Как автоматизировать согласование больничных, отпусков и командировок

Каждая компания сталкивается с одним и тем же. Один сотрудник уходит на больничный, другой работает из дома. Начинается привычная суета: найти шаблон заявления, уведомить руководителя и не забыть сообщить бухгалтерии. В итоге часть информации теряется, задачи зависают на согласовании. А иногда коллеги узнают об отсутствии сотрудника слишком поздно — в тот самый момент, когда без него не обойтись. 

В статье вы узнаете:

• как обычно проходит согласование отсутствий;
• в чем сложности такого подхода;
• как проходит автоматическое согласование в Аспро.Cloud;
• как настроить процесс согласования отсутствий;
• как устроен модуль «Отсутствия»;
• что автоматизация дает команде.

Как может проходить согласование отсутствий

Чаще всего сотрудник пишет в чат или отправляет письмо на почту. Кто-то оформляет заявление в Google Документах, кто-то просто предупреждает устно. Далее нужно уведомить руководителя, а затем — бухгалтера. Все это происходит в разное время и в разных каналах.

Если руководитель утвердил отсутствие — нужно передать информацию дальше. Например, бухгалтерии, чтобы учли отсутствие в графике, расчетах и отчетности. Если требуется документ — задача встает на подписание. 

Часто сотрудник сам должен проследить, чтобы все этапы прошли. На каждом шаге кто-то может забыть, не успеть или просто не понять, что от него требуется. Все держится на внимательности людей и ручном контроле.

В чем проблема такого подхода

Пока команда небольшая — система, вроде, работает. Но как только появляется больше отделов, задач и процессов, она начинает тормозить работу:

1. Сложно отследить статусы. Непонятно, где находится заявление, кто его видел и на каком оно этапе.
2. Повышается риск ошибок. Можно забыть уведомить бухгалтера или передать справку.
3. Нет единого места, где все хранится. Заявления, письма, договоренности раскиданы по чатам и почте. В нужный момент быстро найти документ невозможно — никто не помнит, где он лежит и кто последний с ним работал.
4. Руководители теряют контроль. Они не всегда понимают, кто сейчас в отпуске, кто работает удаленно, а кто просто не вышел.
5. Планировать становится трудно. Без прозрачного графика отсутствий сотрудников — сложно организовывать замены и распределять задачи.

Чтобы сократить ручную работу и навести порядок, компании переходят к автоматизации. В автоматизированном процессе каждый шаг задан заранее, а система сама направляет нужные уведомления и создает задачи.

Автоматическое согласование отсутствий в Аспро.Cloud

Разберем подробнее шаги автоматического согласования отсутствий в Аспро.Cloud.

1 шаг: запуск процесса

Сотрудник запускает процесс сам. Он открывает форму и указывает:

• дату и время начала;
• дату и время окончания;
• руководителя;
• причину отсутствия, например, отпуск, больничный или удаленная работа.

Также можно заполнить поле для комментария, если нужно объяснить причину отсутствия. При выборе типа отсутствия «Удаленная работа», система обязательно запросит заполнение этого поля. После отправки формы процесс запускается автоматически.

2 шаг: согласование с руководителем

Прежде чем обращение перейдет на следующий этап, его нужно согласовать. Руководитель того, кто запустил процесс, получает уведомление. Далее есть 2 пути:

1. Руководитель согласовывает отсутствие, и экземпляр бизнес-процесса переходит на следующий этап. 
2. Руководитель отклоняет запрос на отсутствие, и экземпляр бизнес-процесса попадает на этап «Отклонено».

Если причина — больничный, согласование не требуется. Болезнь нельзя спланировать, поэтому руководитель и бухгалтер просто получают уведомление. Процесс сразу переходит на следующий шаг.

3 шаг: постановка задач

Когда система автоматически создала отсутствие в карточке сотрудника, процесс двигается на следующий шаг — подготовку документов. И здесь уже в зависимости от типа отсутствия ставятся разные задачи. 

