Гемба-менеджмент: что это и в чем его польза

Каждый предприниматель стремится увеличить прибыль компании. Однако зачастую результаты работы оставляют желать лучшего, и руководитель не всегда понимает, в чем дело и какие процессы нужно улучшить.

Чтобы понять причины проблем, необходимо лично посетить место, где проходит работа, и попытаться выполнить обязанности сотрудника вместо него. В этом и заключается суть метода гемба. Что такое гемба-менеджмент и какую пользу он может принести компании — расскажем в статье.

Что такое гемба в бережливом производстве

Гемба в переводе с японского означает «настоящее место», где выполняется работа и создается ценность для клиентов, будь то цех завода или офис. Термин пришел из японской философии бережливого производства, которая основана на непрерывном улучшении продукта с минимальными затратами и потерями.

В рамках гемба-менеджмента также используются термины генбуцу (реальная вещь) и гендзюцу (реальная ситуация). То есть чтобы получить настоящее представление о рабочем процессе, необходимо посетить место производства и увидеть условия труда и оборудование такими, какие они есть на самом деле.

Во время визита рабочего места руководитель компании должен изучить следующие моменты:

• насколько качественное оборудование и техника;

• достаточно ли сотрудников в штате;

• хорошие ли условия для работы;

• как сотрудники взаимодействуют между собой;

• соблюдают ли работники правила работы.

Задачи гемба-прогулки

Гемба-прогулка — практика, при которой руководители и менеджеры выходят на гемба. Главная цель прогулки в гэмба — это увидеть процесс производства в действительности и найти пути совершенствования.

Представим примерный список задач, которые нужно выполнить на гембе:

• понаблюдать за рабочим процессом на каждом этапе;

• убедиться, что результаты работы соответствуют отчету;

• оценить результаты предыдущих мероприятий по улучшению процессов;

• найти и решить проблемы на месте;

• сократить действия, которые не приносят ценности клиенту;

• найти возможности для улучшения производственного процесса;

• поговорить с работниками, выслушать их предложения и замечания;

• замотивировать сотрудников на более эффективную работу;

• улучшить коммуникацию между руководством и сотрудниками.

5 правил гемба-менеджмента

Масааки Имаи, автор концепции непрерывного совершенствования, предложил пять правил гемба-менеджмента. Рассмотрим их подробнее.

1 правило: когда возникает проблема, идите в гемба

Часто источник проблем неочевиден, и у руководителя есть только «голые» цифры, которые не могут дать полной картины положения дел в компании. Чтобы разобраться в ситуации, необходимо посетить рабочее место сотрудников. Например, в производственной компании гемба — это цех завода.

2 правило: проверьте гембуцу — оборудование

Гембуцу в переводе с японского означает «нечто физическое или материальное». Например, на заводе гембуца — это оборудование и техника, в офисе — компьютеры. Если возникает какая-либо проблема, в первую очередь необходимо проверить их исправность на рабочем месте.

3 правило: примите временные контрмеры

Далее нужно принять временные меры для решения проблемы. Например, если оборудование вышло из строя, можно использовать резервный вариант или попытаться починить своими силами. Однако это не устранит проблему полностью — важно продолжать искать первопричины неполадок.

4 правило: найдите первопричину возникновения проблемы

Чтобы найти источник неполадок, используйте метод «5 почему». Задавайте вопрос «почему» до тех пор, пока не доберетесь до истинной причины проблемы.

Например, представим, что у сотрудника не работает принтер. Начнем применять метод «5 почему»:

1. Почему принтер не печатает? Потому что он не подключен к компьютеру.

2. Почему он не подключен к компьютеру? Потому что кабель поврежден.

3. Почему кабель поврежден? Потому что его наступили и перегнули.

4. Почему его наступили и перегнули? Потому что он был оставлен на полу.

5. Почему он был оставлен на полу? Потому что у нас нет специального места для хранения кабелей.

В результате мы выяснили, что истинная причина проблемы заключается в отсутствии организованного пространства для хранения кабелей. Теперь мы можем принять меры для решения этой проблемы, например, создать специальное место для кабелей, чтобы избежать подобных ситуаций в будущем.

5 правило: зафиксируйте мероприятия по устранению проблемы

Чтобы ситуация не повторялась, ее нужно стандартизировать. Запишите причины проблемы и действия, которые нужно предпринять для ее устранения. Это позволит в будущем оперативно решать возникающие вопросы.

Например, если часто возникают проблемы с оборудованием, вы можете создать стандартный план его обслуживания. Он будет включать регулярные проверки и плановые ремонты. Также можно разработать инструкцию для сотрудников о том, как правильно использовать оборудование. Это поможет снизить риск его поломки.

Создание таких стандартов не только предотвращает повторение проблем, но и повышает общую эффективность работы, поскольку все сотрудники будут следовать единым правилам и процедурам.

Как организовать выход в гембу

Подробнее рассмотрим этапы гемба-прогулки.

Определите цель прогулки и составьте план

У прогулки должна быть четкая цель, чтобы понимать, какие процессы и зачем изучаем. Это может быть увеличение продуктивности сотрудников или улучшение качества работы. 

Придумайте вопросы для сотрудников и составьте план, как пройдет прогулка. А чтобы подготовиться к проведению гемба, используйте сервис для управления бизнесом Аспро.Cloud.

В системе есть канбан-доска для контроля рабочего процесса, на которой можно обозначить этапы работы со списком задач. Так, для гемба-прогулки можно выделить этапы: 

• подготовка;

• выход в гемба;

• анализ наблюдений. 

