры и даже компьютерные стратегии. Главное, что во время игры вы учитесь думать на несколько ходов вперед, а также управлять сразу рядом юнитов, ресурсов. 

4. организационную структуру предприятия. В системе Аспро.Cloud можно прописать все функции сотрудников и отделов. Это поможет распределить ответственность, указать итоговый результат труда каждого члена команды и оценить его вклад в общую работу.

   Используйте удобные инструменты для планирования. Например, для ведения проектов можно использовать диаграмму Ганта в системе Аспро.Cloud. С ее помощью можно распределять трудовые ресурсы компании, ставить задачи и дедлайны, а также отслеживать их выполнение. Конструктор поможет навести порядок в проекте, если над ним работает сразу несколько исполнителей — каждый из них видит свою роль в общей работе. А для финансового планирования можно использовать модуль «Бюджетирование». С его помощью можно создать прогноз на финансовое состояние компании в будущем — найти направления деятельности, которые приносят прибыль, а также сократить расходы.  

Пример бюджетирования в Аспро.Cloud

Управление конфликтами

Этот гибкий навык руководителя помогает предотвращать развитие зарождающихся конфликтов, а также быстро и справедливо решать их. Начальник должен понимать, что людьми могут двигать разные интересы, а в точке их пересечения может возникнуть ссора. Грамотный управленец заранее видит такие моменты и обладает навыками для предотвращения конфронтации. На месте конфликта он должен создать условия для консолидации. 

Пример управления конфликтами

В компании появился камень преткновения — руководящая должность, на которую претендует несколько сотрудниц из отдела. Если повысить одну из них, вторая будет недовольна, ее эффективность труда, скорее всего, снизится из-за противоречий с новой начальницей. Руководитель не хочет ссоры, а также ему невыгодно терять хорошего специалиста, поэтому он переводит одну сотрудницу в другой отдел на аналогичную руководящую должность. В результате обе работницы получили места, а компания оставила лояльность хороших специалистов и обошлась без конфликта в коллективе. 

Как развить навык управления конфликтами

Для разрешения конфликтной ситуации нужно действовать последовательно. Стоит научиться рассматривать каждую конфронтацию, даже если одна из сторон — сам руководитель, в три этапа.

Шаг 1 — собрать информацию

Как зародилась ссора? Кто был ее инициатором и почему? Какого результата хочет добиться каждый участник конфронтации? Если углубиться в конфликт, его решение может выйти на поверхность. 

В кафе работают два бармена. Алексей строго придерживается стандартов при приготовлении напитков, а Ирина импровизирует, добавляет новые ингредиенты и меняет пропорции, что не нравится ее коллеге. Это приводит к ссоре. Первым делом администратор бара узнает мотивацию обоих барменов. Алексей утверждает, что несоблюдение рецептуры навредит репутации кафе. К тому же это приводит к путанице на рабочем месте. Ирина же считает, что новые коктейли повысят популярность заведения. 

Шаг 2 — высказать мнение

Важно, чтобы руководитель огласил факты и на их основе выразил свою точку зрения, но не окончательный вердикт. Обсуждение должно идти в режиме диалога. Нужно обсудить преимущества и недостатки каждого исхода событий. 

Администратор бара предлагает компромисс: можно предлагать гостям авторские напитки в качестве эксперимента. Например, выделить для этого определенный день недели. А в остальное время Ирина будет следовать рецептуре и пообещает поддерживать порядок за барной стойкой. 

Шаг 3 — найти решение 

Нужно подойти к проблеме с точки зрения подхода win-win, то есть поиска выигрышной ситуации для обеих сторон конфронтации. Руководитель старается объединить их усилия, чтобы они стали сотрудниками в переговорах и учитывали интересы второго человека. Когда найдет оптимальный вариант, его нужно «зафиксировать» — еще раз проговорить все плюсы решения. 

Во время обсуждения администратор и бармены решили устроить обмен опытом и совместно разработать новые коктейли, которые войдут в обновленное меню. Так Ирина сможет показать свои авторские рецепты, а Алексей будет участвовать в разработке рецептов и их обсуждении. 

Эмоциональный интеллект 

Навык необходим не только в работе, но и в личной жизни. Он предполагает управление эмоциями, а также внимание к чувствам оппонента — подчиненного, бизнес-партнера, конкурента. Развитая эмпатия помогает считывать и анализировать эмоции, которые испытывает сейчас человек. Понимание чужих чувств дает возможность найти к оппоненту правильный подход на основе его мотивации и переживаний. 