1. Удаленная работа. Процесс сразу завершается, потому что документы не требуются.
2. Больничный. Бизнес-процесс переходит на этап «Ожидание документов», и система ставит задачу сотруднику передать бухгалтерии нужные документы. Постановщиком задачи выступает бухгалтер.
3. Отпуск за свой счет. Сначала задача уходит бухгалтеру, затем — сотруднику на подписание заявления.
4. Отпуск. Бухгалтеру назначается задача внести отпуск в график, после чего сотрудник получает задачу на подписание заявления.

4 шаг: отсутствие попадает в модуль «Отсутствия»

В модуле «Отсутствия» система сохраняет информацию обо всех отпусках, больничных, отгулах и других причинах отсутствия сотрудников. 

Также в системе рядом с аватаром пользователя с активным отсутствием появляется иконка. Она активна вне зависимости от того, в сети пользователь или нет. Это позволяет быстро увидеть, кто сейчас отсутствует, без перехода в модуль.

5 шаг: процесс согласования закрыт

После завершения всех задач заявка на отсутствие попадает в этап «Успешно» или «Завершено». Процесс закрыт.

Можно также настроить финальное уведомление. Например, руководитель отдела получит оповещение, что сотрудник отсутствует в определенные даты. 

Итак, весь процесс согласования отсутствия выглядит так:

1. Сотрудник заполняет форму.
2. Руководитель подтверждает или отклоняет запрос.
3. Система фиксирует отсутствие.
4. В зависимости от типа отсутствия запускаются задачи.
5. Отсутствие добавляется в модуль «Отсутствия».
6. Процесс закрывается автоматически после выполнения задач.

Руководителю и бухгалтеру не нужно следить за каждым этапом вручную — система сама уведомляет, когда нужно включиться.

Как настроить процесс согласования отсутствий в Аспро.Cloud

Теперь пошагово расскажем, как самостоятельно настроить согласование отсутствий в системе. Для начала создайте новый процесс в модуле «Бизнес-процессы».

В карточке процесса укажите название, например, «Отсутствие сотрудника». Также при необходимости можно добавить описание. Нажмите «Сохранить».

После создания процесса появится канбан-доска с одним этапом «Начальная стадия». Перейдите в редактирование, чтобы добавить еще этапы и настроить процесс согласования.

Сначала в разделе «Поля» вручную задайте необходимые поля для запуска бизнес-процесса. Изначально в системе это выглядит так.

Нажмите кнопку «Добавить поле». В открывшемся окне напишите название, например, «Буду отсутствовать с». Также выберите тип поля, то есть то, что сотрудник будет вводить. Для нашего примера подойдет тип «Дата и время». Нажмите «Сохранить».

Для некоторых типов полей нужно указать дополнительные значения. Например, для типа «Выпадающий список» нужно добавить варианты, такие как больничный, отпуск и другие причины отсутствия.

Ниже покажем пример основных полей для запуска согласования отсутствия.

Далее во вкладке «Пользователи» добавьте сотрудников, которым предоставите доступ к бизнес-процессу. Также можно управлять правами сотрудников. Например, чтобы все могли запускать бизнес-процесс, но не все могли видеть экземпляры других сотрудников. Такой доступ нужен только руководителям.

Во вкладке «Стадии» создайте стадии процесса, через которые будет проходить запрос сотрудника на отсутствие. По умолчанию в системе есть 3 стадии.

Отредактируйте стадию или нажмите «Добавить стадию». Напишите название и выберите цвет.

Ниже покажем, какие могут быть стадии для согласования отсутствия.

Переходите во вкладку «Настройки». Здесь находится название и описание бизнес-процесса, которые вы вводили в начале. В блоке «Заголовок экземпляра» можно настроить автоматическое название запроса. Сюда можно подставить переменную. Например, имя сотрудника, который отправил запрос. 

