Программы для совместной работы: топ-5 российских сервисов

Выбрать сервис для совместной работы — та еще задача. На рынке сейчас множество решений. Они похожи по функционалу, но различаются по логике, цене и удобству. Мы решили сэкономить вам время и собрали лучшие программы для совместной работы, на которые стоит обратить внимание.

В статье рассказали о функционале каждого сервиса и сделали сравнительную таблицу, чтобы вам было проще выбрать подходящую программу.

Сервисы для совместной работы над проектами

Разобрали 5 российских систем, которые помогут командам работать слаженно, держать фокус на задачах и не терять сроки. Оценили каждую программу по критериям:

• функционал;
• преимущества системы;
• тарифы и наличие пробного доступа.

Аспро.Cloud

Аспро.Cloud — система для слаженной работы всей компании. В облачном сервисе можно управлять проектами и задачами, а также сделками и финансами. Все отделы компании могут работать в одной системе: сотрудники выполняют задания, а руководители — следят за финансовыми показателями.

Функционал

1. Проекты. В системе можно разбивать проект на этапы и добавлять задачи с дедлайнами и ответственными. Также можно указывать бюджет, сроки начала и окончания, заказчика и состав команды. Все документы, заметки и комментарии хранятся в карточке проекта, чтобы вся информация была под рукой. Для регулярных или одинаковых заданий можно настраивать шаблоны. С ними создавать проект можно за пару минут, без повторной настройки.

2. Задачи. Система собирает все задания пользователя: личные, делегированные и те, где он участвует как наблюдатель. У каждой задачи можно указать исполнителя и сроки, чтобы контролировать ответственность. Создавать подзадачи, чтобы разбивать крупные задания на этапы. А также добавлять комментарии и вложения, чтобы сохранять всю переписку и файлы в одном месте. При завершении задача уходит на проверку постановщику. Тот может принять результат или вернуть на доработку. Система автоматически уведомляет всех участников, когда что-то меняется. Задачи можно запускать по шаблону, по расписанию или через автодействие.

3. Роли. К каждой задачи можно добавлять исполнителя, постановщика, наблюдателя или соисполнителя. Это позволяет держать всех участников процесса в курсе дел и следить за ходом выполнения задания. У каждой роли — свои права. Постановщик отслеживает результат и может закрыть задачу, ответственный и соисполнитель выполняют работу. А наблюдатели следят за прогрессом и могут участвовать в обсуждении, но не принимают и не закрывают задачу.

4. Канбан-доска. Показывает текущий статус работ. На доске видно, сколько заданий в каждой стадии, кто за них отвечает и где могут быть узкие места. При необходимости можно заходить в карточку задачи и узнавать детали: сроки, исполнителя, комментарии и вложения. Эта информация помогает быстро понять контекст и наметить следующие шаги. Также есть фильтры по людям, проектам и срокам. Они помогают быстро находить нужные задания.

5. База знаний. В системе удобно собирать инструкции, регламенты, ответы на типовые вопросы и рабочие наработки — все лежит в одном месте, доступ есть у всей команды. С помощью базы знаний новые сотрудники быстрее адаптируются в компании за счет готовых инструкций и обучающих статей. А более опытные сотрудники могут делиться знаниями со своими коллегами. Чтобы оформить статью есть визуальный редактор. С его помощью можно форматировать текст, добавлять картинки, видео, ссылки, а также вставлять html-код.

6. Календарь. Все дела и встречи отображаются в календаре. Он показывает личные и командные события, помогает оценить загруженность сотрудников и найти подходящее время для встреч. Коллеги видят занятость друг друга, если открыт доступ. Календарь синхронизируется с Google — события автоматически появляются в обеих системах. Это удобно, если сотрудники работают с разных сервисов.

7. Чат. В нем можно обсуждать текущую работу, уточнять детали, передавать ссылки на нужный элемент или прикреплять файл. Есть групповые чаты — например, по командам или направлениям. 

Преимущества системы

1. Много инструментов в одном месте. Чат, календарь, CRM — все работает в одной системе без лишних переключений. Это экономит время и упрощает контроль.

2. Простая настройка. Изучить функционал можно за несколько дней.

3. Есть автоматизация. Можно автоматизировать смену статусов, уведомления, назначения и многое другое.

4. Собственные шаблоны. Пользователь может сохранить часто используемые настройки и быстро применить их к новым задачам. Это сэкономит время на рутинных действиях.

5. Интеграции. Система поддерживает API и готовые интеграции с мессенджерами, платежными системами и другим популярными сервисами. Это позволяет объединить рабочие процессы в одном месте. 

6. Есть бесплатная онлайн-демонстрация системы. На онлайн-встрече специалисты расскажут про все возможности платформы для совместной работы над проектами.

7. Есть мобильное приложение на Android и IOS.

Тарифы и наличие пробного доступа

Программа для командной работы предлагает бесплатный и 4 платных тарифа. На бесплатном тарифе есть задачи, база знаний, проекты и чат.

Чтобы получить больше полезного функционала для совместной работы, нужно перейти на платный пакет. Тарифные планы отличаются количеством пользователей и набором возможностей.

