Что такое кайдзен: маленькими шагами к большому бизнесу

Сделай сегодня немного лучше, чем вчера — правило совершенствования, которое соответствует методу кайдзен. Резкие изменения в бизнесе — всегда риск. Они могут привести к быстрому подъему или стремительному упадку. В то время как постепенные улучшения, которые рекомендует японская философия кайдзен — это безопасная дорога к стабильности и плавному росту. Если в бизнесе вы не склонны к риску, вам по пути с предпринимателями Японии. На эту дорогу встали многие компании, например, «КАМАЗ», «РЖД» и «Росатом», благодаря чему достигли успеха. В статье расскажем, как идти в ногу с ними.

Что такое кайдзен в бережливом производстве

Японская система кайдзен — это концепция менеджмента, которая заключается в непрерывном контроле качества и улучшении бизнес-процессов.

Изначально стратегию совершенствования использовали для производственных циклов. Она отвечала на вопросы: как выпускать продукцию быстрее, без брака, с затратой меньших ресурсов. Со временем концепция переросла в настоящую бизнес-философию. Она затрагивает управление сотрудниками, финансами и даже частную жизнь. 

Базовый постулат метода кайдзен — это путь к успеху маленькими шагами. Даже небольшие действия и изменения делают большой вклад в развитие компании.

В основе применения философии kaizen лежит технология бережливого производства. Это управленческий подход, который нацелен на оптимизацию рабочих задач. В рамках метода нужно оценивать каждый бизнес-процесс — насколько он полезен для конечного продукта и сколько скрытых потерь приносит всему бизнесу. Таким образом отсекаются лишние, нерациональные производственные процессы. 

В бережливом производстве кайдзен к скрытым потерям относятся все ненужные расходы ресурсов. В расчет идут деньги, трудозатраты, время, ресурсы, которые ушли на логистику, содержание складских остатков и другие бизнес-процессы.

Если постепенно сокращать потери и оптимизировать производство, это приводит к росту чистой прибыли и улучшению качества продукции. Так как «отсеиваются» только те бизнес-процессы, которые не добавляют ценности для потребителя.  

История возникновения и сущность философии кайдзен

После окончания Второй мировой войны экономика Японии находилась в кризисе. Предприятиям приходилось полностью перестраиваться. Фокус руководителей был смещен не на количество, а на качество. В 1950-х годах над теорией управления производством, которая впоследствии была названа кайдзен, работали японские ученые Каору Исикава и Масааки Имаи. Их основная идея заключалась в том, чтобы снизить перепроизводство в компаниях — превышение производства над спросом. То есть научиться меньше тратить и расходовать ресурсы рационально. Для этого внедрен принцип непрерывного совершенствования. 

Одна из первых компаний, которая стала использовать кайдзен в бережливом производстве — это Toyota. О качестве автомобилей в послевоенное время заговорили далеко за пределами страны. 

Технология кайдзен — это неготовый набор инструментов управления, а целая философия менеджмента. Она включает в себя разные методы, которые можно внедрить в kaizen. В том числе технология тесно связана с циклом управления PDCA, гибкой методологией Agile, системой планирования Kanban. 

Зачем использовать метод kaizen 

Цель внедрения философии кайдзен — сделать компанию конкурентоспособной и прибыльной. Этим обусловлены задачи, которые стоят перед сотрудниками: 

1. Улучшить качество. Система контроля и постоянное повышение квалификации персонала помогают делать продукцию, качество которой постоянно растет. Метод предполагает доработки товаров и модификации технологий, а также пристальное внимание к браку и устранение причин его появления.

2. Повысить производительность. Кайдзен старается сократить потери трудоресурсов и времени. Покажем на примерах. Оборудование или производственная линия дают малое количество продукции в день — нужно модернизировать станки или улучшить технологию производства. Сотрудник имеет низкую квалификацию и не может выполнить план — нужно отправить его на обучение.

3. Сократить себестоимость продукции. Для этого нужно снизить материальные издержки, которые затрачены на производство. Но сделать это без потери качества товара. Например, расходы можно снизить за счет поиска новых поставщиков сырья, замены комплектующих, изменения конструкции, сокращения логистических цепочек.

