В связи с уходом Notion к нам обращается все больше пользователей, которые хотят перенести данные в наш сервис. Но у многих из них возникает вопрос: Notion закрывал для меня задачи по управлению проектами, ведению базы знаний и организации командной работы. Справится ли с ними Аспро.Cloud? Подготовили подробный ответ в этой статье.
В каких случаях стоит перейти на Аспро.Cloud
Подробно расскажем и покажем, какие возможности есть в Аспро.Cloud, и как они закрывают задачи пользователей Notion. А чтобы вам было легче ориентироваться по статье, оставляем ссылки на каждый раздел.
Если вы фиксировали задачи
В Notion многие фиксировали задачки и распределяли их среди команды. Это было возможно, потому что система помогала:
-
создавать и распределять задачи;
-
адаптировать функционал под свои задачи;
-
контролировать выполнение задач;
-
работать вместе с командой;
-
анализировать работу с помощью отчетов.
А теперь рассмотрим, как все эти возможности реализованы в Аспро.Cloud.
Постановка и распределение задач
В Аспро.Cloud есть полноценный трекер задач. Внутри системы вы можете создавать неограниченное количество задач, даже на бесплатном тарифе.
У каждой задачи есть своя карточка. В ней можно расписать необходимые шаги для выполнения, добавить чекист или прикрепить файлы. Также необходимо выбрать ответственного и постановщика — это может быть конкретный сотрудник или целая группа, например, маркетологи. Если над задачей работает несколько человек, добавьте соисполнителей и наблюдателей. Все участники будут получать уведомления о любых изменениях. А чтобы сотрудники уложились в сроки, установите дедлайн и определите приоритет.
Система также позволяет легко управлять сложными и объемными задачами. Для этого в карточке можно создать подзадачи со своими ответственными, сроками и приоритетами или привязать уже существующую задачу. Выполнение подзадач влияет на статус основной задачи, что позволяет более точно оценивать прогресс проекта в целом.
Если вы часто работаете с однотипными задачами, воспользуйтесь шаблонами. Это такие «заготовки» задач. Чтобы создать типовую задачу в один клик, достаточно один раз прописать в шаблоне все основные шаги, указать ответственных и сроки. Это очень удобно, когда вы регулярно выполняете похожие задачи, например, составляете отчеты или закупаете материалы. Так команда сможет быстро приступить к работе и не пропустит ни одного важного шага.
Но система позволяет пойти еще дальше и автоматизировать рутинные операции. Для этого есть регулярные задачи. Установите режим и интервал повторения, а система создаст задачу в нужный момент.
Персональная настройка системы
Каждая компания или отдел может иметь уникальные процессы и требования. Перестраивать и подгонять их под стандартный функционал не придется. Достаточно адаптировать инструменты Аспро.Cloud под свои задачи. Например, в системе вы можете настроить свои этапы для выполнения задач: «Не выполняется», «В работе», «Контроль», «Завершено».
А еще добавить необходимые пользовательские поля в задачах. Например, целевые метрики, критерии успеха, требуемые ресурсы или форму отчетности.
Контроль выполнения
Чтобы легко контролировать выполнение задач, в системе есть вкладка «Планирование». В ней вы сможете найти все задачи, которые поручили коллегам и в которых состоите как соисполнитель или наблюдатель.
Также инструмент позволяет отслеживать личные задачи на сегодня и завтра, а также просроченные дела. Благодаря этому вы сможете спланировать свой день и ничего не пропустить.
А чтобы сотрудники не забывали о задачах и дедлайнах, можно настроить напоминания с помощью автодействий. Задавайте условия, а система автоматически отправит уведомление, добавит комментарий и призовет ответственного к ответу. Например, если с даты создания прошло уже больше недели, а задача так и не взята в работу.
Также в Аспро.Cloud можно учитывать затраченное время в задачах. Руководителям это позволяет увидеть, как распределяется время в команде и насколько эффективно оно используется. А сотрудники могут эффективнее планировать свой рабочий день и выявлять узкие места.
Встроенный тайм-трекер фиксирует время в карточке задач и показывает, кто сколько и на какие действия потратил времени. Вы также можете установить плановое время выполнения, чтобы увидеть отклонения, и указать оплату за час.
