Рынок инструментов для управления проектами насыщенный, и отличия между сервисами не всегда очевидны. Разные подходы к планированию, функциональность, стоимость и способы работы с командой усложняют выбор и требуют времени на сравнение.
В этой статье мы собрали аналоги Worksection, а также практические рекомендации, которые помогают оценить решения по понятным критериям и подобрать подходящий вариант под ваши задачи. Мы разберем типовые сценарии использования, подскажем, как безопасно организовать переход на новый инструмент и ответим на частые вопросы о миграции данных.
Описание Worksection
Worksection — сервис для управления проектами, который пытается подружить вас с порядком и эффективностью в командной работе. Он умеет:
-
выстраивать управление задачами;
-
помогать планировать проекты;
-
облегчать коммуникации внутри команды;
-
генерировать отчеты.
Преимущество Worksection — интерфейс довольно дружелюбный, все понятно. Поэтому с 2008 года, когда сервис начал работать, у него появилось много поклонников: от небольших команд до крупных предприятий. Российские пользователи тоже массово начали осваивать программу. Но в марте 2022 года компания объявила о приостановке деятельности в России, и пришлось быстро искать альтернативу таск-трекеру.
Аналоги Worksection
Виды аналогов Worksection: какие бывают системы для бизнеса
Рынок наполнен IT-решениями. Чтобы не тратить кучу времени на бессмысленные поиски, посмотрите на основные виды программ. Так вы сузите круг поиска и сосредоточитесь на том, что действительно важно.
CRM-системы
CRM-ки заточены под работу с клиентами, но часто включают инструменты на управление проектами. CRM хранят данные о клиентах, сделках и проектах в одном месте, что очень удобно.
BPM-системы
Софт помогает наладить и автоматизировать бизнес-процессы. BPM умеют создавать сложные цепочки задач, контролировать выполнение и связывать разные системы вместе. BPM-системы подходят тем, кто хочет, чтобы все работало как часы и чтобы рутина не отнимала драгоценное время. Автоматизация процессов — конек BPM.
ERP-системы
ERP — это многофункциональный сервис, который охватывает все аспекты бизнеса: финансы, производство, склады, кадры и, конечно, управление проектами. Системы объединяют все процессы в компании в одном окне. Единственный недостаток — внедрение может быть непростым.
T&A-системы и тайм-трекеры
Софт показывает, кто когда пришел и ушел с работы, сколько времени потратил на задачи. С одной стороны, помогает кадровикам, с другой — дает руководителю понять, куда уплывают деньги. Основная задача T&A-систем — учет рабочего времени и контроль посещаемости. Но, что важно, некоторые из них умеют дружить с системами управления проектами. Это значит, что можно видеть, сколько времени команда тратит на каждую задачу. Если знаете это, сможете гораздо точнее оценивать стоимость будущих проектов, грамотнее планировать ресурсы. В конце концов, получится понять, где в компании самые большие дыры, куда утекают человекочасы, и где можно что-то оптимизировать.
Например, выяснилось, что на одну задачу разные люди тратят в 2 раза больше времени — звоночек, чтобы пересмотреть процессы или обучить сотрудника. Без тайм-трекера или T&A-системы выявить подобное трудно.
ECM-системы
Они заточены под работу с документами: помогают хранить, организовывать и делиться контентом. Их можно связать с системами управления проектами, чтобы все нужные файлы были под рукой и чтобы не приходилось тратить время на их поиск.
Таск-менеджеры
Это, как правило, максимально простые и интуитивно понятные инструменты, которые заточены только под управление задачами. Никаких сложных диаграмм Ганта, бюджетирования или управления ресурсами. Только создание задач, назначение исполнителей, контроль сроков и отслеживание прогресса. Идеально подходит для небольших команд или фрилансеров, которым не нужно все многообразие функций, а хватит простого и эффективного способа организации своих дел. Часто таск-менеджеры предлагают бесплатные тарифы с базовым функционалом.
Чтобы не прогадать, составьте список потребностей команды и своих «хотелок», прикиньте бюджет и начинайте тестировать разные варианты.
Критерии выбора альтернативы Worksection
Чтобы выбрать правильный аналог Worksection, нужно проанализировать рынок и учесть кучу факторов. Посмотрите на список софта, который мы предложили, и оцените объем функционала:
-
Как организовано управление задачами. Хороший таск-менеджер должен обеспечивать планирование задач и расстановку приоритетов. Это минимум требований.
