Что же такое ключевые показатели эффективности (KPI) сотрудников простыми словами?
Ключевые показатели эффективности (KPI) — это основные показатели продуктивности работы сотрудников.
Индикаторы помогают руководителю лучше организовывать рабочий процесс и контролировать индивидуальный успех своих подчиненных. КПЭ работника помогут выявить как его сильные и слабые стороны, продемонстрируют заслуги и достоинства, что в будущем поможет справедливо назначить денежную награду или другие поощрения. КПЭ также полезен и для самих работников. Например, если нужно проанализировать собственные успехи за прошедший квартал и сравнить их с текущими показателями.
Как рассчитать ключевые показатели эффективности?
Итоговый показатель эффективности рассчитывается так: фактический результат делим на плановый и умножаем на вес показателя, коэффициент важности значения для должности. Он принимает значение от 0 до 1.
Соответственно, если факт больше плана, сотрудник перевыполняет ожидаемый результат. Если наоборот, то человек не справляется с поставленной задачей.
От каких показателей зависит КПЭ?
- Показатели результата — сколько и какой результат произвели;
- Показатели затрат — сколько было затрачено ресурсов;
- Показатели функционирования — показатели выполнения бизнес-процессов, которые позволяют оценить соответствие процесса требуемому алгоритму его выполнения;
- Показатели производительности — производные показатели, которые показывают соотношение между полученным результатом и временем, потраченным на его получение;
- Показатели эффективности — это производные показатели, характеризующие соотношение полученного результата к затратам ресурсов.
Методы разработки ключевых показателей эффективности
Самыми распространенными методами разработки КПЭ выделяют:
- Процессный метод;
- Функциональный метод.
В чем разница между этими двумя методами?
У обоих методов в основе лежит стратегия и цели организации, но в функциональном подходе происходит формирование организационной структуры, которая отражает основные направления деятельности компании и состав подразделений компании.
В процессном же методе происходит описание и улучшение бизнес-процессов компании.
.jpg)
Пример расчета КПЭ
Расчет КПЭ зависит от конечной цели компании, поставленной руководителем для сотрудников, от ее миссии и ценностей, от подхода к рабочему процессу. Соответственно, расчеты показателей могут применяться разные.
Какие могут быть стратегически важные цели компании?
- Повышение продаж.
- Результативность.
- Удовлетворенность клиента.
- Кадровые цели.
Универсальная формула расчета КПЭ выглядит так:
Индекс КПЭ = ((Факт — База) / (Норма — База)) * 100%.
В качестве примера возьмем расчет КПЭ для маркетолога.
1 Шаг. Выбираем показатели
Предположим, маркетолог создает контент с блогерами, и его цель — повысить узнаваемость продукта или бренда. Для расчета ключевых показателей эффективности выбираем следующие характеристики:
- охват;
- брендовый трафик;
- социальная активность.
2 Шаг. Определяем целевые значений показателей
Так как нас интересует качественный целевой трафик, то и оценивать его нужно по коэффициенту кликабельности (CTR) в связке с процентом, который отвечает за удержание. При этом нужно следить за коэффициентом отказов, так как он не должен существенно вырасти.
- Оцениваем социальную активность по проценту вовлеченности — Engagement Rate:
- Уровень вовлеченности (ER) = общее количество лайков, репостов и комментариев под постом : количество подписчиков х 100%
Дальше мы анализируем показатели за прошедшие периоды и составляем для маркетолога план по их увеличению. Допустим, что мы поставили задачу повысить каждый показатель на 30% в течение конкретного периода времени.
3 Шаг. Определяем вес показателей
Теперь нужно определить вес для каждого показателя связанных целей в зависимости от степени их важности, то есть определить приоритетность этих показателей.
Пример:
- общий охват — 0,4;
- Коэффициент кликабельности (CTR) — 0,3;
- процент возвратов — 0,2;
- процент вовлеченности — 0,2;
- коэффициент отказов — 0,1.
В сумме эти показатели должны давать 1 (единицу).
4 Шаг. Анализ результатов
По итогам периода времени значения сопутствующих целей изменились в большую или меньшую сторону. Рассчитываем для каждого показателя индекс по формуле:
Индекс = фактическое значение показателя/плановое значение показателя * вес показателя.
Как составить КПЭ для сотрудников
- Обозначьте главные метрики бизнеса: необходимо выбрать количественные показатели, которые связаны с работой сотрудников и влияют на прибыль. Пример: объем продаж, конверсия в продажи, трафик.
- Определите цель и привяжите КПЭ к работе сотрудников. Например, менеджеру клининговой компании необходимо совершить 200 звонков в месяц и заключить 3 договора с клиентами. Чтобы понять, достиг ли сотрудник цели, достаточно зайти в систему управления клиентами для клининговых компаний и проанализировать отчеты по количеству звонков и выигранных сделок.
- Откройте КПЭ команде. Ваши коллеги должны понимать, какую роль они занимают в процессе, и на что влияют их личные результаты. Необходимо объяснить, почему компания выбирает те или иные показатели. Вместе с командой определите ваши точки роста и слабые места. Мотивируйте команду, опираясь на прозрачную систему вознаграждения.
- Пересматривайте ключевые показатели. Не все показатели могут приводить компанию к успеху. При необходимости проанализируйте эффективность ключевых показателей и скорректируйте их список.
