Лучшие программы и сервисы для выставления счетов онлайн: от простого шаблона до автоматизации

Когда у компании появляется много клиентов, составлять и заполнять счета на оплату в Word или Excel вручную становится неудобно. Заполнение документов занимает много времени, в реквизиты прокрадываются ошибки, а поиск нужного файла становится целым квестом. Избавиться от этих проблем помогают программы для создания счетов и актов.

На рынке очень много софта: от самых простых онлайн-сервисов до многофункциональных систем с мощной автоматизацией. Чтобы вам было проще выбрать эффективный сервис для ваших задач, в этой статье мы рассмотрим разные варианты, сравним их преимущества и условия использования.

Программы для подготовки счетов и актов с автоматизацией

Сервисы этой категории автоматизируют весь цикл работы с документами: от заполнения и выставления до контроля оплаты. Благодаря интеграциям с банками, платежными системами и автоматизации весь документооборот в системе упрощен — менеджеру нужно сделать пару кликов, чтобы программа сделала счет на оплату, выставила акт или накладную.

Софт подходит, если:

• вы за месяц закрываете 50–100 сделок или больше, а свободных рук на ручной ввод данных нет;
• в клиентской базе более 10 покупателей, и нужно хранить их данные для выставления платежных документов;
• большой ассортимент товаров, и цены часто меняются;
• работаете по постоплате, часто с рассрочкой, поэтому важно контролировать дебиторскую задолженность — какая оплачена, а какая пока нет;
• в одном чеке часто собрано много товаров и услуг, заполнять и считать которые вручную долго;
• хотите не просто выставлять платежные документы, а контролировать финансовые показатели — доходы, расходы, прибыль.

Аспро.Cloud

Российский облачный сервис для комплексного управления малым и средним бизнесом. Подходит для любой отрасли: продажи, производство, оказание услуг.

Аспро.Cloud помогает:

• Собрать все документы в одном пространстве. Счета, акты, УПД и коммерческие предложения по сделке сохраняются в системе. Документы легко сортировать по дате, контрагенту или ответственному. В системе есть полноценный модуль для работы с документами — от создания шаблонов до отправки контрагентам.
• Формировать счета без ошибок. Создайте шаблоны документов, а система автоматически подтянет данные клиента, стоимость товаров и услуг, а также сумму сделки. Если данных контрагента пока нет в базе, можно ввести только ИНН — сервис автоматически заполнит остальную информацию о клиенте, например, название компании и банковские реквизиты. А чтобы ускорить заполнение акта, можно сгенерировать его на основе счета — все данные подтянутся автоматически.
• Автоматизировать регулярные платежи. Доверьте заполнение регулярных счетов системе — она будет создавать их с заданной периодичностью, чтобы вы не тратили на это время.
• Контролировать просрочки. Информацию о новых и оплаченных документах можно вывести на дашборды. Контролируйте дебиторскую задолженность и предупреждайте клиентов о приближении крайнего срока. Кстати, необязательно делать это вручную — настройте автоматические действия, а система сама в нужный момент напомнит об оплате клиентам и менеджерам.
• Упростить ведение бухучета. Не нужно вручную подгружать платежные документы в 1С. Аспро.Cloud импортирует первичную документацию с любым статусом одним кликом.
• Упростить оплату. Менеджер может отправить ссылку на счет прямо из системы, а клиент — оплатить его онлайн через мобильный банк или СБП. Это максимально удобный способ оплаты, поэтому вы сможете повысить конверсию в продажу и лояльность покупателей.

Пользоваться базовыми возможностями, в том числе вести сделки, клиентскую базу и выставлять счета, можно на бесплатном тарифе. Но платные тарифы позволяют больше: создавать шаблоны и регулярные документы, формировать отчеты по оплатам и экспортировать их в 1С.

Adesk

Онлайн-сервис помогает выставлять счета, комплексно контролировать и анализировать дебиторскую и кредиторскую задолженности, а также формировать финансовые отчеты.

Adesk помогает:

• Быстро выставлять счета. Создайте шаблон и внесите информацию о своей компании, чтобы потом сервис сам заполнял реквизиты, ставил печать и подпись.
• Хранить все документы в одном окне. Ни один первичный документ не потеряется, так как они хранятся в системе. В любой момент можно посмотреть, сколько и когда платил контрагент, есть ли у него задолженности, какие суммы ожидаются к поступлению.
• Контролировать статус оплат. Вы всегда знаете, получил ли контрагент счет: он автоматически будет отмечен как новый, просмотренный, оплаченный или отклоненный. Сразу при выставлении платежного документа система создает обязательство — оно будет погашено, когда клиент внесет оплату. По обязательствам удобно отслеживать поступления и просрочки.
• Связывать оплаты с проектами. Можно указывать не только контрагента, но и конкретный проект, чтобы планировать денежные потоки и формировать отчеты по каждому сотрудничеству.
• Формировать отчеты. Информация о созданных и оплаченных сделках сразу попадает в ПиУ, ДДС и отчет об обязательствах. Вы можете контролировать изменения в динамике и вовремя принимать управленческие решения.