4. Повысить лояльность клиентов. Что оценят покупатели? Высокое качество продукции, короткий срок выполнения заказов и качественный сервис. Важный элемент японской техники управления производством — это внимание к потребностям целевой аудитории. Например, на рынке может появиться новый запрос на товар, тогда компания учитывает это и запускает новую производственную линию.

5. Повысить мотивацию сотрудников. От этого зависит эффективность труда. Руководители используют разные системы премирования и повышения корпоративной культуры. 

6. Сохранить конкурентоспособность. На рынке регулярно появляются новые товары, улучшаются технологии производства. Задача компании — адаптироваться под изменения отрасли и постоянно внедрять инновации. 

7. Наладить отношения между сотрудниками. Компании создают условия для передачи опыта от квалифицированных кадров новичкам, а также стараются создать благоприятную атмосферу внутри коллектива. Сплоченность помогает повысить эффективность труда и инициативность каждого члена команды. 

Подход кайдзен — непрерывное совершенствование всех аспектов развития организации: производства, бюджета, персонала, технологий. Его приверженники опираются на мысль, что проблемы есть в каждой компании, в разных отделах и сферах деятельности. А кайдзен помогает обнаружить эти слабые места, а не закрывать на них глаза. Потому что на бизнес-процессы смотрит не только руководитель, на него направлен взгляд всех сотрудников, которые могут найти проблему изнутри производства, рассказать о ней и предложить способы решения.

Как применять концепцию кайдзен

Не существует конкретных инструментов кайдзен, но есть рекомендации, которым должен следовать руководитель. Не всегда получается полностью применить все советы и внедрить философию целиком. Но можно на них ориентироваться и добавлять постепенно.

Давайте посмотрим, каким должен быть кайдзен в бизнесе. Основные элементы концепции: 

1. Непрерывное улучшение. Представим ситуацию: обнаружена проблема и найден способ ее решения. Что дальше делать? Искать еще проблемы. Нет предела совершенствованию, поэтому этот цикл «проблема-решение» будет повторяться постоянно. 

2. Работа в команде. Сотрудники выполняют задачи вместе и делят ответственность за результат. Это стимулирует вносить больше инициатив, поддерживать друг друга и делиться опытом. Для этого можно проводить тимбилдинги и обучения. А еще использовать совещания в формате кружков качества. Мы подробнее остановимся на этом инструменте далее.

3. Самодисциплина. Подчиненные должны соблюдать сроки и выполнять работу качественно. В этом им могут помочь инструменты тайм-менеджмента, доски Kanban и система контроля качества.

4. Избавление от лишнего, или концепция zero waste. Ноль отходов — это не только про производство. Подход помогает отсечь избыточное в разных бизнес-процессах, оставить только необходимое и эффективное. Для этого нужно рассматривать каждое действие: какую пользу оно принесет, какие ресурсы на него уходят. В анализе помогают фактические данные — показатели рентабельности и трудозатрат.

5. Изучение бизнеса изнутри. В японской философии это звучит так: Go to Gemba, то есть отправляйся на производство. Руководитель должен понимать, как работают линейные сотрудники, с какими трудностями сталкиваются. Например, директор мебельного производства должен знать, как шлифуют столешницы. Для этого не нужно изучать столярное дело и вставать за станок. Достаточно посещать цех, следить за работой, общаться с сотрудниками и, в первую очередь, исправлять проблемы, которые есть на производстве.

Эти правила кайзены для производства помогают задействовать ресурсы с максимальной эффективностью. 

Кайдзен: принципы 5S 

Мы говорим о том, что в философии кайдзен важно стремление к постоянному улучшению. Но как этого добиться? В этом помогает методика 5S. Она состоит из пяти последовательных действий. Рассмотрим их в действии на двух примерах: производство и управление персоналом. 

Как связан подход кайдзен с другими методиками и инструментами 

Kaizen — очень обширная философия управления. Поэтому она сочетается с другими принципами и методами. Покажем, какие еще инструменты менеджмента могут дополнять концепцию кайдзен. 

