Аналоги Kaiten: выбираем лучшие сервисы для управления проектами

Сервисы для управления задачами и рабочими процессами могут заметно отличаться по логике работы, набору инструментов и сценариям использования. Из-за этого сравнение альтернатив занимает время, а выбрать решение, которое лучше всего впишется в процессы команды, бывает непросто.

В этой статье мы собрали популярные аналоги Kaiten и рекомендации по переходу на другой инструмент. Обзор поможет быстрее разобраться в различиях между сервисами, сравнить подходы и спланировать смену платформы без лишних сложностей.

Аспро.Cloud

Аспро.Cloud — российская облачная система для ведения проектов. Также сервис позволяет комплексно управлять всем бизнесом: от контроля команды до анализа финансовых показателей.

Аспро.Cloud позволяет:

1. Управлять большим потоком задач. Создайте структуру рабочего потока на канбан-доске и перемещайте карточки с задачами по колонкам, чтобы контролировать этап и скорость их выполнения. Ставьте лимиты незавершенной работы, чтобы повышать фокус команды на завершении текущих задач.
2. Работать по итерационному методу (Scrum). Формируйте список задач, запускайте спринты и контролируйте показатели эффективности с помощью инструментов итерационного метода — отчетов и учета трудозатрат в баллах (Story Points). Так вы повысите гибкость команды и сможете более точно планировать ресурсы.
3. Быстро создавать однотипные задачи. Подготовьте шаблоны для разных направлений работы, задач, сотрудников. Вы будете экономить время на заполнении карточки каждый раз, когда вводите в работу стандартные задачи.
4. Укладываться в сроки и бюджет проектов. Используйте инструменты для управления проектами: диаграмму Ганта, чтобы визуализировать задачи и построить реалистичный план; тайм-трекер, чтобы оценить прибыльность проекта и исключить избыточные расходы; финучет, чтобы не допускать перерасхода денег.
5. Сократить рутину. Задайте условия, а система автоматически выполнит рутинные операции: уведомит руководителя и поменяет приоритет на «Высокий» при нарушении дедлайна или призовет коллегу к ответу.
6. Сократить время адаптации новичков. Ведите внутреннюю базу знаний для сотрудников, чтобы они могли быстро находить инструкции, полезную информацию и чек-листы. Это снижает нагрузку на руководителей и наставников, помогает новым сотрудникам самостоятельно разобраться в задаче.

Стоимость и условия использования

Чтобы познакомиться с инструментами сервиса и решить, подходит ли он команде, зарегистрируйтесь в системе. Все пользователи могут 14 дней пользоваться полным функционалом программы бесплатно.

Можно работать на бесплатном тарифе с ограниченным функционалом — создавать проекты и задачи, вести сделки. На платных тарифах больше инструментов, в том числе проекты по гибким методологиям, автодействия, интеграции с внешними сервисами и финансовые отчеты.

Projectum

Projectum — облачная система для проектного менеджмента. Сервис подходит для командной работы, в том числе для управления удаленными сотрудниками.

Projectum помогает:

1. Работать по итерационному методу (Scrum). Создавайте спринты и используйте диаграмму сгорания задач, чтобы анализировать продуктивность исполнителей. Оценивайте задачи в баллах (Story Points), чтобы корректировать нагрузку на сотрудников.
2. Быстро анализировать продуктивность сотрудников. С помощью конструктора создайте шаблоны отчетов. Например, можно собрать все завершенные задачи и оценить затраченное время, баллы (Story Points), ответственного и дату выполнения. Так вы сможете оценивать работу сотрудников и динамику выполнения задач одним взглядом, а не долго искать информацию по разным страницам системы.
3. Сдавать проекты точно в срок. Диаграмма Ганта показывает проект на временной шкале: когда начинается и заканчивается каждая задача, какие работы идут параллельно, а какие нужно выполнить последовательно. Команда видит критический путь проекта и понимает, какие задержки могут сорвать сроки. Это помогает расставить приоритеты, перераспределить ресурсы и заранее предупредить проблемы, чтобы уложиться в запланированные сроки.
4. Визуализировать рабочий поток задач. Создайте колонки с этапами на канбан-доске, чтобы контролировать выполнение задач. Вы одним взглядом на доску сможете оценить рабочий поток: сколько задач в работе, какой у них приоритет, чтобы быстро скорректировать план.
5. Быстро реагировать на важные события. Настройте уведомления в Telegram, чтобы вы знали об изменении статуса задач, комментариях и действиях команды, которые требуют вашего участия. Так вы сможете оперативно включаться в работу.

Стоимость и условия использования

В системе нет пробного периода, чтобы бесплатно оценить весь функционал трекера.

Но есть бесплатный тариф, который подходит командам до 10 человек. На нем ограничен функционал, но пользователям доступны проекты с канбан-досками.

YouGile

YouGile — российский сервис для бизнеса, который объединяет управление проектами, корпоративный мессенджер и модуль управления продажами (CRM).