Этот навык позволяет поддерживать более открытые и доверительные отношения с коллегами и заказчиками. С его помощью можно находить истинную мотивацию поступков окружающих. Так вы сможете разглядеть боль клиента или подчиненного и предложить решение, которое основывается на решение этой проблемы. 

Пример развитого эмоционального интеллекта

Один из сотрудников компании решил скандально уволиться: вместе с заявлением оставил в корпоративном чате с коллегами множество оскорблений в адрес руководства. Непосредственный начальник был зол, раздражен и возмущен. Он хотел ответить в том же духе. Но взял пятиминутную паузу, чтобы подумать и оценить эмоциональное состояние бывшего подчиненного, а также собственные чувства. Он понял, что не стоит отвечать негативными эмоциями на оскорбления. Если бы он тоже выругался, это подорвало бы его авторитет в глазах подчиненных. Эмоциональная сдержанность позволила эффективно управлять ситуацией, поддержать рабочую атмосферу в коллективе и расстаться с сотрудником на спокойной ноте.

Как развить эмоциональный интеллект

Сперва нужно научиться работать с собственными эмоциями, а затем перейти на изучение внутреннего состояния другого человека. Поможет алгоритм:

1. Принять тот факт, что испытывать чувства, в том числе негативные — это естественно и нормально. Это помогает осознавать возникновение эмоции. То есть признать свое состояние вместо того, чтобы его игнорировать. 

2. Найти причины негативных эмоций. Сотрудник не выполнил работу в срок. Почему меня это злит? Потому что я хочу все контролировать, а опоздание не вписывается в план. 

3. Принять эмоцию и не позволить ей перерасти в постоянное негативное состояние. Хорошо, я могу рассердиться на невыполненную в срок задачу. Но нужно ли это раздражение переносить на подчиненного и окружающих? Как долго это событие может приносить вред моему эмоциональному состоянию? Или, возможно, ситуация будет выглядеть незначительной уже через час. 

Когда руководитель научится таким образом разматывать клубок собственных эмоций, то ему покажутся более простыми чужие узелки — негативные состояния. Умение прислушиваться к себе перерастет в понимание чужих вербальных и невербальных сигналов. 

Тайм-менеджмент

У руководителя стоит много ежедневных задач. Но они имеют разный приоритет, поэтому выполнять их нужно в определенном порядке. Иногда сложно организовать свое рабочее время, но у руководителя еще более сложная цель: ему нужно контролировать нагрузку на подчиненных, расставлять задачи так, чтобы они успевали выполнить их к дедлайну и не были перегружены.

Пример тайм-менеджмента

Рабочее время руководителя распланировано заранее. Ежедневно он оставляет один час на решение внеплановых задач, которые не вошли в план. 

Сегодня в офисе две таких ситуации: 

• подвел поставщик, поэтому в срочном порядке нужно найти нового контрагента и сделать заказ; 

• в офисе сломалась кофемашина. 

Руководитель записал обе задачи и расставил приоритеты. Если сегодня не составить смету закупок с новым поставщиком, то доставка товаров задержится, встанет все производство. А вот если оставить на завтра заполнение заявки в сервисный центр на ремонт кофемашины, то никакой глобальной проблемы не произойдет. Поэтому в свободный час руководитель занимается поиском поставщика. А со свежим кофе он разберется завтра. 

Как развить тайм-менеджмент 

Можно использовать несколько способов: 

1. Расстановка приоритетов. Сперва делать срочное и важное, затем — остальные дела. Можно вести ежедневник с указанием времени на выполнение задач.

2. Делегирование. Рабочего времени руководителя может просто не хватать на все задачи, тогда нужен помощник. Часть рабочих вопросов может решить секретарь, а что-то — начальники отделов. 

3. Метод 90 на 30. На работу нужно отводить 1,5 часа, потом полчаса — на отдых. Циклы повторяются до конца рабочего дня. При планировании самые важные дела следует ставить на дообеденное время. 

4. Метод помидора. Понадобится таймер, который будет отсчитывать каждый рабочий цикл по 25 минут, после него — 5 минут на отдых. После четырех 25-минутных помидоров один получасовой перерыв. 

5. Принцип 1-3-5. Планируйте время так, чтобы за день успевать 1 большое дело, 3 задачи средней степени важности и 5 повседневных рутинных вопросов. 

6. Дробление задач на мелкие составляющие. Чтобы не пасовать перед объемным делом, можно поделить его на небольшие части. После выполнения каждого этапа есть чувство завершенности, можно сделать перерыв.

