Услуги

Как выбрать CRM-систему для своего бизнеса

Как выбрать CRM-систему для своего бизнеса

СRM-система — это набор программного обеспечения, который позволяет сделать организацию долгосрочных отношений с клиентами более эффективной. Сейчас платформы управления взаимоотношениями с клиентами являются наилучшим решением для любой компании, что стремится оптимизировать свои бизнес-процессы.

На рынке существует огромное множество CRM-платформ, которые могут отличаться друг от друга по разным критериям, включая функциональность, бюджет и инфраструктуру.

Если вы ищете CRM-решение, то сначала важно понять, что действительно нужно вашему бизнесу. Иными словами, не ваша компания должна меняться, чтобы адаптироваться к CRM, а именно программное обеспечение должно максимально соответствовать потребностям вашего бизнеса. Современные CRM-системы прежде всего помогают автоматизировать бизнес-процессы. Но в бизнес-процессах каждой компании есть свои особенности, которые необходимо учитывать при оцифровке рабочего процесса. В противном случае вы получите не решение, адаптированное под потребности вашего бизнеса, а «сухую» программу, не применимую к специфике вашего бизнеса.

Какие проблемы решает CRM?

Трудно представить себе, что существует универсальный пакет для всех потребностей вашего бизнеса. Тем не менее с появлением комплексных CRM-решений это стало возможно. При грамотном подборе и внедрении CRM такие решения помогают компаниям справиться с рядом важных проблем:

Несвоевременное выполнение задач сотрудниками

У ваших сотрудников длинный список дел, и порой они забывают про поставленные им задачи? С CRM-системой можно легко контролировать процесс выполнения любой задачи. В системе фиксируются все поручения, а в указанное время приходят напоминания о том, что конкретно необходимо сделать. Так ваши менеджеры вовремя выполнят поставленные задачи, а вы сможете координировать действия сотрудников и контролировать их работу.

Уходит много времени на выполнение рутинной работы

Вместо анализа текущих процессов и нахождения новых точек роста львиная доля вашего времени уходит на рутинную работу вроде поиска информации по клиенту, подготовки документов и отправки рассылок и писем? С CRM-системой можно с легкостью автоматизировать эти рутинные процессы. Система сама создаст задачу, сформирует шаблон документа, подставит адреса и имена клиентов в письме при заданных вами условиях.

Невозможно оценить качество работы менеджеров

Ваши менеджеры взаимодействуют с клиентами по телефону или почте, но вам сложно оценить качество их работы? С CRM все email и звонки совершаются прямо из системы и полная история переговоров хранится в одном месте — карточке клиента. Вы сможете в любой момент прослушать запись разговора с клиентом или прочитать переписку, чтобы оценить работу менеджера или проанализировать спорную ситуацию с клиентом. В карточке контрагента также выводится вся последовательность встреч и презентаций по клиенту, которые провел менеджер.

Слабая отчетность

Испытываете сложности с принятием управленческих решений в связи с отсутствием актуальной отчетности по необходимому вопросу? CRM может предоставить вам отчеты о продажах, оплатах, затраченном на задачи времени и т.д. в режиме реального времени. Многие решения также позволяют создавать пользовательские отчеты с диаграммами, графиками и другой визуализацией. С помощью CRM вы можете легко и быстро получать профессиональные отчеты на основе актуальных данных.

Теряются заявки от новых клиентов

Ваши сотрудники принимают и обрабатывают входящие заявки вручную через Excel или Google-таблицы? В таком случае, потеря заявок неизбежна, ведь человеческий фактор никто не отменял. При большом количестве заявок и высоком темпе работы сотрудник может попросту «упустить заявку из виду». Кроме того, таблицы не позволяют наглядно визуализировать данные и прогресс работы по клиенту. CRM поможет вам в разрешении сложившейся неразберихи. Все заявки с вашего сайта будут автоматически фиксироваться и попадать в систему. Менеджер сразу сможет взять в работу заявку, в которой будет отображена вся история взаимодействия с клиентом. Заявка сразу отобразится на канбан-доске, где четко прослеживается путь каждого заказа. Таким образом, вы не потеряете ни один входящий лид с сайта и сможете быстро обрабатывать все поступающие заказы.

Комплексные CRM-решения: основные функции


Итак, какие же основные аспекты следует учитывать при выборе программного обеспечения CRM для вашей компании? Выполнив быстрый поиск в Интернете, вы наверняка найдете более сотни CRM-решений с разным функционалом, в том числе CRM для малого бизнеса и больших корпораций. Для начала рекомендуем ознакомиться со списком основных функций CRM-систем и сравнить его с вашими приоритетами. На данный момент наиболее востребованными критериями при выборе CRM-системы являются:
  • Планировщик задач и проектов
  • Управление клиентами
  • Автоматизация документооборота
  • Интеграция с почтой
  • Интеграция с IP-телефонией 
  • База знаний
Давайте остановимся подробнее на каждом из вышеперечисленных критериев и посмотрим, какие возможности они предоставляют для наиболее эффективной реализации бизнес-процессов. В качестве примера возьмем Аспро.Cloud — комплексное CRM-решение для организации совместной работы компании.