YouGile позволяет:

• Контролировать задачи в одном окне. Ставьте на карточки стикеры со сроками, таймером, приоритетом. Так вы можете узнавать важную информацию сразу на канбан-доске, а не открывать каждую карточку. Это экономит время и помогает визуализировать рабочие процессы для более эффективного контроля.
• Упростить выполнение крупных проектов. Разбивайте задачи на любое количество подзадач. Иерархичность тасков помогает структурировать работу крупного проекта и сохранить порядок и последовательность выполнения задач.
• Быстро находить задачи по проектам. Создайте сводную колонку, на которую с помощью фильтров будут попадать задачи из разных проектов. Так можно быстро узнавать обо всех просроченных задачах или контролировать таски с конкретным тегом, например, «важно» или «срочно».
• Завершать проекты в срок. Стройте наглядный план проекта, указывайте исполнителей, сроки выполнения задач и связи между ними, чтобы каждый участник команды знал, когда нужно приступить к работе, и соблюдал дедлайны.
• Перестать терять договоренности с коллегами. Переходите в чаты с коллегами в один клик из любой задачи, проекта или прямо из диаграммы Ганта. Обсуждайте рабочие вопросы в любой момент и храните переписку в системе, чтобы она не потерялась.

Стоимость и условия использования

У YouGile есть два способа развертывания:

• Облако. Все инструменты системы команда до 10 человек может использовать бесплатно. За каждого дополнительного пользователя нужно доплачивать.
• Коробка. Демо-версию программы на 7 дней можно скачать бесплатно.

Shtab

Shtab— платформа для командной работы над задачами. Сервис позволяет эффективно планировать проекты и анализировать результаты работы.

Shtab помогает команде:

1. Правильно приоритизировать задачи. Система построит матрицу Эйзенхауэра по важности и срочности задач. С ней вы будете выполнять сначала главные задачи, а потом второстепенные, чтобы получать максимальную отдачу от рабочего времени.
2. Завершать проекты в срок. Создавайте диаграммы Ганта, указываете последовательность этапов, ответственных исполнителей и сроки, чтобы команда следовала плану, а руководитель контролировал отклонения.
3. Быстро оценивать состояние проектов. Создавайте на канбан-доске карточки с элементами визуализации. Настраивайте обложки и ставьте метки, чтобы оценивать состояние проекта быстро, одним взглядом.
4. Управлять сложными проектами. Разбивайте крупные задачи на более мелкие подзадачи. Декомпозиция позволяет детальнее планировать работу, точнее отслеживать прогресс и замечать отклонения от плана на ранних стадиях.
5. Избегать перегрузки. Ставьте лимиты незавершенной работы на колонках, чтобы не допускать накопления задач в процессе. Если на каком-то этапе работы карточки будут застаиваться, система вас об этом предупредит, чтобы вы могли исправить ситуацию.
6. Мотивировать сотрудников. Внедрите систему ОКР, пропишите цели компании и свяжите их со всеми сущностями системы — проектами и задачами, чтобы каждый сотрудник понимал, для чего он выполняет свою работу. Это повысит мотивацию и продуктивность, поможет сотрудникам сосредоточиться на результате и работать с большим энтузиазмом.

Стоимость и условия использования

Можно использовать облачную версию или развернуть Shtab на своих серверах.

Протестируйте все инструменты Shtab бесплатно в течение 14 дней, а потом выберите тариф.

Команды до 5 человек могут пользоваться канбан-доской и тайм-трекером Shtab бесплатно.

Аспро.Agile

Аспро.Agile — облачный сервис для управления проектами по канбан-методу и итерационной модели (Scrum).

Аспро.Agile позволяет:

1. Повысить эффективность командной работы. Обсуждайте рабочие вопросы во встроенном чате и комментариях к задачам. Членам команды не нужно искать контакты коллег и долго ждать ответов в сторонних мессенджерах, если вести всю переписку в Аспро.Agile. Чем легче сотрудникам общаться, тем проще работать в команде.
2. Обеспечить предсказуемость и контроль в проектах. Система поддерживает полный цикл итерационной модели (Scrum): ведите список задач (backlog), планируйте спринты с оценкой в баллах (Story Points) и отслеживайте прогресс через диаграммы сгорания. Вы будете точно понимать скорость команды и планировать сроки проектов.
3. Находить всю информацию о проекте в пару кликов. Не разрывайтесь между программами и разными вкладками браузера в поисках информации. Все нужное хранится в сервисе: задачи, данные клиента, история взаимодействий, файлы и комментарии к задачам.
4. Контролировать рабочую нагрузку. Распределяйте роли в команде и указывайте исполнителей каждой задачи. Чтобы оценить нагрузку сотрудника, отфильтруйте задачи по ответственному лицу. Так вы можете оценить загруженность подчиненного, быстро найти его задачи, чтобы проконтролировать их выполнение или сменить ответственного.
5. Объективно оценивать продуктивность команды. Используйте встроенный тайм-трекер, чтобы измерить количество затраченных человеко-часов. Оценивайте задачи в баллах (Story Points), чтобы понять, насколько эффективно работает команда, и распределить нагрузку на следующий спринт или проект.
6. Улучшать командное взаимодействие. Регулярно проводите ретроспективы с помощью готовых шаблонов. Обсуждайте с командой, что прошло хорошо, а что можно улучшить, и планируйте конкретные действия на следующий период.

