Внедрение системы управления — процесс не из простых. Важно проанализировать существующие процессы, составить четкий план и определить цели. Все это требует тщательной подготовки, на которую уходит время и усилия сотрудников.
Получить эффект от внедрения в короткие сроки поможет интегратор. Если поручить внедрение профессионалу, команда сможет сосредоточиться на своей основной деятельности и не тратить ресурсы. По такому пути и пошла компания FORMA BIM. Команда обратилась к нашему интегратору X NET. О процессе внедрения и совместной работе рассказываем в этом кейсе.
Простыми словами о BIM-проектировании
Специализация компании — перевод 2D-документации в BIM, а также создание и адаптация библиотек BIM-семейств. Пойдем по порядку и постараемся объяснить простыми словами специфику работы команды.
Представьте, что вы собираетесь построить дом. Для этого вам понадобятся чертежи и точные расчеты всех необходимых материалов. На основе этой информации строители будут выполнять свою работу. Но чертежи — это разные сущности, которые могут быть не связаны друг с другом по разным причинам:
-
Они создаются для разных целей. Например, архитектурный чертеж описывает внешний вид здания и его планировку, а инженерный чертеж может содержать информацию о конструкции и материалах.
-
При составлении используются разные форматы, стандарты, и условные обозначения.
-
Разные чертежи могут быть предназначены для разных специалистов, будь то инженеры, архитекторы или монтажники. Каждый из них будет использовать чертежи по-своему.
Из-за этого специалисты видят лишь то, что касается их работы, а полная картина проекта недоступна никому. Но такой подход может оказаться неэффективным и привести к дорогостоящим переделкам. Поэтому сейчас все больше и больше используют BIM-проектирование. Оно предполагает создание единой цифровой модели, в которой указаны все данные о здании: архитектура, конструкции, инженерные системы и отделка.
.png)
BIM-библиотеки — это наборы цифровых объектов и элементов, которые необходимы для проектирования. Эти объекты представляют собой не просто 3D-модели, а полноценные информационные единицы с указанием данных о технических характеристиках строительных элементов: дверей, окон, мебели и инженерных систем. При постройке дома архитектору не придется рисовать объекты вручную, достаточно взять их из BIM-библиотеки. Созданием таким цифровых объектов как раз и занимается команда FORMA BIM.
.png)
Несколько фактов о FORMA BIM
Мы уже рассказали о специфике работы компании, а теперь хотим ближе познакомить вас с командой и ее достижениями.
.png)
Итак, FORMA BIM — это:
-
Опыт работы с 2018 года.
-
200 BIM-специалистов: от координаторов до архитекторов и инженеров.
-
Более 100 реализованных проектов, среди которых работа с крупными строительными компаниями, архитектурными бюро и инженерными фирмами.
-
Более 1000 разработанных моделей школ, жилых комплексов, торговых центров и промышленных зданий.
-
Распределенная по всей России команда.
-
География проектов компании: вся Россия, страны СНГ. Также FORMA BIM постепенно выходит на зарубежный рынок.
Компания предлагает решения, которые помогают сделать проектирование проще, быстрее и дешевле. Главная цель работы — оптимизация ресурсов своих клиентов. Такому же принципу команда следует и в своей работе. Именно поэтому компания решила внедрить Аспро.Cloud.
Почему выбрали внедрение через интегратора
До выбора Аспро.Cloud, команда тестировала и другие системы. Во многих из них предлагали внедрение через интеграторов. И такой вариант как раз подходил.
Мы заходим в систему и не совсем понимаем, как она работает. Поэтому хотелось, чтобы нам сразу сказали, что можно настроить под наши задачи, а что — нет.
В бизнесе время — деньги, поэтому компания решила не тратить его на самостоятельное изучение и тестирование каждой системы. Кроме того, важно было заранее убедиться, что выбранное решение полностью закрывает все ключевые задачи и не подведет на этапе внедрения. Чтобы минимизировать риски и найти оптимальное решение, команда приняла решение обратиться к профессионалу.