Инструменты для совместной работы
Аспро.Cloud позволяет совместно выполнять задачи и взаимодействовать с командой. Например, можно оставлять комментарии, отмечать коллег с помощью тегов и призывать их к ответу, чтобы быстро получить обратную связь. Сотрудники будут получать уведомления обо всех комментариях и изменениях по задачам, к которым имеют отношение. А общаться по личным вопросам можно во встроенном мессенджере.
Прозрачная отчетность
Аспро.Cloud автоматически формирует отчеты по различным показателям. Если говорить об аналитике задач, то система показывает:
-
Общие показатели по сотрудникам. Здесь можно количество созданных и выполненных задач по любому периоду и сотруднику, а также среднюю оценку задач и количество доработок. При этом система автоматически показывает лучших исполнителей по задачам и качеству выполнения.
-
Задачи в работе. В этом отчете вы можете увидеть весь список задач, их статусы и ответственных за выполнение. Также система собирает сводную по плановому и затраченному времени.
-
Затраченное время по дням. Система фиксирует, сколько времени потратил каждый сотрудник в течение конкретной недели.
-
План/Факт по всем задачам и только завершенным. Система учитывает плановое и фактическое время по каждому сотруднику или всей команде и составляет понятный график.
Если вы вели базу знаний
Чтобы продолжить эффективно вести базу знаний и управлять знаниями, в Аспро.Cloud есть инструменты, которые позволяют:
-
создавать и организовывать контент;
-
формировать удобную и понятную навигацию;
-
совместно создавать материалы и редактировать их;
-
настраивать доступ к документации;
-
встраивать базу знаний на свой сайт;
-
получать обратную связь;
-
просматривать материалы со смартфона.
Рассмотрим, как можно использовать эти возможности.
Создание и организация контента
Редактор контента. В Аспро.Cloud простой, но функциональный редактор. Создать статью в базе знаний может любой сотрудник, дополнительные навыки для этого не нужны. Чтобы было легче воспринимать информацию, делайте акценты с помощью форматирования, а также добавляйте изображения, таблицы и html-код.
База знаний в Аспро.Cloud позволяет организовать вложенную структуру. Достаточно создать родительский материал и прикрепить к нему необходимые статьи. Так вы сможете сформировать тематические разделы и быстро находить информацию. При этом одну статью можно добавить в разные блоки, создавать ее заново не придется.
Связи между записями. Внутри каждой родительской статьи расположены материалы, которые за ней закреплены. Поэтому читатель точно ничего не пропустит. А если нужно упомянуть статью из другого раздела в тексте, просто добавьте на нее ссылку.
Поиск и навигация
Неважно, насколько большая база знаний в вашей компании, вы сможете легко найти нужную статью благодаря удобному поиску. Просто введите название или тег и получите ответ на свой вопрос.
А чтобы было легче ориентироваться в материалах, в системе есть понятное меню и хлебные крошки.
Совместная работа
Чем больше опытных сотрудников будет работать над материалом, тем больше пользы она будет содержать. Поэтому в Аспро.Cloud редактировать статью может несколько человек. Вносите исправления сразу в текст, а система покажет, кем был создан материал, а кем — изменен.
Внутри каждой статьи доступны комментарии. Уточняйте информацию, обменивайтесь мнениями или обсуждайте методы решения проблемы. А если вам понадобится помощь коллеги, призовите его в комментариях.
Чтобы обеспечить качество, актуальность и достоверность информации, настройте процесс согласования с помощью автодействий. Вам достаточно выбрать условие, по которому оно будет срабатывать: укажите название статьи, дату создания или автора. Система сама отправит ответственному уведомление, призовет к ответу, оставит комментарий или создаст задачу на проверку статьи. Также можно указать время срабатывания автодействия: сразу, через заданный интервал или в определенное время. Например, через 6 месяцев после публикации статьи, автор получит задачу на проверку актуальности информации.
Управление доступом
Гибкие права доступа. В Аспро.Cloud есть несколько уровней прав. Вы можете ограничивать создание статей, их публикацию, редактирование и чтение. Так вы не перегрузите сотрудников информацией и сможете легко контролировать качество материалов. Определить доступ можно как для отдельных пользователей, так и для целых групп.
Внешняя база знаний. Материалами также можно поделиться с внешними пользователями, например, специалистами на аутсорсе или клиентами. Для этого откройте доступ по ссылке и настройте внешний вид: добавьте логотип компании, укажите ссылки на соцсети и другие ресурсы. Вы самостоятельно решаете, какие материалы могут просматривать пользователи.
