Когда проекты не приносят ожидаемого результата, стандартная реакция руководителя — «залить проблему деньгами»: расширить штат, увеличить бюджет на рекламу. Эта логика понятна, но почти всегда ошибочна. Зачастую дело не в нехватке ресурсов, а в хаосе, который их поглощает.
Меня зовут Дмитрий Першин, и я убедился в этом на собственном примере, когда основал отдел продвижения в Аспро. В этом кейсе расскажу, почему мы решили пересмотреть процессы, как подошли к изменениям и что помогло выстроить работу по-новому.
Чем занимается отдел продвижения и как он работал раньше
Отдел продвижения в Аспро отвечает за SEO и контекстную рекламу. Мы развиваем собственные продукты и работаем с клиентскими проектами. За два года команда выросла с нуля и смогла удвоить результаты по выручке и числу проектов.
Но прежде чем получить эти результаты, нам пришлось пройти непростой путь. Когда я только начинал руководить отделом, у нас не было четкой системы работы. Поэтому процессы формировались по ходу дела. Из-за этого возникали типичные проблемы:
- Каждая задача жила своей жизнью. Поручения «жили» в разных чатах, таблицах и заметках. Из-за этого команда часто теряла контекст, а руководителю приходилось держать все в голове.
- Запуск проекта занимал несколько дней. Каждый раз мы с нуля прописывали этапы проекта, согласовали их с клиентом и вручную создавали задачи.
- Рутина съедала до 25% рабочего времени. Мы писали друг другу напоминания, вручную проверяли дедлайны, сводили данные в отчеты. На каждую мелочь уходили минуты, но в сумме — часы.
- Адаптация сотрудника занимала больше месяца. Новый специалист тратил недели, чтобы понять, как устроены процессы. Пока человек разбирался, остальная команда подхватывала его задачи, что снижало общую скорость.
- Микроменеджмент забирал энергию у всех. Я контролировал каждый шаг, чтобы не допустить ошибок. Но чем больше проверял, тем меньше оставалось сил на стратегию. Команда тоже выдыхалась: постоянный контроль отнимал инициативу и уверенность в своих решениях.
Я видел, что команда старается, но эффективность не растет. Мы работали на пределе, но вместо развития клиентов и проектов все больше времени уходило на внутренние «пожары». Тогда стало понятно: без системных изменений дальше будет только тяжелее.
Цифры показали главное — усилия команды не приводили к результату. Это стало сигналом, чтобы пересмотреть подход к работе.
Что помогло перестроить работу
Решение оказалось ближе, чем я думал. Чтобы навести порядок в работе, мы внедрили систему Аспро.Cloud и перенесли туда все процессы отдела. Это помогло выстроить понятную структуру и избавиться от хаоса. Дальше расскажу, какие инструменты мы начали использовать и каких результатов удалось добиться.
Стандартизировали проекты и ускорили их запуск
Первое, с чего мы начали, — стандартизация. В Аспро.Cloud мы создали шаблоны проектов под каждое направление работы: SEO, контекстную рекламу и продвижение собственных продуктов.
У каждого направления своя структура: этапы, задачи, сроки и ответственные. Например, в шаблоне проекта по SEO-продвижению мы заранее прописали блоки по техническому аудиту, семантике и аналитике. В контексте — этапы подготовки кампаний, запуска и оптимизации.
Больше не нужно собирать каждый проект с нуля, система берет это на себя: автоматически формирует задачи с нужными ответственными и дедлайнами. А команда сразу понимает объем работы, быстрее включается в процесс и оттачивает навыки от проекта к проекту.
Такой подход позволил нам:
- запускать новый проект менее чем за 10 минут;
- минимизировать срывы дедлайнов;
- уменьшать издержки на штрафах, переработках и потере клиентов.
Сократили количество рутинных задач
Когда навели порядок в проектах, мы выяснили, что значительная часть времени уходит на рутинные действия. Чтобы сократить их количество, в Аспро.Cloud мы настроили автодействия. Это операции, которые система выполняет сама при заданных условиях.
Все, что раньше требовало участия сотрудника, теперь система выполняет автоматически:
- напоминает о дедлайнах;
- закрывает завершенные этапы;
- создает задачи по заданным условиям;
- отправляет уведомления, если проект выходит за сроки;
- оставляет комментарии под задачами;
- формирует отчеты и уведомления о прогрессе.
Когда мы убрали рутину, команда смогла сфокусироваться на действительно важных задачах. Появилось больше времени, чтобы анализировать текущие процессы, разрабатывать и оптимизировать стратегии, а также повышать качество работы с клиентами. Это привело к результатам:
- Пропускная способность отдела выросла с 10 до 30 проектов в месяц без расширения штата.
- Каждый сотрудник экономит около 2 часов в день.
- Весь отдел 20 часов в день и примерно 400 часов в месяц.
- Компания начала экономить до 300 тысяч рублей в месяц.
Отказались от микроменеджмента
Раньше я контролировал каждый проект вручную: заполнял таблицы, проверял сотрудников и составлял отчеты. На это уходило по несколько часов в день, а в голове приходилось держать десятки задач.
Теперь же вся информация видна прямо в системе: какие задачи выполнены, какие сроки приближаются, какие расходы понесены. Поэтому мне не приходится погружаться в детали. А в свободное время я могу смело прорабатывать стратегию и развивать новые направления.
А чтобы не допускать «пожары», я использую встроенные дашборды, которые показывают важные метрики. Например, количество просроченных или закрытых задач, а также их стоимость. Это позволяет мне быстро определить, когда проект выходит из-под контроля и принять меры до того, как ситуация станет критической. Даже без постоянного контроля и уточнений.
Без микроменеджмента работа стала проще. Ушла постоянная тревожность, снизилась эмоциональная нагрузка, а команда перестала выгорать от бесконечных проверок и напоминаний. Люди стали увереннее, спокойнее и инициативнее.
Улучшили координацию команды
Аспро.Cloud также помогает эффективно управлять встречами. Для этого в системе есть встроенный календарь. Этот инструмент позволяет планировать регулярные события, например, Daily и Weekly. А еще следить за всеми важными встречами, дедлайнами и проектными активностями.
Благодаря Аспро.Cloud мы можем заранее планировать и прогнозировать задачи, вовремя реагировать на изменения в проекте и обеспечивать постоянное взаимодействие в команде. В результате это влияет на общую эффективности работы.
Каких результатов удалось достичь
Аспро.Cloud — система, которая стала нашим незаменимым помощником в работе. Благодаря ей мы не только решили существующие проблемы, но и в разы улучшили проектные метрики.
Изменения в показателях за год после внедрения Аспро.Cloud
Раньше наш отдел работал хаотично, а теперь мы — слаженная команда с прозрачными процессами. Каждый сотрудник понимает свою роль и видит общую картину проектов. Исчезли постоянные «пожары», стресс от пропущенных дедлайнов и бесконечная рутина. Вместо этого появились уверенность в процессах, предсказуемость результатов и возможность заниматься тем, что действительно двигает бизнес вперед.
А чтобы понять, как Аспро.Cloud закроет задачи именно вашего бизнеса, записывайтесь на бесплатную демонстрацию. Наши специалисты проанализируют текущие процессы, выявят ваши потребности и предложат эффективное решение.