Я просто искала в поисковике интеграторов Аспро.Cloud и нашла компанию X NET. Вадим сразу назначил демонстрацию системы и быстро понял, что нам нужно. Он сказал: «Все сделаем, все настроим, составим план, и все будет хорошо». С этого момента мы решили ему довериться.
С каким запросом обратилась команда
За все время деятельности компании специалисты смогли организовать точечную работу с заказчиками и выстроить все бизнес-процессы. Но команда хотела большего, хотела выйти на качественно новый уровень.
Переход на систему управления стал логичным шагом в развитии нашей компании. Мы хотели сделать рабочий процесс более прозрачным и четким.
Команде было важно:
-
организовать четкую работу над проектами;
-
навести порядок в задачах;
-
понимать нагрузку сотрудников;
-
вести финансовый учет по проектам;
-
планировать события и управлять расписанием;
-
оптимизировать рабочие процессы для маркетингового направления.
И что самое главное — объединить все рабочие процессы на одной платформе.
Отправная точка внедрения
Работа началась с нескольких встреч, в рамках которых я провел экспресс-аудит. Нужно было понять, что команда хочет получить от внедрения, какие процессы есть в работе сотрудников. После этого мы составили техническое задание, и с этого момента стартовал проект.
Следующий шаг — подбор тарифного плана. Так как команде требовались и проектное управление, и финансовой учет, Вадим предложил выбрать тариф «Бизнес».
После того как компания оформила подписку и получила доступ к системе, интегратор загрузил в систему базу контрагентов и настроил карточки компаний и клиентов.
.png)
Пример базы контрагентов в Аспро.Cloud
На этом же этапе началась настройка модуля CRM, а именно воронок продаж.
FORMA BIM, как и любая другая b2b-компания, имеет холодные контакты. Для таких клиентов мы решили сделать одну воронку. А для действующих постоянных клиентов — другую. Было принято такое решение, так как при работе с этими клиентами происходят разные процессы, с ними даже работают разные менеджеры.
Одна из воронок продаж, которой сейчас пользуется команда:
Но визуализация этапов продаж — не единственная полезная функция CRM. Самое важное здесь — автоматизация. Интегратор подключил к Аспро.Cloud электронную почту и настроил в каждой воронке автодействия. Показываем и рассказываем, как теперь происходит процесс продажи в FORMA BIM:
.png)
-
На электронную почту компании или рабочую почту сотрудника приходит письмо.
-
Из него Аспро.Cloud автоматически формирует сделку.
-
Как только сделка попадает в нужную воронку, за ней закрепляется ответственный. Затем система автоматически ставит ему задачу на сбор и анализ исходных данных.
-
После того, как исполнитель завершит задачу, сделка переходит на новый этап воронки.
По такому алгоритму мы доводим каждую сделку до конца. Еще удобно, что в системе можно составлять отчеты по продажам. Легко увидеть, успешно ли завершена сделка, а если нет, то по какой причине.
.png)
Пример CRM-отчетов в Аспро.Cloud
Еще больше инструментов для эффективной работы
После настройки и адаптации модуля CRM работа не закончилась. В этом блоке расскажем, какие еще инструменты настроили в системе.
Шаблон проектов
Чтобы упростить запуск типовых проектов, интегратор предложил создать шаблон. В нем прописали порядок работ в соответствии с рабочим процессом команды и добавили стандартные задачи для запуска проекта.
В системе создали всего один шаблон, потому что все проекты команды индивидуальные.
У нас один общий шаблон, очень общий. Если делать шаблоны под все наши проекты, их получится огромное количество, и работать с ними будет тяжело. При необходимости мы просто меняем этапы и задачи под нужный проект. Если заказчики обращаются повторно, у них чаще всего схожие запросы, поэтому команда уже знает структуру работы и может отредактировать шаблон в соответствии с этим.