Для базы знаний вы можете создать отдельный домен или выгрузить ее на ваш сайт. Во втором случае материал будет находиться на сайте, но редактировать их вы сможете у себя в системе. Все изменения будут автоматически подтягиваться на сайт — вашим клиентам будет всегда доступна только актуальная версия.
Обратная связь
Чтобы определить, насколько полезна статья для читателей, подключите систему оценивания. Если материал получает слишком много низких оценок, это может сигнализировать о проблемах с контентом. Так вы сможете легко найти некачественные статьи, отредактировать их или удалить.
Доступ со смартфона
Для тех, кто работает на производстве, в торговле, логистике и часто не имеет доступа к компьютеру, предусмотрено мобильное приложение. Скачайте его на ваш смартфон и просматривайте нужные материалы в любое время и в любом месте. Также вы можете оставлять комментарии под статьями и общаться с коллегами.
Если вы управляли проектами
В Notion задачи можно объединять в проекты, чтобы управлять работой и отслеживать прогресс было проще и удобнее. Какие еще возможности нужны для эффективного ведения проектов:
-
организация отдельных пространств;
-
визуализация задач;
-
управление по разным методологиям;
-
хранение документации;
-
работа с типовыми проектами;
-
бюджет проектов;
-
портфели проектов.
Организация отдельных пространств
В Аспро.Cloud можно объединить задачи в проекты по любым признакам. Например, отделу или конкретному заказу. Это позволяет легче организовывать работу команды, распределять ресурсы и отслеживать прогресс. В каждый проект можно добавить только тех сотрудников, которые над ним работают, а также назначить менеджера.
Визуализация задач
В Аспро.Cloud вы можете отслеживать общий ход проектов или углубиться в рабочий процесс. Для этого внутри карточки проекта есть 4 вида отображения задач:
-
kanban-доска;
-
список задач;
-
по ответственному;
-
диаграмма Ганта.
А если понадобится найти конкретную задачу, воспользуйтесь фильтрами. Например, по постановщику, исполнителю, тегам или любым другим пользовательским полям.
Управление по разным методологиям
В Аспро.Cloud вы можете вести проекты по Waterfall или гибким методологиям.
Управление по Waterfall. В карточке проекта вы можете создать порядок работ: добавить этапы, вехи и задачи. А также распределить нагрузку сотрудников и определить время выполнения задач и проекта в целом. Так вы составите эффективный план, избежите неопределенностей и конфликтов и сможете закрывать больше проектов в срок.
.
Управление по гибким методологиям. Для этого в Аспро.Cloud предусмотрен отдельный модуль. В нем доступна Scrum-доска с настраиваемыми этапами, которая позволяет учитывать все задачи и оценивать их в story points. А чтобы легче определять приоритеты и управлять временем, вы можете планировать работу по спринтам. Модуль также позволяет формировать бэклог и распределять задачи по тегам и категориям.
Бюджет проектов
Чтобы выполнять проекты не только в срок, но и в рамках выделенных средств, необходимо вести бюджет. Аспро.Cloud позволяет делать это сразу внутри карточки проекта. Добавляйте плановые и фактические поступления и расходы, а система автоматически составит прогноз денежного потока. Так вы сможете быстро выявить отклонения и не допустить кассового разрыва. А чтобы определить выгодные направления работы, проанализируйте рентабельность каждого проекта.
Хранение документации
Чтобы не искать нужные файлы в разных местах, храните все важную документацию в карточке проекта. Закрепите в ней коммерческое предложение, техническое задание, устав и любые отчеты. Кстати, создать их можно в конструкторе документов. А если вы обмениваетесь файлами в комментариях, чатах или задачах, система автоматически зафиксирует их в карточке. Доступ к информации будет у всей команды, даже со смартфона.
Работа с типовыми проектами
Создавать проекты с нуля долго и неэффективно. Поэтому в Аспро.Cloud вы можете создать шаблоны под разные направления работы, которые помогут запускать типовые проекты в один клик. Подготовьте порядок работ с вехами, этапами и задачами, настройте автодействия и пропишите сроки. Вам не придется каждый раз тратить время на планирование и организацию работы, благодаря чему взяться за заказ клиента можно будет в несколько раз быстрее.
Портфели проектов
Руководители и собственники бизнесов часто не имеют времени для погружения в каждый проект. Поэтому Аспро.Cloud предлагает объединить проекты в портфели по любому признаку и анализировать их комплексно. Следите за этапами, бюджетами и дедлайнами и отслеживайте рентабельность отдельных направлений работы. А по всем вопросам вы сможете обратиться к менеджеру, который указан в карточке проекта.
