С помощью автоматизации можно быстрее выполнять работу и не тратить много времени на одинаковые задачи. На рынке сейчас полно BPM-программ. Выбрать подходящий сервис не всегда просто. Нужно, чтобы он не только решал задачи, но и был понятным и удобным для команды. Чтобы долго не искать подходящие решения, мы подготовили подборку систем.
В статье рассказали, какие инструменты предлагают сервисы. А в конце добавили сравнительную таблицу BPM-решений, чтобы было проще выбирать.
BPM-примеры: 5 российских решений
Рассмотрим 5 BPM-программ, которые помогут автоматизировать рутинные задачи. Оценивали сервисы по критериям:
-
Функционал. Что для автоматизации предлагают информационные системы управления бизнес-процессами.
-
Тарифы. Что входит в платные версии. Есть ли бесплатный тариф.
-
Как можно изучить функционал системы. Есть ли демонстрация системы, на которой можно подробнее узнать о функционале. Есть ли пробный период и сколько он длится.
Теперь рассмотрим BPM-системы: примеры, которые подойдут для компаний любого размера — от малого бизнеса до крупных корпораций.
Аспро.Cloud
Аспро.Cloud — система для эффективной работы команды. В сервисе есть модули, например, CRM, «Финансы» и «Проекты». Внутри каждого можно настроить автодействия — операции, которые система выполняет без участия человека. Например, Аспро.Cloud может поменять ответственного в задаче, создать совместное событие, напомнить о дедлайне или отправить письмо клиенту.
Также в системе есть модуль «Бизнес-процессы». Он позволяет создать последовательность автодействий и объединить процессы в разных модулях. Так можно автоматизировать любой сценарий, например, согласование отпусков сотрудников или выставление счетов.
Функционал
-
Автодействия вместо ручной рутины. В каждом модуле системы есть автодействия. Программа может отправлять уведомления и ставить задачи сотрудникам при соблюдении условий. Например, если сделка в CRM выиграна, система самостоятельно запустит проект. Это избавляет от ручных действий и ускоряет работу.
-
Карточка бизнес-процесса. Здесь собрана информация о рабочем процессе. В карточке участники могут сразу понять, что нужно делать. Не придется тратить время, чтобы что-то уточнить. В карточке бизнес-процесса можно добавить поля для заполнения. Например, чтобы участник при создании процесса указал описание задания.
-
Создание и настройка бизнес-процессов. Программа БПМ помогает создать бизнес-процесс для любой работы. Например, для согласования счета или на отправку задания дизайнерам. Можно настроить этапы работ, выбрать ответственных и установить условия для автодействий. Достаточно один раз визуализировать процесс, а дальше система самостоятельно поставит задачи и выполнит нужные действия. Не придется контролировать каждый шаг или писать комментарии ответственным — все сделает система.
-
Легкий контроль каждого бизнес-процесса. Бизнес-процесс можно отследить на канбан-доске, чтобы видеть, на каком этапе находится работа. Также можно включить фильтры, например, по дате или ответственному. Это позволяет быстрее находить нужный процесс. А чтобы подробнее узнать о работе, можно зайти в карточку процесса. Здесь есть вся история: кто согласовал, когда сделали задание и что изменилось. Так можно следить за рабочим процессом и не терять важные моменты.
-
Регулярные задачи без повторного ввода. Чтобы не создавать одну и ту же задачу снова, можно использовать регулярные задачи. Например, для подготовки отчета или проверки статьи. Для этого нужно сделать шаблон, указать в нем исполнителя и настроить режим повторения. Система автоматически создаст задачу в установленное время.
-
Интеграция с другими системами. В системе есть интеграции с Google календарем, IP-телефонией и другими сервисами. Также можно подключить внешние программы через API. Так, необходимое для работы будет в одном месте. Не придется постоянно переходить в другие программы.
Тарифы
Программа для управления бизнес-процессами предлагает бесплатный тариф. Здесь нет автодействий и модуля с бизнес-процессами. Но есть другой полезный функционал. Он поможет управлять командой и бизнес-процессами. Например, можно создать проект, а внутри него поставить задачи сотрудникам.
