Как правильно поставить задачу сотруднику

Как правильно поставить задачу сотруднику

Есть мнение, что эффективность руководителя определяется количеством распоряжений и поставленных задач своим подчиненным. Но на практике картина обстоит совсем иначе. Выясняется, что приказы — это метод, к которым стоит прибегать только в чрезвычайных ситуациях. Настоящие управленцы, оказывается, вовсе не приказывают, а грамотно направляют коллег и мотивируют их.

Давайте разберемся, в чем заключается разница между приказами и направлением. Примеры приказов:

  • «‎Увеличьте количество подписчиков».
  • «Распланируйте бюджет».
  • «Создай рекламный макет».
  • «Выполните перерасчет».
  • «Позвоните своему клиенту».

Приказы подразумевают конкретное указание. Случается, что руководитель совершенно не понимает, что таким образом лишает сотрудника возможности подумать, как лучше подойти к исполнению задачи. В таком случае человек следует заданной ему инструкции и не развивает свое творческое и критическое мышление. Так он лишает себя или коллектив возможности найти пару нестандартных решений. 

Есть ли альтернатива приказам?

Есть. Вместо того чтобы раздавать приказы, руководитель может указать направление и поделиться инструкцией. Он сообщает сотрудникам, какой результат он хочет увидеть, обозначает проблему и дает им возможность проявить себя.

Давайте вспомним наш список приказов и попробуем его переиграть:

  • «‎Увеличьте количество подписчиков» — нам нужно понять, что работает эффективнее и где нам лучше публиковать наш контент.

  • «Распланируйте бюджет» — я хочу узнать, сколько средств мы потратили в прошлом квартале и уменьшить траты в нынешнем.

  • «Создай рекламный макет» — нам нужно подумать, как и чем привлечь внимание клиентов.

  • «Выполните перерасчет» — мне кажется, что мы тратим слишком много средств на закупку материала. Попробуем распланировать наш бюджет более грамотно.

  • «Позвоните своему клиенту» — пока вас не было, звонил клиент.

Таким образом, мы превращаем приказ в открытую проблему, озвучиваем ее и подводим к самостоятельному решению. Так сотрудник подключает к работе умственные ресурсы, а не просто выступает как исполнитель.

Какие последствия могут ждать руководителя, если не формулировать задачи, а использовать в работе только приказы: 

  1. Сотрудники не выходят за рамки поручения и отвечают только за него. 

  2. Сотрудник начинает думать, что его начальник поручает ему только ненужную и скучную работу. 

  3. Постепенно теряется воля и интерес к работе. Сотрудник выполняет свою работу только ради галочки и зарплаты. 

Что такое правильная задача и как контролировать процесс выполнения этой задачи?

А теперь рассмотрим такое понятие, как «‎задача» с более прагматичной стороны. Обозначим основные характеристики правильно поставленной задачи и приведем несколько примеров.

Что важно при постановке задачи?

  • Исполнитель должен видеть и понимать конечные выгоды своих действий для компании, то есть, он должен видеть в них смысл;

  • Исполнитель должен понимать, почему появилась такая задача,  и что из нее следует; 

  • Исполнитель должен четко осознавать, за какие сроки необходимо найти решение проблемы;

  • Если задача поставлена для группы, то в этой группе нужно обязательно назначить ответственного за ее исполнение.

Примеры адекватно поставленных задач, которые отражают проблему:

  • Наш сайт ежедневно посещают 50 000 человек, чтобы заказать парфюмерию. Мы внедрили новую классную услугу — возможность протестировать линейку весенних ароматов, но только 20% из них ей воспользовались. Наши конкуренты продают точно такую же услугу половине своих посетителей;  

  • На следующей неделе совет директоров, нам необходимо показать результаты работы нашего филиала;

  • Звонил клиент из Астрахани, спрашивал тебя. 

Какие существуют виды контроля?

Предварительный контроль — проводится до начала работы: согласовывается структура, обсуждается техническое задание, собирается обратная связь. Это делается для того, чтобы оценить возможности сотрудника, его компетентность в данном вопросе, его уровень полномочий для выполнения задания и т.п.

Промежуточный контроль — внесение правок в уже начатый процесс работы. Важно предлагать корректировки на том этапе, когда их еще возможно внести и перестроить работу.

Финальный контроль — итоговый контроль по факту выполненной работы. 

Что делать, если что-то пошло не по плану?

  1. Выяснить причины;

  2. Сделать выводы;

  3. Если это необходимо, то применить методы воздействия. 

