Если вы искали способ автоматизировать работу, минимизировать операционку и сфокусироваться на решении стратегических задач, у нас есть для вас отличные новости. В последнем обновлении Аспро.Cloud мы добавили новый модуль «Бизнес-процессы». Он решает именно эти задачи.
Модуль «Бизнес-процессы» позволяет запустить цепочку автоматизированных действий для достижения какого-то результата. Так можно проводить, например, согласовывать оплаты. Применений может быть сколько угодно, и ниже мы приведем пару таких сценариев.
Автоматизация бизнес-процессов
Модуль «Бизнес-процессы» позволяет автоматизировать рутинные процессы в вашей компании. Вы создаете последовательность автодействий, которые могут создавать задачи, отправлять уведомления, добавлять плановый расход или событие в календарь.
Вы сами настраиваете поля, которые нужны будут для бизнес-процесса. Например, можно создать поле «Руководитель» и в самом начале процесса подставить в него пользователя.
Так будущие задачи будут использовать это поле как источник информации.
При этом ничего не мешает всегда иметь фиксированного пользователя в процессе. Например, если для согласования оплат всегда нужен финансовый директор, можно просто всегда подставлять этого пользователя.
Задания
Специально для модуля «Бизнес-процессы» мы добавили задания, которые позволяют гибко организовать большинство процессов. При этом можно использовать и все остальные доступные автодействия системы.
Есть 3 типа заданий:
Утвердить или отклонить. Простой выбор из двух кнопок, удобно использовать для согласования каких-то активностей. В зависимости от выбора ответственного бизнес-процесс может пойти по разным сценариям или прекратиться.
Запросить информацию. Иногда от сотрудника требуется только предоставить какую-то информацию. Например, при приеме нового человека, техспециалист заводит для него email-адрес. Чтобы процесс двинулся дальше, мы запрашиваем эту информацию у пользователя.
Ознакомиться с информацией. Хотите оставаться в курсе каждого бизнес-процесса? Настройте задание «Ознакомиться с информацией», чтобы без вашего участия ни один процесс не двинулся дальше.
Прозрачность
Когда в какой-то активности задействованы 1-2 человека из одного отдела, отследить статус задачи нетрудно. А когда это более сложный процесс, где за каждый этап отвечают люди из разных команд, возникают проблемы. Вроде как, активность одна: например, принять сотрудника на работу. Но нужно, чтобы:
-
бухгалтер подготовил документы;
-
технический специалист завел почту и пригласил в систему;
-
офис-менеджер подготовил рабочее место;
-
руководитель провел онбординг.
А еще есть ведь очередность выполнения. Например, пишем мы посадочную страницу. Сборку не начать, пока не будет макета, а его не сделать без текста. В любом случае важно понимать, на каком этапе находится тот или иной процесс.
С новым модулем это стало действительно просто. Не нужно искать ответственного за задачу, саму задачу и проверять ее статус. Этапы бизнес-процесса легко отследить на канбан-доске.
В карточку бизнес-процесса можно провалиться и посмотреть, какая задача исполняется сейчас, увидеть ответственного и написать комментарий.
Легко настроить — еще легче пользоваться
Настройка бизнес-процессов может показаться сложным занятием, но на самом деле это довольно просто. Выбираете условие и желаемый результат. Главное — грамотно представить, как должен выглядеть ваш процесс. Если нужна помощь, наши специалисты всегда готовы помочь.
А еще бизнес-процессами очень просто пользоваться на практике. Исполнителям поступают задачи — они их выполняют и могут даже не думать, как двигается остальной процесс. Не нужен отдельный ответственный, который искал бы задачи, следил за выполнением и ставил задачи.
То же самое для процессов, где обычный сотрудник выступает инициатором. Например, при запросе на отсутствие. Ему будет достаточно заполнить простую форму, а дальше процесс пойдет сам по себе. Важно лишь грамотно настроить поля с входными данными.
Примеры использования
Опишем несколько примеров бизнес-процессов, покажем, какие автодействия срабатывают на каждом этапе, и какую форму заполняет инициатор.
Согласование оплат
Инициатор: Любой сотрудник с доступом
Участники процесса: Бухгалтер, финансовый директор, исполнительный директор (опционально), инициатор
Роли: Нет
Результат: Согласованная или отклоненная оплата
Входные данные:
С помощью этого бизнес-процесса любой сотрудник с доступом может инициировать оплату от компании. После запуска бизнес-процесс попадает на стадию «Финансовый директор», где соответствующий пользователь может согласовать или отклонить оплату.
В случае отклонения бизнес-процесс сразу закрывается, а инициатор получает об этом уведомление. Если же финансовый директор одобрил покупку, ему поступает повторный запрос: нужно выбрать, требуется ли согласование исполнительного директора. В зависимости от выбора бизнес-процесс перейдет на разные этапы.
Исполнительный директор также может либо одобрить, либо отклонить запрос. В случае согласования процесс переходит на этап «Счет на оплате». Собственник компании получает уведомление о согласовании счета, а на бухгалтера ставится задача «Оплатить счет». Файл, который прикреплял инициатор, автоматически прикрепляется к этой задаче.