Стоимость и условия использования

Чтобы подробнее изучить инструменты системы и принять решение о покупке, поработайте в течение 14 дней на демо-версии трекера или на бесплатном тарифе.

Сравнительная таблица аналогов Kaiten: какую альтернативу выбрать

Что изменится при переходе на альтернативу Kaiten: решаем проблемы, зарабатываем больше 

Правильно подобранная программа типа Kaiten — не просто модный таск-трекер с красивыми карточками, а мощный инструмент, который помогает решить реальные бизнес-задачи, оптимизировать процессы и в итоге увеличить прибыль.

Давайте разберем по полочкам, что можно улучшить при переходе на альтернативу Kaiten:

1. Повысить эффективность командной работы. Если использовать софт как инструмент для коммуникации, он поможет правильно распределять задачи и контролировать их выполнение. В итоге сокращается время на выяснение, кто что делает, и на переписку в бесконечных мессенджерах. Это приводит к увеличению продуктивности и сокращению числа ошибок. Кстати, в Сколково выяснили, что при плохо налаженных коммуникациях в коллективе сотрудники теряют до 2 рабочих часов в день только на избыточные сообщения, поиск информации и способов связи.

2. Улучшить управление проектами. С хорошим аналогом можно держать руку на пульсе и контролировать сроки, бюджет и ресурсы в проекте. Например, диаграммы Ганта позволяют визуализировать сроки выполнения задач и зависимости между ними. Они помогают справляться с крупными проектами. А если в сервисе для бизнеса можно собирать проекты по портфелям, то одним взглядом руководитель сможет отследить убыточные и прибыльные направления работы. 

3. Оптимизировать бизнес-процессы. Рутина — пожиратель времени. Правильный аналог менеджера задач включает автоматизацию процессов. Доверьте алгоритмам рутинные действия: создание задач, назначение ответственных, отправку уведомлений и генерацию отчетов. Это освобождает время сотрудников для более важных и творческих задач. Автоматизация процессов реально экономит кучу времени и снижает вероятность ошибок из-за человеческого фактора. 

4. Повысить прозрачность и контроль. В альтернативах Kaiten можно в одном окне увидеть общую информацию о проектах и задачах. Наглядные виджеты постоянно на виду: они позволяют контролировать сроки и ход выполнения работ. Когда показатели как на ладони, рисков совершить ошибку становится минимум.

Как найти похожие на Kaiten инструменты: полезные советы

Чтобы облегчить процесс выбора, дадим несколько полезных советов, которые основаны на личном опыте:

• Бесплатный пробный период аналога — тест-драйв перед покупкой. Никогда не покупайте менеджер задач вслепую. Воспользуйтесь бесплатным периодом облачного решения или демо-версией коробочного софта, чтобы протестировать функции и убедиться в совместимости. Лучше потратить несколько недель, чем оплатить подписку на год и потерять внушительную сумму.

• Изучайте обзоры и отзывы. Читайте про сравнение Kaiten с аналогами, анализируйте комментарии, задавайте вопросы на специализированных сайтах, форумах и в соцсетях. Смотрите видеообзоры на ВКвидео, чтобы увидеть сервис в действии, а не на картинке.

• Проверьте, есть ли русскоязычная живая поддержка, это большой плюс. В случае возникновения багов или просто непоняток, будет проще получить помощь на родном языке.

• Убедитесь в наличии нужных интеграций. Подумайте, с какими сервисами вы планируете сдружить менеджер задач. Чем больше интеграций, тем более гибкими настройками он будет обладать. Открытый программный интерфейс (API) — большой бонус. С ним сможете интегрировать сервис с любыми другими системами, даже самописными.

• Выбирайте гибкие тарифные планы. Не переплачивайте за функции, которые не нужны команде. Кажется, что совет очевидный. Но на практике многие команды выбирают софт «на вырост», а это неверно. Лучше посмотрите на перспективы для масштабирования. К примеру, сейчас можно взять минимум, а когда увеличится команда или понадобятся новые фишки, тогда перейдете на тариф покруче или докупите модуль. 

• Не забудьте про мобильные приложения. Если команда часто работает вне офиса, убедитесь, что у менеджера задач есть удобные и функциональные мобильные версии для разных устройств. И заранее проверьте, какие функции есть в приложении, чтобы не оказалось, что это только для галочки.

• Оцените удобство интерфейса. Он должен быть интуитивно понятным и удобным. Чем проще, логичнее и лаконичнее дизайн, тем быстрее команда начнет работать эффективно.

Изучите список аналогов Kaiten и протестируйте несколько вариантов. Так вы обязательно найдете менеджер задач, который сделает жизнь проще и продуктивнее. 

FAQ