-
Как настроено управление проектами. Планирование этапов, отслеживание прогресса, управление ресурсами и бюджетом — это база. Диаграммы Ганта и другие визуальные штуки пригодятся, чтобы видеть все процессы как на ладони.
-
Есть ли встроенный чат для быстрой переписки. При совместной работе здорово иметь возможность комментировать задачи или придется использовать сторонние мессенджеры. Важно, чтобы командная работа кипела и чтобы все были в курсе происходящего.
-
Трекинг времени, чтобы видеть, сколько часов уходит на задачи. Отчеты по времени – тоже полезно, чтобы анализировать эффективность и оптимизировать рабочие процессы.
-
Размер файлового хранилища в облачном сервисе. Возможности хранить файлы, делиться ими с командой и контролировать версии особенно важны для больших проектов, где нужно хранить кучу документации.
-
С чем есть бесшовные интеграции. Важно, чтобы софт дружил с вашими любимыми инструментами, например, с CRM, 1С и т.д. Чем больше интеграций, тем удобнее работать.
-
Как генерировать отчеты и аналитику по задачам, проектам, времени и бюджету. Если все автоматизировано и с хорошей визуализацией, то принимать правильные решения проще.
Кроме возможностей, оцените другие параметры.
Удобство использования софта
Интерфейс должен быть максимально простым и понятным, чтобы не тратить время на изучение мудреных настроек. Освоение софта должно занимать минимум времени – прямо с ходу приступайте к работе, пока мотивация не испарилась. А для работы вне офиса важно мобильное приложение.
Цена
Хорошо, если сервис дает выбор: от бесплатных тарифов до дорогих подписок. Гибкость ценообразования — большой плюс, так как можно подстраивать софт под рост компании. Ну и, само собой, прозрачность: никаких скрытых платежей.
Поддержка
Чтобы получить квалифицированную помощь, нужна отзывчивая и компетентная поддержка. Чем больше каналов связи с поддержкой – тем лучше. Возможность написать в чат, позвонить или отправить письмо – это всегда удобно.
Приятный бонус — наличие хорошей документации и обучающих материалов, чтобы можно было самостоятельно разобраться в большинстве вопросов.
Кому и какие аналоги подойдут
Советы для разных команд:
|
Малый бизнес |
Ищите простые и дешевые решения с базовым функционалом. Главное – чтобы было удобно и понятно. Таск-менеджер должен быть простым и недорогим |
|
Средний бизнес |
Вам нужно что-то более мощное, способное поддерживать сложные проекты и процессы. Рассмотрите варианты с расширенными функциями и интеграциями |
|
Крупная компания |
Выбирайте комплексные системы с возможностью гибкой настройки и поддержкой корпоративных стандартов |
|
Команда, которая работает по Scrum/Agile |
Ищите инструменты, которые поддерживают эти методологии, с канбан-досками и гибкими настройками. Важны инструменты для совместной работы |
|
Фрилансер или самозанятый |
Рассмотрите бесплатные или недорогие варианты с простым интерфейсом и основными функциями |
Советы по выбору и внедрению
Чтобы не облажаться с выбором и альтернативы Worksection и переездом, дадим несколько советов из личного опыта:
-
Разберитесь в потребностях. Что вам реально нужно? Какие функции важны, а какие – просто приятный бонус? Составьте список требований и приоритизируйте их.
-
Потестите разные варианты. Не поленитесь, возьмите бесплатные пробные периоды и попробуйте разные системы. Уделите этому достаточно времени, чтобы хорошо разобраться в каждой.
-
Спросите мнение команды. Пусть ребята поработают с разными инструментами и скажут, что им больше нравится. Все-таки им с этим жить. Их мнение важно.
-
Спланируйте внедрение. Разбейте процесс миграции на этапы, чтобы не было хаоса. Начните с небольшого пилотного проекта и постепенно внедряйте систему во всей компании.
-
Обучите сотрудников. Покажите ребятам, как пользоваться софтом. Проведите обучение и дайте им инструкции.
-
Мониторьте и корректируйте. Анализируйте, как работает новый инструмент, и вносите изменения. Будьте готовы, что придется скорректировать процессы под новый софт.
-
Не забудьте перенести все свои данные из старой системы в новую. Это может быть довольно трудоемкий процесс, но без этого никак.
Готово? Поздравляем вас с переездом. А если вы только в начале пути — удачного выбора и легкой миграции на новый софт!
