Обзор аналогов ActiveCollab для эффективного управления проектами

Инструментов для управления проектами и задачами много, и разобраться, чем они отличаются, не всегда легко: функции пересекаются, интерфейсы разные, и непонятно, что действительно важно именно вам.

В этой статье мы собрали популярные аналоги ActiveCollab и практические рекомендации, которые помогут их сравнить. Вы найдете ключевые обзоры решений, критерии выбора и ориентиры, которые помогут быстрее определить, какое из них подходит вашей команде и рабочим процессам.

Почему отечественные сервисы для бизнеса — достойные аналоги ActiveCollab

Отечественные IT-решения помогают российским пользователям:

• Быстрее учиться работе в сервисе. Локализация интерфейса и поддержка на русском языке. 

• Не нарушать российское законодательство и требования безопасности. Кстати, серверы облачного софта — в России, поэтому риск утечки данных минимальный. А если решение входит в реестр отечественного ПО, это замечательно — в нем можно работать даже с госконтрактами. 

• Оплачивать подписку в рублях. Никаких схем со счетами, открытыми в других странах, конвертации и рисков из-за валютных колебаний. 

• Получать быструю техподдержку. Кроме того, что разработчики альтернатив ActiveCollab отвечают на родном языке, они еще и работают, как правило, по часовому поясу Москвы — легче связаться и получить ответ. 

• Подстроить процессы под наши реалии. К примеру, использовать интеграцию с 1С, российскими банками, ВКонтакте, Telegram. Некоторый софт с финучетом помогает исчислять налоги — в алгоритмы уже входят особенности российского налогообложения. 

• Не бояться блокировок и проблем с доступом.

При сравнении ActiveCollab с российскими разработками, обратите внимание на те, которые хорошо решают задачи предпринимателей из России. Но мультивалютность и локализация интерфейса на английском языке будут бонусом, если вы хотите экспортировать товар или обслуживать иностранных клиентов. 

Критерии выбора идеальной альтернативы ActiveCollab 

Итак, вы решили заменить инструмент, но что выбрать? Мы подскажем, на что смотреть при сравнении ActiveCollab с аналогами. Наш гайд:

1. Функциональность. Выберите инструменты, которые нужны команде. Лишнее оставьте на случай масштабирования. 

2. Удобство использования. Понятный интерфейс, быстрый старт и поиск по инструментам помогут освоить софт. А мобильное приложение — работать вне офиса. 

3. Бюджет. Посмотрите на бесплатные тарифы. Если их функционала недостаточно, оцените платные подписки — чем они отличаются, есть ли скрытые платежи. Совет: если людей в команде много, выгоднее платить не за каждого юзера, а за группу пользователей. 

4. Поддержка. Почитайте пользовательскую документацию, задайте подобный вопрос техподдержке. Оцените, как быстро и насколько комплексно вам помогут. 

5. Масштабируемость. При росте компании всем сотрудникам должно быть место: продажникам функции CRM, разработчикам — канбан-доска и спринты, бухгалтеру — блок финучета и так далее. Смотрите, чтобы при увеличении проектов софт не начал тормозить. 

6. Адаптивность. И мы не только про гибкие настройки интерфейса, важно все: пользовательские поля, создание собственных шаблонов, легкая кастомизация рабочих процессов под себя. 

7. Безопасность. Оцените шифрование, резервное копирование и соответствие требованиям законодательства.

Это основные критерии. Теперь подробнее обсудим, какой функционал должен иметь софт. 

Во-первых, это индивидуально и зависит от команды. Понятно, что маленький коллектив более неприхотлив, а корпорация хочет все и сразу. 

Во-вторых, есть базовые возможности, а есть допы. Разграничьте для себя, что такое база — без чего не обойтись. Остальное берите опционально. 

Функции: 

1. Управление задачами должно включать приоритеты, сроки, ответственных, зависимости. Отмечайте дедлайны, контролируйте статусы, быстро перераспределяйте трудовые ресурсы.

2. Управление проектами. Полный цикл: от планирования до контроля бюджета и ресурсов.

3. Трекинг времени. Чтобы видеть, куда уходят рабочие часы.

4. Коммуникации. Чат, обсуждения, комментарии — без этого командная работа превратится в хаос.

5. Отчетность и аналитика. Не просто цифры, а понятные отчеты, которые помогут принимать решения. Глубокая аналитика, возможность кастомизации, прогнозы — чем больше, тем лучше.

6. Управление документами. Хранение, совместный доступ, актуализация версий — чтобы всегда было под рукой то, что нужно.

7. Интеграция с почтой, календарями, CRM, облачными хранилищами — связи должны быть максимально удобными и быстрыми.

8. Управление ресурсами. Сотрудники, бюджет, оборудование — все должно быть под контролем.

9. Поддержка методологий Agile и Waterfall — чтобы система подходила под ваш рабочий стиль.

10. Удобство навигации, быстрый поиск, автоматизация процессов. Экономия времени — ценный инструмент.

Если нашли сервис для бизнеса, не спешите его оплачивать. Попробуйте поработать в пробном режиме: поставьте задачи, спланируйте проект, привлеките коллег и получите обратную связь. Что окей, а что вызывает трудности? 

Миграция без паники: план действий

Переход с ActiveCollab на новую систему управления — ответственный шаг. Чек-лист, чтобы все прошло гладко:

• Аудит рутины. Проанализируйте, как сейчас организованы процессы, что давно требует исправлений. Сейчас подходящий момент для переделок. 

• Выбор системы. Определитесь с софтом и создайте аккаунт.

• Подготовка к экспорту. Решите, что нужно перенести из старой системы, к примеру, проекты, задачи, контакты, файлы, а что не жалко потерять. 

• Экспорт и импорт данных. Следуйте инструкциям по экспорту из ActiveCollab, там можно разом все скачать и потом внедрить в новый софт. Главное — совместимость форматов, иначе придется вручную делать. 

• Адаптация сервиса. Используйте гибкие настройки интерфейса, укажите права доступа, подключите интеграции.

• Знакомство. Проведите обучение для сотрудников, запишите инструкции. Отличный вариант — назначить ответственного за переезд. У него будет время на изучение системы и потом на ее объяснение остальным. 

• Параллельная работа. Дайте сотрудникам время на освоение новой системы. Пусть старые проекты они заканчивают в ActiveCollab, а новые уже в аналоге. 

• Полный переход. Отключите старую систему. Не забудьте предварительно удалить данные. 

• Мониторинг и корректировки. Анализируйте результаты, вносите изменения. Не бойтесь обращаться в техподдержку, если что-то пойдет не так.

Поздравляем с переездом! И не бойтесь перемен — они к лучшему.

FAQ