Почасовая оплата в Аспро.Cloud: как рассчитывать зарплату и вести учет

Почасовая оплата — это форма оплаты труда, при которой заработная плата сотрудника рассчитывается на основе количества отработанных часов. В этой статье мы расскажем, как рассчитывать стоимость работ по такому принципу, а также: 

• как удобно учитывать время сотрудников;

• как упростить расчет зарплаты;

• как работать с постоплатой и предоплатой;

• как быть, если не знаешь, сколько стоит задача;

• как выставить счет заказчику с учетом налогов и не уйти в минус. 

Зачем использовать Аспро.Cloud для учета почасовой оплаты

Если подсчитывать затраченное время в задачах и проектах вручную, можно легко допустить ошибки в начислениях. Особенно если нужно учитывать:

• перерывы;

• переработки;

• разные ставки специалистов;

• договоренности с клиентом. 

Когда начислять оплату нужно еще и два раза в месяц, это отнимает много ресурсов, которые можно было бы потратить на более важные задачи. Ну и конечно, это всегда головная боль для руководителя или менеджера. Избавиться от нее можно с помощью автоматизации в Аспро.Cloud. Вы не только упростите расчет оплаты, но и получите прозрачную картину расходов на зарплату сотрудников. 

Преимущества системы: 

1. Встроенный тайм-трекер.

2. Автоматический расчет зарплаты по отработанному или плановому времени.

3. Автоматический расчет налогов.

4. Стоимость часа для заказчика и исполнителя.

5. Связь расходов с финансовыми отчетами. 

6. Автоматический учет поступлений и списаний по проекту и расчет его рентабельности. 

Сферы, в которых можно эффективно применять почасовую оплату:

1. IT-разработка.

2. Дизайн и графика.

3. Маркетинг и реклама.

4. Консалтинг.

5. Образование и репетиторство.

6. Копирайтинг.

7. Юридические услуги.

Сценарии и особенности расчета зарплаты сотрудников

В зависимости от ваших договоренностей с сотрудниками и клиентами оплата за работу может рассчитываться по-разному. С Аспро.Cloud вам не придется ломать привычные принципы сотрудничества. Ведь в системе реализовано несколько сценариев начисления. Поговорим подробнее о каждом из них. 

Сценарий 1: Оплата по планируемому времени

Когда: знаем стоимость часа сотрудника и время выполнения задачи

В этом случае вы заранее определяете, сколько потребуется времени на выполнение каждой задачи, и устанавливаете ставку за час. Система позволяет фиксировать переработки, но не берет такие расходы в расчет. 

Преимущества подхода: 

1. Контроль бюджета. Вы точно знаете, сколько средств потратите на оплату труда, и сможете легко назначить стоимость услуги или товара. 

2. Эффективное планирование. Руководитель может точно распределить ресурсы и назвать заказчику реалистичные сроки.

3. Повышение дисциплины. Сотрудники становятся более организованными и дисциплинированными, так как привыкают укладываться в установленные сроки.

4. Эффективное распределение ресурсов. Если сотрудник выполняет задачу быстрее, оставшееся время можно направить на другие задачи без увеличения бюджета.

Лучше всего это работает с типовыми задачами и опытными сотрудниками. 

Чтобы в Аспро.Cloud рассчитать зарплату по этому принципу, нужно: 

• указать ставку сотрудников при создании проекта; 

• добавить время выполнения по каждой задаче. 

Система автоматически делает расчет и показывает итоговую стоимость выполнения задачи. Например, за задачу на скриншоте выше сотрудник получит 5 000 ₽. 

Сценарий 2: Оплата по фактическому времени

Когда: знаем стоимость часа сотрудника, не знаем, сколько времени нужно на задачу

Сколько времени специалист потратил — столько и получит. От вас требуется установить ставку за час, а от сотрудника — фиксировать время работы с помощью встроенного тайм-трекера. 

Преимущества подхода: 

1. Вы платите только за реальное время работы. 

2. Оплата по фактическому времени стимулирует сотрудников работать эффективно и избегать «‎простоя».

3. Если клиенту потребуются доработки или дополнительные функции, вам не придется готовить новые документы и заново просчитывать стоимость работ. 

4. Вы сможете предоставить клиенту более прозрачную отчетность.

5. Сотрудники уверены в справедливости оплаты. 