Планировщик задач и проектов

Планировщик задач и проектов является удобным и неотъемлемым инструментом в любой CRM-системе. Программа для управления задачами и проектами поможет спланировать все дела по клиентскому проекту и грамотно распределить ресурсы для успешного выполнения работ. Руководители могут назначить задачам приоритет, распределить их по сотрудникам и проконтролировать их исполнение на канбан-доске. Аспро.Cloud сохранит всю информацию по проекту — чертежи, письма, комментарии и замечания, счета и ход работ — в подробной карточке проекта.


Управление клиентами

Как уже было сказано ранее, для успешного ведения бизнеса необходимо иметь всю информацию по взаимодействию с клиентами в одном месте. В Аспро.Cloud все данные по платежам, текущим и завершенным сделкам, проектам, задачам и полная история коммуникации выводятся в карточке клиента и добавляется всего в пару кликов. Менеджеры смогут воспользоваться этой информацией для удержания клиента и увеличения продаж.



К тому же, если информация о клиентах и заявках уже сейчас хранится у вас на каком-то носителе, то вы с легкостью сможете загрузить их с помощью импорта данных. Это позволит вам сохранить полную информацию о ваших клиентах, не перенося их вручную.

Также бывают случаи, что один и тот же клиент занесен в базу данных несколько раз разными специалистами. Путаница в клиентской базе может обернуться большой проблемой для вашей компании. К счастью, данная проблема вполне поправима благодаря автоматическому контролю дубликатов в Аспро.Cloud. С помощью этой функции вашим менеджерам больше не придется искать одинаковые контакты или компании вручную. Система сама найдет одинаковые записи, если таковы имеются, и предложит вам объединить их в один клик.

Автоматизация документооборота

Многие CRM-системы позволяют создавать шаблоны для различной документации с возможностью автозаполнения. С Аспро.Cloud ваши сотрудники смогут оформлять счета, акты и предложения под собственные требования: добавить логотип вашей компании, печать и подпись, выбирать цвет оформления в соответствии с вашим фирменным стилем, добавлять текст, менять название полей и многое другое. При выставлении счетов, актов и предложений клиенту вся информация о скидках, ценах и налогах также будет загружаться автоматически. Автоматизация документооборота позволит менеджерам сконцентрировать все свое внимание на работе с клиентами. Они смогут самостоятельно выставлять счета, акты и КП в пару кликов, не отвлекая при этом бухгалтерию.

Интеграция с IP-телефонией

С помощью интеграции с IP-телефонией ваши менеджеры сэкономят уйму времени на ручном вводе данных и получат более полную картину для эффективного управления продажами. Как только поступает звонок от клиента, перед менеджером окажется вся история переговоров по клиенту. Вашим клиентам больше не придется повторять свои требования нескольким менеджерам дважды, ведь все ключевые комментарии будут надежно сохранены в их карточке.

В карточке клиента также отображаются история вызовов с аудиозаписями разговоров. Так сотрудники смогут еще раз прослушать разговор, чтобы восстановить детали разговора. Например, сверить адрес электронной почты, куда необходимо направить КП. А руководителю пригодится запись разговора для оценки работы менеджеров или анализа спорной ситуации с клиентом.


Интеграция с почтой

Интеграция с почтой является полезным инструментом для специалистов, которые активно контактируют с клиентами по e-mail. Они смогут подключить свой рабочий ящик к CRM, настроить автоматический сбор лидов с почты и вести всю переписку с клиентами из Аспро.Cloud. Все письма с тем или иным контактом будут доступны менеджеру в одном окне. Ваши сотрудники смогут отслеживать и получать уведомления, как только клиент открыл сообщение или перешел по ссылке из этих писем.

Таким образом, с Аспро.Cloud не потеряется ни одна заявка или потенциальный клиент, а команда значительно сократит время на обработку писем и повысит продуктивность.


База знаний

Корпоративная база знаний — инструмент, с помощью которого ваши сотрудники смогут быстро и легко фиксировать полученный опыт, алгоритмы работ, интересные и полезные материалы. Все занесенные знания будут доступны всей компании, тем самым ваши менеджеры смогут сократить время на всевозможные объяснения и обучение новых сотрудников. Базу знаний также можно разместить на своем сайте в качестве справочного центра для клиентов. Так вы можете поместить блок информации о всех часто задаваемых вопросах в публичном доступе и снизить нагрузку на специалистов поддержки клиентов.


Итоги

Так, на примере комплексного CRM-решения можно убедиться насколько современные платформы управления взаимоотношениями с клиентами могут быть полезны в автоматизации и координации работы практически всех отделов компании. Они помогают сотрудникам автоматизировать работу, надежно сохраняют всю важную информацию о клиентах и предоставляют руководителю наглядные инструменты оценки эффективности бизнеса.

Многие CRM-системы дополнительно предлагают услуги внедрения, в рамках которого специалисты проводят комплексный аудит ваших процессов и помогают настроить CRM под ваши конкретные задачи. Вам потребуется лишь заполнить бриф, а все остальное за вас сделают специалисты по внедрению — наложат ваш бизнес-процесс на систему, загрузят базу клиентов, настроят шаблоны и автоматизацию, обучат сотрудников.

Начать пользоваться CRM Аспро.Cloud бесплатно можно прямо сейчас. Зарегистрируйтесь и получите бесплатный доступ к полной версии программы на 20 дней!