7. Использование канбан-доски. Инструмент помогает расставлять задачи, указывать приоритет их выполнения и следить за реализацией. 

Управление стрессом

Стресс-менеджмент — умение оставаться хладнокровным и не поддаваться панике в сложных ситуациях, а также транслировать уверенность в хорошем исходе событий коллективу. Это помогает трезво смотреть на проблему, находить пути решения вместо того, чтобы впадать в панику или беспомощность. 

Пример управления стрессом

Предприниматель владеет частным продуктовым магазином в поселке. Недавно рядом с ним открылся первый супермаркет. В результате посетители отдают предпочтение новому магазину, а выручка предпринимателя упала на 50%. Продавцы паникуют — их зарплата зависит от продаж, поэтому многие уже подумывают об увольнении. Руководитель решил не паниковать, а оценить рынок. Оказалось, что в поселке нет точки быстрого питания. Поэтому он решил расширить ассортимент продуктов и ввести новые позиции — готовые пирожки, булочки и салаты. Теперь к нему снова идут покупатели, а выручка достигла прежних показателей. 

Как развить стресс-менеджмент

Для борьбы с собственной тревожностью помогают дыхательные практики, спорт и медитации. Нужно научиться позитивному мышлению, любая трудность — это возможная точка роста, если правильно приложить усилия. Не стоит делать из ситуации катастрофу и заранее продумывать возможные негативные последствия.

Чтобы «заразить» команду собственной уверенностью, покажите сотрудникам, что вы контролируете стрессовую ситуацию: следите за показателями, прогнозируете спад и рационально оцениваете риски. Когда команда видит уверенного руководителя, общая тревожность снижается. 

Работа в команде 

Авторитарный подход к принятию решений несет за собой риски: 

• ошибки руководителя;

• неравномерно распределенная ответственность;

• демотивация исполнителей. 

Более эффективна работа в команде, когда и принятие решений и их исполнение — задача всего коллектива или нескольких ответственных лиц, а не одного руководителя. При таком подходе управленцу нужно научиться слышать и принимать мнения других членов команды. Проявлять уважение и гибкость. Это помогает находить оптимальные пути решения проблем и равномерно распределять ответственность.

Пример работы в команде

ИП Иванов занимается продвижением компаний в интернете. Он нанял несколько фрилансеров — авторов, SEO-специалистов и программистов. Перед запуском каждого нового проекта он создает онлайн-обсуждение с исполнителями. Это помогает ему выработать стратегию и подготовить дорожную карту проекта с учетом мнений всех сотрудников. Каждый исполнитель выдвигает предложения, которые касаются его сферы деятельности. Это приводит к более слаженной работе. 

Как развить навык работы в команде

Руководителю нужно подготовить для себя свод правил и следовать ему. Например:

• допускать, что чужое мнение может быть правильным;

• признавать свои ошибки;

• всегда давать обратную связь коллегам, в том числе хвалить и критиковать открыто;

• посещать и организовывать корпоративные мероприятия и тимбилдинги;

• не вести счет своим и чужим заслугам, складывать достижения команды в общую копилку.

Для организации командной работы помогают гибкие методологии ведения проектов. Например, в Аспро.Cloud можно создавать виртуальные Scrum-доски, в которых удобно управлять командным временем и обсуждать задачи.

Публичные выступления

Совещания, переговоры, презентации товаров на конференциях, поиск инвестиций — это постоянное общение, от которого зависит эффективность работы руководителя. Он должен держаться уверенно, уметь убеждать и аргументировать свою позицию. В этом залог успешно подписанных соглашений, полученных на выгодных условиях кредитов и мотивированной на успех команды. 

Пример навыка публичных выступлений 

Финансовый директор компании разработал принципиально новую для компании стратегию развития. Он создал презентацию и на собрании акционеров представил все преимущества и результаты бизнес-плана. Финдир был красноречив, заранее подготовил контраргументы на ожидаемые возражения. Его убедительная речь полностью изменила будущее компании: акционеры проголосовали «за», теперь организация вышла на международный рынок и удвоила свой капитал. 

Как развить навык публичных выступлений

Руководителю стоит слушать выступления признанных спикеров, а также расширять свой кругозор и словарный запас с помощью книг. Начинать выступления лучше с небольшой аудитории, которая заинтересована в теме. Например, можно посещать конференции, на которых собраны сотрудники, занятые в этой же отрасли. Постепенно руководитель приобретет уверенность в себе и сможет выступать даже перед большой аудиторией.