Акт — документ, от которого напрямую зависит, когда компания получит оплату. Но часто случается, что бухгалтер не успевает оформить документ или делает это с ошибками, потому что вносит данные вручную. Из-за этого срываются платежи, появляются кассовые разрывы и растет нервозность.
Но работать с актами можно иначе: без ручного ввода, неточностей и задержек с оплатой. В статье мы расскажем об особенностях документа и покажем, как составлять акт выполненных работ просто, быстро и без ошибок.
Что такое акт выполненных работ и для чего он нужен
Если же заказчик недоволен и считает, что работа не соответствует договоренностям, он имеет право вернуть акт исполнителю с указанием, что именно его не устраивает. А также указать срок, когда нужно устранить недочеты. После исправления ошибок стороны подписывают новый или откорректированный документ.
Общий акт выполненных работ в Аспро.Cloud
Для чего нужен акт выполненных работ заказчику
Для заказчика это способ принять выполненные работы и подтвердить расходы. Это особенно важно тем, кто работает на УСН со ставкой «Доходы минус расходы». Только расходы, которые указаны в акте, можно учитывать при расчете налога. Это позволит уменьшить налоговую базу.
Для чего нужен акт исполнителю
Для исполнителя это доказательство, что он выполнил работу качественно. На основании акта выполненных работ он может заявить право на оплату и отразить доход в учете.
Также акт помогает избежать спорных ситуаций. Если вдруг возникнет спор, документ будет главным доказательством, что заказчик принял работу и был всем доволен. Благодаря этому исполнитель сможет спокойно оставить себе оплату.
Пример. Веб-студия разработала сайт за 180 000 ₽. Клиент все подписал, а спустя месяц заявил, что «дизайн не нравится», и потребовал вернуть деньги.
Без акта исполнитель рисковал бы потерять всю сумму и потратить 10–15 часов на переписку и доказательства.
Предоставление акта выполненных работ стало доказательством, что клиент принял результат и замечаний не имеет. Поэтому студии не пришлось возвращать деньги и вступать в судебные разбирательства.
Таким образом, акт выполненных работ на оказание услуг — не просто формальность, а документ, который защищает обе стороны и помогает вести корректный учет расчетов.
Как может проходить работа с актами
Обычно бухгалтеры формируют акты выполненных услуг вручную — в Word или Excel. Давайте на примере рекламного агентства разберем, как это бывает.
1. Менеджер завершает работы. Менеджер проекта закрывает рекламную кампанию для клиента, допустим, для компании «Ромашка». Затем он пишет бухгалтеру: «Ольга, подготовь акт для ООО "Ромашка" по договору №42».
2. Бухгалтер собирает данные. Перед подготовкой документа бухгалтер открывает договор с «Ромашкой», чтобы взять реквизиты клиента и проверить общий состав услуг. Затем смотрит счет, чтобы уточнить итоговую сумму и перечень работ, которые согласовали с клиентом.
3. Бухгалтер заполняет шаблон в Word. Бухгалтер открывает шаблон акта в Word и начинает вручную заполнять его. Вносит реквизиты клиента, стоимость и прописывает, какие именно работы выполнили, например, «Размещение баннеров». Затем еще раз сверяет данные с договором, чтобы избежать ошибок, особенно в суммах.
4. Бухгалтер отправляет документ заказчику. Бухгалтер прикрепляет готовый акт к сопроводительному письму и отправляет клиенту на подпись. В письме указывает получателя, отправителя и список оказанных услуг. А также просит подписать и вернуть акт к определенному сроку.
Так, шаг за шагом бухгалтер формирует один документ с множеством ручных действий.
В чем проблема такого подхода
Основная проблема — ошибки в документах. Из-за человеческого фактора бухгалтер может ошибиться в реквизитах, номере договора или других данных. В итоге возникают задержки с оплатой и вопросы со стороны заказчика.
Часто теряются и сами документы. Бухгалтер часто хранит подготовленные, но неотправленные акты в разных местах. И когда документ срочно нужен, например, чтобы отправить клиенту, его не оказывается под рукой. В результате приходится тратить время на поиски или составлять заново. Из-за этого срываются сроки, и откладывается оплата.
Еще один минус такого подхода — бухгалтеры могут быть заняты. Иногда они решают более важные задачи, и времени на то, чтобы составить документ — просто нет. Это замедляет работу компании и мешает своевременно закрывать сделки.
