

search


Центр поддержки Аспро.Cloud

  • Общее
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Регистрация в системе
      • Как заполнить личный профиль?
      • Как под одной учетной записью использовать несколько аккаунтов?
      • Не могу войти в систему
      • Не могу войти в мобильное приложение
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Настройки портала
      • Как назначить администратора аккаунта?
      • Как добавить пользователя?
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Как задать права доступа сотрудникам?
        • Роли (уровни доступа)
        • Группы пользователей
      • Как удалить пользователя?
      • Как изменить личный e-mail в системе?
      • Как отключить неиспользуемые модули и приложения?
      • Настройка представления списка
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Как настроить собственное доменное имя для портала
        • Как изменить email-адрес системных писем на собственный?
      • Теги
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Уведомления
      • Фильтрация и группировка уведомлений
      • Настройка уведомлений
      • Уведомления по электронной почте
      • Push-уведомления в браузере
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Комментарии
      • Упоминания
      • Призвать к ответу
    • Как массово удалять объекты системы
    • Работа с фильтрами
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Импорт данных из CSV
      • Импорт контактов
      • Импорт компаний
      • Импорт товаров и услуг
      • Импорт задач
      • Импорт сделок
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Импорт поступлений и расходов
        • Импорт плановых поступлений и затрат в проекте
      • Как перенести контрагентов из Битрикс24 в Аспро.Cloud
    • Экспорт данных в CSV
    • Отображение вкладок по умолчанию
    • Корзина
    • Управление хранилищем
    • Дашборды и рабочий стол
    • Вебхуки
    • Настройка внешнего вида для пользователя
  • Партнерская программа Аспро.Cloud
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Заработок на реферальной программе
    • Вывод средств из Аспро.Cloud для реферера
    • Как вступить в партнерскую программу Аспро.Cloud
    • Подключение личного кабинета 一 модуль «Кабинет партнера»
    • Кабинет партнера
    • Продажа Аспро.Cloud по партнерской программе
    • Как получить грант 100 000 р.
    • Кабинет реферера
  • CRM
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Сделки
      • Настройка воронки продаж
      • Настройка причин отказа и источников сделки
      • Как создать сделку
      • Как работать с карточкой сделки
      • Как создать событие по сделке
      • Настройка уведомлений по сделкам
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Автоматическое создание сделок
        • Создание сделки из веб-формы
        • Как автоматически создать сделку/контакт из письма?
      • Импорт сделок
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Контрагенты
      • Настройка категорий и сфер деятельности
      • Как создать компанию или контакт?
      • Как работать с карточкой контрагента?
      • Контроль дубликатов
      • Импорт контактов
      • Импорт компаний
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Автодействия
      • Автодействие: Создание уведомления
      • Автодействие: Создание задачи
      • Автодействие: Создание события
      • Автодействие: Создание проекта
      • Автодействие: Отправка письма
      • Автодействие: Изменение поля
      • Автодействие: Комментарий
      • Автодействие: Запись в историю
      • Автодействие: Вебхук
      • Автодействие: отправка счета/напоминания
      • Автодействия: архиватор задач
      • Условия
    • Как интегрировать DaData с Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Tilda с Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Jivo (JivoSite) c Аспро.Cloud
    • Права доступа к модулю CRM
  • Задачи
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Настройки модуля «Задачи»
    • Настройка рабочего процесса для задач
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Как создать задачу?
      • Как связать задачу с разными объектами системы?
      • Что произойдет после создания задачи?
      • Как создать подзадачи?
      • Как поручить задачу?
      • Что означают роли в задачах?
      • Как учитывать время по задачам?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Что означают папки в разделе «Задачи»?
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Зачем и как создавать списки задач?
        • Как сортировать задачи по спискам?
      • Как структурировать список задач?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Автодействия
      • Автодействие: Создание уведомления
      • Автодействие: Создание задачи
      • Автодействие: Создание события
      • Автодействие: Создание проекта
      • Автодействие: Отправка письма
      • Автодействие: Изменение поля
      • Автодействие: Комментарий
      • Автодействие: Запись в историю
      • Автодействие: Вебхук
      • Автодействие: отправка счета/напоминания
      • Автодействия: архиватор задач
      • Условия
    • Где смотреть задачи, которые мне нужно выполнить?
    • Как принять задачу или вернуть на доработку?
    • Шаблоны задач
    • Регулярные задачи
    • Как архивировать задачи
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Где посмотреть рабочее время сотрудников?
      • Как мониторить качество работы с помощью отчета «Общие показатели»?
      • Показатели по сотруднику
      • Как контролировать плановое и фактическое время с помощью отчетов?
  • Проекты
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Обзор разделов проекта
      • Общие
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Задачи
        • Диаграмма Ганта
      • Команда
      • События
      • Заметки
      • Замечания
      • Порядок работ
      • Документы
      • Чат
    • Как создать проект?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Учет финансов в проектах
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Планирование денежного потока
        • Создание плановых поступлений и затрат по проекту
        • Создание фактических поступлений и затрат по проекту
        • Импорт плановых поступлений и затрат в проекте
        • Создание счета в проекте
      • Сводный отчёт денежного потока по всем проектам
      • Как посмотреть суммы потенциальных платежей по проектам?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Шаблоны проектов
      • Как контролировать ход работ по проектам на доске?
      • Состав карточки проекта на доске
      • Чем индивидуальный проект отличается от проекта по шаблону?
    • Как отправить в архив/удалить проект?
    • Права доступа к модулю «Проекты»
  • Интеграции
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Интеграция с Email
