Есть мнение, что эффективность руководителя определяется количеством распоряжений и поставленных задач своим подчиненным. Но на практике картина обстоит совсем иначе. Выясняется, что приказы — это метод, к которым стоит прибегать только в чрезвычайных ситуациях. Настоящие управленцы, оказывается, вовсе не приказывают, а грамотно направляют коллег и мотивируют их.
Давайте разберемся, в чем заключается разница между приказами и направлением. Примеры приказов:
- «Увеличьте количество подписчиков».
- «Распланируйте бюджет».
- «Создай рекламный макет».
- «Выполните перерасчет».
-
«Позвоните своему клиенту».
Приказы подразумевают конкретное указание. Случается, что руководитель совершенно не понимает, что таким образом лишает сотрудника возможности подумать, как лучше подойти к исполнению задачи. В таком случае человек следует заданной ему инструкции и не развивает свое творческое и критическое мышление. Так он лишает себя или коллектив возможности найти пару нестандартных решений.
Есть ли альтернатива приказам?
Есть. Вместо того чтобы раздавать приказы, руководитель может указать направление и поделиться инструкцией. Он сообщает сотрудникам, какой результат он хочет увидеть, обозначает проблему и дает им возможность проявить себя.
Давайте вспомним наш список приказов и попробуем его переиграть:
-
«Увеличьте количество подписчиков» — нам нужно понять, что работает эффективнее и где нам лучше публиковать наш контент.
-
«Распланируйте бюджет» — я хочу узнать, сколько средств мы потратили в прошлом квартале и уменьшить траты в нынешнем.
-
«Создай рекламный макет» — нам нужно подумать, как и чем привлечь внимание клиентов.
-
«Выполните перерасчет» — мне кажется, что мы тратим слишком много средств на закупку материала. Попробуем распланировать наш бюджет более грамотно.
-
«Позвоните своему клиенту» — пока вас не было, звонил клиент.
Таким образом, мы превращаем приказ в открытую проблему, озвучиваем ее и подводим к самостоятельному решению. Так сотрудник подключает к работе умственные ресурсы, а не просто выступает как исполнитель.
Какие последствия могут ждать руководителя, если не формулировать задачи, а использовать в работе только приказы:
-
Сотрудники не выходят за рамки поручения и отвечают только за него.
-
Сотрудник начинает думать, что его начальник поручает ему только ненужную и скучную работу.
-
Постепенно теряется воля и интерес к работе. Сотрудник выполняет свою работу только ради галочки и зарплаты.
Что такое правильная задача и как контролировать процесс выполнения этой задачи?
А теперь рассмотрим такое понятие, как «задача» с более прагматичной стороны. Обозначим основные характеристики правильно поставленной задачи и приведем несколько примеров.
Что важно при постановке задачи?
-
Исполнитель должен видеть и понимать конечные выгоды своих действий для компании, то есть, он должен видеть в них смысл;
-
Исполнитель должен понимать, почему появилась такая задача, и что из нее следует;
-
Исполнитель должен четко осознавать, за какие сроки необходимо найти решение проблемы;
-
Если задача поставлена для группы, то в этой группе нужно обязательно назначить ответственного за ее исполнение.
Примеры адекватно поставленных задач, которые отражают проблему:
-
Наш сайт ежедневно посещают 50 000 человек, чтобы заказать парфюмерию. Мы внедрили новую классную услугу — возможность протестировать линейку весенних ароматов, но только 20% из них ей воспользовались. Наши конкуренты продают точно такую же услугу половине своих посетителей;
-
На следующей неделе совет директоров, нам необходимо показать результаты работы нашего филиала;
-
Звонил клиент из Астрахани, спрашивал тебя.
Какие существуют виды контроля?
Предварительный контроль — проводится до начала работы: согласовывается структура, обсуждается техническое задание, собирается обратная связь. Это делается для того, чтобы оценить возможности сотрудника, его компетентность в данном вопросе, его уровень полномочий для выполнения задания и т.п.
Промежуточный контроль — внесение правок в уже начатый процесс работы. Важно предлагать корректировки на том этапе, когда их еще возможно внести и перестроить работу.
Финальный контроль — итоговый контроль по факту выполненной работы.
Что делать, если что-то пошло не по плану?
-
Выяснить причины;
-
Сделать выводы;
-
Если это необходимо, то применить методы воздействия.
