Система SMART: подробный гайд по постановке целей

Система SMART: подробный гайд по постановке целей

Система СМАРТ — это способ определения, постановки и описания бизнес-целей. Правильная постановка рабочих задач, коротких и длительных целей позволяет руководителю делать более достоверный прогноз, планировать деятельность фирмы и результаты, а сотрудникам дает возможность четко понимать фронт работы и выполнять ее. 

Как расшифровывается SMART

SMART — это аббревиатура, она состоит из первых букв  пяти критериев, которыми должны обладать бизнес-цели. Иногда в управлении используется расширенная система SMARTER, то есть добавляется еще 2 критерия. Расшифруем аббревиатуру.

Система SMART наглядно

Specific — конкретный

Чего вы хотите? Чтобы бизнес был прибыльным. Это очень расплывчатая цель. Ставя такие задачи, вы рискуете наткнуться на ряд проблем:

  • подчиненные по-разному воспринимают понятие «прибыльный». Бизнес имеет рентабельность 1% — это уже прибыльный, но вероятно такой показатель не устроит владельца;

  • нет четких критериев достижения цели, поэтому она растянута во времени и подчас недостижима;

  • отсутствие конкретики способствует скорому изменению целей, они ставятся как бы несерьезно, потому что взамен придут другие. Это уже оплошность руководителя.

Другая формулировка: чтобы организация вышла на рентабельность 25%. Конкретный показатель, теперь всем участникам процесса понятно, к чему нужно стремиться. При постановке конкретной цели по СМАРТу всегда придерживаются правила: один результат — одна цель. Если нужно добиться нескольких результатов, соответственно, ставится ряд задач. 

Measurable — измеримый

Измеримость — это способ оценки. Когда будет считаться, что задача выполнена, по каким критериям, показателям это будет определено? Возвращаясь к примеру с рентабельностью, там есть конкретный показатель и мера измерения — проценты. 

Понятно, что в смарт продажах измеримость — это количество сделок, процент конверсии или величина среднего чека. Но не всегда оценка результата такая очевидная. Можно измерить деньги, время, затраченные ресурсы. Но дело обстоит сложнее с управленческими целями. 

Например, компания переходит от старой отчетности в разных гугл-табличках на систему Аспро.Cloud. Поставлена цель: выполнить перевод всей отчетности на CRM. Измеримым результатом можно считать тот момент, когда все данные и проекты будут перенесены, и ни одному сотруднику не понадобится открывать старые гугл-таблицы. 

Achievable — достижимый

Система СМАРТ для постановки цели предполагает, что каждая поставленная задача может быть достигнута. Если сотрудники считают, что это нереалистичные планы, то они не будут мотивированы к успеху. Один из способов определить, достижима ли поставленная планка — регулярно ее повышать, начиная с малого. Так сперва вы назначаете желаемые 10% рентабельности, потом замечаете успех, постепенно ежегодно повышаете этот показатель в планировании на 5%. 

Но нельзя бездумно ставить планку, всегда нужно опираться на имеющиеся ограничения: 

  • трудовой ресурс;

  • объем инвестиций;

  • время;

  • количество полномочий у исполнителя;

  • мотивация сотрудников — что им нужно, чтобы достигнуть результата? 

Relevant — значимый

Поставьте себе вопрос: зачем выполнять этот план? Что случиться дальше? Руководитель сам, как и его подчиненные, должны четко понимать, к какому большому результату это приведет. Например, достаточно просто обстоит дело с планом по системе СМАРТ в продажах. Руководитель отдела планирует увеличить объем продаж в 2 раза. Когда это будет достигнуто, отдел расширится, разделится на два подотдела, двух сотрудников повысят, а остальные члены команды получат разовую премию, помимо процента с продаж. 

Возвращаясь к примеру с рентабельностью, значимый результат для компании будет увеличение объема производства, выход на экспорт или иные долгосрочные перспективы. То есть руководитель должен понимать, что только с рентабельностью не ниже 25% компания готова к следующему шагу. Причем это понимание должно быть подкреплено расчетами.

Есть важный нюанс: значимость должна быть актуальной. Например, есть долгосрочные перспективы, растянутые на года. Все текущие цели обычно подчинены ей. Но мировая экономика или другие внешние угрозы вносят свои коррективы. И на текущий момент времени с учетом обстановки значимым результатом будет совсем другое. К примеру, два года сеть кафе стремилась к открытию нового заведения. Но случился локдаун, и теперь руководителям актуальнее думать не о расширении, а о запуске системы доставки. 

Time bound — ограниченный во времени

Работа по SMART предполагает использование приемов тайм-менеджмента компании. Недостаточно просто поставить план действий, нужно подкрепить его конкретными сроками. Дедлайн должен быть достижимым, при его определении учитываются форс-мажоры. 

Часто одну крупную цель растягивают во времени, назначая короткие временные промежутки с предварительными результатами. Например, если нужно достичь показателя рентабельности за год, можно производить квартальные расчеты, чтобы наблюдать за динамикой. 

Ecological — экологичный 

Поставленная задача, а также способы ее выполнения не приносят вред компании, заказчикам и окружающим. Экологичность в широком смысле — это уровень качества отношений с другими людьми, компаниями и миром. Конечно, в понятие заложено и бережное отношение к природе. Но не менее важна честность, порядочность, отсутствие вреда. Это дополнительный критерий, который не всегда входит в формирование целей и задач по СМАРТ.

