Специфика компании: интернет-маркетинг полного цикла.
Количество человек в системе: 6 сотрудников.
Чего хотели добиться: усилить контроль за реализацией проектов, автоматизировать постановку задач и сбор лидов, начать планировать проекты и вести финансовый учет.
На каких модулях сделали акцент: CRM, финансы, проекты.
Срок внедрения: 2 месяца.
Кажется, что внедрять систему управления нужно только крупному бизнесу. Отчасти это правда. Компании, которая ведет сразу много больших проектов, действительно сложнее контролировать рабочие процессы. В этом случае без специального ПО сотрудникам просто не обойтись. Но гораздо проще добиться результатов, если оптимизировать бизнес-процессы, когда команда еще не разрослась. Ведь круто как можно быстрее начать выполнять проекты качественно и при этом не уходить в минус. К тому же, новые сотрудники будут сразу учиться работать в системе, не нужно тратить время на их переподготовку.
Агентство интернет-маркетинга «Бамбл» этому пример. Бизнес начал работу в 2018 году, а внедрить CRM-систему руководство решило уже в 2022 году. При том что в штате было всего 6 человек. О том, как команда выбрала сервис и как начала работать в нем, расскажет Дарья — генеральный директор компании.
Зачем команде из 6 человек CRM-система?
Когда мы запускали бизнес, то понимали, что выйти на рынок в условиях сильной конкуренции будет сложно. Просто посчитайте, сколько маркетинговых агентств в вашем городе. Привлечь заказчиков и завоевать их доверие не так уж просто. Команда 4 года работала без специального ПО и сталкивалась с постоянными проблемами: сотрудники забывали передать информацию по задачам, не укладывались в бюджет и сроки. Да, организовать совместную работу в маленькой команде тоже сложно. Такой подход был абсолютно неэффективен, до лояльности клиентов нам было далеко.
Но сдаваться мы не собирались. Было необходимо наладить рабочие процессы и, впоследствии цеплять не только опытом, но и качеством, и строгим соблюдением оговоренных сроков.
Чтобы этого добиться, было принято решение внедрить систему управления, в которой можно было бы оптимизировать все бизнес-процессы. Нашим требованиям отвечала комплексная система для бизнеса Аспро.Cloud.
С чего началось внедрение?
Совместно с директором по развитию мы записались на демонстрацию, чтобы понять, подойдет ли система под специфику нашего бизнеса. И хотя мы ознакомились с кейсами внедрения в похожих сферах, было непонятно, как организовать рабочий процесс в маркетинговом агентстве полного цикла. За 30 минут специалист подробно ответила на все наши вопросы и показала функционал.
Далее перед нами встал выбор: разбираться в системе и настраивать функционал самостоятельно или заказать внедрение. Первый вариант все-таки более трудозатратный: если вырвать хоть одного человека из рабочего процесса, проекты встанут. Для более быстрой настройки и освоения сервиса мы обратились за помощью к специалистам Аспро.Cloud.
После внедрения мы столкнулись с самым неприятным: сотрудники не принимали новые принципы работы и отказывались работать в системе. Как бы мы ни старались, они отвергали введенные правила. Да, наша команда — это люди из креативной сферы, и ограничивать их самовыражение не хотелось. Но и стоять на месте мы не собирались.
Казалось, ситуация безвыходная. Но ее легко смогли решить специалисты Аспро.Cloud. Они провели обучение, на котором показали, как работать с функционалом, и рассказали, в чем польза системы для сотрудников. Проблема решена.
Какие проблемы решила система Аспро.Cloud
Порядок выполнения работ
Проблема: Мы оказываем комплексные услуги. Большинство из них, например, SEO-продвижение и выход на маркетплейсы, состоят из 3-4 этапов и 30 шагов. За каждое направление отвечает 1 человек. Стоит ли говорить, что невозможно запомнить, какие работы в каком проекте уже были выполнены, а какие только предстоят? Особенно если таких проектов много. Например, сотрудник мог пропустить тестирование оформления карточек товаров на маркетплейсе. Из-за этого заказчик получал некачественный результат.
Решение: Чтобы исправить ситуацию, мы воспользовались модулем «Проекты». Мы продумали порядок работ для каждой комплексной услуги и создали шаблон. Теперь сотрудники видят, на каком этапе находится проект, и все ли задачи они выполнили. Чтобы запустить проект, достаточно нажать на одну кнопку.
Рентабельность проектов
Проблема: До Аспро.Cloud мы вели только бухгалтерский учет: отслеживали, сколько денег приходило в бизнес, и сколько уходило. Но у нас не было информации о том, какая услуга наиболее популярна и выгодна для компании. Тогда мы занимались таргетированной рекламой, email-рассылками, контент-маркетингом и другими направлениями. Распыляться на все не хотелось, да и ресурсов не хватало.
