Компания, назовем ее «Амкелин», прошла длинный путь от производителя торгового оборудования до рекламного агентства. Согласитесь, так кардинально перейти в другую сферу сможет не каждый бизнес. Но зачем тратить ресурсы на дело, которое больше не приносит прибыли?
В этом кейсе мы расскажем, с какими трудностями столкнулась команда при смене направления. А что самое главное — покажем, какие функции Аспро.Cloud помогли компании в этом.
Немного о компании и ее пути
Организация «Амкелин» начала работу в 2001 году и специализировалась на производстве сетчатого торгового оборудования: стойки под выкладку товара и печатную продукцию, промостолы, стеллажи и горки. Также сотрудники изготавливали комплектующие изделия для производства.
Можно смело заявить, что за 20 лет работы на рынке торгового оборудования мы завоевали доверие нескольких десятков компаний. Мы постоянно развивались и совершенствовали технологию производства. Но экономические условия вносят свои коррективы в работу бизнеса.
В конце 2021 года руководство компании заметило снижение спроса на торговое оборудование, а следовательно, и снижение выручки. В какой-то момент дела бизнеса стали совсем плохи. Плюс компания не могла погасить обязательства перед сотрудниками. Но прекращать деятельность организации совсем не хотелось. В сентябре 2022 года было принято решение сменить сферу.
Такое решение далось нам непросто. Все-таки посвятить столько лет этому направлению, вложить в него огромное количество ресурсов и вот так в моменте все взять и бросить. Но мы знали, что наше стремление к эффективному бизнесу и полученные знания за все время работы помогут нам найти верное решение этой проблемы.
В качестве новой сферы команда выбрала дизайн рекламной продукции. Понятно, что это совершенно другая область и сориентироваться в ней не так уж легко и быстро. Для этого руководителю пришлось полностью сменить коллектив и перестроить рабочий процесс.
С чего начали обновление компании
Начали мы с организации бизнес-процессов. Мы хотели, чтобы новые сотрудники работали сразу эффективно. При этом действовать нужно было быстро и четко: времени на раскачку и ошибки не было.
Компания «Амкелин» ранее использовала программу для производства, которая помогала оптимизировать рабочие процессы. Поэтому команда точно знала, что для нового направления тоже понадобится специализированная система. Так как менять сферу и переезжать новую систему нужно было срочно, руководитель за короткий срок проанализировал рынок CRM-систем и выбрал самый подходящий вариант — Аспро.Cloud.
После этого руководство компании совместно начали погружаться в инструменты системы и обдумывать, какие проблемы есть в бизнесе и как их можно закрыть.
Несмотря на то что мы заранее убедились в том, что система закрывает потребности, нам предоставили бесплатный пробный период на 14 дней. В течение этого времени у нас был доступ к полному функционалу.
Как проходило внедрение Аспро.Cloud
После того как пробный период закончился, команда хотела получить подробную инструкцию по настройке важных модулей. Для этого руководители записались на консультацию к специалистам Аспро.Cloud.
Мы хотели использовать систему на все 100%. Но с некоторыми модулями возникли проблемы: было непонятно, как их настроить под наши задачи. Еще нам были необходимы доработки. Чтобы нам ответили на вопросы, мы договорились на 2 часовые консультации.
На первую встречу руководители «Амкелин» подготовили список вопросов, которые касались модулей «Проекты» и «Задачи». Запросы, с которыми обратилась компания:
-
как контролировать затраченное время сотрудников и фиксировать почасовую ставку;
-
как выставлять счет по затраченному времени;
-
зачем использовать шаблоны проектов;
-
как добавить инициатора в проект;
-
как настроить виджеты на рабочем столе.
Специалисты по внедрению показали на примерах из сферы дизайна, для чего нужны модули и как их использовать. Но для эффективной работы были необходимы доработки. Сотрудники Аспро.Cloud зафиксировали пожелания руководителей и передали их разработчикам.
Какие функции доработали специалисты Аспро.Cloud
У нас заказчики платят не за готовый продукт по фиксированной цене, а за затраченное время. При этом у нас есть прайс-лист с временным регламентом и ставкой для дизайнера. То есть, клиент оплачивает плановое время, а не фактическое. Переработки сотрудников покрывает компания. Поэтому нам было важно понимать, какую итоговую сумму мы получим по завершении проекта и совпадет ли она с реальными цифрами.
Для этого разработчики Аспро.Cloud добавили в список задач поле «Сумма». Теперь руководители могут видеть, сколько заказчик должен заплатить за отдельную задачу и проект в целом. Доработка позволила руководителям отслеживать расхождения между планируемой прибылью и фактической, и на основе этих данных анализировать причины несовпадений.
