Взаимодействие между отделами: почему это важно и как наладить общение сотрудников

Исследование команды COREL в 2022 году показало, что 64% сотрудников теряют более трех часов в неделю из-за неэффективного взаимодействия. Непродуктивные совещания, неясные должностные обязанности и разрозненные каналы связи ухудшают взаимодействие сотрудников в организации. Представьте, что ваши подчиненные три «лишних» часа в неделю могут тратить на полезную работу, а не на попытки сконнектиться с соседним отделом — от этого выиграют все.

В статье мы:

• объясним, почему голосовое коллеге в чате иногда лучше формализованного оформления email в корпоративных цветах;
• расскажем, как система Аспро.Cloud помогает подружить враждующие отделы и сделать их командой;
• перечислим «красные флаги» нарушенных коммуникаций между отделами.

Зачем налаживать взаимодействие между отделами

Если муравейник — это предприятие, то у него очень крутая оргструктура и налаженная коммуникация между отделами. Руководитель и HR неплохо постарались, чтобы все работали слаженно. Что это дает? Быстрое выполнение поручений, отличную атмосферу в коллективе, высокую продуктивность и репутацию сплоченной команды. Можно позаимствовать навыки муравейника и даже превзойти его по эффективности, если поработать над кросс-функциональным взаимодействием в компании.

Взаимодействие между сотрудниками из разных подразделений строится на 3 основаниях:

• деловые коммуникации — как проходит общение, через какие каналы связи, в каком стиле;
• оргструктура — знают ли работники зону своей ответственности и обязанности коллег;
• микроклимат в коллективе — хотят ли коллеги взаимодействовать, умеют ли решать конфликты.

Представим. В IT-компании техподдержка приняла заявку от клиента — не работает кнопка на сайте. Техподдержка передала заявку в отдел тестирования. Тестировщики проверили ошибку и отправили разработчикам. Те оперативно приняли заявку, пофиксили баг и дали обратную связь техподдержке. Это пример коммуникации между отделами без помех: быстро и слаженно.

А бывает так: техподдержка кинула заявку сразу разработчикам. Они посмотрели и говорят: «нет, не возьмем без тестирования», вернули поддержке. Саппорт кидает задачу тестировщикам, те ее смотрят, подтверждают баг и возвращают опять техподдержке. Разработчики получают заявку в рабочем виде только после третьей передачи. В результате: отделы потратили больше времени, а клиент получал решение заявки в 2 раза дольше.

Хорошее взаимодействие с другими отделами нужно, чтобы:

• слышать и понимать инструкции, задачи;
• работать над достижением общих целей с коллегами из других подразделений;
• поддерживать корпоративную культуру и хороший микроклимат в коллективе;
• избегать ошибок и переделок в работе;
• быстрее решать трудности и находить идеи;
• обмениваться опытом и прокачивать скиллы команды;
• эффективнее использовать личные и корпоративные ресурсы;
• быстрее адаптироваться к изменениям на рынке.

Посмотрим на ситуацию. К 12 дня в отдел продаж не поступило ни одной заявки, хотя обычно должно быть уже 10–20. По регламенту главный менеджер должен в конце дня предоставить отчет о продажах руководителю фирмы. Если цифры не нравятся начальству, начинают искать причину. Но менеджер уже к обеду понимает, что что-то не так.

Что быстрее — подготовить отчет о продажах по всем регламентам или записать голосовое сообщение руководителю о том, что сегодня заказов вообще нет? Менеджер выбирает второе, и руководитель быстро реагирует. Оказывается, что на линии технический сбой, поэтому клиенты не могут дозвониться. Проблему решают за час, и после обеда заявки поступают в штатном режиме.

Как Аспро.Cloud помогает наладить взаимодействие между отделами

Аспро.Cloud — облачная система для слаженной работы всей команды. Она помогает собрать все бизнес-процессы в одном пространстве и способствует улучшению взаимодействия между подразделениями. Посмотрим, какие для этого есть возможности в Аспро.Cloud.