Recorded — записанный

Тут все просто: любое планирование, решение, задача должны быть зафиксированы. Это могут быть приказы, постановления и поручения в письменном виде. Записанная цель всегда наиболее значима, чем сказанная на словах. 

Для этого компании будет удобно использовать CRM-систему Аспро.Cloud. Руководитель ставит задачи, указывает в описании все ее показатели, а также определяет ответственные лица. К одной цели может быть подключено одновременно несколько участников: исполнитель, руководитель, сотрудник, отвечающий за проверку или согласование. 

Работа по SMART

Кому подходит постановка целей по системе SMART  

Это достаточно универсальная техника, которая используется как в личном планировании, так и в управлении бизнесом. Очень хорошо показывает себя техника в тех сферах деятельности, где достаточно просто прогнозировать результат, например, прибыль за месяц, объем производства, количество продаж. 

Труднее с креативными профессиями, есть мнение, что план SMART не работает, например, для писателей, художников, рекламщиков, журналистов. Но и тут есть простор для планирования: в какие сроки нужно сдать работу, в каком объеме, в каком направлении нужно двигаться. Сложнее с измеримостью этих целей, потому что креативный результат нельзя оценивать однозначно. Написанный роман не станет лучше или хуже от количества страниц, а холст не будет более или менее творческим, если увеличить или уменьшить расход красок. Для креативных профессий техника более адаптивна, но ничего не мешает придерживаться общего принципа построения целей.

Однако есть ситуации, где нет смысла использовать эту технику. Она оказывается неэффективной в период сильных потрясений: кризиса, экономического скачка, войны, пандемии. В такие периоды плохо работает долгосрочное планирование, более актуально срочное построение кратковременной стратегии развития. 

Такие события часто вносят резкие коррективы и нужно быстро перепрофилироваться, изменить структуру управления, производства, логистики и сбыта. Руководителям компании обычно не до расчетов и планирования. Планы возникают в процессе реализации. И только после выхода из зоны экономической турбулентности оцениваются потери и результаты, и на их основе формируются новые планы.

Как ставить цели по SMART 

Нельзя написать универсальную инструкцию для любой сферы деятельности. Но если вы решили составить план задач для своего бизнеса, мы предлагаем вам алгоритм, который вы можете использовать с внесением корректировок, согласно специфике вашего предприятия. Постановка целей по системе СМАРТ состоит из ряда последовательно задаваемых вопросов. На основании ответов вы сможете сформулировать цель, которая будет подходить по всем критериям системы. 

Шаг №1: Что нужно улучшить?

Какого результата я хочу добиться? Какие есть исходные данные, почему они меня не устраивают? Насколько больше или лучше должен быть результат? 

Шаг №2: Для чего вам это нужно?

Кто заинтересован в этом улучшении — лично я или компания, сотрудники? Какую выгоду это принесет сразу после достижения, через месяц, через год? Каким будет следующий шаг?

Шаг №3: Сколько нужно?

Где предел улучшения, как его измерить? Как я пойму, что на этом ограничивается достижение цели? Какие вычисления или показатели нужно использовать для оценки? Кто будет оценивать результат?

Шаг №4: Что у вас для этого есть?

Достаточно ли ресурсов для улучшения? Какие ресурсы нужно увеличить, чтобы добиться результата? Есть ли среди конкурентов пример аналогичного успеха? Какие условия могут повредить, как их предотвратить?

Шаг №5: Когда вам это нужно?

За какое время получится этого добиться, если учесть все исходные данные, ресурсы и приложенные усилия? Какое место занимает эта задача в долгосрочном планировании компании? Сколько времени можно на нее отвести без ущерба другим целям? 

Как ставить цели по СМАРТ: пример

Компания по производству текстиля реализует товар на рынке России, отправка осуществляется по почте. Долгосрочная задача — вывести бизнес на международный рынок, для этого есть производственные мощности и налаженные контакты, но мешает отсутствие подходящей транспортной сети. 

  • Что нужно улучшить? Систему логистики. Нужно наладить логистику через международную систему доставки. 

  • Для чего это нужно? Для запуска экспорта товаров. Чтобы увеличить товарооборот и выйти на новый рынок.

  • Как измерить достижение цели? Положительный результат — тестовая партия в срок 15 суток прошла через всю логистическую цепочку. 

  • Что для этого есть? Договор на стадии обсуждения с транспортной компанией и готовая к отправке тестовая партия товара. 

  • Когда это нужно? Завершить настройку системы логистики нужно за текущий месяц. Так как с 1 числа следующего месяца войдут в силу обязательства с заказчиком из другой страны. 

Цель полностью соответствует принципам продаж по SMART: она конкретна, измерима, достижима, значима и ограничена во времени. Значит, с большой вероятностью она будет успешна выполнена. 

Преимущества и недостатки системы

К плюсам можно отнести:

  • универсальность;

  • четкая структура планирования;

  • высокий показатель эффективности;

  • привнесение здравого смысла в любую идею.

Среди минусов можно отметить то, что на выполнение цели могут повлиять сторонние факторы, которые не были учтены при планировании. Задача может со временем потерять приоритет, расстроить ее выполнение может человеческий фактор, потеря мотивации у сотрудников или сторонние причины. 

Однако это не делает систему плохой, так как ни одно планирование не дает 100% гарантии. Но SMART делает цель более достижимой.