Техника кайдзен и цикл управления PDCA

У подхода PDCA есть несколько названий. Аббревиатуру расшифровывают так: 

• Plan — Планируй; 

• Do —Действуй; 

• Check — Проверяй; 

• Act — Корректируй. 

Еще эту технику управления называют циклом Деминга, в честь основателя подхода. 

Он подсказывает, как нужно внедрять изменения на производстве в рамках японского принципа кайдзен. Они проходят через цикл из 4 этапов:

1. Планирование. Проведите анализ и составьте стратегию. Решите, что вы будете менять, кто будет в этом участвовать и каких результатов нужно достичь.

2. Действие. Внедрите небольшое изменение, например, только в одном цехе или отделе. 

3. Проверка. Оцените результаты, которые получились после внедрения инноваций. Обсудите их с коллегами, которые принимали участие в тестировании.

4. Корректировка. Если были выявлены проблемы, устраните их. А потом расширьте действие изменений на другие отделы, сотрудников. Если эксперимент провалился и не дал нужных результатов, откажитесь от инновации и ищите другой подход.

Цикл Деминга должен непрерывно повторяться. Совершенствовать процесс, технологию производства и сам товар можно практически бесконечно.

Технология кайдзен и кружки качества

Если топ-менеджеры далеки от производственных процессов, они не могут посмотреть на проблемы рядовых сотрудников. Это можно исправить — организовать в компании кружок качества. В западной культуре похожие задачи имеет подход мозгового штурма, брейнсторминга. 

Так как философия kaizen — это совместные усилия по улучшению бизнес-процессов, то в кружках качества принимают участие не только руководители, но и рядовые сотрудники. Они собираются на добровольных началах вне рабочего времени. В кружке обсуждают проблемные места на производстве и методы улучшения технологий. Задача руководителя — прислушиваться к любому мнению, даже если идея кажется неосуществимой или нерентабельной. Так компания находит новые пути развития и увеличивает мотивацию сотрудников, ведь начальство прислушивается к мнению коллег и учитывает их интересы.

Теория кайдзен и принцип Парето

Правило Парето звучит так: 20% усилий приводит к 80% результа. То же касается затраченных ресурсов: материальных, человеческих, временных. Этот закон очень хорошо отражает принципы kaizen — бережливое производство предполагает отсекать «ненужные» потери, то есть оставлять именно эти эффективные 20% усилий и ресурсов. 

Стратегия кайдзен и Канбан-доски

Kanban — инструмент визуализации рабочих процессов. Он дополняет методологию кайдзен в менеджменте. Методика позволяет четко структурировать задачи, убирать лишние карточки и отлаживать взаимодействие между членами команды. 

Пример kanban-доски в Аспро.Cloud

Можно вести физическую или виртуальную доску по каждому проекту. Для распределения нагрузки на сотрудников можно использовать модуль «Проекты» в системе Аспро.Cloud. С помощью инструмента Kanban можно: 

• визуализировать весь процесс выполнения проекта;

• ставить и перемещать задачи; 

• фильтровать таски по исполнителям, приоритету, тегам;

• указывать крайние сроки выполнения и контролировать дедлайны;

• оставлять комментарии и привлекать к ответу сотрудников. 

Преимущества и недостатки кайзен технологии

Существует множество примеров успешного использования методики в бизнесе: Toyota, Mitsubishi Motors, Sony, «КАМАЗ». Компании улучшили качество продукции и сэкономили много ресурсов с помощью системы непрерывного совершенствования. Однако технология кайдзен приживается не в каждом бизнесе. Чтобы понять, подходит ли она вам, оцените плюсы и минусы подхода: 

В статье мы рассказали про понятие кайдзен — что это такое и как внедрить философию бережливого производства и непрерывного улучшения в бизнес. Чтобы изменения принесли заметный эффект, нужно мотивировать сотрудников на работу в команде. Чтобы они сами были заинтересованы в поиске проблем и путей их разрешения.