Создать бизнес-процесс можно на платном тарифе «Старт». Остальные пакеты отличаются по количеству бизнес-процессов.
Как изучить функционал системы
Есть 2 способа узнать подробнее про функционал программы для схем бизнес-процессов:
-
Записаться на бесплатную демонстрацию системы. На встрече подробно узнаете про функционал сервиса, а также зададите вопросы специалистам.
-
Использовать бесплатный пробный период . В тестовый период можно попробовать самостоятельно настроить систему. Деморежим доступен на 14 дней. Чтобы его получить, нужно только зарегистрироваться. При этом карту привязывать не нужно. После окончания тестового периода можно перейти на бесплатный тариф или выбрать один из платных.
Битрикс24
Битрикс24 — сервис для совместной работы. В нем можно автоматизировать любые рабочие процессы. Например, согласование заявления на отпуск. Также в системе есть роботы и триггеры. Помогают автоматизировать рутинные задания, например, отправку уведомления сотрудникам.
Функционал
-
Автоматизация работы. В Битрикс24 можно создать рабочий процесс для регулярных заданий. Например, когда нужно оформить счет. Система самостоятельно будет передвигать задачи по этапам и уведомлять сотрудников.
-
Настройка процессов под потребности компании. Каждый процесс можно настроить в карточке. Достаточно добавить поля и задать последовательность действий. Это помогает настроить сервис под потребности компании.
-
Интеграция с другими сервисами. К Битрикс24 можно подключить другие сервисы, что позволяет использовать несколько инструментов в одном месте.
-
Таймлайн. Показывает информацию о процессе в одном месте. Сотрудники могут отслеживать события и проверять комментарии в реальном времени. Если задание требует внимания, программа уведомит.
-
Автозавершение процессов и уведомления. Каждое завершение этапа автоматически запускает действия. Например, после завершения этапа процесс может автоматически перейти к следующему. Это помогает ускорить работу.
Тарифы
Есть бесплатный и 4 платных тарифа. Создать бизнес-процесс можно на тарифе «Профессиональный». На бесплатном плане есть роботы и триггеры, которые помогают автоматизировать регулярные задачи. Например, могут в нужное время отправить письмо клиенту.
Как изучить функционал системы
В сервисе нет бесплатной презентации возможностей системы. Чтобы попробовать функционал BPM-решения, можно использовать бесплатный пробный режим. Он доступен на 15 дней. Этого времени хватит, чтобы оценить сервис и решить с выбором.
RetailCRM
RetailCRM — платформа для управления продажами и клиентами. Здесь нет бизнес-процессов, но есть триггеры, которые выполняют автодействия при определенных условиях.
Функционал
-
Внешние триггеры. Реагируют на события с клиентами. Например, когда клиент оформил заказ, программа автоматически отправит ему письмо. Это поможет отвечать клиентам без задержек.
-
Внутренние триггеры. Автоматизирует внутренние процессы компании. Например, можно настроить автоматическое уведомление для менеджера, чтобы он обработал новый заказ.
-
Триггерные рассылки по сегментам. В RetailCRM можно запускать рассылки для клиентов. Например, отправлять письмо о скидке постоянным клиентам. Так можно увеличить повторные продажи и поддерживать интерес к компании.
-
Цепочка триггеров. Представляет собой цепочку действий, которые срабатывают друг за другом. Например, когда заказ меняет статус на «Выполнен», система автоматически отправит клиенту письмо. Это поможет поддерживать связь с клиентами.
-
Отложенные триггеры. Автодействия, которые срабатывают через время. Например, спустя пару дней после доставки заказа, программа автоматически отправит клиенту сообщение о скидке. Так можно стимулировать повторные продажи.
-
Работа с оплатами. Триггеры могут отследить статусы оплат и автоматически обновить информацию о заказе. Например, если заказ оплачен, можно изменить его статус и поставить задание на комплектацию. Это позволяет ускорить управление заказами.
Тарифы
В BPM-программе есть бесплатный и платный тарифы. На бесплатном тарифе можно создавать до 5 активных триггеров. На платном — неограниченное количество.
