Некоторые компании управляют финансами в Excel-таблицах — это привычно и не требует дополнительных затрат. Такой подход работает на старте бизнеса. Но когда проектов становится больше, работа с таблицами превращается в головную боль.
Одна ошибка в формуле или неправильно заполненная ячейка — и все данные ломаются. Приходится тратить часы или даже дни, чтобы переделать отчет. В таких условиях вести учет финансов по проектам довольно трудно, что уж говорить об их анализе.
Работа в таблицах и ее недостатки
Раньше команда вела весь финучет компании в Google-таблицах и Excel. Каждое подразделение заполняло свои большие таблицы, которые потом сводили в одну еще больше. А в этих таблицах где-то сбивались формулы, где-то они друг от друга отличались. Если лишнюю запятую поставить, то уже не цифра получается, а текст. И из-за этого иногда были ошибки в расчетах, которые потом приходилось вручную долго исправлять.
С ростом компании команда поняла, что дальше работать в таблицах будет только сложнее. Кроме того, данных становилось все больше, сотрудников — тоже. Стало очевидно: необходимы перемены.
Поиск подходящей системы
Павел уже знал про различные популярные сервисы финучета, и как они работают. Более того, он уже внедрял их в других компаниях. Но поскольку рекламное агентство ведет проектную работу по каждому направлению, нужно было управлять финансами именно в рамках проектов. Поэтому Павел задался вопросом «А как это все можно объединить?»
Я начал искать информацию по этому поводу в интернете и смотреть отзывы. И на десятом сайте я увидел такой комментарий:
«Ребята, что вы мучаетесь с этим? Есть же Аспро.Cloud, который закрывает все потребности компании уже 5 лет. Пробуйте, смотрите, вот таблица для сравнения с другими сервисами.»
Я поизучал сервис и понял, что Аспро.Cloud идеально подходит под систему управления в агентстве. И зачем использовать много разных сервисов и таблиц, если все можно получить в одном месте? Причем все модули системы еще и интегрированы между собой.
Павлу довольно быстро удалось убедить команду, что нужно внедрить Аспро.Cloud прямо сейчас: это будет несложно и недорого. Далее расскажем, что именно настроил Павел, и как это упростило работу команды и освободило время от рутины.
Автоматизация и порядок: как сейчас проходит работа в Аспро.Cloud
Мы знаем, когда выходим из бюджета по проекту
Раньше таблицы по проектам вел не отдел финансов, а сами производственники. Здесь они анализировали проекты с точки зрения расчета прибыльности. И было тоже много сложностей по этому поводу: то формулы сбивались, то форматы таблиц различались. Из-за этого команда получала недостоверную информацию о прибыльности проектов.
Сейчас команда ведет карточку проекта в Аспро.Cloud и в ней же отслеживает все поступления и списания. Удобно, что все это наглядно и автоматизировано. Все операции суммируются автоматически, и сотрудники сразу могут сравнить фактические показатели с плановыми.
Если видят, что расходы превышают планы, начинают разбираться в причинах и искать варианты оптимизации. А самое главное: все происходит в онлайн режиме, что позволяет команде постоянно держать руку на пульсе.
Пример бюджета проекта в Аспро.Cloud
Большинство операций сотрудники не вносят вручную — для этого настроена интеграция со всеми банками, поэтому платежи автоматически подтягиваются в проекты и отчеты. Вручную добавляют только операции с наличными. В результате команда тратит время не на подготовку и проверку таблиц, а на принятие управленческих решений.
Быстро смотрим прибыльность проектов
Чтобы узнать прибыльность конкретного клиента по всем проектам, команда объединяет их в портфель. Это помогает контролировать плановые и фактические поступления сразу по всем проектам клиента. За любой период руководство может посмотреть и ответить на вопрос: «Мы в плане или нет?». От этого напрямую зависит, выплатят ли премии сотрудникам.
Пример плановых и фактических поступлений в портфеле проектов Аспро.Cloud
Также портфели проектов позволяют команде быстро посмотреть на текущие результаты работы и понять:
- какие проекты приносят больше денег;
- в каких проектах нужно улучшить показатели.
Больше не забываем о платежах
Больше нет бесконечных звонков и сообщений, например: «Вы мне счет оплатили? А сейчас?» Благодаря платежному календарю команда стала тратить меньше времени на коммуникацию и больше — на дела.
Раньше сотрудники планировали ближайшие платежи в популярной системе управления проектами. Для этого создавали задачу на запрос платежа и заполняли в ней кучу полей. Бухгалтеру потом приходилось тратить много времени, чтобы ответить и завести платеж, а затем вручную распределить его по нужным разделам. Такой процесс был неудобным и отнимал много времени.
Теперь все плановые расходы и поступления команда создает быстро и в одном месте — в платежном календаре Аспро.Cloud. При создании операции достаточно заполнить несколько полей — все они подписаны и понятны любому сотруднику. После оплаты платеж автоматически появляется в модуле «Деньги», а в проекте появляются зеленые галочки — значит, плановый расход закрыли.