Как поставить задачу сотруднику на удаленке, и как контролировать процесс ее выполнения?
Важно, чтобы задача была сформулирована предельно четко и ясно. Особенно это касается письменных поручений, ведь при этом нельзя получить необходимую информацию невербально: по выражению лица, интонациям.,
Самый лучший вариант — составить лаконичное техническое задание, в котором не будет ни непонятных терминов, ни двойной трактовки. Некоторые руководители на этапе постановки задачи стараются кратко формулировать ее суть, установить сроки ее выполнения и определить ресурсы. Не всегда получается составить идеальное техническое задание с первого раза. Поэтому лучше всего собирать обратную связь от исполнителя и вместе с ним дорабатывать удобную форму для новых задач.
После поручения задачи нужно удостовериться в том, что задача:
-
получена;
-
понятна.
Для этого необходимо собрать обратную связь от сотрудника и убедиться в том, что исполнитель все верно понял и у него есть все возможности для исполнения поручения в требуемом качестве и в обозначенный срок. Также не помешает оставаться на связи: да, сейчас у человека нет вопросов, но они могут появиться в ходе работы.
Есть хороший способ понять, правильно ли человек понял поставленную задачу. Вот несколько вопросов, которые дадут вам качественную обратную связь:
-
Как ты понял задание?
-
Какие методы ты будешь использовать? В какой последовательности будешь выполнять задачу?
-
Каким должен быть итоговый результат?
-
Чья помощь может тебе потребоваться?
Важно! Не задавайте закрытых вопросов вроде: «Тебе все понятно?», так как на такой вопрос можно ответить только «Да» или «Нет».
Какие существуют виды контроля удаленных сотрудников?
-
Доверительный — когда руководитель высоко оценивает профессиональные навыки сотрудника и при этом минимально его контролирует.
-
«На короткой дистанции» — когда руководитель отслеживает выполнение рабочего графика и следит за работой на каждом ее этапе.
Руководители, которые придерживаются делегирования полномочий, уверены, что, если работники нуждаются в бдительном контроле, значит, в компании неверно выстроена кадровая политика: либо на должность взяли не тех специалистов, либо не смогли достаточно замотивировать сотрудников. Профессионалы, которые нацелены на результат, будут сами стремиться выполнить работу качественно и в срок.
Однако подход совершенно не означает того, что таких сотрудников не нужно контролировать.Он подразумевает, что исполнитель сам инициирует контакт с руководителем в случае дополнительных вопросов и возникших у него трудностей.
Так же, как и в офисе, руководитель может контролировать удаленных сотрудников, давать им обратную связь в ходе выполнения поставленной задачи и проверять промежуточные результаты.
Следующим этапом будет проверка итоговой работы, контроль качества выполненной задачи. Если будут обнаружены неточности, то необходимо будет разобрать ошибки и поставить задачи по их исправлению.
Многие руководители все же придерживаются более тщательного контроля за удаленными сотрудниками. Особенно когда дело касается людей, которые только перешли на удаленный формат. В таких ситуациях возникают опасения, что они не смогут как следует самоорганизовать себя или начнут игнорировать мелкие задачи.
Выделим категории удаленных сотрудников, которым требуется особый контроль:
-
новички без опыта работы;
-
сотрудники с низким уровнем мотивации»;
-
сотрудники-заводилы, холерики и экстраверты.
Поставить задачу — значит решить проблему?
Всегда ли правильно поставленная задача равна решению проблемы? В каких случаях это не работает? Давайте разберем на примерах.
-
Задача может быть правильно сформулированной, но бывает так, что руководитель не учел конечную цель, либо руководитель неправильно выбрал исполнителя.
-
Помимо всего прочего, руководитель не смог проявить гибкость, не учел чрезвычайные ситуации, ситуации, которые могли выйти из-под контроля, что повлекло за собой экстренные задачи.
Выводы
Важно помнить, что результат работы зависит от того, каким образом руководитель ставит и формулирует задачи. Если задача не выполнена, то часто в этом присутствует вина самого руководителя. Либо он неверно объяснил, что ему в итоге нужно, либо не проконтролировал процесс выполнения поручения. Руководитель должен уметь не только ставить задачу, но и мотивировать исполнителя, давать ему обратную связь, уметь отвечать на основные и промежуточные вопросы, а не отмахиваться от них.
