Разбираемся что такое KPI для сотрудников: показатели, как их рассчитать и зачем это нужно

Разбираемся что такое KPI для сотрудников: показатели, как их рассчитать и зачем это нужно

Что же такое KPI сотрудников простыми словами? 

KPI — это основные показатели продуктивности работы сотрудников. 

Показатели продуктивности — это совокупность данных, которые отражают качество работы каждого конкретного сотрудника. 

Индикаторы помогают руководителю лучше организовывать рабочий процесс и контролировать индивидуальный успех своих подчиненных. KPI работника помогут выявить как его сильные и слабые стороны, продемонстрируют заслуги и достоинства, что в будущем поможет справедливо назначить денежную награду или другие поощрения. KPI также полезен и для самих работников. Например, если нужно проанализировать собственные успехи за прошедший квартал и сравнить их с текущими показателями. 

Как рассчитать KPI?

Итоговый показатель эффективности рассчитывается так: фактический результат делим на плановый и умножаем на вес показателя, коэффициент важности значения для должности.  Он принимает значение от 0 до 1.

Соответственно, если факт больше плана, сотрудник перевыполняет ожидаемый результат. Если наоборот, то человек не справляется с поставленной задачей.

От каких показателей зависит KPI?

  • Показатели результата — сколько и какой результат произвели;
  • Показатели затрат — сколько было затрачено ресурсов;
  • Показатели функционирования — показатели выполнения бизнес-процессов, которые позволяют оценить соответствие процесса требуемому алгоритму его выполнения;
  • Показатели производительности — производные показатели, которые показывают соотношение между полученным результатом и временем, потраченным на его получение;
  • Показатели эффективности — это производные показатели, характеризующие соотношение полученного результата к затратам ресурсов.

Методы разработки KPI 

Самыми распространенными методами разработки KPI выделяют: 

  • Процессный метод;
  • Функциональный метод.

В чем разница между этими двумя методами?

У обоих методов в основе лежит стратегия и цели организации, но в функциональном подходе происходит формирование организационной структуры, которая отражает основные направления деятельности компании и состав подразделений компании. 

В процессном же методе происходит описание и улучшение бизнес-процессов компании.

Пример расчета KPI

Расчет KPI зависит от конечной цели компании, поставленной руководителем для сотрудников, от ее миссии и ценностей, от подхода к рабочему процессу. Соответственно, расчеты показателей могут применяться разные.

Какие могут быть стратегически важные цели компании?

  • Повышение продаж.
  • Результативность.
  • Удовлетворенность клиента.
  • Кадровые цели.

Универсальная формула расчета KPI выглядит так: 

Индекс KPI = ((Факт — База) / (Норма — База)) * 100%.

Где база — минимальный результат эффективности сотрудника.

В качестве примера возьмем расчет KPI для маркетолога. 

1 Шаг. Выбираем показатели

Предположим,  маркетолог создает контент с блогерами, и его цель — повысить узнаваемость продукта или бренда. Для расчета  KPI выбираем следующие характеристики:

  • охват;
  • брендовый трафик;
  • социальная активность.

2 Шаг. Определяем целевые значений показателей

Так как нас интересует качественный целевой трафик, то и оценивать его нужно по CTR («click-through rate», коэффициент кликабельности) в связке с процентом, который отвечает за удержание. При этом нужно следить за коэффициентом отказов, так как он не должен существенно вырасти. 

  • Оцениваем социальную активность по проценту вовлеченности — Engagement Rate:
  • ER = общее количество лайков, репостов и комментариев под постом : количество подписчиков х 100%

Дальше мы анализируем показатели за прошедшие периоды и составляем для маркетолога план по их увеличению. Допустим, что мы поставили задачу повысить каждый показатель на 30% в течение конкретного периода времени.

3 Шаг. Определяем вес показателей

Теперь нужно определить вес для каждого показателя связанных целей в зависимости от степени их важности, то есть определить приоритетность этих показателей. 

Пример:

  • общий охват — 0,4;
  • CTR — 0,3;
  • процент возвратов — 0,2;
  • процент вовлеченности — 0,2;
  • коэффициент отказов — 0,1.

В сумме эти показатели должны давать 1 (единицу).

4 Шаг. Анализ результатов

По итогам периода времени значения сопутствующих целей изменились в большую или меньшую сторону. Рассчитываем для каждого показателя индекс по формуле:

Индекс = фактическое значение показателя/плановое значение показателя * вес показателя.

Проверяем, достигли ли мы плановых значений. Если нет, то суммируем и оцениваем общий результат. Значение одних характеристик может перекрыть недостающие показатели других. И если в сумме процент роста превысил 100, значит маркетолог хорошо поработал и выполнил свою задачу.

Как составить KPI для сотрудников 

  • Обозначьте главные метрики бизнеса: необходимо выбрать количественные показатели, которые связаны с работой сотрудников и влияют на прибыль. Пример: объем продаж, конверсия в продажи, трафик. 
  • Определите цель и привяжите KPI к работе сотрудников. Пример: задайте менеджеру планку — совершать 200 звонков в месяц. 
  • Откройте KPI команде. Ваши коллеги должны понимать, какую роль они занимают в процессе, и на что влияют их личные результаты. Необходимо объяснить, почему компания выбирает те или иные показатели. Вместе с командой определите ваши точки роста и слабые места. Мотивируйте команду, опираясь на прозрачную систему вознаграждения. 
  • Пересматривайте ключевые показатели. Не все показатели могут приводить компанию к успеху. При необходимости проанализируйте эффективность ключевых показателей и скорректируйте их список.