Такая же проблема была и у менеджеров в компании Аспро:
Акты выставляли бухгалтеры по запросу менеджеров. Не всегда удавалось получить документы оперативно, особенно в периоды отчетности или начисления зарплаты, когда нагрузка у бухгалтерии большая.
Чтобы избежать проблем, надежнее внедрить систему, которая будет автоматически формировать акты. Сервис поможет составлять документы просто и без ошибок. Это позволит быстрее получать оплату от заказчика.
Как упростить работу с актами в Аспро.Cloud
Аспро.Cloud — CRM-система, которая автоматизирует выставление актов. Именно здесь менеджеры из Аспро начали самостоятельно формировать акты выполненных услуг без помощи бухгалтеров и задержек по оплате.
Когда не было единой системы для выставления актов, менеджерам приходилось запрашивать их у бухгалтерии. Это замедляло процесс закрытия работ. Когда появилась возможность формировать документы в Аспро.Cloud, менеджеры стали это делать самостоятельно. Теперь бухгалтерия только импортирует документы в 1С.
Расскажем подробнее, как в Аспро.Cloud выстроен процесс работы с актами.
В Аспро.Cloud менеджер может вести работу с клиентом от заключения сделки до подписания документа об оказанных услугах. Процесс выглядит так:
Система автоматически создает сделку из новой заявки. Это происходит, когда клиент оставляет заявку на услугу через веб-форму на сайте.
Вся информация, которую указал клиент, например, контакты и файлы, автоматически переносится в карточку сделки. В результате менеджеру не нужно тратить время, чтобы заполнить данные вручную.
Карточка сделки в Аспро.Cloud
Менеджер выставляет счет на оплату. Перед тем как начать работу, менеджер может выставить клиенту счет на предоплату прямо из системы. В счет автоматически подтянутся данные из сделки: реквизиты сторон, наименование работ и их стоимость.
А еще система сама рассчитывает конечную стоимость работ, учитывает налоги, скидки и доставку. Это ускоряет процесс создания счета и исключает ошибки в данных.
Создание счета из карточки сделки в Аспро.Cloud
После предоставления услуг менеджер создает акт. Как только работы выполнили, менеджер может быстро создать документ на основе счета. В него автоматически подтянутся данные, например, получатель, стоимость услуг и номер договора. Это ускоряет оформление документов и уменьшает вероятность неточностей.
Как заполняется акт выполненных работ автоматически в Аспро.Cloud
Менеджер отправляет акт о выполнении работ клиенту на подпись. Есть 3 варианта, как это сделать:
- По прямой ссылке. Подойдет, если заказчик предпочитает вести переписку в мессенджере.
- Через почту. Такой вариант подходит, если нужно добавить дополнительный файл, например, сопроводительное письмо к документу, или если клиент предпочитает работать через почту.
- Печать документа. Если нужно передать клиенту лично.
Далее менеджер отслеживает статус документа. В системе есть несколько статусов:
- создан;
- отправлен;
- отказано в подписи;
- подписан.
Они помогают менеджеру видеть, на каком этапе находится документ. А также понимать, какие действия нужны дальше. Например, если акт больше трех дней стоит в статусе «Отправлен», это сигнал, что пора напомнить клиенту подписать документ.
Также в Аспро.Cloud можно создавать собственные статусы. Это поможет адаптировать процесс под конкретную компанию. Например, можно добавить статус «Требуются правки». Он пригодится, если клиент нашел неточности в документе и нужно внести корректировки.
Статусы документа в Аспро.Cloud
Клиент подписывает документ, и сделку закрывают. Также менеджер привязывает акт к счету, если он не создал документ на его основе сразу.
Список счетов в Аспро.Cloud
Подписанный документ импортируют в 1С. Это нужно, чтобы бухгалтерия могла отразить его в бухучете. В Аспро.Cloud менеджеры могут отправлять документ в 1 клик. Не придется вручную переносить данные из документа в программу. Это значительно снижает количество ошибок и экономит время.
Если менеджер работает с НДС, то создает в системе не акт, а УПД. Он заменяет и акт выполненных работ, и счет-фактуру, что существенно экономит время на подготовку документов.
УПД в Аспро.Cloud
А если нужно проверить взаиморасчеты с клиентом, менеджер формирует акт сверки. Документ помогает увидеть, есть ли задолженности или неоплаченные счета.
Акт сверки в Аспро.Cloud
Такой подход позволяет вести всю работу с клиентами в одной системе, и формировать документы здесь же, без дополнительных сервисов.
