В небольшой компании удобно использовать таблицы, мессенджеры и ручное управление. Сроки и статусы проектов на виду, задачи легко передать лично или в чате, а отчеты можно собрать за вечер. Но при масштабировании бизнеса эти инструменты перестают справляться. Сотрудники начинают тонуть в хаосе: тратят часы на поиск нужной информации, дублируют задачи коллег, вручную сверяют данные и переносят их из одной системы в другую. Вместо работы над проектами — бесконечная рутина и тушение пожаров.
Именно с такой ситуацией столкнулось рекламное агентство «Студия Рогова». Мы поговорили с маркетологом компании Софьей Роговой и узнали, как команде удалось вырваться из хаоса и наладить эффективное управление бизнесом с помощью Аспро.Cloud.
Немного о компании и ее масштабе
«Студия Рогова» — рекламное агентство полного цикла, которое специализируется на брендировании бизнеса. Команда разрабатывает рекламные материалы, производит мерч и сувенирную продукцию, а также оформляет мероприятия и общественные пространства под ключ.
Агентство берет на себя управление подрядчиками, производствами и специалистами, чтобы клиенту не приходилось работать с десятками исполнителей напрямую. Такой подход позволяет реализовывать даже самые масштабные и сложные заказы.
В портфолио «Студии Рогова» — проекты для крупных брендов и организаций:
- «Высшая школа экономики».
- «Лукойл».
- Wildberries.
- «СберСтрахование».
- «Парки Подмосковья»
С какими проблемами сталкивалась команда до Аспро.Cloud
Раньше студия параллельно использовала несколько инструментов для работы:
- В одной из популярных CRM-систем вели сделки, хранили данные контрагентов и выставляли счета.
- В Google Docs и таблицах хранили проектную информацию, планировали бюджет проекта, контролировали статусы задач и составляли внутреннюю отчетность.
- В мессенджерах обсуждали текущие вопросы по проектам, фиксировали договоренности и ставили новые задачи.
- В бухгалтерской программе фиксировали все платежи по проектам и контролировали финансовое состояние компании.
Долгое время такой подход полностью устраивал команду. Внутри каждого инструмента была своя часть рабочего процесса. Поэтому специалисты понимали, где найти нужную информацию, и быстро ориентировались в текущих задачах.
Но как только количество проектов стало кратно расти, привычные инструменты начали тормозить и усложнять работу команды.
В рабочем процессе мы столкнулись с тремя проблемами:
- CRM-система стала очень медленно работать из-за объема информации. Даже чтобы выполнить простые действия, например, открыть карточку сделки или сменить этап, требовалось время. Иногда приходилось просто ждать, пока система прогрузит данные. Все это замедляло работу команды и не давало сфокусироваться на основных задачах.
- Стало сложно управлять проектами. В CRM не было инструмента для работы с внутренними задачами. Проектному менеджеру приходилось вручную переносить данные о клиенте, заказе, договоренностях из CRM в таблицы, что замедляло запуск проектов. А задачи ставили и контролировали в мессенджерах, поэтому сотрудники теряли их, дублировали и не видели всей картины происходящего.
- Было много ручной работы. Нам приходилось вручную создавать сделки, уточнять и отслеживать статусы задач и проектов, фиксировать платежи в таблицах и собирать отчетность. Автоматизировать процессы текущие инструменты не позволяли.
Команда выжала максимум из привычного подхода, но дальше масштабировать процессы было уже невозможно. Так агентство и пришло к осознанию, что для эффективной работы нужен новый инструмент.
Почему выбрали Аспро.Cloud и как проходило внедрение
Мы пришли в Аспро.Cloud по рекомендации коллег. У нашего руководителя есть друг, у которого большая организация из 130 человек. Они тогда внедряли Аспро.Cloud, и очень хвалили сервис, особенно его гибкость и настройку под задачи бизнеса. Мы решили попробовать тоже. Сначала изучили интерфейс и базовые возможности системы. Все оказалось достаточно понятно и логично, поэтому решили протестировать сервис на реальном проекте в рамках пробного периода.