Аспро.Финансы

Онлайн-сервис для финансового учета подходит для регулярного выставления счетов. Простое внедрение, понятный интерфейс и удобный функционал делают сервис подходящим для малого и среднего бизнеса.

Программа для создания счетов на оплату Аспро.Финансы помогает:

• Создавать шаблоны документов под свой бизнес. Встроенный конструктор помогает формировать любые документы, в том числе акты, коммерческие предложения или УПД. Настраивайте поля в документах и добавляйте значения, например, дату отгрузки товара, чтобы документ закрывал задачи вашего бизнеса.
• Держать обязательства под контролем. Информацию о счетах можно вывести на дашборды: вы будете контролировать все оплаты и задолженности в динамике, чтобы работать с дебиторкой — напоминать клиентам об оплатах и планировать свой денежный поток.
• Снизить количество рутинных задач. Чтобы не создавать акт с нуля, можно сформировать его на основе счета: вся информация дублируется без ошибок, а ваше время — сохранится.
• Ускорять оплату. Контрагент может внести оплату удобным способом: через расчетный счет, мобильный банк и даже через СБП онлайн. Так он не тратит время на поход в банк и может внести оплату максимально быстро.
• Анализировать финансы компании. Вся информация из оплаченных обязательств сразу попадает в отчет ДДС. Благодаря интеграциям сюда же попадают все данные о денежных операциях из банков и платежных систем, чтобы вы видели всю картину движения денег, прибыли, убытков и обязательств в одной программе для выписки счетов.

Сравнительная таблица

Специализированные платные сервисы выставления счетов онлайн

Сервисы из этой подборки специально созданы для выставления счетов. Их можно использовать в качестве дополнения к вашей CRM или системе для финучета, чтобы облегчить процесс формирования платежных документов.

Платные приложения для выставления счетов на оплату подходят вам, если:

• за месяц вы выставляете от 10 до 100 документов, и вручную формировать их в Excel — долго и чревато ошибками;
• вы хотите стандартизировать заполнение, отправку и хранение первичных документов;
• дополнительно вам нужны акты, накладные, УТП и другие документы, а для каждого нужно создавать шаблон, разбираться в правилах;
• вы сами ведете бухгалтерию и финучет, а не привлекаете специалистов.

Выставить счет

Сервис для создания первичных документов помогает создавать счета, акты, договоры, накладные, УПД, платежные поручения и квитанции онлайн.

Онлайн-сервис «Выставить счет» помогает:

• Работать с документами из любой точки мира. Чтобы выставить счет, не нужен даже ПК. В сервис можно зайти с любого устройства, если есть интернет. Данные хранятся на облаке, поэтому заполнить шаблон можно с любого устройства.
• Работать с документами в любом формате. Вы можете сохранить документ в DOC, DOCX, ODT, PDF, RTF, PNG, JPG или HTML, чтобы это подходило вашему способу учета.
• Ускорять оплату. Можно добавить QR-код для оплаты, а потом отправить его контрагенту по e-mail прямо из сервиса, чтобы он быстро и удобным способом провел оплату.
• Упростить создание счетов. Онлайн-сервис хранит реквизиты контрагентов из предыдущих документов и ваши данные с подписью и печатью. Информация о юрлице через ИНН и расчет стоимости с учетом НДС — все это сервис заполняет автоматически, чтобы вы не тратили время и не допускали ошибок.
• Поддерживать порядок в первичной документации. В сервисе находится вся история документооборота. Вы можете найти документ по номеру, контрагенту, чтобы выставить повторный счет одним кликом или вспомнить историю совместной работы.

КУБ24

Облачная программа для счетов и накладных подходит для ООО и ИП. Она облегчает документооборот и помогает выставлять акты, товарные накладные и другие документы онлайн.

КУБ24 помогает:

• Облегчить документооборот. Необязательно печатать счета, подписывать их и ставить печати. Весь документооборот можно вести онлайн — клиенту отправить ссылку на оплату, а бухгалтеру документ попадет сам через интеграцию с 1С.
• Контролировать неоплаченные обязательства. Система автоматически загружает выписки из банка и разносит платежи по счетам, чтобы вам не пришлось обновлять статусы вручную. Ты вы сможете лучше контролировать денежный поток и находить задолженности.
• Избавиться от ошибок в реквизитах. Если вручную заполнять десятки документов, в цифрах легко закрадется ошибка — КУБ24 этого не допустит. Реквизиты сами подтягиваются по ИНН, чтобы документы всегда были корректными.
• Не тратить время на закрывающие документы. Если вы уже создали счет для сделки, то акт или товарную накладную система формирует автоматически.
• Точно рассчитывать стоимость сделки. Можно подгружать номенклатуру товаров и услуг из 1С, чтобы указывать актуальную цену, а также учитывать НДС.