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Подключение и настройка почтового ящика
        • Подключение почтового ящика Gmail
        • Подключение почты по IMAP
        • Отключение интеграции с почтой
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Как работать с письмами
        • Создание нового письма
        • Настройка подписи
        • Как автоматически создать сделку/контакт из письма?
        • Отслеживание писем
        • Почтовые шаблоны
      • Права доступа к модулю «Почта»
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Интеграция с IP-телефонией
      • Как подключить Mango Office
      • Как подключить Zadarma
      • Как подключить UIS
      • Как подключить МегаФон
      • Как подключить Twilio
      • Как подключить Телфин
    • Как загрузить счета и акты в 1С:Бухгалтерия 3.0
    • Как интегрировать DaData с Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Tilda с Аспро.Cloud
    • Синхронизация с Google Календарем
    • Как интегрировать Google Диск с Аспро.Cloud
    • Как импортировать данные из Worksection в Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Jivo (JivoSite) c Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Calendly с Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Mailchimp с Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Slack с Аспро.Cloud
  • Финансы
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Настройка организации
      • Как изменить нумерацию счетов, актов и предложений?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Как выставлять счета?
      • Настройка печатной формы счета
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Каталог товаров и услуг
        • Категории, производители и типы цен
        • Добавление товара/услуги
        • Права доступа к прайс-листу
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Создание счета
        • Как управлять данными в счете
        • Дублирование, редактирование, удаление
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Процесс обработки счетов
      • 1 этап. Настройки
      • 2 этап. Согласование счета
      • 3 этап. Отправка счета клиенту на оплату
      • 4 этап. Поступление и контроль оплат
      • Учет оплат по счетам с созданием транзакции
      • Как удалить, отредактировать документ поступления?
      • Как создать возврат по счёту?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Онлайн-оплата счетов
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Как подключить сервис Cloudpayments
        • Настройка метода оплаты с фискализацией (ФЗ-54)
        • Настройка метода оплаты без фискализации
      • Как подключить сервис ЮKassa
      • Интеграция с платежным сервисом Square
      • Как подключить сервис Robokassa
      • Как подключить сервис PayPal
      • Как подключить сервис Stripe
    • Шаблоны счетов
    • Регулярные счета
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Акты выполненных работ
      • Установка и настройка приложения «Акты»
      • Настройка печатной формы акта
      • Как выставить акт по счету?
      • Как выставить акт контрагенту?
      • Как выставить акт с привязкой к проекту?
      • Как отправить акт и изменить статус?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Предложения
      • Настройка печатной формы предложения
      • Как создать предложение
      • Отправка предложения клиенту
      • Конвертирование предложения в счет
      • Статусы предложений
      • Дублирование, редактирование, удаление
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Как учитывать движение денежных средств?
      • Настройки финансовых категорий
      • Настройка банковских счетов организации
      • Как создать транзакцию поступления или расхода?
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Как разбить платеж на несколько транзакций?
        • Разнесение платежей по нескольким счетам
        • Разнесение платежей по проектам и их этапам
      • Трансфер между счетами
      • Как удалить транзакцию или платежный документ?
      • Массовое распределение транзакций по категориям
      • Дублирование платежного документа
      • Как работать с несколькими валютами?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Загрузка платежей из банка
      • Загрузка платежей из Модульбанка
      • Загрузка платежей из Точка банк
      • Загрузка платежей из Тинькофф банка
      • Загрузка платежей из Альфа-банка
      • Загрузка платежей из Сбербанка
      • Загрузка банковских выписок
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Финансовые отчеты
      • Отчет по оплатам счетов
    • О правах доступа к модулю «Финансы»
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Бюджетирование
      • Создание и заполнение бюджета
      • Настройки доступа к бюджетированию
      • Настройка статуса бюджета
  • База знаний
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Создание базы знаний
    • Как писать статьи в базу знаний?
    • Структура базы знаний
    • Права доступа к базе знаний
    • Внешний доступ к базе знаний
    • Как встроить базу знаний на свой сайт
    • Как подключить свой поддомен ко внешней базе знаний
    • Виджет «Базы знаний» для рабочего стола
  • Календарь
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Типы календарей
    • Как создать/удалить календарь
    • Создание события в календаре
    • Создание задачи в календаре
    • Как быстро просматривать события в календарях
    • Синхронизация с Google Календарем
    • Права доступа к календарю
  • Пользовательские поля и списки
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Пользовательские поля
      • Настройки пользовательских полей
      • Где заполняются пользовательские поля
      • Типы пользовательских полей
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Пользовательские списки
      • Создание списка
      • Как добавить запись в список
  • Тайм-трекер
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Как учитывать время по задачам?
    • Права доступа к тайм-трекеру
    • Выставление счетов, основанных на затраченном времени
  • Рабочие области
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Создание и настройка рабочей области
    • О разделах в рабочей области
  • Онбординг
  • Кабинет клиента
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Группы внешних пользователей
    • Как настроить доступ для внешних пользователей
    • Конвертация внешнего пользователя в сотрудника
  • Тарифы и оплата
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Как получить счет на оплату Аспро.Cloud?
    • Как получить акт после оплаты Аспро.Cloud?
    • Есть ли демо-период и как изменить тариф?
    • Как удалить свой аккаунт?
  • Ментальные карты
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Как создать ментальную карту
  1. Аспро.Cloud
  2. Центр поддержки Аспро.Cloud
  3. CRM
  4. Автодействия

