Из-за конкуренции на рынке приходится постоянно бороться за внимание покупателей. Чтобы привлечь клиентов, необходимо улучшать сервис, внедрять новые технологии производства и находить способы работать эффективнее. Иначе покупатели уйдут к конкурентам.
Компания «Хартек» не привыкла быть в отстающих, поэтому руководство решило автоматизировать процессы и навести порядок в работе. Сперва команда управляла задачами и проектами в одной системе, а контролировала финансы в другой. Но со временем такой подход оказался неэффективным: приходилось каждый раз переходить в разные сервисы, а увидеть общую картину состояния бизнеса было тяжело.
Тогда руководитель принял решение перейти на комплексную систему, которая объединяет управление проектами, финансами и клиентами. В этом кейсе мы расскажем:
-
насколько сложно перейти из двух систем сразу;
-
как вел бизнес производитель стеклянных конструкций;
-
какие были проблемы в предыдущих системах;
-
почему решили перейти на Аспро.Cloud;
-
как проходило внедрение;
-
с какими модулями компания работает.
Специфика деятельности компании
ООО «Хартек» проектирует, поставляет и монтирует светопрозрачные конструкции любой сложности: от обычных окон до интерьерных стеклянных панелей.
«Наша организация начала работу 15 лет назад и производила исключительно автоматические двери и стеклянные перегородки с немецкой фурнитурой. По мере развития бизнеса мы научились проектировать металлоконструкции и реализовывать высокотехнологичные архитектурные проекты. Сейчас изготавливаем сложные конструкции. Разрабатываем сложные узлы и крепления, просчитываем и проводим испытания на их слом и вырыв».
Как работала компания до Аспро.Cloud
Компания выполняет многоступенчатые задачи: проектирование, изготовление, доставка, монтаж и обслуживание стеклянных конструкций. При этом обычно сотрудники выполняют сразу несколько сложных проектов. Поэтому контролировать рабочие процессы без системы управления невозможно. Без нее также было сложно анализировать рентабельность проектов и выявлять наиболее прибыльные направления работы.
Чтобы вести проекты эффективно, руководитель внедрил сервис управления бизнесом — популярную на рынке CRM-систему. А для финансового и управленческого учета понадобилась еще одна платформа. Команда начала работать в двух системах одновременно. Это было неудобно, да еще и дорого: компания оплачивала оба сервиса.
Почему решили перейти на Аспро.Cloud
В процессе работы с предыдущей CRM-системой руководитель выделил 2 главных недостатка:
-
Отсутствие отдельных рабочих зон. Например, задачи по бухгалтерии, проектам и обслуживанию машины выпадали единым списком. Найти нужную информацию и проконтролировать определенные рабочие процессы было сложно.
-
Нет интеграции с финансовыми программами. Переходить постоянно из одной системы в другую было неудобно, сотрудникам приходилось тратить немало времени на переключение в течение дня. А руководитель не видел общее состояние компании.
Сперва казалось, что это незначительные неудобства. Подумаешь — перешел из одной вкладки в другую, вручную перенес данные. Дискомфортно, но жить можно. Однако такие вещи имеют накопительный эффект. В итоге сервисы, которые должны были сделать рабочий процесс проще, только усложняли ведение бизнеса. Поэтому руководитель принял решение перейти на комплексный сервис для управления бизнесом: проектами, сделками и финансами.
«Я протестировал бесплатный пробный период Аспро.Cloud и остановился на этой системе. Проще, когда все в одном месте: и проекты, и финансы».
Этапы внедрения
Перейти из старой системы на новую — не так уж сложно и долго. Компания «Хартек» — тому доказательство. Руководитель обратился к нашим специалистам, и совместно они перенесли необходимые данные из системы финансового учета в Аспро.Cloud. Этот процесс состоял из следующих шагов:
-
Выгрузили данные из предыдущей системы в формат CSV.
-
Поработали с CSV файлом и внесли небольшие правки в документ.
-
Сверили проекты в предыдущей системе с проектами в Аспро.Cloud, чтобы не дублировать их.
-
Внесли данные по организации и счетам в Аспро.Cloud: реквизиты, начальные остатки.
-
Загрузили CSV файл в Аспро.Cloud, сверили полученные остатки по счетам на конец периода.
-
Подключили интеграцию с банками, чтобы продолжить вести учет в Аспро.Cloud.
С данными разобрались. Но чтобы начать работу в системе, было необходимо внедрить CRM: перенести в систему клиентскую базу и подключить интеграцию с IP-телефонией. Этот процесс руководитель настроил самостоятельно в минимальные сроки.
«Перейти с предыдущей системы оказалось легко благодаря удобному и понятному интерфейсу. Все освоили довольно быстро».
Применение Аспро.Cloud
Проекты
Модуль «Проекты» помогает компании контролировать постановку и выполнение задач. Первое, что настроили в системе — рабочий процесс для разных отделов: бухгалтерии, производственного цеха, проектировщиков, маркетологов. В каждом из них выделены этапы, например, «Сделать», «В работе», «Сделано». С помощью доски и фильтров по задачам руководитель видит, как продвигается проект, и общую нагрузку сотрудников. На основе этой информации он корректирует работу, чтобы добиться качественного результата.
Часто сотрудники компании работают с типовыми проектами. Поэтому в системе стандартизирован процесс их выполнения с помощью готовых шаблонов. В них заданы основные этапы, вехи и определены стандартные задачи. Благодаря этому команда запускает проекты быстро и так же быстро получает результат.
«С помощью Аспро.Cloud мы начали реализовывать проекты с минимальным количеством ошибок и четко в сроки».
Аспро.Cloud также помогает компании анализировать рентабельность проектов. Чтобы отследить фактические и плановые доходы и выявить прибыльные направления работы, достаточно зайти в карточку проекта.
Финансы
В системе Аспро.Cloud руководитель может в несколько кликов узнать все о финансовом состоянии бизнеса, чтобы принять верное управленческое решение. В «Хартек» пользуются отчетами ДДС И ОПиУ. Это позволяет проанализировать выручку и расходы по направлениям деятельности компании.
«Удобно контролировать движение денежных средств, не входя в онлайн-банк. Все остатки по счетам видны на одной странице».
.png)
На случай, когда руководителю необходимо узнать о доходах и расходах оперативно, в системе настроены динамические виджеты для финансов и с остатками по счетам организации. Их можно просмотреть с компьютера или смартфона в любое время и в любом месте.
CRM
Модуль CRM помогает бизнесу регулировать рабочие процессы. Одна из функций, которыми пользуются в «Хартек» — привязка электронных писем к конкретным задачам.
«Электронное письмо, например, со счетом от поставщика автоматически привязывается непосредственно к задаче по закупке, проекту и задаче по бухгалтерии на оплату. Так счет не потеряется, и все ответственные будут иметь к нему доступ».
Результаты
Внедрение Аспро.Cloud не заняло много времени. За несколько шагов компания начала работать в новой системе и контролировать все рабочие процессы.
«Аспро.Cloud продумана очень хорошо. Мы не столкнулись с теми ошибками и недочетами, которые были в предыдущих системах. Перейти на новую платформу оказалось легко, внедрение оправдало себя на 100%. Теперь мы работаем в одной системе всей командой и видим общую картину бизнеса».