Напишите в поле «Запрос на отсутствие от» и нажмите на кнопку справа. Выберите формулу «Кем создан». Теперь вместо формулы будет появляться имя и фамилия сотрудника, который отправляет запрос на согласование.

В блоке «Поля, которые нужно заполнять при запуске» можно выбрать обязательные для заполнения поля. Включите ползунок, чтобы активировать нужное поле. Нажимаем «Сохранить».

Во вкладе «Настройки доски» также находятся поля, которые будут отображаться в запросе на отсутствие.

Теперь перейдем к самому интересному — автодействиям. Для этого нажмите на кнопку «Настройки процесса».

Появится следующее окно. Покажем, как создавать автодействие на примере причины отсутствия «Удаленная работа». Нажмите «Добавить автодействие».

Из выпадающего списка выберите задание «Запросить информацию». 

Напишите название задания, например, «Добавьте обоснование для удаленной работы». Далее задайте условия автодействия.

Например, нам нужно, чтобы сотрудник обязательно написал обоснование для удаленной работы. Для этого выберите 2 условия: «Причина отсутствия равно Удаленная работа» и «Обоснование отсутствия не заполнено». Это нужно, чтобы сотрудник уточнил причину удаленной работы.

Рассмотрим еще пример автодействия. Например, запрос должен сразу перейти на следующий этап, если отсутствия — любой тип, кроме удаленной работы. Для этого при создании автодействия выберите «Просто передвинуть».

Задайте условие «Причина отсутствия не равно Удаленная работа».

Рассмотрим еще пример автодействия, когда нужно задействовать других участников бизнес-процесса. Например, утвердить отсутствие с руководителем. Для этого выберите автодействие «Утвердить или отклонить».

В описании можно написать «Необходимо согласовать отсутствие вашего сотрудника» и вставить переменную для отображения сотрудника, который отправляет запрос.

Также выберите ответственного, кто будет согласовывать отсутствие, например, руководителя отдела. Далее укажите, на какую стадию переместить запрос после подтверждения или отклонения согласования.

Можно придумать много сценариев автодействий. Покажем в таблице некоторые из них.

Теперь, чтобы запустить процесс, сотрудник должен нажать кнопку «Запустить». Появится форма обращения, поля в которой вы ранее задали.

Как только сотрудник сохранит форму, автоматически запускается бизнес-процесс.

Как устроен модуль «Отсутствия»

Модуль можно установить на вкладке «Приложения». 

После установки он появится в разделе «Команда». Внутри есть несколько вкладок:

1. Актуальные отсутствия. Показывают, кого нет сегодня на рабочем месте и по какой причине.

2. Список отсутствий. Таблица со всеми отсутствиями: кто, когда и почему отсутствует.

3. График. Визуализация по месяцам. Показывает плановые и текущие отсутствия, праздники и выходные. Есть фильтры по людям и годам.

Чтобы не переключаться между разделами и не искать вручную, когда кто-то из коллег в отпуске или на больничном, в Аспро.Cloud есть специальный виджет. Он отображает все отсутствия прямо на рабочем столе и позволяет быстро создавать новые запросы без перехода в модуль «Команда».

Что виджет позволяет делать:

• видеть текущие и запланированные отсутствия сотрудников;
• быстро оформлять отсутствие для себя или коллег.

Также отсутствия будет видно в системе. Например, при постановке задач или в чате.

В чем польза автоматизации согласования отсутствий

У автоматизированного процесса согласования отсутствий есть ряд преимуществ:

1. Сотруднику не нужно писать письмо или искать шаблон заявления — достаточно отправить форму.
2. Руководитель видит только то, что нужно согласовывать.
3. Бухгалтер сразу получает задачу, когда это необходимо.
4. Можно планировать проекты в соответствии с графиком отсутствий сотрудников, отслеживать количество прогулов и планировать отпуска. 
5. Не нужно вручную обновлять таблицы.

Автоматизация согласования отсутствий — это меньше рутины, меньше забытых дат и больше прозрачности в работе команды. Настройте один раз — и процесс будет работать сам.