Но всегда есть риск, что сотрудники будут трекать время во время отдыха или просто растягивать выполнение задачи. Поэтому важно объяснять последствия таких ситуаций и при необходимости применять санкции. Можно также детализировать затраченное время в рамках задачи, чтобы видеть полную картину рабочего процесса. Например, к каждой записи тайм-трекера в Аспро.Сloud можно добавлять комментарий. 

Есть еще один способ выявить такие случаи: добавить в задачу планируемое время, если примерно понимаете объем работ. А затем сравнить с фактическими показателями. Для этого система автоматически собирает отчеты. Например, в рамках одного проекта: 

Или сразу по всем проектам и задачам: 

Если вы заметите сильное расхождение по многим задачам — это повод поговорить с сотрудником. Но держите в голове, что дело может быть в неправильной оценке планируемого времени. 

Как мы уже говорили в начале, чтобы начислять оплату по фактическому времени, нужно только указать ставку сотрудника. Система рассчитывает итоговую стоимость задачи на основе данных из тайм-трекера. Вам достаточно запустить его, как только начнете работу. Но если вы забыли об этом, ничего страшного. Система также позволяет вносить данные вручную. 

Так, например, эта задача заняла 26 часов. При ставке в 350 рублей исполнитель получит 9 100 ₽. 

Сценарий 3: Фиксированная оплата за задачу

Когда: знаем, сколько заплатим за всю задачу

Переходим к самому легкому сценарию для учета — фиксированная оплата. Здесь неважно, сколько вы запланировали времени на выполнение, и сколько получилось в итоге. Стоимость задачи всегда одна. 

Преимущества сценария: 

1. С самого начала понятно, сколько вы потратите на зарплаты, что упрощает планирование расходов. 

2. Сотрудник заинтересован в быстром и качественном завершении задачи, так как оплата фиксирована и не зависит от затраченного времени.

3. Вам не нужно контролировать процесс выполнения задачи, отслеживать часы работы исполнителя и разбираться, почему времени было затрачено больше.

4. Отсутствие дополнительных затрат или затянувшихся сроков.

Чтобы система рассчитывала оплату по такому принципу, просто укажите стоимость одной задачи при создании проекта. 

Используйте любой сценарий

В Аспро.Cloud гибкий выбор способа оплаты. Вам необязательно использовать в работе только один сценарий. В каждом проекте вы можете выбрать тот принцип начисления, который удобен в конкретном случае. Более того, система позволяет менять настройки на уровне задачи. Например, если вдруг понадобились доработки, которые оплачиваются по фактическому времени.

Указывайте ставки для разных сотрудников и отделов

Вы можете задавать стоимость часа для отдельных сотрудников. Например, у стажера и middle-специалиста разная оплата. Также в Аспро.Cloud пользователей можно объединять в группы по отделам и указывать для них базовую ставку. 

Но если задача новая или более сложная, вы также можете настроить другую ставку внутри нее. 

Подробнее о том, какую ставку система считает приоритетной, рассказала финансовый директор Аспро Ольга Турчина. 

Учет налогов 

Аспро.Cloud также рассчитывает итоговую стоимость задачи с учетом налогов. Система может:

• начислять налог сверху или на всю сумму; 
• добавлять налог на сумму с учетом другого налога. 

Как посмотреть итоговую сумму выплат для сотрудника

Аспро.Cloud собирает отчет по всем задачам сотрудника и показывает итоговую сумму для выплаты. 

Чтобы получить нужные данные, вы можете применить фильтр по: 

1. Ответственному. 

2. Этапу задачи. Например, если вы платите только за завершенные работы. 

3. Дате или периоду завершения. 

4. Выставленному счету. При начислении зарплаты только после поступления от клиента. 

5. Проекту. 

После применения фильтров система покажет итоговую сумму, и вы сможете легко начислить зарплату вашим сотрудникам. 

Как учитывать расходы на зарплату и сводить их с поступлениями

С начислением зарплаты разобрались. Теперь будет легче понимать, кому сколько и за что вы должны заплатить. Но важно учитывать не только расходы, но и доходы. Это нужно, чтобы понимать рентабельность и прибыльность проектов и бизнеса в целом. Рассмотрим сценарии учета для: 

• внутренних проектов;

• проектов по предоплате; 

• проектов по постоплате. 

Внутренние проекты

Учитывать затраты достаточно легко, если ваши проекты внутренние, а не 

клиентские. При завершении задач система автоматически рассчитывает сумму выплат по каждому сотруднику и фиксирует ее во вкладке «‎Финансы»‎ в формате планового расхода. 