Пример платежного календаря в Аспро.Cloud
В платежном календаре сотрудники сразу видят, когда и какую сумму нужно оплатить. Это, в свою очередь, помогает команде избежать кассовых разрывов.
Планируем бюджет на длительный период
Раньше у команды не было удобных инструментов для долгосрочного планирования денежных потоков. Делать это в таблицах сложно и долго: нужен отдельный человек, который хорошо в них разбирается.
Сейчас бюджетный процесс выстроен в модуле «Бюджетирование». Команда создает бюджеты в разрезе разных юридических лиц и проектов. По сути, это привычные отчеты ДДС и ПиУ, но в прогнозном формате. Сотрудники просто указывают плановые значения по каждой статье учета, а затем анализируют план-факт и выявляют, где нужно оптимизировать расходы.
Пример бюджетирования в Аспро.Cloud
Модуль позволил команде постепенно увеличить горизонт планирования: начали с месяца, сейчас планируют на полгода вперед. Это дает понимание, как компания будет себя чувствовать в разных сценариях и какие решения стоит принимать заранее.
Оперативно получаем информацию из готовых отчетов и виджетов
Раньше отчетность получали на основе цифр из таблиц: неточную и несвоевременную. Кроме того, в отчете о прибылях и убытках не было разделения на производственные, коммерческие и административные доходы и расходы.
В итоге все находилось в одной куче, без системы и структуры. Еще один минус — долгий срок подготовки отчетов. Из-за этого управленческие решения принимались на основе данных, которым уже было больше месяца.
Сейчас отчет о прибылях и убытках в Аспро.Cloud формируется автоматически на основе всех проведенных операций. С его помощью команда детально анализирует как отдельные проекты, так и весь портфель.
Пример отчета ПиУ в Аспро.Cloud
Также для визуализации и анализа финансовой картины команда использует виджеты. Не нужно вручную собирать данные и создавать множество Excel-таблиц — система делает все автоматически.
Пример финансовых виджетов в Аспро.Cloud
Теперь, благодаря Аспро.Cloud, команда тратит больше времени не на подготовку отчетности, а на принятие управленческих решений — на основе актуальных и корректных данных.
И это еще не все: какие планы у агентства
В ближайшее время команда планирует настроить синхронизацию с 1С, чтобы выставлять счета и акты прямо из Аспро.Cloud.
Вижу в этом большую перспективу, в том числе благодаря шаблонам документов. Еще удобно, что при выставлении счета в платежном календаре автоматически появляется плановое поступление. А после его закрытия данные сразу отражаются в отчетах ДДС и ПиУ. Это одно из главных преимуществ Аспро.Cloud, что если ты сделаешь одну операцию, она дает эффект на другие модули.
Меньше времени на рутину и отчетный период: результаты внедрения Аспро.Cloud
После того как Павел интегрировал управление финансами в Аспро.Cloud, вся компания — не только финансовый блок — отказалась от Google-таблиц. Команде удалось не только настроить финансовую часть, но и обучить сотрудников. Теперь они самостоятельно, по простой инструкции, заносят данные в нужные разделы.
Также заметно ускорилась работа с отчетностью.
Раньше на отчетный период уходило 2–3 часа, а иногда и целый день, чтобы собрать отчеты. Теперь, благодаря тому, что данные обновляются ежедневно, как такового отчетного периода у сотрудников нет. Команде лишь важно, чтобы все операции и документы были закрыты и занесены в отчет ПиУ. После этого они считают месяц закрытым.
Пару слов для тех, кто еще не использует Аспро.Cloud
В заключение Павел добавил несколько слов об опыте работы с системами для финучета.
Хочу добавить, что у меня был опыт запуска разных сервисов. Поэтому могу сказать, что в Аспро.Cloud несложно все происходит. Интерфейс интуитивный и нативный — понятно, где и что нужно сделать, чтобы получить результат. Если что-то вызывает вопросы, всегда можно обратиться к инструкции. А если и этого недостаточно — написать в техподдержку, которая оперативно ответит и поможет разобраться.
Я знаю, что многие предприниматели привыкли работать в Excel-таблицах. Да, при правильной настройке это может быть удобно. Но со временем формулы начинают ломаться, данные — расходиться, и без отдельного специалиста такие таблицы сложно поддерживать в рабочем состоянии.
В Аспро.Cloud же уже есть наглядные дашборды, виджеты и графики, которые формируются автоматически. Не нужно нанимать человека, чтобы вручную собирать отчеты в Excel.
К тому же транзакции автоматически попадают в Аспро.Cloud за счет интеграции с банками. Достаточно один раз корректно все настроить — и дальше команда может просто работать и не тратить время на ручные операции.
В общем, не бойтесь отказываться от привычных инструментов ради новых, более качественных решений. Они сэкономят рабочее время и дадут более точную картину вашего бизнеса.
