Управленческий учет: проблемы, которые мешают бизнесу расти

В бухучете все отлично: прибыль растет от квартала к кварталу, но руководители отделов негодуют, что денег на проекты постоянно не хватает. Так бывает, когда в компании не налажен управленческий учет. Расскажем про проблемы организации управленческого учета на предприятии и о том, как их избежать.

Ошибки управленческого учета: проблемы и решения

Настроить управленческий учет с первого раза сложно, многие предприниматели допускают ошибки. Рассказываем, с какими трудностями они часто сталкиваются при внедрении и ведении учета.

Ошибка №1: Отчеты формируются по разным принципам

Пример. Предприниматель имеет 3 юрлица, то есть группу компаний, которые заняты в одной сфере. В каждой организации свои правила управленческого учета: цифры считают в 1С, в таблицах и чуть ли не в амбарной книге. Отчеты, конечно, тоже отдают собственнику настолько разные, что найти одинаковые показатели — квест на целый день. Из-за этого бизнесмен просто не может все денежные потоки свести воедино.

Что происходит, когда у отчетности нет строгих стандартов:

• сложно оценить общую прибыльность организации;
• непонятно, где «зависают» деньги, если выручка большая, а чистая прибыль — нет;
• цифры не сходятся, к примеру, затраты на один проект у отделов могут отличаться.

Решение: внедрение стандартов ведения отчетности. Одни периоды, шаблоны, принципы внесения денежных операций в документы. Тогда руководитель будет получать понятные метрики, а не путаницу из цифр.

Ошибка №2: Много не связанных друг с другом информационных систем

Пример. В компании для сбора информации каждый отдел использует свои программы, которые не интегрированы между собой. Бухгалтерия использует 1С, отдел продаж — CRM для контроля сделок, а производственные расходы считают в ERP. В результате каждое подразделение ведет отдельный учет финансов, а руководитель получает разные цифры.

Когда в бизнесе много не связанных информационных систем:

• данные приходят с запозданием, их приходится передавать между отделами самостоятельно;
• собирать консолидированную отчетность нужно вручную;
• анализировать финансы приходится частями — отдельно по каждому направлению работы.

Решение: внедрить одну программу для всех подразделений фирмы или настроить интеграции. Тогда данные будут стекаться в одно место, и руководитель сможет работать с показателями управленческого учета в режиме одного окна.

Ошибка №3: Нет автоматизации, но есть рутинное заполнение таблиц

Пример. На старте бизнеса предприниматель вел управленческий учет доходов и расходов в таблице. Компания росла, в штате появился финансист. Он перенял подход руководителя и продолжил заполнять таблицу, но она стала большой, запутанной. Табличные формы приходилось заполнять вручную, они приходили к предпринимателю запоздало и зачастую с ошибками.

Когда организация небольшая, вести управленческий учет в таблицах Google допустимо. Но когда табличные данные разрастаются на тысячи строк:

• увеличивается количество ошибок в значениях, нечаянно удаленных ячеек;
• время на сбор информации растет;
• расчеты показателей приходится делать вручную.

Решение: внедрение сервиса финансового учета, чтобы он автоматически собирал и обрабатывал данные.

Ошибка №4: Нет цели управленческого учета — нет результата

Пример. Предприниматель внедрил программу финучета, обучил сотрудников всем регламентам и сделал все правильно. Но через полгода ведения управленческого учета он понял, что потратил 500 000 ₽ без реальной пользы. Получилось, что учет ради учета не приносит выгоды.

Когда у управленческого учета нет цели:

• полученная информация просто хранится, но не используется;
• сотрудники тратят лишнее время на создание отчетов, которые не приносят пользы;
• руководитель не знает, за какими показателями наблюдать;
• сотрудники саботируют задачи по учету, потому что не понимают их смысла.

Решение: четко сформулировать цель. К примеру, оптимизировать издержки или снизить риск кассовых разрывов. Когда руководитель знает задачу, он использует управленческий учет в качестве инструмента для ее решения.

