Digital-агентство Panda Ads работает совсем в других условиях: их проекты — это марафон без финишной черты. Команда на постоянной основе продвигает бизнес клиентов. Расслабляться некогда — рынок меняется, алгоритмы обновляются, а конкурентов становится все больше. Успех таких проектов зависит от умения выстроить процессы и оставаться гибкими. Как это удается Panda Ads, и как в этом помогает Аспро.Cloud, рассказал Александр Гаврилин, CEO агентства.
Panda Ads — эксперт в продвижении бизнеса в интернете
Команда занимается:
-
контекстной и таргетированной рекламой;
-
ПромоСтраницами;
-
CRM-маркетингом;
-
продвижением в Telegram;
-
продвижением на маркетплейсах;
-
SEO;
-
работой с блогерами;
-
копирайтингом.
Благодаря опыту и экспертизе во многих направлениях, команда Panda Ads может решить практически любую задачу в digital-сфере и подобрать для бизнеса самый эффективный способ продвижения. И, конечно, добиться высоких показателей.
За 7 лет работы агентство реализовало более 100 проектов. Среди которых сотрудничество с лидерами отраслей и известными организациями. Например:
-
Благотворительным фондом Константина Хабенского.
-
Образовательным порталом GeekBrains.
-
Круизной компанией «Мостурфлот».
-
Производителем мужской одежды HENDERSON.
-
Московским политехническим университетом.
Над продвижением бизнеса клиентов работает команда из 15 человек. Это руководящий состав и профильные сотрудники:
-
эксперты по работе с охватными инструментами;
-
отдел производства;
-
менеджеры по продажам;
-
PR-менеджер;
-
бизнес-ассистент.
.jpg)
Теперь, когда мы немного познакомились с агентством Panda Ads, перейдем к самому интересному и поговорим, какие решения команда рассматривала для создания эффективного рабочего процесса.
Запустили бизнес — внедрили CRM
Многие предприниматели не внедряют систему управления на первых этапах работы бизнеса по одной простой причине. Когда проектов, сделок и оплат не так много, все можно легко контролировать вручную. Но со временем без автоматизации становится сложно управлять процессами из-за большого объема информации, а качество работы ухудшается. Мы часто сталкиваемся с подобными ситуациями, когда берем интервью у наших пользователей и готовим новые кейсы.
Но в этот раз ситуация совсем другая. Благодаря своему опыту CEO Panda Ads с самого начала понимал, насколько важно внедрить систему управления.
Это не первый проект, в котором я участвую. Соответственно, необходимость внедрения CRM, а не ведение задач в Excel, Telegram или Skype, была изначально. То есть когда мы только сидели у юриста, подавали документы на регистрацию юридического лица, уже понимали, что нам нужна CRM.
Первая система, которую внедрили в агентство, — ПланФикс. Команда работала в этом сервисе на протяжении 6 лет.
В ПланФиксе было все, вся жизнь бизнеса: от знакомства с клиентом до акта сверки при расторжении договора. Изначально мы просто пошли выбирать систему управления и остановились на ПланФикс. Конечно, у нас были определенные сомнения, вопросы и переживания. Но, по большому счету, как мы внедрили этот сервис, так мы с ним и продолжали работать на протяжении шести лет.
Но все-таки в работе с ПланФикс у команды возникали сложности, что и повлияло на переход в другую систему.
Сложный интерфейс = неэффективная работа команды
Многие задачи в ПланФикс решались относительно сложно и долго. Плюс интерфейс системы, несмотря на все возможности кастомизации и регламенты, был достаточно сложным для понимания некоторыми членами команды.
Александр также отмечает, что поначалу в команду брали людей практически без какого-либо опыта работы. Не только в digital, а вообще. Поэтому привыкнуть к интерфейсу системы новичку было тяжело, да и этот процесс занимал много времени. Вместо того чтобы сосредоточиться на своей работе, сотрудники тратили силы на изучение сервиса, что снижало общую эффективность команды.
Важно, что человек видит в системе: «Создать действия в хронике» или «Написать комментарий в задаче». Суть одна и та же, но для новичков это более понятный язык, что сильно упрощает работу. Поэтому в какой-то момент это достигло критической точки, и мы занялись вопросом переезда на какую-либо другую платформу.
Для переезда команда рассматривала различные системы управления бизнесом и проектами. Но остановилась на Аспро.Cloud. На выбор повлияло два фактора:
-
понятный интерфейс;
-
инструменты для финансового учета, в том числе в рамках проекта.
Для нас было критически важно вести финансы в той же системе, в которой мы ставим и выполняем задачи. В противном случае можно было бы легко потерять где-то какую-то сумму зачисления, какую-то цифру и так далее. Это все снижает эффективность рабочего процесса и рентабельность бизнеса в целом.
Внедрили Аспро.Cloud за 2 недели
В Аспро.Could можно легко перенести данные из другой системы. Для этого предусмотрен импорт файлов из CSV. То есть вручную создавать каждую задачу или сделку пользователю не нужно. По такому пути и пошла команда Panda Ads.И благодаря этому переезд на новую систему занял совсем немного времени.
Мы перенесли всю информацию и перевели команду в Аспро.Cloud, наверное, за недели две. Но нужно тоже понимать, что мы занимались внедрением неполный рабочий день. То есть было так, что вечерком прикидывал, что нужно настроить, и переносил лиды, задачи, финансы.
Единственное, что нужно было настроить для правильного импорта информации — пользовательские поля в проекте.
