Аналоги Confluence для создания единой базы знаний

В ходе работы над проектами накапливается документация и должностные инструкции. При этом у сотрудников должен быть разграниченный доступ к материалам. Лучше всего хранить информацию в облачных хранилищах. Один из самых популярных сервисов, Confluence, предназначен для совместной работы, обмена знаниями и опытом. Даже небольшой команде нужны базы знаний, общие пространства для хранения и обмена контентом. Что говорить про крупные компании.

Confluence — полезный и удобный инструмент. Но из-за нестабильности на рынке ПО сейчас лучше выбирать российские сервисы, которые не подвержены внешним изменениям. В статье расскажем, почему пользователи из РФ не могут работать с платформой и какая есть замена Confluence.

Почему не Confluence?

В марте 2022 года команда Confluence объявила об уходе из России и Беларуси. Разработчик платформы Atlassian перестал продавать новые лицензии, а также приостановил работу действующих российских государственных лицензий. С 31 октября того же года компания полностью свернула бизнес в этих двух странах.

Владельцам лицензий пришлось искать аналоги Конфлюенс как можно скорее. Но многие не успели перенести данные и потеряли не только доступ к системе, но и всю информацию по задачам и проектам. Компания Atlassian не оставила выбора. Поэтому сейчас использовать Confluence крайне затруднительно. Даже если обойти ограничения, пользователь все равно столкнется с проблемами:

1. Оплатить лицензию можно только зарубежными картами.
2. Нет русскоязычной поддержки.
3. Большой шанс потерять доступы и данные.

В сложившейся ситуации приятного мало. Восстановить потерянные материалы — задача не из простых. Но сложнее всего найти замену со всеми привычными функциями и научиться работать с ней.

Российская платформа как аналог Confluence

Если вы решили перейти на российские аналоги Confluence, вам подойдет Аспро.Cloud — облачная CRM-система со встроенной базой знаний. Модуль позволяет хранить документацию и открывать доступ к разделам всей команде, группе пользователей или своим клиентам

Преимущества сервиса «База знаний»:

• Простой импорт из Confluence;
• Внешняя и внутренняя база знаний;
• Настройка прав доступа;
• Быстрый доступ к нужным материалам за счет поиска и тегов;
• Удобный визуальный редактор;
• Доступен бесплатно.

Сценарии использования

База знаний полезна как маленьким командам, так и организациям с большим количеством сотрудников. А также пользуются сервисом компании, которые не справляются с количеством запросов в поддержку. Разберем каждый способ использования подробнее.

Открытая документация для пользователей

Чтобы лучше понять, для чего нужна открытая документация, приведем примеры на основе стартапа от компании ООО «‎LovePets»‎. Его создатели разрабатывают приложение для мониторинга домашних животных.

Спрос на продукт резко увеличился. Стартап ООО «‎LovePets» прорекламировали в новостях, также создатели участвовали в конкурсе мобильных приложений. Программа стала популярна среди владельцев домашних животных. Техподдержка просто не была готова к такому наплыву пользователей с однотипными вопросами Чтобы люди понимали, как настроить приложение, они могут прочитать инструкции в базе знаний. Например, как настроить напоминание о визите к ветеринару, как добавить в приложение несколько питомцев и следить за ними одновременно и сформировать отчеты по состоянию животного.

Отсутствие поддержки. Так как ООО «‎LovePets» — маленькая стартап-команда, то средства на отдельную техническую поддержку выделить они не могут. Поэтому в приложении есть ссылка на документацию, в которой описаны функции приложения и этапы настройки.

Важно, чтобы клиенты могли быстро найти базу знаний. Для этого можно добавить ее в меню на своем сайте и настроить поддомен. Или закрепить ссылку в соцсетях.

Инструкции для сотрудников

В каждой компании свои правила и инструкции. И все их нужно где-то хранить. Например, в корпоративной базе для сотрудников строительной компании руководители могут разместить следующую информацию:

1. Алгоритмы работы с застройщиками.
2. Регламенты по заполнению отчетности.
3. В разделе для менеджеров: Tone of voice — правила общения с клиентами.
4. Для производственного отдела: готовые комплекты исполнительной документации: акты промежуточной приёмки ответственных конструкций, акты испытаний, документы лабораторного контроля, сертификаты, журналы работ.

