Обзор аналогов ActiveCollab для эффективного управления проектами

Вы уже знаете, что ActiveCollab вас больше не устраивает, и ищете подходящую замену? Отлично! В этой статье вы найдете конкретные рекомендации, обзоры и сравнения лучших аналогов ActiveCollab. Мы разберем ключевые критерии выбора и поможем вам найти систему, которая будет работать на вас, а не наоборот.

Что такое ActiveCollab и почему люди ищут альтернативы?

Мы изучили отзывы на разных площадках типа Picktech, Ruprogi, Findstack, Softwaresuggest, G2, Startpack. Выделим основные причины в обзоре ActiveCollab с цитатами от юзеров: 

• Недостаточная гибкость. Настроить ActiveCollab под себя, свои процессы достаточно тяжело. «Макет сложно форматировать, цвета конфликтуют», а кастомизировать нельзя.  

• Отчетов мало, а те, которые есть, — поверхностные. Отчетов мало, они простые, и не всегда показывают реальную картину. Данные трудно воспринимать, потому что «отсутствуют вспомогательные функции для их визуализации».

• Больше подходит для маленьких команд. Если у вас не 5 человек, а 50 или 100, ActiveCollab может не подойти. Проекты, задачи, данные нужно прогружать, а ресурсов софта может не хватить. «Система большую часть времени работает с перебоями», — отмечает комментатор. Другие поддерживают: «Активное сотрудничество может быть медленным при большом количестве участников или проектов», «На крупных проектах загрузка может занимать время». 

• Нет Agile-методологии управления. Если вы работаете по Scrum или Kanban, ActiveCollab может не подойти. Пользователь к минусам системы причисляет «отсутствие таких функций, как канбан».

• Многим не подходит дизайн. Интерфейс ActiveCollab вполне юзабельный, но в некоторых моментах неинтуитивный. Пользователь отмечает, что «нет улучшений пользовательского интерфейса во время обновлений».

• Интеграции ограничены. Многие пользователи жалуются на проблемы с интеграциями: почтой, календарем и CRM. Распространенная жалоба: «не так много других наших продуктов взаимодействуют с ним, как нам бы хотелось». 

• Высокая стоимость. На некоторых тарифных планах, учитывая ограниченный функционал, цена может показаться завышенной. Пользователь отметил, что «в базовой комплектации отсутствуют вещи, которые я ожидал бы увидеть». Система позиционирует себя как очень дешевый инструмент, но на практике в базовую подписку входит сильно ограниченное количество функций. «В нем есть скрытые платежи», — негодует пользовательница. Действительно, за инструменты допом приходится доплачивать. 

• Функциональность мобильной версии ограничена по сравнению с веб-версией. Если вы не привыкли всюду носить с собой ноутбук, это может стать проблемой. «Нет функциональной версии для мобильных устройств», — рассказывает пользователь ActiveCollab. 

• Баги. Обычно пользователи отмечают мелкие недостатки софта, но иногда восклицают: «В системе так много ошибок»!

• Нехватка некоторых инструментов для управления командой. К примеру, количество задач очень ограничено, а инструментов для общения нет. 

• Мало автоматизации процессов. Большинство рутины приходится делать самому.

На Дзене нашли комментарий пользователя: «Из-за санкций переехал из сервиса для ведения проектов ActiveCollab в отечественный [аналог]». На этом мы заканчиваем обзор ActiveCollab и смотрим, какие альтернативы для управления бизнесом предлагает рынок.

Почему отечественные сервисы для бизнеса — достойные аналоги ActiveCollab

Отечественные IT-решения помогают российским пользователям:

• Быстрее учиться работе в сервисе. Локализация интерфейса и поддержка на русском языке. 

• Не нарушать российское законодательство и требования безопасности. Кстати, серверы облачного софта — в России, поэтому риск утечки данных минимальный. А если решение входит в реестр отечественного ПО, это замечательно — в нем можно работать даже с госконтрактами. 

• Оплачивать подписку в рублях. Никаких схем со счетами, открытыми в других странах, конвертации и рисков из-за валютных колебаний. 

• Получать быструю техподдержку. Кроме того, что разработчики альтернатив ActiveCollab отвечают на родном языке, они еще и работают, как правило, по часовому поясу Москвы — легче связаться и получить ответ. 

• Подстроить процессы под наши реалии. К примеру, использовать интеграцию с 1С, российскими банками, ВКонтакте, Telegram. Некоторый софт с финучетом помогает исчислять налоги — в алгоритмы уже входят особенности российского налогообложения. 

• Не бояться блокировок и проблем с доступом.

При сравнении ActiveCollab с российскими разработками, обратите внимание на те, которые хорошо решают задачи предпринимателей из России. Но мультивалютность и локализация интерфейса на английском языке будут бонусом, если вы хотите экспортировать товар или обслуживать иностранных клиентов. 