Для каждого этапа создайте задачи. Например, на этапе «Подготовка» поставьте задачи «Подготовить список вопросов для сотрудников» и «Собрать команду».

Канбан-доска с задачами

Соберите команду

Подумайте, с кем будет проходить прогулка, например, со специалистами по качеству или с руководителями отделов. Другие участники помогут увидеть то, чего вы не заметили. 

Чтобы коллеги приняли участие в гемба-прогулке, добавьте их в проект в Аспро.Cloud и назначьте ответственных за задачи. Например, руководителей отделов попросите составить вопросы для рабочих. Участники также могут оставлять комментарии в карточках задач или обсуждать вопросы во встроенном чате системы.

Карточка задачи

А чтобы коллеги не пропустили гемба-прогулку, запланируйте событие в календаре. Благодаря этому накануне мероприятия система заранее отправит напоминания всем участникам.

Календарь с событиями

Наблюдайте и записывайте

Во время прогулки внимательно следите за рабочим процессом и записывайте все, что кажется необычным или требует внимания. Также оцените текущее состояние работы каждого отдела и обратите внимание, как сотрудники взаимодействуют друг с другом.

Соберите информацию от сотрудников

Выход в гембу — это возможность задать интересующие вопросы сотрудникам. Они помогут глубже понять рабочие процессы и создать атмосферу открытого диалога с сотрудниками. 

Приведем примерный перечень вопросов:

• С какими сложностями сталкиваетесь на работе?

• Есть ли сейчас какие-то проблемы?

• Чего не хватает для более эффективной работы?

• Довольны ли условиями рабочего места?

• Хорошо ли работает оборудование и техника?

• Соблюдаются ли правила безопасности?

• Есть ли конфликты и недопонимания между сотрудниками?

• Какие идеи по улучшению рабочего процесса можете предложить?

• Какие действия не приносят ценности?

Обсудите результаты гемба-прогулки

После завершения прогулки соберите команду и обсудите выход в гембу — описание процесса:

• проанализируйте собранные данные;

• найдите причины проблем;

• обсудите возможные решения и выберите наиболее подходящие.

На основе анализа и обсуждения разработайте план действий. Определите конкретные шаги, которые необходимо предпринять для решения проблем.

Повторите прогулку в гемба

После того как вы приняли меры по устранению проблем, важно провести повторную прогулку в гемба. Это позволит оценить, какие изменения произошли.

Чтобы не забыть о повторной прогулке, создайте регулярное событие «Прогулка в гемба» и установите периодичность ее повторения, например, еженедельно. 

Создание регулярного события

Зафиксируйте результаты

Чтобы предотвратить повторение проблем, важно записать причины и мероприятия по устранению неполадок. Сделайте это в базе знаний в Аспро.Cloud. Здесь можно объединять полезные материалы в разделы по задачам, отделам и направлениям работы. Например, публиковать инструкции по выполнению задач.

База знаний в Аспро.Cloud

В базе знаний настроен простой и удобный редактор, который позволяет:

• форматировать текст;

• добавлять изображения и видео;

• прикреплять ссылки и файлы.

Статья в базе знаний

Чтобы другие участники прогулки могли просматривать и обновлять информацию, предоставьте им доступ к редактированию.

Советы для похода на гемба

1. Не предупреждайте работников о предстоящей прогулке. Так, вы избежите нежелательной подготовки, что позволит получить более реалистичное представление о текущей ситуации.

2. Установите доверительные отношения. Объясните персоналу необходимость гемба-прогулки, расскажите о целях и задачах, которые стоят перед командой. Когда сотрудники понимают, зачем они делятся информацией и как это влияет на общие результаты работы, они становятся более вовлеченными в процесс. 

3. Не используйте гемба в качестве инструмента для проверок. Не нужно искать виноватых, чтобы сразу же ставить их в пример другим. Наоборот, проявите уважение сотрудникам за их труд и вклад в работу.

Преимущества гемба-прогулок

Рассмотрим основные преимущества от гемба-прогулок.

1. Руководители больше знают о рабочем процессе. Когда начальник постоянно находится в курсе дел, он может оперативно реагировать на возникающие проблемы. Также важно помнить, что любые гипотезы и предположения о ситуации на рабочем месте будут неэффективны, если они не основаны на реальных данных и наблюдениях.

2. Руководство лучше понимает, как отделы работают вместе. Начальник должен знать, какие стадии производства проходит продукт, и за что отвечает каждый отдел. Это позволяет ему выявлять области, где возникают сложности. 

3. Сотрудники чувствуют себя вовлеченными. Совместный поиск решений с работниками создает атмосферу сотрудничества. Менеджер задает наводящие вопросы, что помогает сотрудникам самостоятельно анализировать проблемы и находить ответы. Это развивает их способность к решению новых задач в будущем.

4. Улучшаются отношения между работниками и руководством. Уважительное отношение и признание успехов сотрудников укрепляют взаимопонимание. Когда работники видят поддержку со стороны начальства, это повышает мотивацию и стремление к эффективной работе.

Заключение

Инструмент гемба — хорошая практика для непрерывного совершенствования компании. Она подойдет любому бизнесу, где производят услугу или товар.

Регулярно проводите гемба-прогулки, чтобы по-новому взглянуть на бизнес-процессы, найти недочеты и возможности для улучшения. Кроме того, гэмба-менеджмент помогает наладить отношения между начальством и сотрудниками. Они начинают лучше понимать друг друга и работать эффективнее.