Понятная оргструктура компании

Аспро.Cloud позволяет визуализировать структуру компании. Это помогает увидеть связь между всеми направлениями, отделами и позициями. Из оргструктуры можно узнать, какая иерархия в фирме, кто кому подчиняется, какие полномочия, цели и обязанности на разных должностях.

Также инструмент показывает зоны ответственности сотрудника и конечный продукт. Открываешь личную карточку и сразу понятно, кто он и чем занимается.

Какую пользу это приносит:

• каждый знает свою зону ответственности, цель работы и вклад в общее дело;
• легко найти нужного члена команды и связаться, взаимодействия с коллегами становятся проще;
• специалисты компании видят реальные возможности для роста.

Совместная работа

Если вся рабочая коммуникация разбросана по разным каналам связи, сотрудник не знает, где искать нужную информацию и как обращаться к коллегам. Работник не должен гадать, как ему задать вопрос бухгалтеру — по почте, лично или через мессенджер. Когда все коммуникации собраны в одном рабочем пространстве, это сильно экономит время сотрудников.

В Аспро.Cloud сотрудник может написать во встроенном чате любому коллеге — он прочтет сообщение, когда будет на рабочем месте. А если нужно обсудить рабочие вопросы коллективно, можно оставлять комментарии прямо в карточке задачи или создать общий чат. Так система обеспечивает удобное взаимодействие всех специалистов компании.

Какую пользу это приносит:

• сообщения всегда доходят получателю;
• информация по задачам остается в рабочем пространстве;
• можно быстро связаться с любым коллегой;
• во время работы подчиненные не отвлекаются на личные взаимодействия в сторонних мессенджерах.

Все корпоративные знания в одном месте

В CRM Аспро.Cloud можно обмениваться опытом в базе знаний. Сотрудники могут писать статьи, рассказывать о своих успешных и провальных кейсах, давать лайфхаки коллегам. Обмен опытом работает на сплочение коллектива, способствует взаимодействию и повышению квалификации.

Какую пользу это приносит:

• специалисты начинают делиться опытом и ценной информацией, а не запирают ее у себя в голове;
• знакомятся даже коллеги из филиалов одной компании в разных городах, потому что взаимодействие через базу знаний не зависит от географии и расстояния;
• подчиненные чувствуют заботу — их мотивация к работе растет.

Можно совместно работать над проектами

В Аспро.Cloud есть модуль для ведения проектов, в котором можно планировать задачи, цели, ресурсы и оценивать результаты. Этапы проекта можно отобразить на диаграмме Ганта. Все исполнители будут видеть свою зону ответственности и связи с другими отделами.

Какую пользу это приносит:

• сотрудники работают в командах эффективнее, чем каждый по отдельности;
• коллеги больше вовлечены, так как имеют общую цель;
• при тесной совместной работе налаживаются прочные взаимоотношения;
• все взаимодействия заранее видны на диаграмме.

Когда вы формируете проектные команды со специалистами из разных отделов, обсуждаете прогресс, цели и планы, участники налаживают профессиональные связи на будущее, учатся кросс-функциональному взаимодействию.

Автоматизация рабочего процесса

Рутина часто съедает много рабочего времени: вместо того, чтобы сообща решать задачи, сотрудники заняты формальностями. Аспро.Cloud снижает нагрузку на команду и выполняет часть действий автоматически. Вы можете настроить автодействие так, чтобы сервис сам переставлял задачи на коллегу из смежного отдела или прислал ему напоминание, когда подходит дедлайн.

Какую пользу это приносит:

• сотрудники тратят меньше времени и сил на рутинные действия;
• бизнес-процессы отлажены, все автодействия происходят мгновенно, когда срабатывает условие;
• в работу реже закрадываются ошибки из-за человеческого фактора, а значит, и причин быть недовольным коллегой становится меньше.