Важно! Контролирование задачи следует выполнять открыто. После выполнения работы нужно обязательно давать исполнителю внятную обратную связь, обоснованно критиковать его результаты (а не его самого) или одобрять ее. Не стоит оценивать труды сотрудника по сумме каких-либо введенных баллов, а только по результатам его работы.

Как поставить задачу сотруднику на удаленке, и как контролировать процесс ее выполнения?

Важно, чтобы задача была сформулирована предельно четко и ясно. Особенно это касается письменных поручений, ведь при этом нельзя получить необходимую информацию невербально: по выражению лица, интонациям., 

Самый лучший вариант — составить лаконичное техническое задание, в котором не будет ни непонятных терминов, ни двойной трактовки. Некоторые руководители на этапе постановки задачи стараются кратко формулировать ее суть, установить сроки ее выполнения и определить ресурсы. Не всегда получается составить идеальное техническое задание с первого раза. Поэтому лучше всего собирать обратную связь от исполнителя и вместе с ним дорабатывать удобную форму для новых задач. 

После поручения задачи нужно удостовериться в том, что задача:

  1. получена;

  2. понятна.

Для этого необходимо собрать обратную связь от сотрудника и убедиться в том, что исполнитель все верно понял и у него есть все возможности для исполнения поручения в требуемом качестве и в обозначенный срок. Также не помешает оставаться на связи: да, сейчас у человека нет вопросов, но они могут появиться в ходе работы.

Есть хороший способ понять, правильно ли человек понял поставленную задачу. Вот несколько вопросов, которые дадут вам качественную обратную связь: 

  1. Как ты понял задание?

  2. Какие методы ты будешь использовать? В какой последовательности будешь выполнять задачу? 

  3. Каким должен быть итоговый результат?

  4. Чья помощь может тебе потребоваться?

Важно! Не задавайте закрытых вопросов вроде: «Тебе все понятно?», так как на такой вопрос можно ответить только «Да» или «Нет».

Какие существуют виды контроля удаленных сотрудников?

  1. Доверительный — когда руководитель высоко оценивает профессиональные навыки сотрудника и при этом минимально его контролирует. 

  2. «На короткой дистанции» — когда руководитель отслеживает выполнение рабочего графика и следит за работой на каждом ее этапе.

Руководители, которые придерживаются делегирования полномочий, уверены, что, если работники нуждаются в бдительном контроле, значит, в компании неверно выстроена кадровая политика: либо на должность взяли не тех специалистов, либо не смогли достаточно замотивировать сотрудников. Профессионалы, которые нацелены на результат, будут сами стремиться выполнить работу качественно и в срок. 

Однако подход совершенно не означает того, что таких сотрудников не нужно контролировать.Он подразумевает, что исполнитель сам инициирует контакт с руководителем в случае дополнительных вопросов и возникших у него трудностей.

Так же, как и в офисе, руководитель может контролировать удаленных сотрудников, давать им обратную связь в ходе выполнения поставленной задачи и проверять промежуточные результаты.

Следующим этапом будет проверка итоговой работы, контроль качества выполненной задачи. Если будут обнаружены неточности, то необходимо будет разобрать ошибки и поставить задачи по их исправлению.

Многие руководители все же придерживаются более тщательного контроля за удаленными сотрудниками. Особенно когда дело касается людей, которые только перешли на удаленный формат. В таких ситуациях возникают опасения, что они не смогут как следует самоорганизовать себя или начнут игнорировать мелкие задачи. 

Выделим категории удаленных сотрудников, которым требуется особый контроль:

  • новички без опыта работы;

  • сотрудники с низким уровнем мотивации»;

  • сотрудники-заводилы, холерики и экстраверты.

Поставить задачу — значит решить проблему?

Всегда ли правильно поставленная задача равна решению проблемы? В каких случаях это не работает? Давайте разберем на примерах.

  1. Задача может быть правильно сформулированной, но бывает так, что руководитель не учел конечную цель, либо руководитель неправильно выбрал исполнителя. 

  2. Помимо всего прочего, руководитель не смог проявить гибкость, не учел чрезвычайные ситуации, ситуации, которые могли выйти из-под контроля, что повлекло за собой экстренные задачи.

Выводы

Важно помнить, что результат работы зависит от того, каким образом руководитель ставит и формулирует задачи. Если задача не выполнена, то часто в этом присутствует вина самого руководителя. Либо он неверно объяснил, что ему в итоге нужно, либо не проконтролировал процесс выполнения поручения. Руководитель должен уметь не только ставить задачу, но и мотивировать исполнителя, давать ему обратную связь, уметь отвечать на основные и промежуточные вопросы, а не отмахиваться от них.