Проектная и процессная деятельность: в чем разница?
Услуги

Различия процессного и проектного подхода в управлении

Различия процессного и проектного подхода в управлении

Извечный вопрос: «Как подступиться к работе». С какой стороны взяться, чтобы посреди процесса не пожалеть. В какой-то момент люди поняли, что организовать работу грамотно — это целая наука, и прежде чем браться за дело, нужно продумать план наперед. Иначе можно оказаться в неловкой ситуации.

В этой статье мы разберем два популярных подхода к работе и выясним, можно ли их смешать.

Подходы к управлению

Всю работу можно разбить на два типа:

  1. Повторяющиеся процессы.

  2. Единоразовые активности.

Первый тип подразумевает, что компания функционирует по одному и тому же сценарию и получает плюс-минус одинаковый результат. Например, автомобильный завод день за днем производит машины. Да, руководство может изменить технические процессы, поставить станки поновее или выпустить новую модель. Но результат получается один и тот же — готовый автомобиль. И конца у такой работы нет. Такой подход называется процессным.

Второй же тип имеет четкий горизонт планирования, конечную цель. В этом случае работа воспринимается как некое мероприятие, событие, которое не повторится в точно таком же виде. Вернемся к примеру с автомобилями: разработка нового механизма подъема стекол — это единоразовая активность. После нее работники займутся чем-то еще. Например, дворниками. Ключевое здесь — результат. И даже если команде поручат снова разработать стеклоподъемник, к нему будут другие требования. Ведь зачем кому-то создавать еще один такой же механизм? Этот подход называют проектным.

В зависимости от специфики работы выбирают первый или второй способ. В одной компании параллельно могут существовать и взаимодействовать отделы с проектным и процессным подходом. И не испытывать при этом никакого дискомфорта.

Основы проектного подхода

Вам нужен план

Залог успеха проекта — это четкий и проработанный план, который учитывает сроки, возможные риски и изменения в ходе работы. Если прыгнуть в омут с головой и надеяться, что команда как-нибудь да выплывает, легко уйти в минус и не достигнуть никакого результата. Поэтому важно:

  • четко прописать цели, стадии и задачи проекта,
  • спрогнозировать сроки выполнения,
  • заложить возможные риски,
  • определить финансирование.

Да, в проектной работе также существуют гибкие методологии, которые немного сглаживают углы и оставляют пространство для маневра по срокам и целям. Тем не менее проработанный план пойдет на пользу даже Agile-команде.

Прибыльность проекта 

В проекте важно следить за экономической целесообразностью. Дело в том, что при таком подходе работа может затягиваться и требовать дополнительных ресурсов. Ведь Пока не достигнут результат, компания не получит прибыли. В какой-то момент затяжной проект может стать убыточным, и команда попадает в ловушку утопленных затрат. 

То есть вы уже вложили ресурсы, но результат приближается не так быстро, как планировали. Нужно принять решение: доводить проект до конца и отбивать хотя бы часть вложенных средств, или закрывать. Ведь для достижения цели придется потратить еще больше ресурсов.

Нет типовых регламентов

Алгоритмы действий и взаимодействия выстраиваются заново для каждого проекта. Можно опереться на предыдущий опыт, но не более. Регламенты все равно будут строиться заново из-за большого количества переменных даже в похожих проектах.

Например, вы разрабатывали план здания для клиента, который требовал регулярных согласований. Затем у вас появляется похожий проект, но в нем заказчик не может или не хочет участвовать так активно. Соответственно, нужны новые регламенты согласования.
Подсчет показателей эффективности

В ходе работы над проектом сложнее следить за выполнение KPI, ведь нет четких результатов. Потому что сложнее отследить конкретный результат. Проект либо завершен, либо нет. Поэтому важно наметить промежуточные цели, чтобы понимать, идет ли работа по плану. 

Поэтому для эффективной работы важно визуализировать этапы проекта. В Аспро.Cloud мы добавили специальный функционал для этого. Можно добавить порядок выполнения работ, этапы и вехи. Это поможет проекту продвигаться плавно и органично. Узнайте больше о системе управления проектами Аспро.Cloud.

Ведение проектов в CRM

Основы процессного подхода

Процессный подход похож на конвейер: работа построена на повторяемости результата. В работе могут быть изменения по улучшению этого результата, но они вносятся постепенно.

Объем и регулярность результата

Повторяемость результата хорошо работает с большими объемами продукта и постоянными поставками. Конечно, критерий количества зависит от сферы, в которой вы работаете. Но если вам нужно постоянно поставлять один и тот же результат своей работы, то для вашего бизнеса подойдет процессный подход.

Необходимость KPI

В случае процессного подхода ваш результат не столько готовый продукт, сколько его количество. Поэтому важно отслеживать показатели на всех этапах производства. Также численные значения помогут увидеть изменения от нововведений в процессе. Например, отследить, как повлиял наш новый стеклоподъемник на количество произведенных авто в месяц.

Также нужны показатели качества и удовлетворенности клиентов. Потому что количество может вырасти, но продукт станет хуже. Важно вовремя это отследить.

Четкий регламент

Чтобы компания работала как часы, важно разработать регламенты и следить за их соблюдением. Плюс в том, что при процессном подходе они остаются актуальными дольше, их не нужно регулярно изменять и дорабатывать. Множественные повторения позволяют отточить механизмы работы и довести их до совершенства.

Уменьшение количества вертикальных связей

В ходе работы над типовым продуктом, важность указаний «сверху» снижается. От руководства нужно лишь следить за соблюдением KPI и регламентов и сосредоточиться на возможных улучшениях и развитии компании.

Для команды это значит расширение зоны ответственности и большую самостоятельность. 

Разница между процессом и проектом

Какой подход выбрать?

Выбор подхода напрямую зависит от вашей деятельности. Если вы регулярно создаете продукт в значительном объеме, то вам нет смысла разделять производство на отдельные проекты. С учетом того, что для целевой аудитории не нужен персональный подход. Это только усложнит работу и конечный продукт дороже. 

Если же каждый заказ вы разбираете индивидуально, то подойдет проектный подход. Он позволит удовлетворить клиента и добиться оптимального результата. 

Сочетать два подхода можно, если над проектами будет работать одна команда, а над процессом — другая. Это позволит достигать нетиповых результатов там, где нужно, и при этом поддерживать объемы производства.

Например, в IT-сфере отдел разработки будет комфортно себя чувствовать в формате проекта, ведь команде нужно каждый раз предоставлять новый результат. В то время как техподдержке больше подойдет процессный подход.

Процессный и проектный подход: отличия


Хотите навести порядок в проектах и финансах и улучшить взаимодействие всей команды? Попробуйте Аспро.Cloud бесплатно 14 дней! 

Зарегистрироваться бесплатно