С налоговой реформой 2026 года плательщиков НДС стало больше. Теперь ИП и юрлица на УСН должны платить налог при доходе от 20 000 000 ₽. Но не только расходы волнуют бизнес, бонусом — новые требования по отчетности. По каждой сделке нужно выставлять клиентам счета-фактуры. За ошибку в документе — доначисление налога, а за отсутствие — штраф 10 000 ₽. В статье рассказываем, как оформить счет-фактуру без ошибок и избежать штрафов от налоговой.
Счет-фактура: что такое и когда нужен
Счет-фактура — это документ, который ИП или юрлицо выставляет покупателю, если услуга или товар облагаются НДС. Перечень таких операций — в п. 1 ст. 146 НК РФ. Форма и порядок выставления документа регламентированы законом, в том числе статьей 169 НК РФ и Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Не стоит путать счет-фактуру с обычным счетом на оплату. Чем они отличаются:
| Критерий | Счет на оплату | Счет-фактура |
| Необходимость использования | Необязательно | Обязательно |
| Цель | Указать сумму платежа и реквизиты | Платить в бюджет меньше НДС — зачесть налог, который уже заплатили поставщикам |
| Форма | Определяет продавец | Установлена законом |
| Кто может использовать | Все предприниматели и юрлица | ИП и юрлица на ОСНО или УСН с доходами выше 20 000 000 ₽ |
| Когда выставлять | Счет на оплату может выставляться как до оказания услуг (предоплата), так и после их выполнения вместе с актом (постоплата) | После получения предоплаты (авансовый) или после оказания услуг, отгрузки товаров (отгрузочный) |
Зачем нужен счет-фактура покупателю:
- Использовать налоговый вычет, то есть платить меньше НДС. Например, компания купила стулья на 200 000 ₽, из которых НДС — 36 000 ₽. Потом она продала эти же стулья, но уже за 300 000 ₽, из которых НДС — 54 000 ₽. Без налогового вычета компания заплатила бы 54 000 ₽. С вычетом только 18 000 ₽. Экономия — 36 000 ₽.
- Обосновать расходы. Документ подтверждает налоговой, что траты реальные и имеют право на зачет. Например, если предприниматель на УСН «Доходы минус расходы», то налог прямо зависит от того, сколько издержек подтверждено. Без счет-фактуры придется платить больше.
Продавцу счет-фактура нужен, чтобы отчитаться перед налоговой. Нужно хранить их для проверок и на их основе заполнять налоговые регистры по НДС и декларации.
Документ подписывает только одна сторона — продавец. Так как на нем нет подписи покупателя, он не доказывает, что услуги оказаны, а товары получены. Чтобы подтвердить сделку, нужен первичный документ, например, акт выполненных работ.
В каких случаях требуется счет-фактура:
- Компания продала товары или оказала услуги — нужен отгрузочный СЧФ.
- Предприниматель получил предоплату — выписывает авансовый СЧФ. Можно не выставлять документ, если получение аванса и отгрузка товара происходят в одном квартале. Если в разных — обязательно.
- Контрагенты изменили условия сделки — заполняют корректировочный документ.
Пример. Упрощенец ИП Александров продает тротуарную плитку. Его доход за 2025 год — 25 000 000 ₽. С 2026 года он платит НДС по льготной ставке 5%. Александров продал плитку ООО «Порядок у дома» на сумму 5 250 000 ₽, из которых НДС — 250 000 ₽. Предприниматель отгрузил товар и выписал счет-фактуру вместе с товарной накладной.
ООО «Порядок у дома» — плательщик НДС 22%. Компания перепродает плитку за 8 000 000 ₽. НДС в составе этой суммы составляет 1 442 622 ₽. Но если «Порядок у дома» учтет входящий налог и использует вычет, то заплатит налоговой на 250 000 ₽ меньше, то есть только 1 192 622 ₽.
Как работать со счетом-фактурой на товары или услуги
Что делать продавцу:
- Заполните бланк, который можно найти на сайте налоговой, в электронном или бумажном виде. Добавьте сведения об объекте сделки, стоимости, продавце, грузоотправителе и покупателе.
- Подпишите два экземпляра от руки или с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). Кто делает счет-фактуру и подписывает документ: ИП, руководитель организации или главный бухгалтер. Можно уполномочить другого сотрудника внутренним приказом организации.
- Отправьте покупателю. У вас есть 5 календарных дней после отгрузки товаров или получения предоплаты.
- Второй экземпляр сохраните. По закону продавец должен хранить все счета в течение 5 лет.
- На основании документа внесите сделку в книгу продаж, а покупатель сделает запись в своей книге покупок. Книги продаж и покупок — это налоговые регистры, в которых должны быть записаны все операции с НДС.
- По итогам квартала заполните декларацию по НДС. Ее нужно сдать не позже 25 числа месяца, который идет за отчетным кварталом. Например, если 1-й квартал завершается мартом, то сдать декларацию нужно не позднее 25 апреля. Если 25 число — это выходной, то срок продлевается до следующего рабочего дня.
