Что такое резервный фонд: как накопить деньги на форс-мажор

Иногда при устойчивой экономической ситуации в мире компании не создают финансовую подушку, а вкладывают все средства в развитие. Однако непредвиденные ситуации могут возникнуть внезапно, подобно шторму на море, и привести к значительным финансовым затруднениям. Даже в крупном многомиллионном бизнесе. Может произойти поломка оборудования, наступить кризис, поступить непригодное для производства сырье. И во время сильного шторма не так важно, находишься ты в лодке или в лайнере. Главное — какие меры предусмотрены для эвакуации. 

Резервный фонд — это спасательный жилет для бизнеса любого масштаба. Это накопленные деньги, которые могут защитить от банкротства в непредвиденной ситуации. В статье рассказываем, как подготовить компанию к шторму и сформировать финансовые резервы. 

Резервный фонд предприятия — это подушка безопасности бизнеса 

В частной жизни семьи могут создавать неприкасаемый запас. НЗ, подушка безопасности, заначка — деньги, которые лежат на черный день. В бизнесе финансовые запасы называются фондами и резервами предприятия. Они могут быть воплощены в разных материальных ценностях: валюте, акциях, золоте. Но обычно это деньги — самый ликвидный актив, который можно потратить при необходимости максимально быстро.

Если нет резервов, которые можно потратить на поддержание производственного цикла или модернизацию, компания будет вынуждена срочно искать ресурсы извне. Можно взять кредит или продать долю бизнеса, но на это нужно время. А предприятие должно работать прямо сейчас. Иначе все производственные процессы встанут, а вместе с ними остановится поток прибыли.

Резервный фонд компании — это денежные сбережения, которые откладывают из чистой прибыли компании и используют в непредвиденных ситуациях для пополнения основного капитала организации. 

Резервы организации с точки зрения закона

Резервный фонд организации — это добровольные финансовые сбережения, если дело касается ИП или ООО. Другая ситуация с акционерными обществами. Согласно 35 статье Федерального закона №208-ФЗ, АО обязаны формировать резервный фонд.

Зачем нужен резервный фонд для ООО и как его создавать, регламентирует Федеральный закон №14-ФЗ. Размер и порядок формирования фонда определяют и прописывают в уставе собственники организации. 

Индивидуальным предпринимателям и самозанятым не нужно прописывать условия создания фонда в уставе или других организационных документах компании. Можно самостоятельно выбрать процент от прибыли или фиксированную сумму, которую класть на депозит.

Резервный фонд: для чего нужен запас средств

Резервы необходимы компаниям в крайних случаях, когда денег нет, но поддерживать производство нужно. Когда сложится такая ситуация, неизвестно. Поломки оборудования, скачки на валютном рынке или резкое удорожание цен на сырье могут застать врасплох. Поэтому финансисты рекомендуют заниматься формированием фонда как можно раньше, но прикасаться к «заначке» только тогда, когда больше нет источников для пополнения основного капитала.

Иногда собственники разделяют свои резервы на несколько фондов. В таком случае есть целевые средства, например, на модернизацию оборудования, ремонт или открытие нового филиала. А есть отдельный резервный фонд — он предназначен только для крайних случаев. Такое разделение — оптимальное решение. 

Тогда ресурсы на масштабирование и амортизацию имущества тратятся в штатном порядке, но при этом остается отдельный неприкосновенный запас. Ведь кризисные ситуации обычно случаются непредвиденно. Если не разделять фонды, может случится ситуация, когда все накопленные деньги потратили на масштабирование, и в самый неподходящий момент денег не осталось. 

Но небольшие компании чаще создают один резервный фонд. Он маневренный и может быть направлен на разные цели. Основная задача такого резерва — помочь компании продержаться на плаву в любой сложной ситуации. 