Заказчики платят только за время, которое нужно потратить для создания продукта. Но есть еще и наши внутренние задачи. Например, над проектом работает новый сотрудник. Перед тем как отправить результат клиенту, его работу должен проверить наставник. Эту задачу мы учитываем в проекте, и понятно, что заказчик за нее не платит. Поэтому мы отмечали задачу как неоплачиваемую. Но важно было отслеживать, сколько таких задач.
Специалисты Аспро.Cloud разработали и добавили фильтр в список задач, с помощью которого можно видеть количество оплачиваемых и неоплачиваемых задач по всему проекту или отдельному сотруднику.
Задач в проекте может быть очень много. И вручную сложно отследить, выставлен по ним счет или нет. Но надо понимать, что делать это очень важно. Иначе дизайнеры могут остаться без зарплаты. Хотелось видеть сводную таблицу по выставленным счетам.
В списке задач после доработок появился еще один фильтр. Руководитель может в один клик увидеть, по каким задачам уже выставили счет, а по каким нет. А уже далее разобраться, почему так произошло: нужно принять правки или просто забыли отправить счет.
После внедрения новых функций специалисты Аспро.Cloud повторно встретились с руководителями компании и обсудили доработки. Далее команда самостоятельно занялась внедрением системы и ее настройкой под сферу дизайна.
Каким функционалом чаще всего пользуются
Счет по затраченному времени
Заказчики оплачивают выполненные задачи раз в месяц или раз в неделю. И как мы уже отмечали выше, платят они за планируемое время, а не фактическое.
Первое, что делает менеджер — создает проект и настраивает оплачиваемое время так, чтобы при выставлении счета оно считалось исходя из плана.
Когда придет время выставить счет, менеджеру будет достаточно создать его по затраченному времени. Система автоматически посчитает сумму выполненных работ за определенный период.
Далее останется только отправить документ заказчику.
Пользовательские поля
В «Амкелин» есть так называемые «инициаторы». Это сотрудники из компании-заказчика, которые ставят задачи. Менеджерам «Амкелин» перед выставлением счета необходимо выгружать сводную таблицу по задачам и инициаторам.
Многие компании работают напрямую с клиентом без посредников, поэтому отдельного функционала для такого процесса в системе не предусмотрено. Но специалисты Аспро.Cloud подсказали, как это сделать.
Сначала добавили пользовательское поле, в котором создали отдельную группу инициаторов. Теперь в каждой задаче можно выбрать инициатора. Сразу из задачи менеджер может просмотреть его карточку и связаться с ним, если необходимо узнать детали.
Чтобы сформировать сводную таблицу по задачам, достаточно зайти в список задач и выбрать фильтр по инициаторам. С помощью такого процесса менеджер может отследить, сколько каждый инициатор поставил задач, и предоставить эту информацию компании-заказчику.
Отчеты по сотрудникам
Руководителю важно анализировать работу сотрудников. Ведь переработки компания оплачивает из своего кармана. Чтобы не уйти в минус, необходимо понимать, почему у дизайнеров возникли трудности с выполнением задачи.
Для этого руководитель пользуется отчетами по показателям сотрудников. Например, отслеживает количество завершенных задач и задач в работе. Но самое важное для него — план/факт по времени выполнения.
Причем руководитель может понять, укладывается ли сотрудник в план, уже на стадии выполнения задачи. Для этого есть отдельный отчет. Это помогает вовремя обнаружить проблему и устранить ее.
Но чтобы постоянно мониторить время, нужно много ресурсов. А их у руководителя чаще всего нет. Но есть возможность проанализировать план/факт уже по окончании работ и провести разбор полетов.
Интеграция с почтой
Компания «Амкелин» получает заявки только по электронной почте. Казалось бы, что зайти в почтовый ящик и зафиксировать запросы достаточно просто. Но это не так. Ведь в день может приходить десятки писем и не только от заказчиков, а например, партнеров или компаний, которые хотят сотрудничать. Среди этого бесконечного потока можно просто потеряться и пропустить заявку. К тому же найти быстро детали сделки не получится.
Каждый менеджер подключил свой почтовый ящик к Аспро.Cloud. Теперь сотрудникам не приходится переключать окна, чтобы проверить письма. Система автоматически собирает все поступающие заявки и создает карточку клиента, в которой хранится вся история взаимодействия. Менеджер может ознакомиться с деталями сделки и отправить ответ прямо из системы в один клик.
Результаты внедрения
Аспро.Cloud мы используем больше как систему для планирования, нежели как CRM. Мне, как руководителю, очень удобно следить за работой сотрудников: что делали вчера, что будут делать сегодня. Это помогает быть уверенным в том, что наш клиент получит качественный результат вовремя. Нам понравилось, что с помощью Аспро.Сloud мы не только перестроили рабочий процесс, но и сделали это максимально быстро. Нам не пришлось искать систему, которая бы была разработана для сферы дизайна. Ведь все, в чем мы нуждались, специалисты доработали или подсказали, как это получить.