Ошибка №5: Есть только один финансовый отчет

Пример. Весь управленческий учет предпринимателя умещается в один отчет ПиУ. По нему все хорошо: прибыль и рентабельность растут. Но в кассе все равно не хватает денег на текущие обязательства — то нечем оплатить кредит и выдать зарплату, то не получается вовремя закупить сырье. Предприниматель не понимает, почему так происходит, ведь по ОПиУ деньги есть, а по факту — нет. Это называется кассовый разрыв, бизнес прибыльный, но не платежеспособный.

Когда предприниматель смотрит только на один финансовый отчет:

• он упускает из виду другие вопросы, например, без ДДС непонятно, как движутся деньги на счетах;
• он не может рассчитать некоторые финансовые показатели, например, без ПиУ нельзя определить рентабельность;
• может попасть в кассовый разрыв и стать должником даже при высокой прибыльности бизнеса.

Решение: вести подробную отчетность. Управленческий учет строится на трех документах: ДДС, ПиУ и баланс. Вместе они показывают финансовое состояние компании с разных сторон.

Ошибка №6: Нет разделения поступлений и расходов на статьи

Пример. Предприниматель начал вести управленческий учет без разделения расходов на статьи. К концу года он понял, что издержки слишком большие, и решил их сократить. Только в таблицах непонятно, на что именно уходят деньги. Пришлось вручную разносить издержки на статьи: производство, управление, реклама, чтобы понять, где нужна оптимизация.

Если не делить операции по статьям учета, нельзя понять:

• какое направление работы приносит больше денег;
• какие издержки лишние, а какие — необходимые;
• насколько эффективно работает каждый отдел.

Решение: делить все доходы и расходы на статьи сразу. К примеру, зарплату производственного отдела — в одну колонку, а управленческого состава — в другую.

Ошибка №7: Бюджетирование без учета рисков

Пример. Руководитель сел за составление бюджета. В прошлый квартал фирма принесла 400 000 ₽. «Поднажмем и повысим план по продажам», — решил он. Но спустя три месяц оказалось, что план и факт кардинально не сходятся: издержек стало больше, а выручка меньше. Оказалось, что руководитель не учел сезонность и ежегодную уплату налогов на имущество.

Когда бюджет компании не отражает реальность:

• организация может попасть в кассовый разрыв;
• снижение выручки и повышение расходов может привести к убыткам и даже банкротству;
• нельзя строить долгосрочные планы.

Решение: учитывать все риски при составлении бюджета и контролировать план/факт в динамике. Если смотреть на выполнение плана постоянно, то можно вовремя скорректировать бюджет и не ждать завершения периода.

Часто проблемы управленческого учета в РФ возникают, потому что нет системного подхода. Руководители или не используют сервис финучета вовсе, или фиксируют операции сразу в нескольких программах и таблицах, а потом не могут собрать все данные вместе. Объединить всю информацию о финансах бизнеса можно при внедрении сервиса финучета, например, Аспро.Cloud.

Как решить проблемы управленческого учета с Аспро.Cloud

Аспро.Cloud — российская облачная система для управленческого учета, которая объединяет все бизнес-процессы компании. Модули сервиса, в том числе сделки, товары, задачи и проекты, связаны с деньгами, поэтому данные по этим сущностям отражаются в отчетах.

Вся информация о финансовых операциях, сделках и контрагентах хранится в одном пространстве. Данные абсолютно прозрачные и всегда актуальные, поэтому на их основе можно принимать верные управленческие решения. Дальше мы покажем, как Аспро.Cloud помогает вести управленческий учет без ошибок.

Забудьте о ручном введении и систематизации платежей

Все операции, которые проходят через банк, автоматически попадают в Аспро.Cloud. Он не только фиксирует суммы, но и сразу разделяет их по статьям учета. Когда деньги от клиента пришли на счета компании, они сразу отображаются в ОДДС и ОПиУ.