Цели резервного фонда — для чего его может использовать ООО или ИП:

• погашение обязательств — ежемесячный платеж по кредиту, заработная плата сотрудников, налоговые взносы;

• выплата дивидендов собственникам компании и акционерам;

• выкуп собственных акций организации;

• возмещение убытков контрагентам, заказчикам;

• срочный ремонт или замена оборудования, транспортных средств;

• покупка сырья. 

ООО «Ромашка» занимается выращиванием цветов в теплицах. Оборотные средства и авансы от заказчиков на поставку цветов были израсходованы на очередную партию семян. Спустя месяц после посадки семян сотрудники обнаружили, что все цветы погибли из-за образовавшейся плесени. К счастью, у ООО «Ромашка» был резервный фонд. Денег хватило на закупку новых семян и возврат авансов заказчикам. 

Сценарии использования резервов акционерным обществом ограничено законом. Резервный фонд предприятия формируется в целях:

• выкупа собственных акций АО;

• погашения облигаций акционерного общества;

• покрытия убытков текущего отчетного периода. 

В АО «Энерголюкс» четыре акционера, каждому из которых принадлежит по 25% от всех акций компании. Один соучредитель решил покинуть акционерное общество и продать свою долю. Право выкупа в первую очередь остается за остальными акционерами. Но так как в компании сейчас нет свободных денег для приобретения акций, было принято решение взять их из резервов. 

Как создать резервный фонд: 6 шагов для предпринимателя

Начинать формирование резервов можно, когда компания выйдет на чистую прибыль. Если финансовые отчеты показывают, что доходы превышают убытки — пора приступать к созданию фонда. Мы подготовили инструкцию из 6 этапов, как формировать резервы компании, читайте ее ниже. 

Шаг 1: Находим ресурсы на создание резервного фонда

Основной источник резервов — чистая прибыль. На вклад можно положить только те средства, которые остаются после отчисления налогов и оплаты обязательств. 

Иногда компании в стремлении отложить больше средств увлекаются. Начинают переносить в резервы деньги, которые должны идти на текущие затраты — налоги, зарплаты сотрудников, покупку сырья. Чтобы этого избежать, нужно регулярно сверяться с финансовой отчетностью. Для упрощения аналитики доходов и расходов можно вести виджет в специализированном сервисе, например, Аспро.Cloud. Отчет о движении денежных средств автоматически зафиксирует поступления и списания, а также покажет актуальные остатки на счетах, чтобы вы могли понять, можно ли что-то забирать для фонда. 

Отчет ДДС в Аспро.Cloud

Если не сверяться с финансовой отчетностью, может сложиться иллюзия, что свободных денег больше, чем на самом деле. Например, если собственник учитывает выручку, а не прибыль. Другая ситуация, с которой может столкнуться руководитель при формировании резервного фонда без отчетности — кассовый разрыв. Чистая прибыль достаточно большая, но если деньги забрать из оборота в неподходящий момент, то оставшихся средств не хватит на погашение текущих обязательств. 

Чтобы избежать кассового разрыва, можно использовать платежный календарь в Аспро.Cloud. Инструмент показывает остатки на счетах с учетом всех финансовых обязательств. В сводной таблице с датами есть информация о расходах и поступлениях, которые будут у бизнеса в конкретный день. Можно настроить регулярные операции, например, для оплаты аренды или перевода зарплат. Остаток на счетах будет корректно отображаться даже в том случае, если запланированная к поступлению сумма пришла не полностью — система просто учтет этот остаток и перенесет его на другой день. 

Если вы решили ежемесячно откладывать деньги в резервный фонд, можно добавить это в календарь. Так вы найдете подходящее время для денежного перевода, избежите кассового разрыва и не забудете о том, что нужно пополнить резервы. 

Платежный календарь в Аспро.Cloud

Рассмотрим ситуацию на примере компании «Лотос». Фитнес-клуб имеет выручку 100 000 ₽ и расходы 80 000 ₽, из которых 30 000 ₽ идут на аренду зала. Чистая прибыль — 20 000 ₽, собственник решает эти деньги отложить в резервный фонд. Он забирает деньги из кассы в середине месяца. Но забывает, что 20 числа нужно платить аренду. Свободных средств не хватает. В следующем месяце, чтобы избежать такой ситуации, руководитель внес все обязательства в платежный календарь. Теперь он знает, что «свободные» деньги в кассе появляются после 25 числа, когда корпоративный клиент оплачивает абонементы сотрудников. 