Formz.ru

Сервис для онлайн-заполнения, отправки и хранения счетов, актов, договоров, УПД, транспортных накладных, доверенностей, авансовых отчетов и множества других документов для бизнеса.

Formz.ru помогает:

• Быстро создавать документы в пару кликов. В сервисе много шаблонов для любой ситуации, поэтому вы не тратите много времени на создание нового документа.
• Хранить реквизиты всех контрагентов в одном месте. Обычно данные о клиентах, поставщиках и бизнес-партнерах хранятся разрозненно, из-за чего их сложно находить при заполнении документов. Formz.ru не только хранит, но и подгружает реквизиты контрагентов в бланк.
• Создавать цепочки документов по одной сделке в пару кликов. Если для одной сделки нужен не только счет, но и другие документы, например, приходный кассовый ордер или акт выполненных работ — система автоматически заполнит их на основе первоначального шаблона.
• Перестать терять документы. В любой момент, если понадобился старый счет, его можно быстро найти и распечатать.

Сравнительная таблица

Простые программы для выставления счетов на оплату бесплатно

Полностью бесплатные сервисы — это готовые шаблоны, которые вы можете заполнять онлайн.

Вам подходят бесплатные сервисы выставления счетов, если:

• у вас ограниченный бюджет, поэтому использовать платные системы сейчас неактуально;
• сделок и клиентов немного, поэтому несложно вручную ввести реквизиты сторон;
• в счете мало позиций — не важен автоматический ввод, интеграция с CRM или 1С;
• важно соблюсти правила документооборота, а навыков, чтобы самостоятельно создать шаблон счета, не хватает;
• вы только начинаете вести бизнес и пока не знаете будущий объем сделок — целесообразно ли оплачивать подписку.

Service-online

Сервис имеет базовый функционал для создания и хранения счетов.

Он помогает:

• Снизить риск ошибок. Сервис может автоматически заполнить данные контрагента по ИНН, а банка по БИК.
• Рассчитать стоимость товаров и услуг. Введите цену на каждую позицию и укажите актуальный НДС, если он нужен, а сервис сам сделает расчеты.
• Стандартизировать документооборот. В сервисе много шаблонов документов для бизнеса: от кадровых до бухгалтерских форм.
• Не терять выставленные счета. При регистрации в сервисе можно бесплатно хранить созданные документы.

Транзаптор

Приложение для выставления счетов не подходит для актов, накладных и других документов. При этом функционал в рамках формирования счетов для бесплатной программы достаточно большой.

«Транзаптор» помогает:

• Отправлять счета по email прямо через сервис. Не нужно скачивать счет, заходить на почту и писать письмо — сервис это сделает сам, даже подставит адрес контрагента.
• Контролировать статус счетов. Загружайте в сервис выписку из банка, чтобы «Транзаптор» сам пометил счет как оплаченный. Дата оплаты отобразится в истории расчетов с контрагентом.
• Не тратить время на регулярные счета. Если вы каждый месяц выставляете одинаковые счета, доверьте это системе — она сама создаст и отправит контрагенту документ по расписанию.
• Закрывать счета актами. Все данные на закрывающий документ подтянутся автоматически.

Клерк

«Клерк» — это программа для выставления счетов и актов бесплатно. Формой можно пользоваться без регистрации.

Сервис «Клерк» поможет:

• Формировать счета по образцу. Все документы будут созданы по единому стандарту.
• Сохранять документ на устройство. Можно отправить счет или распечатать для бумажной отчетности.
• Автоматически суммировать стоимость. Система считает сумму оказанных услуг и учитывает НДС.

Сравнительная таблица

Главное

Мы сравнили лучшие онлайн-программы для составления счетов, от простых шаблонов до автоматизированных систем. Для комплексного управления бизнесом важна автоматизация и интеграция со сторонними системами. Аспро.Cloud, Adesk и Аспро.Финансы предлагают автоматическое заполнение счетов, интеграцию с 1С, контроль за оплатами и ведение финучета. Платные сервисы, такие как «Выставить счет», КУБ24 и Formz, подходят для регулярных счетов и хранения документов отдельно от финучета. Бесплатные решения, например Service-online, Транзаптор и Клерк, удобны для малого объема операций и начинающих предпринимателей. Выбирайте программу для счетов и актов в зависимости от объема сделок, целей компании и бюджета.