Отдельные рабочие пространства для отделов

Чтобы не загромождать систему для всех пользователей информацией для конкретных отделов, можно подключить модуль «Группы» в Аспро.Cloud. Так вы разделите рабочие пространства отделов, чтобы структурировать информацию и бизнес-процессы в каждом подразделении.

Какую пользу это приносит:

• сотрудникам легко искать информацию по проектам;
• коллеги из других отделов не могут получить доступ к конфиденциальной информации;
• новые члены команды быстрее вливаются в коллектив, когда получают доступ к понятному рабочему пространству.

Планирование совместных дел

Часто причиной разногласий в коллективе становятся накладки в расписании. Например, кто занял переговорную или почему на рабочей встрече присутствовали не все руководители отделов.

Во встроенном календаре Аспро.Cloud можно планировать личные и совместные дела. Планируйте вместе мероприятия и настраивайте уведомления так, чтобы никто не пропустил важное событие.

Какую пользу это приносит:

• коллеги видят занятость друг друга и могут планировать совместную работу так, чтобы не нарушать график;
• можно настраивать регулярные события, чтобы коллеги не пропускали их и всегда были готовы к мероприятиям.

Автоматизация бизнес-процессов

Когда в бизнес-процессах компании хаос, специалисты нервничают, это приводит к конфликтам и напряженному общению. Модуль «Бизнес-процессы» в Аспро.Cloud связывает работу всех отделов, структурирует и автоматизирует действия сотрудников из разных подразделений.

Роботы помогут автоматизировать любой бизнес-сценарий: принять сотрудника на работу, запросить отчетность по проекту или согласовать счета. И неважно, сколько отделов и специалистов участвуют в одном процессе, вся команда будет работать слаженно.

Какую пользу это приносит:

• руководитель наблюдает за всеми процессами, видит вклад каждого участника и контролирует их действия;
• вместе сотрудники работают продуктивнее, быстрее и с минимальными ошибками;
• время принятия решений уменьшится, даже если нужно много согласований;
• взаимодействие между отделами упрощается, потому что все каналы связи, общие цели и порядок работы определены заранее.

Попробуйте Аспро.Cloud бесплатно

Зарегистрируйтесь в системе и начните выстраивать эффективную работу прямо сейчас. Даем 14 дней пробного периода на максимальном тарифе. 

Попробовать бесплатно

Как еще можно наладить взаимодействие с другими отделами

Способы улучшить коммуникации между отделами:

1. Горизонтальная ротация подчиненных между подразделениями. Например, раз в год можно проводить переобучение или проводить проекты, в которых подчиненный исполняет не прямые должностные обязанности, а работу смежного отдела. Работники, которые проходят через несколько подразделений, лучше понимают внутренние процессы компании, цели соседних отделов, накапливают опыт и лично знакомятся с коллегами. Плюс к налаженному взаимодействию — повышение квалификации и кадровый резерв компании.
2. Политика открытых дверей в компаниях. Руководитель любого звена оставляет дверь открытой — и в прямом, и в переносном смыслах. То есть любой подчиненный компании может обратиться к начальству без записи и ожидания — он будет услышан. Это облегчает взаимодействие, повышает доверие, взаимное уважение и мотивацию членов команды.
3. Корпоративный спиддэйтинг. Это что-то вроде быстрых свиданий, но с коллегами. За час участники общаются с 7–10 коллегами. Каждая пара получает вопросы или задания, чтобы начать беседу и обменяться опытом. Цель таких взаимодействий — рассказать о своей работе, узнать больше о задачах коллеги и просто наладить контакт.
4. Командное принятие решений через мозговой штурм. Это сессия, на которой сотрудники свободно генерируют идеи без критики, что дает множество нестандартных решений. Во время мозгового штурма нужно поставить цель обсуждения, собрать команду из специалистов разных отделов и определить правила взаимодействия, например, не критиковать. Совместная работа и цели сближают, дают команде лучше узнать ход мысли друг друга.