Как рассчитать эффективность отдельных сотрудников

Для этого нужно рассчитать размер производительности труда. Например, сколько автомобилей конкретной марки продает менеджер за месяц. Еще нужно рассчитать, сколько денег от проданной продукции приходится на 1 рубль из зарплаты менеджера. Эти и другие показатели мы сравниваем со средними по подразделению и компании в целом и делаем выводы. В данной ситуации можно использовать еще и общеотраслевые ориентиры.

Частые ошибки при составлении KPI

Бывает такое, что внедрение KPI не приносит ожидаемого результата, из-за ряда допущенных ошибок. 

Приведем примеры:

  • Индивидуальные задачи никак не связаны с общей целью компании;
  • Личные КРI противоречат целям компании;

  • Неправильно выбраны показатели эффективности труда;
  • КРI слабо зависят от усилий работников;
  • Основные индикаторы деятельности не корректируются и не пересматриваются, никак не меняются с течением времени;
  • Во время расчета учитывается только количество выполненной работы, но не учитывается ее качество;
  • На показатели премии никак не влияют совместные успехи подразделения, коллектива и всей компании.

5 поводов внедрять KPI

Рассмотрим плюсы, которые дают учет показателей

  • Можно распределить персональную ответственность между работниками;
  • Можно привязать размер денежных бонусов к уровню выполнения индивидуальных показателей;
  • Можно наглядно демонстрировать вклад, который внес каждый человек для достижения общих целей;
  • Можно стимулировать сотрудников, мотивируя их на достижение результатов;
  • Удобно измерять результат работы отдельно взятых сотрудников. 

5 причин не внедрять KPI в свой бизнес 

Как показывают многочисленные маркетинговые исследования, а также опыт бизнеса разных отраслей, внедрение KPI не всегда ведет к желаемым результатам. 

Приведем в пример 5 основных поводов, когда KPI может не только не приносить пользу, но еще и причинять вред рабочему процессу и компании в целом:

  • Когда KPI не связан с целью компании, а просто делается, потому что за это платят: работа ради галочек, палочная система и т.п. 
  • Когда KPI жестко стандартизирует и обезличивает рабочий процесс;
  • Когда показатели то завышаются, то занижаются в зависимости от разных результатов отчетного периода, и образуются «качели»;
  • Сценарии, в которых  KPI не зависят от усилий сотрудника. Случаются если в качестве KPI используют показатели, на которые работник никак не может повлиять;
  • Регулярная смена KPI. Когда компания пытается найти идеальную комбинацию показателей и постоянно делает срезы по разным KPI, и из-за этого отчеты не дают динамической картины.;
  • Когда KPI взаимосвязаны друг с другом. Это значит, что на рынке происходит что-то неконтролируемое и непредвиденное. В таких случаях все KPI сразу проваливаются. 

Дополнительно следует упомянуть такие вопросы, на которые затруднительно ответить цифрами:

  • Какие результаты разного организационного KPI можно считать удовлетворительными, а какие нет?
  • Какие KPI для работников выполнимы и достижимы, а какие уже будут заведомо завышены?
  • Какие важные показатели дадут объективно оценить клиентский опыт за пределами конкретной компании и внутри неё?
  • Как удостовериться, что собранные данные качественны, достоверны и достаточны?

Как обстоят дела с внедрением KPI сегодня?

Характер работы, стиль управления и ожидания работников очень быстро меняются, многие компании работают удаленно, на рынке появляется все больше фриланса. Поэтому на данный момент Performance Management (система показателей, с помощью которых можно определить уровень эффективности персонала) в этой ситуации выделяет три основных направления:

  1. Компании, которые повышают гибкость рабочих процессов, идет упрощение процесса постановки и отслеживания поручений, компании отказываются от рейтингов. Меняется подход к управлению эффективностью деятельности. 
  2. Компании, которые пытаются вообще отказаться от KPI и дифференцирует рыночные практики. Эксперименты в таких компаниях уводят Performance Management в очень разные стороны.
  3. Компании, которые пересматривают организационные, а не функциональные изменения в своем бизнесе. Фриланс, гибридные виды занятости, плоские оргструктуры, Agile-мышление полностью все меняют. 

Какие можно сделать выводы?

Нужно помнить, что KPI — это решение для устоявшегося и стабильного предприятия с четко налаженной структурой. KPI не подойдет стартапам, потому что на стартовом этапе бизнес только начинает выстраивать свои внутренние процессы. Кроме того, в маленьких компаниях работники и так отлично мотивированы, они легко контактируют с руководителями и представляют, каких целей они хотят достичь. У них нет неприятного чувства оторванности от результата своей деятельности.

К любым внедрениям следует относиться с умом. Тщательно анализировать и тестировать способы работы и оценки этой работы в компании. Критиковать собственные решения и осмыслять каждый следующий шаг. Подходить индивидуально к особенностям своего бизнеса, взвешивать все плюсы и минусы, учитывать нынешние изменения и, фактически, уметь мастерски прогнозировать возможные риски. 


Читайте также