Также есть бесплатный пробный период на 14 дней. На нем можно попробовать весь функционал сервиса. Для этого достаточно зарегистрироваться. Вводить данные карт не придется.

Битрикс24

Битрикс24 — сервис, в котором есть инструменты для совместной работы онлайн. В программе можно управлять проектами.

Функционал

1. Проекты. Связанные задачи можно объединить в проекты — с единым доступом ко всем материалам. Внутри проекта есть календарь, чат, база знаний и хранилище файлов. У каждого проекта — свой стиль оформления. Это помогает визуально разделить направления работы. Команда видит, что нужно сделать, кто за что отвечает и какие задания важнее.

2. Постановка задач. В карточке задачи можно указывать исполнителя, наблюдателя, сроки и приоритет. При необходимости задачу можно сохранять как шаблон и использовать для повторяющихся процессов. Поиск заданий работает по фильтрам, ключевым словам и участникам. Это важно, когда в работе много направлений и все должно быть под контролем.

3. Чат. Встроенный мессенджер помогает держать рабочее общение внутри системы. Есть личные и групповые чаты и тематические каналы. Каналы могут быть открытыми или закрытыми, общими для отдела или специально для проекта. Здесь можно согласовывать детали, обмениваться файлами и оставаться на связи.

4. Календарь. В календаре можно отобразить все встречи, задания и события. Из карточки события можно перейти в чат, создать задание или начать видеозвонок. Это позволяет сократить время на переключения между сервисами. Календарь помогает учитывать загруженность сотрудников, планировать мероприятия и видеть, когда команда свободна. Руководители видят общее расписание, сотрудники — только свои рабочие события и задания.

Преимущества системы

1. Автодействия. После завершения работы система сама меняет ответственного, шлет письмо или двигает статус.

2. Интеграции. Интеграции с 1С, телефонией, почтой и облачными хранилищами сокращают рутину и ускоряют документооборот.

3. Мобильное приложение. Почти весь функционал доступен с телефона — удобно контролировать работу вне офиса.

Тарифы и наличие пробного доступа

Есть бесплатный и 3 платных тарифных плана.

Чтобы попробовать функционал системы, можно использовать бесплатный пробный период на 15 дней.

Аспро.Agile

Аспро.Agile — таск-менеджер для команд, которые работают по Scrum или Kanban. Подойдет тем, кто использует гибкие подходы и кому нужно пространство для совместной работы.

Функционал

1. Бэклог. Все входящие задания сначала попадают в бэклог. Там можно хранить идеи от заказчиков, технические требования и предложения команды. При планировании спринта бэклог просматривают, расставляют приоритеты, выбирают самые важные задания. Если что-то потеряло актуальность — задача остается внизу. Коллеги открывают бэклог, видят общий объем работы и на основе этого планируют следующие задания.

2. Спринты. Обычно спринт длится 1–2 недели. До его старта команда собирает задания, формулирует цель и определяет, что хочет успеть. Все задачи попадают на доску — видно, что уже сделано, что горит и что стоит на паузе. Такой формат помогает контролировать объем дел, не брать лишнего и не менять приоритеты в середине итерации. В конце команды проводят ретроспективу — оценивают результат, обсуждают, что можно улучшить.

3. Scrum-доска. Команда ведет проект по шагам: сначала собирает задания в бэклог, потом берет часть в спринт и по итогам обсуждает, что сработало. Задачи двигаются по колонкам со статусами, в каждой карточке — исполнитель, сроки, приоритет и прогресс. Все коллеги видят, как идет работа, что тормозит и где нужна поддержка. Такая доска помогает не терять фокус, равномерно распределять нагрузку и держать темп.

4. Канбан-режим. Если у команды нет фиксированных спринтов, можно включить режим Kanban. В системе можно ограничивать количество заданий в колонках, чтобы не копить незавершенные задания и не перегружать команду.

5. Эпики. Когда задача сама по себе крупная, ее удобно разбивать на несколько связанных заданий и объединять в эпики. Эпики работают как мини-проекты: у них есть общая цель, направление и понятный финал. Например, «Запуск новой версии продукта» — один эпик, в нем и дизайн, и доработка кода, и маркетинговая подготовка. Эпик закрывается только после выполнения всех заданий внутри, поэтому удобно отслеживать прогресс по ключевым направлениям и не терять контроль на крупном уровне. Команда видит, кто за что отвечает, как продвигается работа, и может согласованно двигаться к общей цели.

Преимущества системы

1. Автодействия. Система сама меняет ответственного, шлет напоминания или пишет в комментарии, если наступает нужное условие — это снимает мелкие рутинные задания с команды.

2. Быстрый запуск. Разобраться можно за пару часов. Команда сразу начинает работать, без долгого обучения и внедрения.

3. Гибкая настройка. Можно подстроить доски под любую методологию — Scrum или Kanban. Удобное пространство для совместной работы онлайн.

4. Есть автоматизация. Система сама рассылает напоминания, меняет статусы и назначает исполнителей. Менеджеры тратят меньше времени на рутину.

5. Есть бесплатная онлайн-демонстрация системы.