Как рассчитать эффективность отдельных сотрудников
Для этого нужно рассчитать размер производительности труда. Например, сколько автомобилей конкретной марки продает менеджер за месяц. Еще нужно рассчитать, сколько денег от проданной продукции приходится на 1 рубль из зарплаты менеджера. Эти и другие показатели мы сравниваем со средними по подразделению и компании в целом и делаем выводы. В данной ситуации можно использовать еще и общеотраслевые ориентиры. Чтобы анализировать КПЭ было удобнее и эффективнее, делать это можно в системе Аспро.Cloud. С помощью прозрачных отчетов вы сможете отследить работу каждого менеджера и всего отдела по нужным вам показателям.
Частые ошибки при составлении КПЭ
Бывает такое, что внедрение КПЭ не приносит ожидаемого результата, из-за ряда допущенных ошибок.
Приведем примеры:
- Индивидуальные задачи никак не связаны с общей целью компании;
- Личные КПЭ противоречат целям компании;
- Неправильно выбраны показатели эффективности труда;
- КПЭ слабо зависят от усилий работников;
- Основные индикаторы деятельности не корректируются и не пересматриваются, никак не меняются с течением времени;
- Во время расчета учитывается только количество выполненной работы, но не учитывается ее качество;
- На показатели премии никак не влияют совместные успехи подразделения, коллектива и всей компании.
5 причин внедрить ключевые показатели эффективности
Рассмотрим плюсы, которые дают учет показателей
- Можно распределить персональную ответственность между работниками;
- Можно привязать размер денежных бонусов к уровню выполнения индивидуальных показателей;
- Можно наглядно демонстрировать вклад, который внес каждый человек для достижения общих целей;
- Можно стимулировать сотрудников, мотивируя их на достижение результатов;
- Удобно измерять результат работы отдельно взятых сотрудников.
5 причин не внедрять ключевые показатели эффективности в свой бизнес
Как показывают многочисленные маркетинговые исследования, а также опыт бизнеса разных отраслей, внедрение КПЭ не всегда ведет к желаемым результатам.
Приведем в пример 5 основных поводов, когда КПЭ может не только не приносить пользу, но еще и причинять вред рабочему процессу и компании в целом:
- Когда КПЭ не связан с целью компании, а просто делается, потому что за это платят: работа ради галочек, палочная система и т.п.
- Когда КПЭ жестко стандартизирует и обезличивает рабочий процесс;
- Когда показатели то завышаются, то занижаются в зависимости от разных результатов отчетного периода, и образуются «качели»;
- Сценарии, в которых КПЭ не зависят от усилий сотрудника. Случаются если в качестве КПЭ используют показатели, на которые работник никак не может повлиять;
- Регулярная смена КПЭ. Когда компания пытается найти идеальную комбинацию показателей и постоянно делает срезы по разным КПЭ, и из-за этого отчеты не дают динамической картины.;
- Когда КПЭ взаимосвязаны друг с другом. Это значит, что на рынке происходит что-то неконтролируемое и непредвиденное. В таких случаях все КПЭ сразу проваливаются.
Дополнительно следует упомянуть такие вопросы, на которые затруднительно ответить цифрами:
- Какие результаты разного организационного КПЭ можно считать удовлетворительными, а какие нет?
- Какие КПЭ для работников выполнимы и достижимы, а какие уже будут заведомо завышены?
- Какие важные показатели дадут объективно оценить клиентский опыт за пределами конкретной компании и внутри нее?
- Как удостовериться, что собранные данные качественны, достоверны и достаточны?
Как обстоят дела с внедрением КПЭ сегодня?
Характер работы, стиль управления и ожидания работников очень быстро меняются, многие компании работают удаленно, на рынке появляется все больше фриланса. Поэтому на данный момент система показателей (Performance Management), с помощью которых можно определить уровень эффективности персонала) в этой ситуации выделяет три основных направления:
- Компании, которые повышают гибкость рабочих процессов, идет упрощение процесса постановки и отслеживания поручений, компании отказываются от рейтингов. Меняется подход к управлению эффективностью деятельности. Так, например, работают программисты и веб-разработчики. Такого подхода достигают с помощью системы управления клиентами для ИТ-компаний
- Компании, которые пытаются вообще отказаться от КПЭ и дифференцирует рыночные практики. Эксперименты в таких компаниях уводят Performance Management (систему показателей, с помощью которых можно определить уровень эффективности персонала) в очень разные стороны.
- Компании, которые пересматривают организационные, а не функциональные изменения в своем бизнесе. Фриланс, гибридные виды занятости, плоские оргструктуры, гибкое мышление (Agile-мышление) полностью все меняют.
Какие можно сделать выводы?
Нужно помнить, что КПЭ — это решение для устоявшегося и стабильного предприятия с четко налаженной структурой. КПЭ не подойдет стартапам, потому что на стартовом этапе бизнес только начинает выстраивать свои внутренние процессы. Кроме того, в маленьких компаниях работники и так отлично мотивированы, они легко контактируют с руководителями и представляют, каких целей они хотят достичь. У них нет неприятного чувства оторванности от результата своей деятельности.
К любым внедрениям следует относиться с умом. Тщательно анализировать и тестировать способы работы и оценки этой работы в компании. Критиковать собственные решения и осмыслять каждый следующий шаг. Подходить индивидуально к особенностям своего бизнеса, взвешивать все плюсы и минусы, учитывать нынешние изменения и, фактически, уметь мастерски прогнозировать возможные риски.