Например, с помощью разбивки по статьям учета можно понять, какие направления приносят больше прибыли, какая рентабельность у разных услуг или у каких клиентов самый крупный чек. Счета, сделки и клиенты связаны между собой, поэтому вы будете контролировать финансы компании со всех сторон.

Смотрите за всеми финансами в одном окне

Если у вас несколько юрлиц, сервис соберет информацию по всем счетам в одной программе. Вы можете смотреть на общую картину или детализировать отчеты, чтобы узнать подробности. Также система позволяет отфильтровать показатели по компаниям или счетам, чтобы сфокусироваться на важной информации.

Если вы работаете с иностранными партнерами, вы можете формировать мультивалютные отчеты. Аспро.Cloud позволяет установить фиксированный курс для разных валют или учитывает стандартный курс курс ЦБ РФ.

Получайте актуальную информацию

С бухучетом и табличным ведением финансов вы рискуете получать запоздалые данные. С Аспро.Cloud такой проблемы нет: отчеты постоянно обновляются, поэтому у вас на руках всегда будут актуальные данные. Вы можете принимать обоснованные решения и быстро адаптироваться к любой ситуации — кризису, спаду продаж или росту закупочных цен.

Акцентируйте внимание на главном

Необязательно просматривать все метрики, ведь можно следить только за теми показателями, которые сейчас важны. Добавьте на главный экран виджеты с информацией, которая поможет вам принимать решения.

Что можно увидеть на виджетах:

• финансовые показатели: прибыль, выручку, расходы, рентабельность;
• поступления и списания по статьям учета, а также их динамику.

К примеру, ваша задача — поднять выручку, поэтому на главный экран вы вынесли виджет с динамикой продаж, количеством успешных и проигранных сделок.

Не допускайте кассовых разрывов

В Аспро.Cloud есть встроенный платежный календарь. Так вы всегда будете знать, какие поступления и списания будут в компании и сможете вовремя к ним подготовиться.

Чтобы контролировать платежи:

• вносите планируемые доходы и расходы;
• смотрите баланс по всем счетам организации за день;
• предотвращайте кассовые разрывы.

Если у бизнеса есть регулярные платежи, внесите их в систему. Плановый платеж каждый месяц автоматически будет отображаться в календаре.

Когда в кассе будет недостаточно денег для платежа, платежный календарь об этом оповестит. Вы сможете оперативно предотвратить разрыв, например, договориться об отсрочке платежа.

Снизьте риск ошибок

Автоматизация и встроенные интеграции сервиса обеспечивают правильное заполнение всех документов. Система сама создает ОПиУ и ДДС — с достоверными и структурированными данными работать намного легче, чем с большими таблицами, в которые часто закрадываются ошибки.

Вы можете углубиться в детали в любой момент. Когда вы ведете учет в таблицах, у вас есть только цифры. Остается угадывать или вспоминать, откуда это поступление. С Аспро.Cloud вы в любой момент можете детализировать таблицу, чтобы найти информацию о каждой цифре. Так вы сможете принимать решения об оптимизации доходов и расходов.

Ведите управленческий учет ради пользы для бизнеса, а не для галочки. Если вы хотите начать учет финансов или избавиться от ошибок, которые уже допустили, обратитесь к финансовому директору. Первая консультация — бесплатно.

Главное об ошибках управленческого учета

• С трудностями управленческого учета могут столкнуться не только новички в бизнесе, но и крупные компании. Особенно этот риск есть в период активного роста, когда старые регламенты и способы учета не успевают развиваться вместе с бизнесом.
• Многие ошибки управленческого учета — результат низкой автоматизации. Чем больше работы сотрудники делают вручную, тем выше шанс опечаток, задержек и хаотичности в отчетности. Исправить это помогает интеграция между информационными системами и автоматизация процессов.
• Большое значение при ведении управленческого учета имеют регламенты. Когда в компании есть инструкции и шаблоны для сдачи отчетности, руководитель получает понятную и актуальную информацию о финансах.