Чек-лист: как понять, что есть проблемы и пора наладить взаимодействие между отделами

Эффективные кросс-коммуникации помогают объединить усилия всех сотрудников компании и пустить их в одно русло. А проблемы в общении между отделами — как плотина, затрудняет все течение реки. Проверьте, если у вас трудности, или команда работает слаженно.

Как понять, что в компании налажены эффективные коммуникации:

• Сотрудники знают, у кого запросить информацию по задаче.
• На любой рабочий вопрос вы получаете понятный ответ.
• Коллеги знают, через какой мессенджер или CRM обратиться в другой отдел.
• Сотрудники знают ключевых коллег из других отделов по именам.
• Решения принимаются быстро и без бюрократии.
• Сотрудники разных отделов дают друг другу обратную связь по задаче, проекту.
• Проблемы решаются, а не перекладываются с одного сотрудника на другого.

Основные барьеры между отделами:

1. Нет общей цели. К примеру, менеджер старается продать побольше допуслуг, потому что от них зависит его KPI и зарплата, а маркетолог рекламирует основной товар, который содержит УТП и повышает узнаваемость бренда.
2. Строгая иерархия. К примеру, чтобы идея дошла от рядового сотрудника до гендиректора, ее сперва должен узнать старший менеджер, руководитель отдела, директор по продажам и заместитель генерального.

3. Разные инструменты. Структурные подразделения могут пользоваться разными системами учета, постановки задач, каналами связи. К примеру, менеджер заполняет отчет в одном формате, а бухгалтеру, чтобы внести в программу, нужен другой.
4. Передача информации с помехами. Сотрудники не получают нужную информацию, делают это с большой задержкой или с неточностями. К примеру, бухгалтер передает финансисту данные по операциям раз в неделю, а для финучета это слишком поздно.
5. Авторитарный стиль управления. Сильный и компетентный, но бескомпромиссный лидер часто предпочитает формальные отчеты личному общению. К примеру, сотрудники не разделяют ответственность за проект, а каждый отвечает только за свою часть задач, потому что боится неодобрения начальства.

Вы можете не заметить эти барьеры между отделами, но увидите симптомы плохих отношений — красные флаги.

Коммуникации в компании хромают, если:

• Документы теряются, когда их отправляют из одного отдела в другой.
• Сотрудники не берут на себя ответственность и отбивают друг другу задачи, как мяч в волейболе.
• Большая бюрократия на местах: 100 бумажек, печатей и подписей на одну задачу.
• Часто возникают конфликты на пустом месте.
• Любое изменение должно пройти 9 кругов согласований.
• Никто не читает должностные инструкции, потому что они противоречат задачам.
• Ценная информация остается запертой в одном отделе.
• После онбординга новичок все равно не понимает, кто и за что отвечает.
• Рядовые сотрудники боятся высказывать свое мнение и не видят смысла предлагать идеи.

Если вы видите, что взаимодействие между отделами нарушено, объедините их работу в одном информационном пространстве. Это станет отправной точкой для улучшения коммуникаций: коллеги будут работать над проектами вместе, общаться и быстро получать обратную связь. А руководители смогут следить за эффективностью и сразу замечать, если в компании появилась проблема.

Главное о взаимодействии с другими отделами

• Налаженные коммуникации в компании — залог эффективной работы. Чем сплоченнее работает команда и лучше взаимодействие, чем быстрее и качественнее будет достигнута цель.
• Отличить проблемы взаимодействия между отделами в компании легко: бюрократия, нарушенные дедлайны, разрозненные цели, плохой микроклимат в коллективе и даже открытые конфликты.
• Основа эффективного взаимодействия между отделами — единая информационная система компании. В Аспро.Cloud специалисты из разных подразделений могут работать над проектами вместе, обсуждать задачи, достигать цели и следить за результатом сплоченно, как одна команда.