Если вы управляли встречами и расписанием
Сервис Notion позволял планировать личные и совместные события в календаре и делать по каждому из них заметки. Какие возможности предлагает Аспро.Cloud:
-
создание событий и контроль расписания;
-
управление участниками и зонами для встреч;
-
уведомления и напоминания;
-
интеграции с другими календарями.
А теперь разберем каждый сценарий подробнее.
Создание событий и контроль расписания
В Аспро.Cloud есть встроенный календарь, который можно просматривать по дням, неделям и месяцам. Инструмент позволяет создавать и планировать личные и совместные события. При этом пользователь всегда будет видеть текущие и завершенные дела и контролировать свое расписание в одном месте. Еще одна особенность календаря — доступ для любого пользователя портала. Коллеги могут просматривать расписание друг друга и в зависимости от этого планировать совместные дела.
Система также может создавать события автоматически. Например, запланировать созвон с клиентом после отправки КП или назначить встречу после закрытия сделки. Для этого необходимо настроить автодействия: указать условия, при которых они будут срабатывать, дату события и участников.
Управление участниками и зонами для встреч
Чтобы запланировать совместную встречу или звонок, создайте событие в календаре и пригласите любого пользователя портала или целую группу. Как только вы его сохраните, коллеги получат уведомление и смогут подтвердить участие. Решение можно изменить в любой момент. В карточке события также можно указать место проведения. А чтобы предотвратить совпадение встреч в одной и той же зоне, создайте отдельные календари для кабинетов и конференц-залов и планируйте мероприятия в них.
Уведомления и напоминания
При создании события каждому участнику приходит уведомление. Но чтобы точно никто не пропустил встречу или созвон, можно установить одно или несколько напоминаний. Они будут приходить всем участникам в назначенное время.
Интеграции с другими календарями
Аспро.Cloud можно интегрировать с Apple и Google календарем, чтобы вы могли держать все события под рукой. Вы сможете просматривать запланированные встречи и мероприятия в Аспро.Cloud через привычные календари, а также создавать новые события.
Задачи, которые Аспро.Cloud не закрывает
Мы рассказали о множестве инструментов, которые могут пригодиться пользователям Notion. Но все-таки Аспро.Cloud подходит не для всех задач. Рассмотрим их подробнее.
Организация личных задач и планов
Аспро.Cloud больше подходит для работы компании или отдельной команды. Многие функции направлены на координацию задач между участниками, совместное планирование, распределение ролей и составление отчетности. Для личного использования эти возможности могут оказаться избыточными и сложными.
Тем не менее наши клиенты все же используют систему в личных целях. А чтобы не платить за ненужные инструменты, мы сделали бесплатный тариф. На нем ограничены некоторые функции, но это не помешает личному планированию. А еще при необходимости можно добавлять сколько угодно пользователей. Например, если захотите добавить членов семьи. О том, как организовать свою жизнь с помощью таск-трекера, рассказали в отдельной статье.
Визуальное оформление заметок
В системе предусмотрены заметки, которые работают как дополнительный инструмент и помогают фиксировать важную информации в процессе выполнения задач. Эти заметки можно сравнить со стикерами на мониторе: они позволяют быстро записывать и сохранять ключевые моменты или напоминания, чтобы ничего не забыть. Но вести и оформлять заметки, как в Notion, не получится. В Аспро.Cloud вы можете форматировать текст, добавлять нумерованные и маркированные списки, а также html-код и ссылки. Это все доступные инструменты.
Если в Notion вы вели дневниковые записи, писали конспекты, статьи и формировали шаблоны для отслеживания привычек, то функционала заметок в Аспро.Cloud вам будет недостаточно. Но создавать и хранить важную информацию в системе все же можно — в базе знаний. О ней мы рассказывали выше, но на всякий случай еще раз оставляем ссылку.
Автоматизация вычислений в таблицах
Если в Notion вы создавали таблицы и настраивали формулы для автоматического расчета данных, то Аспро.Cloud вам не подойдет. Да, в системе можно создавать пользовательские списки для хранения и структурирования информации. Но автоматизировать вычисления не получится.
Если после прочтения статьи у вас все еще остались вопросы, записывайтесь на бесплатную консультацию с нашими специалистами или попробуйте функционал самостоятельно в течение 14 дней.