Автодействия


В Аспро.Cloud вы можете настроить автодействия для каждого этапа:

  • воронки продаж,
  • рабочего процесса задач,
  • счетов.

Настроенные автодействия будут выполняться автоматически при смене этапа сделки или задачи, статуса счета, а также при выполнении заданных условий.

Как создать автодействия в сделках?

  • Перейдите в раздел «CRM» --> «Автодействия» и выберите нужную воронку продаж, если у вас их несколько.

На открывшейся доске в самом верху вы увидите названия этапов вашей воронки. Для создания нового автодействия выберите необходимую колонку и нажмите кнопку «Добавить автодействие».

Автодействия срабатывают, когда сделка находится на соответствующем этапе. Под каждым из этапов можно добавить любое количество автодействий.

Здесь вы можете создать автодействия для статусов сделки «Проиграна» и «Успешно закрыта».

Как создать автодействия в задачах?

  • Перейдите в «Настройки портала» --> «Задачи» --> «Рабочие процессы».
  • Выберите конкретный рабочий процесс или сначала создайте новый.
  • Задайте одно или несколько правил автоматизации под каждым этапом.

Автодействия для задач вы также можете задать в шаблоне проекта, на вкладке «Рабочий процесс для задач», предварительно выбрав нужный или создав новый.

В Аспро.Cloud доступны следующие автодействия:

  • Cоздание уведомления
  • Изменение поля
  • Комментарий
  • Запись в историю
  • Вебхук-действие
  • Архиватор
  • Создание задачи
  • Создание проекта
  • Создание события
  • Отправка E-mail
  • Отправка счета или напоминания об оплате счета

Для каждого автодействия можно задать:

  • Время, когда оно должно создаваться, относительное или абсолютное.
  • Условия, при котором оно должно срабатывать. При настройке условия вы можете выбрать любые поля из сделки или задачи, в том числе пользовательские, и задать для них содержимое.
  • Переменные из полей сделки или задачи для автоматического заполнения содержания.

Подробнее об использовании каждого автодействия и всех его параметров читайте в следующих инструкциях.

Как создать автодействия в счетах

В левом меню перейдите в «Финансы» (1) → «Счета» (2) и нажмите кнопку «Автодействия».