Решение: Мы занесли всю информацию о доходах и расходах за предыдущие года в модуль «Финансы» и начали анализировать отчеты ПиУ и ДДС. Оказалось, что рентабельность услуг по таргетированной рекламе падает уже в течение 2 лет и почти не приносит прибыли. Мы отказались от этого направления и решили ввести новое — видеопродакшн, которое сейчас стало самым выгодным для компании.
Выставление счета
Проблема: Все услуги, которые мы оказываем, предполагают долгосрочное сотрудничество. Недостаточно просто выйти на маркетплейс, создать сайт или настроить контекстную рекламу. Важно анализировать результаты и корректировать стратегию. Поэтому с одним заказчиком мы можем работать один-два года. При этом мы выставляем счет либо ежемесячно, либо еженедельно. Специалистам приходилось запоминать даты отправки документов или записывать их на стикерах или в блокнотах. И чаще всего они забывали отправить счет. Как итог, работы выполнили, а доход не получили.
Решение: С помощью функционала Аспро.Cloud мы настроили регулярные счета. Сначала создали шаблон документа для каждого направления работы, а затем установили периодичность отправки счета. Система автоматически меняет дату и отправляет заказчику. Например, ЗАО «Фаворит» получает счет каждый месяц 13 числа. Больше не приходится запоминать, что и кому нужно отправить, и тратить время на выставление счета.
Проблема: У нас небольшая команда, в которой всего 1 менеджер по продажам. Сначала он успевал собирать лиды и обрабатывать их. Но в какой-то момент заявок стало гораздо больше, и при этом они поступали из разных каналов связи: email, сайт, социальные сети, телефонные звонки. Чтобы найти запрос и обработать его, менеджеру приходилось тратить много времени. Плюс многие лиды терялись в общем потоке. Надо понимать, что каждая заявка, о которой забыли или обработали поздно, негативно влияет на доход компании. Но мы не могли себе позволить нанять еще одного менеджера.
Решение: Мы стали активно использовать модуль «CRM». Система автоматически собирает лиды со всех каналов и создает карточку контрагента. Менеджеру остается только узнать детали сделки и связаться с заказчиком.
Аспро.Cloud заменила нам еще одного менеджера только с наименьшими финансовыми затратами.
Взаимодействие в команде
Проблема: Некоторые услуги требуют работы сотрудников из разных отделов. Например, один сотрудник анализирует и проектирует сайт, другой верстает и тестирует функционал. Но из-за плохой организации в команде специалисты забывали информировать друг друга об окончании работ по своему профилю и передавать проект дальше. Работы стояли на месте неделями, и, конечно, ни в какие сроки мы не укладывались.
Решение: В Аспро.Cloud мы настроили автодействия. Чтобы сообщить об окончании работ сотруднику из другого отдела, достаточно зайти в проект и перенести задачу на этап «Завершено». Система автоматически вышлет специалисту другого профиля уведомление. И так по цепочке. Этот процесс у нас налажен для всех направлений работы.
Например, сотрудник Анна верстает, программирует и тестирует сайт. Она выполнила все работы по своему профилю и передвинула задачу на этап «Завершено». После этого система автоматически призвала к ответу Александра, который занимается наполнением и релизом сайта. Это значит, что он может начинать работы по его направлению.
Создание коммерческих предложений
Проблема: Чтобы заключить сделку, мы всегда высылаем заказчику подробное коммерческое предложение. Нам приходилось каждый раз создавать документ, добавлять в него содержание услуг и заполнять данные заказчика. Времени у нашего менеджера просто не хватало. Плюс часто клиенты жаловались на ошибки в данных компании: названии, реквизитах и даже в запрашиваемых услугах.
Решение: В Аспро.Cloud мы больше не сталкиваемся с этими проблемами. В удобном конструкторе мы создали шаблоны КП для всех направлений: продумали структуру, дизайн и добавили описание всех услуг. А что самое удобное — менеджеру не нужно вносить данные компании вручную. Система автоматически подставит реквизиты, услуги и отправит документ заказчику.
Результаты внедрения
С Аспро.Cloud мы оптимизировали все рабочие процессы. Благодаря этому смогли брать высокобюджетные проекты и гарантировать клиентам строгое соблюдение оговоренных сроков и качества. Также автоматизация бизнеса помогла выйти на международной рынок и успешно выполнить более 300 проектов. Все проблемы, с которыми мы сталкивались, кажутся страшным сном из прошлого.