В итоге поняли — это то, что нужно. Нам особенно понравилось, что система позволяет связать сделки, проекты и финансы в одном окне. Также подкупили скорость работы системы и возможности для автоматизации.
После этого команда оплатила подписку, начала полноценно внедрять систему и переносить все текущие проекты. Полный переход на Аспро.Cloud занял около месяца. Весь функционал настраивали самостоятельно, по сложным вопросам обращались в техподдержку. За это время команда полностью адаптировала систему под свои процессы, перевела работу всех отделов и полностью отказалась от старых инструментов.
Схема работы агентства до и после внедрения системы Аспро.Cloud
Какие задачи решили с помощью Аспро.Cloud
Перестали терять лиды
В Аспро.Cloud команда подключила интеграцию с формами на сайте и чат-ботом в Telegram. Когда клиент оставляет заявку, система автоматически создает сделку в воронке продаж, назначает ответственного и подтягивает всю вводную информацию.
Менеджерам не нужно вручную переносить данные из разных источников связи и создавать сделки в CRM. Благодаря этому лиды в «Студии Рогова» больше не теряются, а специалисты мгновенно обрабатывают заявку и повышают шанс на продажу.
.png)
Пример заявки через Telegram-бот
Избавились от ошибок в счетах
В Аспро.Cloud есть полноценный конструктор документов. С помощью него команда создала шаблоны счетов под разные направления работы, например, поставку мерча или оформление мероприятий. Система автоматически подставляет в документ реквизиты клиента и компании, условия оплаты и нумерацию счета.
.png)
Шаблон счета на поставку мерча
Также в сделке менеджер привязывает нужные позиции, а система автоматически подтягивает их в счет и формирует итоговую сумму заказа с учетом скидок, доставки и НДС.
Привязка продуктов к сделке
Благодаря этому в агентстве полностью исключили человеческий фактор при создании счетов. Менеджеры больше не тратят время на поиск реквизитов и ручные расчеты, а клиенты получают корректные документы уже через несколько минут после согласования заказа.
Автоматизировали передачу клиента между отделами
В CRM команда выстроила воронку продаж, где менеджеры ведут клиентов от первого обращения до заключения договора. Как только клиент и утверждает макеты, система автоматически создает проект в отделе исполнения, назначает ответственного менеджера и переносит туда всю необходимую для работы информацию. Например, контактные данные клиента, полное описание заказа с техническим заданием, а также id сделки для быстрого перехода к истории переговоров.
Пример карточки проекта
Проектным менеджерам больше не нужно отслеживать статусы сделок и выяснять, когда начинать работу. Система автоматически уведомляет их о готовых к исполнению заказах. Кроме того, сотрудники перестали терять информацию при переходе клиента из одного отдела в другой. Поэтому команда сразу приступает к работе и четко понимает задачи и требования клиента.
Выстроили прозрачный финансовый учет
Внутри карточки проекта команда фиксирует все планируемые поступления и списания по проекту. А фактические показатели система вносит автоматически благодаря интеграции с банками. Менеджер в реальном времени видит полную финансовую картину: какие платежи уже прошли, какие необходимо совершить, и нет ли перерасхода бюджета. Это позволяет оперативно принимать решения, избегать кассовых разрывов и точно оценивать рентабельность проекта на каждом этапе. При этом больше не нужно постоянно отвлекать бухгалтера и вручную сводить данные из разных программ.
Прогноз денежного потока по проекту
Общие впечатления от Аспро.Cloud
Скорость — это первое, от чего мы в восторге. Система действительно «летает», что напрямую влияет на эффективность и производительность специалистов. Также нам нравится гибкость системы. Можно строить свою логику работы без жестких рамок, и это действительно помогает выстроить прозрачные и контролируемые процессы. Даже если какого-то функционала не хватает, мы всегда находим обходные пути, чтобы адаптировать систему под себя.
Еще одно преимущество Аспро.Cloud — постоянное развитие системы. Разработчики добавляют новые функции, дорабатывают интерфейс и расширяют возможности автоматизации. Мы следим за обновлениями и видим, как система становится удобнее с каждым месяцем. Это дает уверенность, что мы сможем дальше строить процессы в рамках одной системы и масштабировать бизнес.