В открывшемся окне выберите этап, на котором нужно создать автодействие и нажмите соответствующую кнопку. Выберите, какой тип автодействия вы хотите создать.

В счетах есть отдельный тип автодействия 一 «Отправка счета/напоминания». Читайте в документации, что это за функционал.

Как редактировать и удалять автодействия?

Любое автодействие всегда можно изменить при нажатии на доске на кнопку «Редактировать», а также удалить при клике на «крестик» в углу карточки или переходе на страницу автодействия.

Все созданные автодействия можно легко перемещать между этапами, а также между собой в рамках одного этапа, чтобы изменить последовательность выполнения автодействий.

Как отслеживать выполнение автодействий?

В карточке сделки и задачи любой сотрудник может просматривать запланированные и выполненные автоматические действия.

Чтобы увидеть автодействия по конкретной сделке, откройте ее и перейдите во вкладку «Автодействия»:

Чтобы увидеть автодействия по определенной задаче, откройте ее и нажмите на 3 вертикальные точки (в правом верхнем углу) → «Рабочий процесс»:

Уже выполненные процессы будут отмечены зеленым индикатором, так что любой менеджер сможет легко определить текущее состояние дел.

Песочные часы и желтый индикатор обозначают, что автодействие будет отмечено как выполненное после завершения задачи (созданной в этом автодействии).

Шестеренка синего цвета обозначает, что действие планируется к выполнению, как только наступят заданные параметры.

Красный индикатор обозначает, что для выполнения автодействия либо не соответствуют условия, либо возникла системная ошибка, поэтому автодействие не выполнилось или не будет.

Примеры популярных сценариев автодействий

В сделках:

  • При создании новой сделки ответственному менеджеру создавать задачу «Связаться с клиентом».
  • При переходе сделки на этап «Проиграна» уведомлять группу руководителей отдела продаж.
  • При переходе сделки на этап «Принятие решения» создавать событие «Звонок» через 3 дня.
  • При переходе сделки на определенный этап отправить письмо клиенту на e-mail, к которому привязана сделка.
  • Если сделка выиграна, запустить проект по шаблону.
  • Если сделка находится на каком-либо этапе более 3 дней, уведомить группу руководителей о том, что требуется выяснить причину задержки.
  • Если предположительная сумма сделки больше 300 000 руб., выслать уведомление группе руководителей, что требуется дополнительный контроль для успешного заключения сделки.
  • Автоматическая смена этапа и ответственного после наступления определенных событий.

В задачах:

  • автоматически отправлять уведомления постановщику, когда до дедлайна осталось 2 дня, а к задаче еще не приступали;

  • автоматически менять ответственного, когда задача переходит на какой-либо этап;

  • создавать новую задачу в зависимости от содержания другой задачи;

  • создавать задачи идентичного содержания на разных ответственных при постановке одной.

В счетах

  • При переходе счета на этап «Согласован», автоматически отправить его клиенту.

  • Когда счет полностью оплачен, автоматически создать задачу на выполнение работ.

  • Если счет находится на этапе «Оплачен частично», отправить уведомление клиенту и менеджеру.

  • После оплаты счета автоматическая постановка задачи на отгрузку товара

Права доступа

Редактирование и создание автодействий доступно только администраторам модулей «CRM», «Задачи». Просмотр заданных автодействий доступен всем пользователям аккаунта с доступом «Исполнитель» к модулю.

Просматривать выполненные/запланированные автодействия по отдельной задаче могут только постановщик задачи и администратор.

Просматривать выполненные/запланированные автодействия по отдельной сделке могут только ответственный, наблюдатели и администратор. В случае, если включена опция «Разрешить доступ сотрудников ко всем сделкам» в настройках модуля CRM, — выполненные/запланированные автодействия по сделке будут также доступны всем пользователям с уровнем доступа «Сотрудник» к модулю CRM.


  • Автодействие: Создание уведомления
  • Автодействие: Создание задачи
  • Автодействие: Создание события
  • Автодействие: Создание проекта
  • Автодействие: Отправка письма
  • Автодействие: Изменение поля
  • Автодействие: Комментарий
  • Автодействие: Запись в историю
  • Автодействие: Вебхук
  • Автодействие: отправка счета/напоминания
  • Автодействия: архиватор задач
  • Условия
Предыдущая статья Импорт компаний
Следующая статья Автодействие: Создание уведомления
footer_logo Аспро.Cloud — CRM, совместная работа, проекты, задачи, база знаний
  • vk
  • tg
  • youtube