Как можно изучить функционал системы
Специалисты предлагают 2 способа, которые помогут оценить платформу:
-
Бесплатный пробный период. Можно протестировать инструменты BPM-решения в течение 14 дней.
-
Онлайн-встреча. На ней специалисты подробнее расскажут про возможности сервиса, и как он помогает решать потребности компании.
amoCRM
amoCRM — сервис для управления клиентами. В BPM-программе есть триггеры — автоматические действия. Срабатывают при заданных условиях без участия пользователя. Помогают автоматизировать рутинные задания, например, отправку писем.
Функционал
-
Триггер создания задачи. Чтобы не забыть важные моменты в управлении клиентами, можно автоматизировать создание задач на этапах воронки.
-
Триггер создания сделки. Создает новую сделку при заданных условия. Информация из текущей сделки автоматически переходит в новую. Не придется вводить вручную. Это экономит время и помогает быстрее двигать сделки по воронке.
-
Триггер создания покупателя. Автоматически создает карточку клиента на основе информации в сделке. Это удобно, когда компания хочет больше работать с постоянными клиентами.
-
Триггер смены статуса. Срабатывает, когда сделка переходит на новый этап воронки. Это помогает поддерживать актуальность сделки без вмешательства менеджеров.
Тарифы
Бесплатного тарифа нет. BPM-программа предлагает 3 тарифных плана. При этом триггеры доступны только со 2 тарифа «Расширенный».
Как изучить функционал системы
В сервисе есть пробный период на 14 дней. Пользователи смогут оценить функционал BPM-решения бесплатно.
Мегаплан
Мегаплан — система для управления компанией. В BPM-программе есть бизнес-процессы, который автоматизируют сценарии работы.
Функционал
-
Предустановленные процессы. В сервисе есть готовые бизнес-процессы для базовых задач. Они помогают быстро начать работу и не тратить время на настройку.
-
Пользовательские процессы. В Мегаплане также можно создавать схемы бизнес-процессов под задачи компании. Например, для технической поддержки или обучения сотрудников. Это помогает настроить систему под потребности компании.
-
Настройка списка и карточек процессов. Пользователи могут настроить поля, порядок колонок и внешний вид карточек процессов. Это упрощает работу, так как видно только важную информацию.
-
Карточка процесса. В ней есть информация о работе с клиентом: заказы, комментарии, задачи. Это помогает держать все под рукой.
-
Связанные процессы. Процессы можно связывать между собой. Это удобно, когда нужно наладить работу между отделами.
-
Автоматическое создание процессов. Сценарии запускают новые процессы по определенным условиям. Это удобно, когда нужно автоматизировать регулярные задачи.
Тарифы
В сервисе бесплатного тарифа нет, только 4 платных. Бизнес-процессы есть в пакетах «Совместная работа: Бизнес» и «CRM: Бизнес».
Как изучить функционал системы
Что предлагают специалисты:
-
Бесплатный пробный период. Он позволяет использовать инструменты BPM-решения на протяжении 14 дней.
-
Бесплатную демонстрацию системы. На вебинаре специалисты расскажут, как инструменты платформы помогают в управлении компании.
BPM-платформа: как выбрать систему
Выбрать BPM-сервис — не всегда легко. Решение должно быть полезным и удобным для сотрудников. Поэтому собрали несколько советов, чтобы помочь выбрать сервис, который лучше всего подойдет для целей компании.
-
Используйте пробный период. Многие программы для оптимизации бизнес-процессов предлагают деморежим. Он длится 14 дней. Изучите функции и поймете, подходит ли сервис.
-
Используйте бесплатный тариф. В некоторых сервисах есть бесплатный тариф. Он ограничен по функционалу, но можно попробовать основные инструменты для управления бизнес-процессами. Если BPM-программа понравится, перейдете на платную версию и получите дополнительные возможности.
-
Запишитесь на онлайн-демонстрацию. На онлайн-встрече со специалистами узнаете о функционале BPM-решения и зададите вопросы.
Также сделали сравнительную таблицу топ BPM-систем. Сравните возможности и условия сервисов. Скачайте файл, чтобы было легче выбрать подходящую программу.