В базе знаний вы можете разместить всю информацию, которая поможет сотруднику быстрее выполнять задачи, а новичку — адаптироваться: чек-листы, редполитику и файл с доступами к необходимым сервисам.

Хранение внутренней документации

В базу знаний можно сохранять всю внутреннюю информацию по проектам. На дистанции команде, заказчику или подрядчикам может потребоваться документация с каждого этапа работ. Чтобы у вас всегда был доступ к информации по проекту, сохраните инструкции в базе знаний для сотрудников.

Возможности

В Аспро.Cloud есть функционал, который будет привычен пользователям Confluence. Разберем, какими инструментами может пользоваться команда.

Простой редактор

Чтобы загрузить материалы в базу знаний Аспро.Cloud, не нужно иметь специальные знания. Сделать это сможет сотрудник из любого отдела. Для наглядного представления информации в редакторе есть возможность добавлять изображения, видео, таблицы или цитаты. С помощью функции «Код» в редактор можно вставить фрагмент кода. В Базе знаний есть возможность прикрепить файлы из Google Drive. Если необходимо внести изменения в статью, вы легко можете исправить нужную информацию.

База знаний для отдельных групп пользователей

Сервис позволяет специалистам делиться опытом со всеми членами команды. Это полезно не только для новичков, но и для развития всех сотрудников. Благодаря базе знаний коллеги могут перенимать знания друг у друга.

Самый частый сценарий:

1. Сотрудник работает над новой задачей, с которой придется столкнуться всем.
2. Разбирается в тонкостях работы, выполняет задачу.
3. Готовит статью или чек-лист выполнения.
4. Благодаря инструкции задача будет менее сложной для всей команды.

Как и в Confluence, функционал Аспро.Cloud позволяет создавать разделы базы знаний для групп пользователей. Например, маркетингу незачем видеть инструкции отдела разработки. Чтобы раздел был открыт только определенным сотрудникам или группе, настройте права доступа. С помощью этой функции можно защищать конфиденциальные данные.

Поиск и структура

Бизнес всегда развивается. Поэтому в компанию приходят новые сотрудники, а информация по проекту увеличивается. Чтобы быстро найти нужный документ, в Аспро.Cloud вы можете создавать многоуровневые разделы, использовать поиск и теги.

Вам не придется снова разбираться в инструментах, ведь в Confluence все то же самое. Интерфейс базы знаний интуитивно понятный. Структура разделов и подразделов древообразная.

Совместная работа над базой знаний

В Confluence есть инструменты, которые позволяют работать над статьями совместно: редактирование, комментирование, уведомления. В Аспро.Cloud легко продолжить пополнять базу знаний вместе с коллегами: вносите правки, оставляйте комментарии, отмечайте других сотрудников.

Обратная связь от клиентов

Выше мы отмечали, что базу знаний можно пополнить полезной информацией для клиентов. Но есть риск, что какого-то материала будет не хватать или тема будет раскрыта не полностью. Пользователь может оставить обратную связь и поставить оценку.

Импорт из Confluence

Переходить на новую систему сложно. Особенно когда альтернатива Confluence нужна в короткие сроки. Чтобы перейти на российскую платформу Аспро.Cloud было проще, мы настроили импорт данных из Confluence. С помощью модуля переноса и пользовательских полей вся необходимая информация появится в новой платформе.

Confluence: аналоги бесплатные

Чтобы пользоваться базой знаний в Аспро.Cloud, вы можете оформить лицензию без оплаты. При этом у вас не будет ограничения по количеству пользователей на бесплатном тарифе.

Попробуйте функционал базы знаний бесплатно.

Итоги

Ошибаться с выбором системы — неприятно. Но еще хуже терять информацию о проекте из-за внешних факторов. В сложившихся обстоятельствах выбирать отечественные платформы спокойнее и надежнее. Чтобы ознакомиться с функциями Аспро.Cloud можно, вы можете подключить бесплатный тариф или записаться на онлайн-консультацию.