.png)
Кстати, перенести файлы можно и с зарубежной системы. Так, например, делали многие наши пользователи:
Как команда выстроила рабочий процесс в Аспро.Cloud
Первый этап — работа со сделкой
Клиент может оставить заявку на продвижение разными способами. Например:
-
написать на почту;
-
заполнить форму на сайте;
-
написать в Telegram-бот или WhatsApp.
Чтобы не просматривать каждый канал связи вручную, команда интегрировала их с Аспро.Cloud. Система автоматически собирает лиды со всех источников и создает карточку сделки в воронке продаж.
.png)
Если клиент несколько раз связывается с агентством в разных каналах, система объединяет всю информацию в карточке клиента. То есть менеджеру достаточно изучить историю взаимодействия, чтобы не пришлось начинать диалог с нуля.
Но бывает, что клиенты связываются через каналы, с которыми не настроена интеграция. Например, звонят в офис.
В этом случае менеджер отдела продаж связывается с клиентом и, в случае квалификации, просто самостоятельно заносит карточку в систему.
Далее в процесс подключается менеджер по продажам. Он становится ответственным по сделке и начинает работу с клиентом. Чтобы отслеживать, на каком этапе находится каждая сделка, команда настроила воронку продаж с необходимыми этапами.
.png)
Чтобы выстроить непрерывный процесс продажи, команда также настроила автодействия. При переходе на какой-либо этап воронки система ставит ответственному менеджеру задачу. Например, на проведение брифинга или составление коммерческого предложения. Благодаря этому менеджеры не пропускают ни одно важно событие и увеличивают количество успешных сделок.
.png)
Если менеджер успешно завершил сделку и подписал все необходимые документы, система автоматически ставит на него задачу — передать информацию в отдел производства. Так происходит бесшовная передача сделки от менеджеров к профильным специалистам.
.png)
Второй этап — планирование и выполнение проектов
После того как менеджер передает информацию в отдел производства, специалисты по продвижению создают карточку проекта под каждую услугу. Например, если клиент оформляет настройку таргетированной рекламы и SEO-продвижение, команда создаст два отдельных проекта.
Важно: Panda Ads работает с непрерывными проектами. Команда сопровождает клиента на протяжении длительного времени, чтобы обеспечить устойчивое развитие бизнеса и достижение высоких результатов. Такие проекты не имеют конечной точки, так как зависят от постоянно меняющихся алгоритмов поисковых систем, конкуренции и поведения пользователей.
Еженедельно менеджер проекта вручную ставит в карточке проекта задачи для исполнителей.
.png)
В Аспро.Cloud есть шаблоны проектов и автодействия в этом модуле. С ними в работе станет еще меньше рутинных одинаковых действий. Но в Panda Ads этими инструментами не пользуются по нескольким причинам.
На текущем этапе нашего развития в этом нет необходимости. У менеджера проекта в регламенте прописаны основные этапы работы с клиентом. Условно, отчетность в конце недели с постановкой задач на следующую неделю. За последнее время не было случая, чтобы менеджер забыл что-то сделать или пропустить. Он все равно поставит себе задачу в Аспро.Cloud, чтобы зафиксировать затраченное время. Регулярные задачи, например, заполнение отчетов, в них сейчас тоже нет необходимости, потому что регламент уже у всех на подкорке, все к нему привыкли.
В регламенте также прописаны цели работы, а как их достичь — менеджер решает в моменте. У нас достаточно быстро меняющаяся сфера. То, что запланировано неделю назад, завтра может быть уже неактуально.
Чтобы понимать маржинальность проектов, в каждой задаче специалисты фиксируют затраченное время. В любой момент менеджер проекта или руководитель может проанализировать отчет, который система собирает автоматически. Он позволяет сравнить плановые и фактические показатели с помощью понятного графика.
Третий этап — выставление счетов и контроль финансов по проектам
Первая оплата по проектам происходит еще до передачи в отдел производства. Поступление средств контролирует менеджер по продажам. Далее клиенты оплачивают работу ежемесячно.
Команда выставляет счета прямо из карточки проекта. Чтобы в документах не было ошибок, в системе предусмотрено автозаполнение данных контрагентов. Достаточно выбрать нужного клиента при создании счета.
После этого автоматически формируется счет с суммой оплаты и услугами. Все, что остается менеджеру — нажать кнопку «Отправить». Документ сразу же отправляется клиенту по электронной почте.
Когда деньги приходят на счет, руководитель фиксирует доход в карточке проекта. Туда же он добавляет все списания. На основе этих данных система автоматически составляет прогноз денежного потока, рассчитывается рентабельность и остаток на балансе.
Клиент оплатил счет, который включает в себя бюджет нашей услуги, Мы должны понимать, сколько мы можем еще потратить на рекламную систему, а сколько мы заработали с этого сами. Если бы у нас не было возможности отслеживать финансы по проектам, мы бы столько лет не прожили на рынке.
Итоги
В Аспро.Cloud стало удобнее работать с продажами, появилась более наглядная воронка. Не могу сказать, что удалось добиться прям каких-то результатов, но мы решаем все свои задачи, функционала хватает. Пока у нас нет каких-то глобальных целей именно насчет улучшения работы в системе. В скором времени будем планировать следующий год с учетом текущей обстановки. Может быть, это поставит перед нами какие-то новые задачи.
Александр также поделился пожеланиями, которые помогут нам улучшить функционал системы. Мы зафиксировали информацию и уже передали нашей команде разработчиков :)
Если у вас тоже есть идеи, вы можете зафиксировать их в нашей дорожной карте или в чате пользователей. А если вы хотите поделиться своей историей внедрения и использования Аспро.Cloud, оставляйте ваши контакты в форме ниже. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.