Регулярные платежи в Аспро.Cloud

Не всегда резервный фонд предприятия формируется за счет прибыли от основной деятельности. Если компания имеет источники внереализационного дохода, их можно направлять на создание резервов — регулярно или разово. 

Следить за поступлениями по внереализационной деятельности можно в отчете о прибылях и убытках. Система автоматически зафиксирует поступления, распределит их по статьям учета и покажет, сколько денег приносит каждое направление деятельности.

Отчет о прибылях и убытках в Аспро.Cloud

Строительная компания «Фундамент» занимается возведением домов. Но собственник дополнительно занимается инвестиционной деятельностью. Доходы от инвестиций считаются внереализационными, так как они не связаны с основной деятельностью. В этом случае резервный фонд формируется за счет прибыли от инвестиций. 

Другой способ получения внереализационных доходов для строительной компании — сдача техники в аренду. Деньги, полученные у арендаторов, собственник решил направлять на создание финансовой подушки. 

Шаг 2: Определяем сумму для формирования резервного фонда

Сколько денег нужно иметь компании на черный день? Закон точно определяет значение для акционерных обществ — не менее 5% от суммы уставного капитала. 

ООО и ИП размер определяют самостоятельно. Мы рекомендуем отталкиваться не от уставного капитала, а от ежемесячных расходов. 

Что нужно сделать предпринимателю? Суммировать расходы за 3, 6 или 12 месяцев. В расчет должны пойти обязательные издержки, такие как аренда и зарплата, а также расходы на производство, закупку сырья и товаров на продажу. Это поможет продержаться на плаву в момент кризиса и продолжить деятельность.

Предположим, что расходы компании в месяц составляют 1 500 000 ₽. Соответственно, подушка безопасности на три месяца — 4 500 000 ₽. На них организация будет работать в период нулевой выручки. 

Шаг 3: Решаем, сколько денег готовы отчислять на создание резервов

В зависимости от формы организации предприятия, количество средств, направленных на создание фонда, может отличаться. Сумма может быть:

• фиксированная — если она прописана в уставе;

• вариативная — характерно для ИП. 

Деньги могут быть выражены: 

• в твердой сумме — такой вариант применяется редко, только при стабильном доходе;

• в процентном соотношении от чистой прибыли.

Акционерные общества обязаны ежегодно отчислять не менее 5% от чистой прибыли компании, вплоть до полного формирования фонда. Но акционеры АО могут самостоятельно выбрать более высокий процент от чистой прибыли и прописать его в уставе общества.

ООО и ИП могут самостоятельно выбрать размер отчислений. Например, можно выделять на пополнение резервов 10% от чистой прибыли компании. Фиксированная сумма или процент должна быть внесена в устав организации — это касается ООО. 

Если работа компании носит сезонный характер, лучше вносить большее количество средств в месяцы с высокой прибылью. Но нужно рассчитать расходы, которые будут у компании в несезон. Чтобы не случилось ситуации, когда резервный фонд пополнен, но на текущие издержки денег не хватает. 

Попробуем составить для резервного фонда формулу на примере компании. Исходные данные: 

• выручка — 5 000 000 ₽;

• расходы — 1 500 000 ₽;

• чистая прибыль — 3 500 000 ₽. 

Чистую прибыль называют нераспределенной, когда ее еще не направили на разные цели. Организация решила, что ежемесячно доходы будут делить таким образом: 

• 40% — на выплату дивидендов;

• 10% — на благотворительность;

• 20% — на премирование персонала;

• 20% — на фонд развития компании;

• 10% — на резервы. 

Финансист считает, как создать резервный фонд из нераспределенной прибыли при условии таких доходов: 

Нужно откладывать ежемесячно. 