Советы по работе с актами в Аспро.Cloud
Теперь финансовый директор Аспро Ольга Турчина поделится несколькими практическими советами, которые помогут сделать работу с документами проще в Аспро.Cloud.
Совет 1. Добавляйте товары или услуги в акт через каталог
Акты нужно формировать по услугам и товарам, которые вы добавили в каталоге. Это позволит в будущем получать статистику по продажам. А также снизит вероятность ошибок в плане выставления правильной цены и налогов.
Как это работает? В системе есть специальный модуль — «Каталог». В нем можно заранее добавить товары и услуги. Указать для каждой позиции цену, налог и статью учета.
Дальше все работает автоматически. Как только менеджер добавляет что-то из каталога в акт, а клиент его подписывает, эта операция сразу попадает в отчет о прибылях и убытках. Так вы видите, сколько доходов приносит каждая статья учета и какие именно направления бизнеса оказываются самыми прибыльными.
Отображение операции в отчете ПиУ
Совет 2. Настройте правильные формы актов
Заводите правильные печатные формы актов в настройках системы — с корректными полями и структурой. Это важно, чтобы документ можно было без ошибок выгрузить в формат XML.
Правильная печатная форма — готовый шаблон со всеми полями и структурой. Она нужна, чтобы документ корректно отображался в системе и без ошибок выгружался. А XML — это машинный формат данных. С 2025 года ФНС обязывает всех передавать акты и УПД через ЭДО в XML-формате.
В Аспро.Cloud вы можете самостоятельно сделать шаблон документа. В нем можно добавить поля и переменные, а система на их место автоматически подставит данные из сделки.
Плюс можно полностью настроить дизайн документа: от шрифтов до логотипа компании. А перед сохранением удобно посмотреть, как все будет выглядеть в итоге. Так вы убедитесь, что документ отображается правильно и в фирменном стиле.
Шаблон документа в Аспро.Cloud
И напоследок:
Не забывайте в системе связывать документ и счет на оплату. Это позволит отслеживать, по какому счету полностью выставлены акты.
Это помогает не только упростить работу менеджеров, но и сделать финансовую отчетность точнее и прозрачнее.
Коротко
- Акт о выполненных работах — это документ, который подтверждает, что исполнитель работу сделал, а заказчик ее принял. Его составляют по итогам работ, и он нужен для того, чтобы учесть доходы и расходы.
- Работа с документами в Аспро.Cloud упрощает процесс: от создания до подписания. Менеджеры могут сами создавать акты выполненных работ услуг прямо в системе. А также отслеживать их статусы и сразу отправлять клиентам. Это сокращает время и число ошибок и позволяет вести документооборот с клиентами в одном месте.
- Упростить работу с документами в Аспро.Cloud помогут простые советы. Добавляйте товары и услуги в акт о выполнении работ через каталог и используйте корректные печатные формы. Также создавайте документы прямо из счета. Система сама добавит данные и уменьшит вероятность ошибок.
Часто задаваемые вопросы
Документ — страховка от споров. Он доказывает, что работу сделали и клиент ее принял. К тому же он помогает избежать недопониманий по срокам и стоимости, потому что все условия в нем прописаны.
Документ доказывает, что работу сделали по договору, а заказчик с результатом согласен и замечаний не имеет.
Акт выполненных работ должен содержать:
- Шапку: название, номер, дата и ссылка на договор.
- Стороны: данные заказчика и исполнителя — наименование компании или ФИО предпринимателя.
- Описание работ: список выполненных услуг.
- Стоимость: цены по позициям и итоговая сумма, отдельной строкой — НДС.
- Примечания: подтверждение, что работы приняты и претензий нет.
- Подписи сторон и печать организации.
Нет, не обязательно. Доказать, что работа была сделана, можно другими способами. Например, договором или счетом, но это сложнее.
Но есть случаи, когда документ необходимо составить:
- это написано в договоре — без документа оплату требовать нельзя;
- работы выполняются по договору услуг или подряда;
- речь идет о строительных или монтажных работах — их принимают по специальной форме КС-2.
Чтобы корректно составлять документы, избегайте популярных ошибок:
- неправильно указаны реквизиты сторон или номер договора;
- нет ссылки на договор или даты выполнения работ;
- отсутствуют подписи исполнителя и заказчика;
- суммы или перечень услуг не совпадают со счетом;
- НДС рассчитан неверно или не выделен отдельно;
- при бумажном документообороте акт подготовлен только в одном экземпляре;
- документ не сохранен в системе или позже оказывается потерян.