Когда счет оплачен, процесс переходит в стадию «Ожидание акта», а инициатор получает задачу «Предоставить акт». После предоставления акта процесс закрывается как успешный.
Отсутствие сотрудника
Инициатор: Любой сотрудник
Участники процесса: Бухгалтер, руководитель сотрудника, инициатор
Роли: Руководитель
Результат: Согласованное отсутствие сотрудника на рабочем месте
Входные данные:
Любой сотрудник может запустить процесс по своему отсутствию. При заполнении формы «Обоснование отсутствия» — необязательное. Так как в случае ежегодного отпуска или больничного нет в нем необходимости. Если же сотрудник выбрал «Удаленная работа», система автоматически запросит у него заполнение этого поля.
Далее стандартно: руководитель может согласовать или отклонить запрос.
Дальше процесс идет по разному пути, в зависимости от причины отсутствия:
-
Удаленная работа: сразу переходит на успешный этап, поскольку никакие документы не нужны.
-
Больничный: сразу переходит на этап «Ожидание документов», где ставится задача на сотрудника.
-
Отпуск за свой счет: ставится задача на бухгалтера, а затем и на сотрудника — подписать заявление.
-
Отпуск: ставится задача на бухгалтера «Внести в график отпусков», а затем и на сотрудника — подписать заявление.
Также можно настроить уведомление об отсутствии для выбранных пользователей при переходе процесса на успешную стадию.
Прием сотрудника на работу
Инициатор: HR-специалист
Участники процесса: Бухгалтер, технический специалист, офис-менеджер и руководитель нового сотрудника, HR-специалист
Роли: Руководитель
Результат: Новый сотрудник в компании
Входные данные:
HR-специалист запускает процесс, после чего система автоматически проставляет роль «Руководитель» на основе поля «Отдел».
После этого руководитель получает задачу на запрос документов от сотрудника.
Документы передаются в бухгалтерию, после закрытия предыдущей задачи создается новая. В ней уже бухгалтер готовит пакет документов для подписания. По завершении задачи бизнес-процесс переходит на следующий этап.
Далее подключается технический специалист. Он получает задачу «Выдать доступы», где готовит необходимые аккаунты в сервисах в зависимости от отдела. По завершении задачи он получает задание «Заполнить поле email». Это необходимо, чтобы отработало следующее автодействие — добавить пользователя в систему.
Аспро.Cloud автоматически отправляет приглашение на новую почту. Вся информация подставляется из пользовательских полей бизнес-процесса.
Следующий этап довольно простой: офис-менеджер готовит новое место для сотрудника. В задачу автоматически передаются данные об имени сотрудника и отделе.
Последний этап — руководитель назначает дату выхода сотрудника, показывает его рабочее место, знакомит с командой и ставит первые задачи.
Если вдруг по какой-то причине на одном из этапов процесс стоит дольше 14 дней, инициатор процесса получит уведомление.
При успешном приеме на работу HR-специалист также получит уведомление.
Написание статей
Инициатор: Главный редактор или автор
Участники процесса: SEO-специалист, дизайнер, редактор
Роли: Автор, редактор, эксперт
Результат: Опубликованная статья
Входные данные:
Продумали бизнес-процесс, который сами сейчас и используем. На этапе «Подготовка» сперва система проверяет, нужен ли эксперт. Если да, то редактору нужно указать, кто будет давать комментарий. Об этом придет уведомление выбранному пользователю. Такой способ удобен, если вы работаете с экспертами из своей компании.
На этом подготовка не заканчивается. Если для материала нужно ТЗ от SEO, на специалиста ставится задача. По завершении он получит запрос информации — нужно будет заполнить поле «ТЗ от SEO-специалиста».
Дальше процесс переходит на стадию «Написание». Если статья пишется с экспертом, автор получает соответствующую задачу, а в календаре создается встреча. После интервью автор заполняет поле «Комментарий эксперта». Можно приложить ссылку на Google Docs или на аудиозапись встречи.
Теперь все готово к написанию. Автор получает задачу на статью. В ней уже сохранена вся информация, которая может понадобиться: ТЗ от SEO-специалиста и интервью с экспертом.
По завершении задачи система запросит ссылку на готовый текст. Это нужно, потому что бизнес-процесс переходит на следующий этап, где ставится задача на дизайнера. Но сперва поступает запрос к руководителю отдела дизайна. Он должен выбрать исполнителя для задачи.
В задаче для дизайнера сразу есть ссылка на статью. По готовности он прикрепит ссылку на изображения для публикации. В итоге на финальной стадии «Публикация» ответственный получает задачу, где уже есть текст и картинки.
После публикации бизнес-процесс отправится в архив, но в карточке сохранятся ссылки на все материалы по статье.
Автоматизируйте, это просто
Любой процесс в вашей компании можно автоматизировать, особенно если подойти к этому творчески. Если в активности участвуют больше 2 людей, вы уже ощутите, насколько меньше операционки будет на вас. Мы показали, что новый модуль поможет:
-
упростить взаимодействие с руководством;
-
рабочие процессы вашего отдела;
-
внутренние процессы, вроде найма сотрудника.
И это далеко не предел. «Бизнес-процессы» уже доступны с тарифа «Старт», а также на бесплатном тестовом периоде, который вы получите на 14 дней при регистрации.
