Выставление счетов — ответственность Аспро.Cloud

Когда растет количество клиентов — это всегда радость для владельцев. Но вместе с ней в рабочем процессе появляются проблемы, которые требуют перестройки. Одна из них — выставление счетов. Чтобы сформировать документ, согласовать его, отправить заказчику и проконтролировать оплату, сотрудникам понадобится немало времени. Чем длиннее этот процесс, тем выше шанс отказа от ваших продуктов. Ну и, конечно, не забываем про человеческий фактор: можно забыть выставить счет или отправить закрывающие документы. 

Именно с такой проблемой мы и столкнулись. Стало ясно, что без автоматизации двигаться дальше нельзя. О том, как упростить выставление счетов и какие инструменты использовать, расскажем в статье. 

Наше «До»

Когда мы только-только запустили продукт, мы выставляли счета по очень длинной цепочке. И это даже с учетом того, что с самого начала счета создавались автоматически при оформлении подписки. Клиенту было достаточно зайти в личный кабинет, выбрать тариф и заполнить данные компании.

На основе этой информации система автоматически формировала счет, который клиент мог загрузить на свое устройство, а затем оплатить. 

Благодаря этому клиентам не приходилось ждать, пока наш бухгалтер или менеджер по продажам выставят ему счет. Но очень быстро мы осознали несостоятельность такой модели: продажи росли, а сотрудники успевали обрабатывать все меньше документов. Вот в чем было дело: 

1. После создания счета он появлялся в системе Аспро.Cloud со статусом «Не оплачен». 

2. Бухгалтеру было необходимо вручную проверить поступления от банков, найти оплату по конкретному счету и сверить данные. 

3. Только после этого сотрудник мог поменять статус на «Оплачен».

4. Далее бухгалтеру приходилось так же вручную запускать тариф в определенном аккаунте. 

Такую работу нужно было проделывать с каждым счетом. При этом никто не отменял выходные или отпуск сотрудников. 

Этот процесс был актуален не только для новых покупок, но и для продлений. При этом клиент не мог пользоваться продуктом, пока эти действия не были выполнены. Вряд ли такой подход кому-то понравится. Поэтому мы решили автоматизировать эту цепочку и полностью устранить из нее человеческий фактор. 

Наше «После»

С помощью API в Аспро.Cloud мы интегрировали платежную систему, которая помогает проводить и контролировать оплату продуктов. Получается так: 

1. Клиент формирует счет в личном кабинете и оплачивает его через платежную систему. 

2. При поступлении средств платежная система сообщает Аспро.Cloud об оплате конкретного счета.

3. Система автоматически меняет статус счета на «Оплачен» и отправляет закрывающие документы. 

4. Далее запускается механизм, который открывает клиенту доступ к системе по выбранному тарифу. 

С тем, как организовать выставление счета в первый раз, мы разобрались. Но ведь продукт Аспро.Cloud работает по подписке, которую необходимо продлевать. Неужели клиенту каждый раз придется самостоятельно выбирать тариф и выставлять счет? Или это придется делать бухгалтеру? Нет, в этом случае нам помогли автодействия. Теперь за 7 дней до конца активного периода система отправляет пользователю письмо с напоминанием и готовым счетом. Клиенту остается только оплатить его. 

Готовый сценарий автоматизации

Пока мы налаживали выставление счетов, от нас уходили клиенты, которые не были готовы ждать. Но все позади. Чтобы вы не тратили время, хотим рассказать, как можно оптимизировать этот процесс в вашем бизнесе.

Первое и главное — настроить автоматическое создание счета. Это можно сделать с помощью форм на вашем сайте. А затем с помощью API связать их с системой Аспро.Cloud. 

Далее необходимо выбрать платежную систему. В нашем случае мы настраивали интеграцию самостоятельно через API, но вам достаточно выбрать одну из готовых. Она подключится к Аспро.Cloud автоматически.

После этого статус счетов система будет менять самостоятельно, как только «узнает» о поступлении средств. 

Если вы работаете по подписочной модели, то также можете запустить механизм, который автоматически будет давать пользователю доступ к системе или пересылать на ваши сервера информацию об оплате услуг. Это можно сделать с помощью вебхуков. Настройте условия и укажите поля для передачи. Ну и, конечно, не забывайте использовать регулярные счета. 

Итоги

Ждать и разбираться в проблемах бизнеса не хочет ни один клиент. Ведь легче уйти к конкурентам, с которыми взаимодействие выстраивается намного легче. Поэтому важно выстроить рабочий процесс так, чтобы удобно было и покупателям, и вашим сотрудникам. Один из таких способов мы как раз и привели в статье. Надеемся, что наш опыт и ошибки помогут вам добиться эффективности в компании.