Учет и контроль документов
До Аспро.Cloud команда хранила половину документов на диске, некоторыми обменивалась в сервисе Контур.Диадок, еще часть находилась в печатном виде. Из-за этого материалы терялись, нельзя было отследить, какие из них были подписаны и когда актуализированы.Вадим нам предложил удобное решение такой проблемы. Внутри системы мы сделали списки с документами по каждому заказчику. Теперь я загружаю туда подписанный PDF-файл и наглядно вижу: все в порядке, на это обращать внимание не нужно.
База знаний
Чтобы сотрудники в любой момент могли освежить важную для работы информацию, а новичкам было проще адаптироваться, команда создала базу знаний.
Я создала отдельную базу знаний по организационным моментам. Например, мы описали порядок работ по отпускам, отгулам и больничным: когда и кто может взять, к кому необходимо обращаться по этим вопросам.
Также в системе есть база знаний для профильных специалистов. Например, по инженерным сетям или архитектуре. Благодаря этому новый сотрудник может легко найти ответ на вопрос по проекту и не допустить ошибку.
О сложностях и планах
Один из этапов внедрения через интегратора — это обучение сотрудников.
Я провел несколько конф-коллов для сотрудников, на которых рассказывал об основном функционале системы и необходимых действиях. Стоит отметить, что команда специалистов молодая и прогрессивная, поэтому по интерфейсу и инструментам вопросов не возникло.
Тем не менее руководители столкнулись с сопротивлением сотрудников и страхом перед новой системой.
Когда мы провели ребятам базовый урок, я столкнулась с первой для себя проблемой — нежеланием специалистов работать в системе. Было какое-то отторжение: «это что-то новое, непонятное», «зачем мне это, я и так все помню». Я просто не понимала, почему так, это же здорово.
Сейчас профильные специалисты до сих пор не работают в системе, пока в ней только 11 человек: топ-менеджмент и маркетолог. Но уже в ближайшее время планируется перенести все процессы в Аспро.Cloud. Еще из планов — внедрить и освоить модуль «Бизнес-процессы».
Сначала мы хотим начать с организационных процессов. Например, получения отпуска или отгула. Далее начнем автоматизировать процессы по основной деятельности и регулярным задачам. Таким, как проверки документации или ее согласование.
.png)
Пример автоматизации в Аспро.Cloud
Следующий планируемый шаг — это внедрение в компанию финансового учета.
Сейчас в процессе настройки также находится модуль «Финансы». Мы планируем интегрировать в систему банк «Точка». Еще нам интересно создавать и выставлять коммерческие предложения, счета и акты. Пока что я занимаюсь бюджетом проектов: вношу сумму, делаю разбивки, добавляю плановые поступления и расходы. Это необходимо, чтобы увидеть общую картинку по проектам.
.png)
Пример бюджета проектов в Аспро.Cloud
Впечатления от проделанной работы
Мы рассказали, как проходила работа и каких результатов удалось достичь. А теперь поделимся эмоциями и впечатления интегратора и команды.
Мы настроили систему примерно за 2 месяца. Заказчик сам ответственно подошел к внедрению, начал создавать базы знаний, автоматизировать процессы. Поэтому команда достаточно быстро адаптировалась к работе в системе. И я думаю, что результат по эффективности был заметен сразу. Но еще непонятно, сколько необходимо времени для окончательного внедрения. В большей степени мы опираемся на то, как быстро заказчик может реагировать на вопросы и как сам описывает работу.
А теперь комментарий от Александры :)
Я люблю все организованное, поэтому в восторге от системы. Появилась огромная прозрачность того, что происходит. Ничего не теряется, все на месте. При этом я знаю, кто и в какой момент чем занимается. Меня радует, что ребята отмечают задачи выполненными и получают положительную оценку, а мне приходит об этом уведомление. Круто, когда в задачах пишут комментарии или когда тегаешь коллегу, а он отзывается.
Если вам также необходимо выстроить процессы эффективно и быстро, обращайтесь за помощью к нашему интегратору X NET:
-
+7 (952) 553-13-73