Если у вас настроено начисление налогов, система сформирует отдельную строку расходов. Это нужно, чтобы правильно составить общий отчет ДДС. 

Все, что вам остается сделать — добавить фактический расход. Не забудьте указать нужную статью учета. Например, зарплата или налоги с зарплаты. 

После этого расход автоматически подтянется в отчет ДДС и ПиУ. Благодаря этому вы сможете легко фиксировать начисления по заработной плате, отслеживать движение денежных средств, оценивать рентабельность и прибыль бизнеса. 

Клиентские проекты

С клиентскими проектами учет становится немного сложнее. Ведь нужно понимать, сколько и за какие задачи должен заплатить клиент. 

Далее посмотрим, как учитывать доходы и расходы по проектам с предоплатой и постоплатой. 

Проекты по предоплате

Первый шаг, который необходимо сделать — выставить счет клиенту из карточки проекта.

При выставлении счета необходимо указать все задачи, которые вы будете выполнять в рамках проекта. Их можно добавить сразу из карточки проекта или заранее создать каталог услуг внутри системы.

После того, как вы отправили счет и получили оплату, система автоматически создаст фактическое поступление в карточке проекта. 

Второй шаг — создаем задачи по счету. Вы можете выбрать одного ответственного за весь проект или назначить разных сотрудников. 

Система автоматически создаст нужные задачи на канбан-доске и привяжет их к счету, по которому была выполнена предоплата. 

Как учитываются расходы: 

1. Если вы работаете по плановому времени или фиксированной оплате, расходы сразу появятся во вкладке «‎Финансы». 

2. Если по фактическому времени, то расходы добавятся после того, как сотрудник зафиксирует затраченное время в задаче. 

Здесь учитывается плановая стоимость работ, которую необходимо оплатить сотруднику, а также налоги. 

Третий шаг. Чтобы система верно рассчитала рентабельность проекта, необходимо добавить фактический расход. 

Вы можете также вручную изменить сумму расхода, если сотрудник получил премию или выполнил KPI. 

После этого система покажет рентабельность и баланс проекта. 

Как учитывать дополнительные работы

Может произойти ситуация, когда заказчику потребуются доработки или дополнительные услуги. Аспро.Cloud также позволяет не потерять эти расходы из виду и не забыть выставить счет. 

Для этого достаточно вручную создать задачу в проекте. По ее завершении система рассчитает стоимость задачи и создаст дополнительный плановый доход и расход во вкладке «‎Финансы». 

Благодаря этому вы сможете легко увидеть неоплаченные задачи и выставить счет. Этот подход позволяет работать и по частичной предоплате. 

Проекты по постоплате

В этом случае вам нужно вручную создать задачи для выполнения. Этот процесс можно автоматизировать с помощью шаблона проектов. Как добавляются плановые расходы и доходы: 

1. Если вы работаете по плановому времени или фиксированной оплате, расходы сразу появятся во вкладке «‎Финансы». 

2. Если по фактическому времени, то расходы добавятся после того, как сотрудник зафиксирует затраченное время в задаче. 

В разделе «‎Поступления» вы увидите, сколько должен заплатить заказчик. А в «‎Расходах» будет указана сумма для оплаты сотруднику. Стоимость может различаться, если у вас разная ставка за час для сотрудника и клиента. 

Далее вам необходимо выставить клиенту счет по оплачиваемым задачам и добавить фактический расход по зарплате. 

После получения оплаты система автоматически рассчитает рентабельность и баланс проекта, а также покажет отклонения от плана. 

Как учитывать доработки по задачам

Представим ситуацию: вы завершаете задачу, выставляете счет и получаете оплату. Но вдруг потребовались доработки. С Аспро.Cloud вы не потеряете оплату за такую работу. 

Просто верните задачу в работу и зафиксируйте стоимость доработок или укажите затраченное время. При этом принцип начисления оплаты за доработки можно поменять. Система покажет отклонения от планового дохода по конкретному счету. 

Далее система сформирует счет только по стоимости дополнительных работ. Вручную считать дополнительные работы не придется. 

Как начать использовать функционал системы

Вы можете попробовать функционал тайм-трекера самостоятельно. Для этого достаточно зарегистрироваться в системе. Вам сразу будет доступен бесплатный пробный период на 14 дней со всеми инструментами. Но если вам необходимо настроить учет почасовой оплаты максимально быстро и эффективно, воспользуйтесь услугой внедрения. Оставляйте заявку, а мы свяжемся с вами и проведем предварительный аудит.