Критерии выбора идеальной альтернативы ActiveCollab 

Итак, вы решили заменить инструмент, но что выбрать? Мы подскажем, на что смотреть при сравнении ActiveCollab с аналогами. Наш гайд:

1. Функциональность. Выберите инструменты, которые нужны команде. Лишнее оставьте на случай масштабирования. 

2. Удобство использования. Понятный интерфейс, быстрый старт и поиск по инструментам помогут освоить софт. А мобильное приложение — работать вне офиса. 

3. Бюджет. Посмотрите на бесплатные тарифы. Если их функционала недостаточно, оцените платные подписки — чем они отличаются, есть ли скрытые платежи. Совет: если людей в команде много, выгоднее платить не за каждого юзера, а за группу пользователей. 

4. Поддержка. Почитайте пользовательскую документацию, задайте подобный вопрос техподдержке. Оцените, как быстро и насколько комплексно вам помогут. 

5. Масштабируемость. При росте компании всем сотрудникам должно быть место: продажникам функции CRM, разработчикам — канбан-доска и спринты, бухгалтеру — блок финучета и так далее. Смотрите, чтобы при увеличении проектов софт не начал тормозить. 

6. Адаптивность. И мы не только про гибкие настройки интерфейса, важно все: пользовательские поля, создание собственных шаблонов, легкая кастомизация рабочих процессов под себя. 

7. Безопасность. Оцените шифрование, резервное копирование и соответствие требованиям законодательства.

Это основные критерии. Теперь подробнее обсудим, какой функционал должен иметь софт. 

Во-первых, это индивидуально и зависит от команды. Понятно, что маленький коллектив более неприхотлив, а корпорация хочет все и сразу. 

Во-вторых, есть базовые возможности, а есть допы. Разграничьте для себя, что такое база — без чего не обойтись. Остальное берите опционально. 

Функции: 

1. Управление задачами должно включать приоритеты, сроки, ответственных, зависимости. Отмечайте дедлайны, контролируйте статусы, быстро перераспределяйте трудовые ресурсы.

2. Управление проектами. Полный цикл: от планирования до контроля бюджета и ресурсов.

3. Трекинг времени. Чтобы видеть, куда уходят рабочие часы.

4. Коммуникации. Чат, обсуждения, комментарии — без этого командная работа превратится в хаос.

5. Отчетность и аналитика. Не просто цифры, а понятные отчеты, которые помогут принимать решения. Глубокая аналитика, возможность кастомизации, прогнозы — чем больше, тем лучше.

6. Управление документами. Хранение, совместный доступ, актуализация версий — чтобы всегда было под рукой то, что нужно.

7. Интеграция с почтой, календарями, CRM, облачными хранилищами — связи должны быть максимально удобными и быстрыми.

8. Управление ресурсами. Сотрудники, бюджет, оборудование — все должно быть под контролем.

9. Поддержка методологий Agile и Waterfall — чтобы система подходила под ваш рабочий стиль.

10. Удобство навигации, быстрый поиск, автоматизация процессов. Экономия времени — ценный инструмент.

Если нашли сервис для бизнеса, не спешите его оплачивать. Попробуйте поработать в пробном режиме: поставьте задачи, спланируйте проект, привлеките коллег и получите обратную связь. Что окей, а что вызывает трудности? 

Миграция без паники: план действий

Переход с ActiveCollab на новую систему управления — ответственный шаг. Чек-лист, чтобы все прошло гладко:

• Аудит рутины. Проанализируйте, как сейчас организованы процессы, что давно требует исправлений. Сейчас подходящий момент для переделок. 

• Выбор системы. Определитесь с софтом и создайте аккаунт.

• Подготовка к экспорту. Решите, что нужно перенести из старой системы, к примеру, проекты, задачи, контакты, файлы, а что не жалко потерять. 

• Экспорт и импорт данных. Следуйте инструкциям по экспорту из ActiveCollab, там можно разом все скачать и потом внедрить в новый софт. Главное — совместимость форматов, иначе придется вручную делать. 

• Адаптация сервиса. Используйте гибкие настройки интерфейса, укажите права доступа, подключите интеграции.

• Знакомство. Проведите обучение для сотрудников, запишите инструкции. Отличный вариант — назначить ответственного за переезд. У него будет время на изучение системы и потом на ее объяснение остальным. 

• Параллельная работа. Дайте сотрудникам время на освоение новой системы. Пусть старые проекты они заканчивают в ActiveCollab, а новые уже в аналоге. 

• Полный переход. Отключите старую систему. Не забудьте предварительно удалить данные. 

• Мониторинг и корректировки. Анализируйте результаты, вносите изменения. Не бойтесь обращаться в техподдержку, если что-то пойдет не так.

Поздравляем с переездом! И не бойтесь перемен — они к лучшему.

FAQ