Эту сумму необходимо собрать для формирования фонда на 3 месяца. 

Округляем значение. Получается, что для образования финансовой подушки организации нужно 13 месяцев откладывать по 350 000 ₽. 

В результате расчетов компания решила откладывать фиксированную сумму — по 350 000 ₽ ежемесячно. Руководитель выбрал такой метод формирования фонда, потому что доходы предприятия стабильные, выручка не зависит от сезонности. 

Но если прибыль организации значительно меняется в разные месяцы, удобнее отчислять в резерв деньги не в твердой сумме, а в процентном соотношении от выручки. Для этого предприниматель должен регулярно рассчитывать 10% от прибыли и переводить их на отдельный счет, пока на нем не накопится нужная сумма. 

Шаг 4: Выбираем место для хранения фондов и резервов корпорации

Общеизвестное правильно, что деньги должны работать, а не просто лежать на счетах, не работает в случае с резервными фондами. Средства должны иметь максимальную ликвидность, то есть быть практически в свободном доступе. 

Поэтому финансисты рекомендуют хранить резервы в деньгах. Для этого можно создать банковский вклад с возможностью снятия и пополнения. К тому же небольшой процент поможет покрыть инфляцию. 

Шаг 5: Пополняем фонд деньгами

Нет единых регламентированных сроков для внесения денег. Во многом это зависит от того, из чего формируется резервный фонд в вашей ситуации. Если вы определили процент от чистой прибыли, то можно пополнять депозит ежемесячно, после составления промежуточной бухгалтерской отчетности. Например, запросили отчет о прибыли и убытках и на его основании сразу перевели 10% на счет резервов. 

Если компания имеет внереализационные доходы, то их можно направлять на депозит сразу после поступления. В таком случае руководитель не успеет их потратить на другие нужды бизнеса. 

Есть и другой вариант. Некоторые предприниматели откладывают часть денег сразу после получения выручки. Например, клиент оплатил крупный заказ на 1 000 000 ₽, и бухгалтер сразу перевел от них 5% в резервный фонд. Так делать можно, но только при соблюдении двух условий: 

• компания точно рассчитала процент, который можно откладывать, и это не повредит текущему финансовому состоянию;

• руководитель следит за движением денежных средств и знает, что вычет резервов из выручки не приведет к кассовому разрыву.

Вне зависимости от того, как часто вы пополняете фонд, вносить деньги нужно до момента его формирования. На три месяца компании нужно 4 500 000 ₽ на расходы? Значит, как только эта сумма скопилась на счету, больше можно не распределять туда прибыль. Но если компания использовала часть резервных средств, нужно возобновить их пополнение. 

Шаг 6: Тратим резервы 

Подушка безопасности сформирована, что дальше? 

Ответьте на один вопрос: «Если сейчас не привлечь дополнительный капитал в бизнес, вы обанкротитесь?» Если ответ «Нет», то мы настоятельно не рекомендуем тратить резервный фонд. Даже если есть хорошие перспективы развития с привлечением этих средств. В таком случае можно использовать средства, собранные в отдельном целевом фонде на масштабирование.

Тратить резервы стоит только при условии, что компания совсем не приносит прибыль или ушла в убытки. В таком случае нужно еще раз рассчитать все расходы, по возможности сократить издержки, найти путь выхода из кризиса и использовать подушку безопасности. 

Используйте для этого сервис Аспро.Cloud. Он поможет держать под контролем финансы и все бизнес-процессы для оптимизации работы компании и выхода из сложной ситуации. Проанализировать финансовое состояние бизнеса можно в два клика с помощью наглядных виджетов или погрузиться в подробные отчеты. 

Финансовые отчеты в Аспро.Cloud

В статье мы рассказали про резервный фонд — как формируется и почему он нужен каждому бизнесу. Даже если откладывать минимальный процент от прибыли ежемесячно, шансы компании на банкротство значительно сократятся.