Как оформить счет-фактуру в Аспро.Cloud
Аспро.Cloud упрощает и автоматизирует процесс выставления документов. В системе документ можно привязать к проектам и счетам, благодаря чему компания может вести непрерывный и прозрачный финансовый учет по проектам: наименование товаров и услуг из выставленного счета автоматически подтянутся в СЧФ.
Аспро.Cloud позволяет:
- Формировать электронный документ в пару кликов. Можно сохранять шаблоны печатных форм с данными исполнителя, подписью руководителя и другими полями. Потом не придется тратить на создание документов с нуля много времени, так как частично они уже будут заполнены.
- Автоматизировать заполнение полей. Можно выбирать контрагентов из списка, чтобы система сама заполняла реквизиты покупателей без ошибок.
- Точно определять сумму НДС. В сервисе можно указать налоговую ставку, например, 5, 7 или 22% и условия начисления: включать налог в цену или добавлять к стоимости сверху. Система будет автоматически рассчитывать НДС к каждому наименованию товаров — быстро и без ошибок.
- Работать с контрагентами дистанционно. На этапе формирования печатной формы можно добавить электронную подпись. Система будет автоматически ставить ее при формировании счета-фактуры.
- Выполнять требования налоговой. В сервисе можно выгружать готовые документы в формате XML. Система проверяет корректность данных, чтобы отправлять файл в ФНС. По приказу ФНС № ММВ-7- 6/36@ XML — единственный разрешенный формат для ЭДО.
- Быстро вести документооборот. После формирования и подписания можно отправлять документы покупателю на электронную почту прямо из системы. Это быстро и удобно — адрес подтягивается автоматически из карточки контрагента.
- Держать все счета-фактуры в одном месте. Сервис хранит все сформированные документы, которые легко найти по поиску или с помощью фильтрации — по номеру, контрагенту, дате, а при необходимости выгрузить все одним кликом.
.png)
Какие ошибки при выставлении счета-фактуры мешают бизнесу
3 ситуации, которые лишают счет юридической силы, покупателя — права на вычет, и грозят продавцу штрафами:
- Некорректные реквизиты. Одна неверная цифра в ИНН, и ФНС признает весь документ недействительным. Лучше использовать автоматическое заполнение полей, чтобы информация о покупателях подтягивалась из карточек контрагентов без опечаток.
- Несоответствие в названиях товаров первичке. Если в акте написано «Установка ПО», а в СЧФ — «Веб-разработка», то документ недействителен. Заполняйте весь пакет документов по сделке в одном сервисе, чтобы избежать таких накладок.
- Неверная сумма НДС. Чтобы была указана корректная сумма, введите в сервис ставку, и он сам рассчитает налог. Это ускоряет заполнение документов без арифметических ошибок.
Если вы уже допустили ошибку, не переживайте. Просто выставите исправленный счет-фактуру с корректными данными и зарегистрируйте его номер в книге продаж. Даже если вы заметили неточность поздно, уже после сдачи квартальной налоговой отчетности, это тоже можно исправить. Подайте уточненную декларацию на текущую дату — в налоговой все пересчитают.
Главное
Счет-фактура — это документ, который продавец обязан выставить покупателю после продажи товаров или оказания услуг с налогом на добавленную стоимость. ФНС утвердила его форму и разрешила бумажный документооборот и электронный формат. Для работы нужно:
- заполнить поля документа;
- подписать бланк — от руки или электронной цифровой подписью (ЭЦП);
- отправить его покупателю в течение 5 календарных дней;
- хранить на протяжении 5 лет.
Часто задаваемые вопросы
Отгрузочный счет всегда можно заменить УПД, если обратного не прописано в договоре, а авансовый — нет. При получении предоплаты выставите авансовый СЧФ, а по факту передачи товара — отгрузочный счет или УПД.
Оба эти документа позволяют учесть налог, но они не равнозначны. УПД — это первичный учетный документ, то есть он дает основание отразить операцию в бухучете. По одному счету-фактуре сделать бухгалтерскую проводку нельзя, нужен первичный документ, например, акт выполненных работ или товарная накладная.
Основание для формирования СЧФ — это один из трех документов:
- платежно-расчетный документ или кассовый чек — в случае аванса;
- товарная накладная, акт выполненных работ, передачи имущественных прав — в случае отгрузки товаров или оказания услуг;
- предыдущий счет — в случае корректировки.
Да, любые операции, которые облагаются НДС, требуют оформления документа. Если вы платите льготный нулевой НДС, нужно оформить счет-фактуру, хранить его 5 лет и занести сделку в книгу продаж. Единственное отличие — в графе «Сумма налога» будет стоять ноль (но не прочерк).
Необходимость выставлять счет относится и к упрощенцам со ставкой 5 или 7%. Хоть сами они не могут принимать налог к вычету, но все же должны давать эту возможность своим покупателям.
Предприниматель на УСН с доходом до 20 000 000 ₽ может добровольно составить счет-фактуру, например, если его об этом попросит контрагент. При этом в графе «Налоговая ставка» напишите «Без НДС». Не перепутайте и не напишите «0%», потому что так вы станете плательщиком НДС с обязанностью сдавать декларацию. В графе «Сумма налога» поставьте прочерк.