6. Есть мобильное приложение.

Тарифы и наличие пробного доступа

Аспро.Agile предлагает 1 бесплатный и 3 платных тарифа.

Также есть бесплатный пробный период, который позволяет работать на максимальном тарифе в течение 14 дней.

Мегаплан

Мегаплан — система для управления бизнесом. Сервис помогает управлять задачами и держать проекты под контролем.

Функционал

1. Проекты. Удобная группировка задач, единая карточка проекта со всей информацией и визуализация прогресса. Система показывает актуальный статус заданий, последовательность этапов и степень загрузки команды. Для планирования — диаграмма Ганта, где видно связи между заданиями. Можно использовать шаблоны, сравнивать план и факт по трудозатратам, вовремя корректировать сроки и ресурсы.

2. Задачи. Назначение ответственных, установка дедлайнов, контроль выполнения. Каждое задание — в отдельной карточке с чек-листами, комментариями, подзадачами и учетом трудозатрат. Поддерживаются шаблоны и периодические задания. Уведомления и статус прочтения позволяют не терять важное. Все это делает процесс управления заданиями прозрачным и контролируемым.

3. Чаты. Командное общение — в контексте работы. Чаты можно привязывать к задачам и проектам, все файлы и ссылки сохраняются в карточке обсуждения. Интерфейс чата включает список контактов, окно сообщений и блок с дополнительной информацией. Это помогает легко согласовывать детали, принимать решения и не терять важные моменты в переписке.

Преимущества системы

1. Лаконичный интерфейс. Простой и понятный дизайн — легко освоить без обучения.

2. Поддержка API. Можно подключить внешние сервисы и настроить интеграции.

3. Мобильное приложение. Все ключевые функции доступны на смартфоне — удобно в поездках.

4. Есть бесплатная онлайн-демонстрация платформы для совместной работы.

Тарифы и наличие пробного доступа

Бесплатного тарифа нет, есть только 4 платных.

Также система предлагает попробовать систему на максимальном тарифе с 14-дневным пробным периодом.

Kaiten

Kaiten — сервис для совместной работы команд. Помогает компаниям визуализировать рабочие процессы с помощью гибких канбан-досок и удобных инструментов для задач.

Функционал

1. Задачи. В Kaiten карточка задачи — полноценный рабочий инструмент. Вы можете указывать исполнителей, сроки, приоритеты, добавлять чеклисты и метки. Система позволяет создать любое количество дополнительных полей — удобно, если вы работаете с нестандартными или гибкими процессами. Внутри карточки хранится вся переписка, вложения и история изменений, поэтому ничего не теряется. А система уведомлений всегда держит в курсе: вы не пропустите ни дедлайн, ни комментарий.

2. Канбан-доски. Любой процесс можно отразить на визуальной доске — от идеи до результата. В Kaiten вы настраиваете статусы под себя и создаете любое количество досок под разные команды и проекты. Есть готовые шаблоны для продаж, маркетинга, разработки и других направлений. Доски гибко настраиваются под стиль работы вашей команды — даже если у каждой команды свой процесс.

3. Командная работа. Kaiten обеспечивает полную прозрачность: каждый участник видит, над чем работают коллеги. У заданий — понятные статусы, расширенные фильтры, сортировка и поиск. Легко управлять сразу несколькими проектами или потоками. Система легко адаптируется под разные нужды: она подойдет как для стартапов и небольших команд, так и для крупных распределенных групп.

4. Автоматизация. Автоматизация помогает уменьшить рутинную работу. Например, при перемещении задания в нужную колонку система сама назначит ответственного, добавит метку или отправит уведомление. Это экономит время и снижает риски ошибок.

Преимущества системы

1. Простота. Интуитивный интерфейс — все понятно без инструкций и обучения. Система логично устроена, легко ориентироваться даже тем, кто впервые работает с таск-менеджером.

2. Быстрая настройка. Создание рабочей доски — вопрос одной минуты. Готовые шаблоны под IT, маркетинг, продажи и другие процессы позволяют сразу начать работу без сложной подготовки.

3. Ничего лишнего. Интерфейс не перегружен — только нужный функционал.

Тарифы и наличие пробного доступа

Сервис предлагает бесплатный и 3 платных тарифа.

Также есть бесплатная пробная версия на 14 дней.

Инструменты совместной работы: какой сервис выбрать

Чтобы подобрать подходящий сервис для бизнеса, важно сравнить функции и условия разных платформ. Мы подготовили наглядную таблицу с ключевыми отличиями. 

Также дали несколько советов, как выбрать лучшие сервисы совместной работы:

1. Пробный период. Большинство сервисов дают 14–30 дней теста. За это время можно загрузить задачи, подключить команду, провести встречу и оценить, как система подходит под ваш процесс.

2. Бесплатные тарифы. Если команда небольшая — начните с бесплатной версии. Этого достаточно, чтобы понять, подойдут ли облачные сервисы для совместной работы. Заранее проверьте условия перехода на платные тарифы.

3. Демонстрация с менеджером. Онлайн-презентация займет 30 минут и покажет, как быстро решать типовые задания, подключать сотрудников и настраивать процессы.