Аспро.Cloud — универсальная система. Поэтому в ней работают команды из разных сфер: от IT и до строительства. В том числе и дизайнеры. Одна из студий веб-дизайна, с которой мы сотрудничаем, — MADEON Studio.
Мы поговорили с UX-дизайнером и Project Manager компании Даниилом Нестеровым и узнали, зачем вообще дизайнерам система управления, и как она помогает специалистам работать эффективнее. Обратная связь от Даниила и все детали — в кейсе.
MADEON — веб-дизайнеры сайтов на Tilda
Это основное направление работы студии, но не единственное. Кроме разработки дизайн-макетов и прототипов, команда собирает сайты на Tilda и других CMS-платформах: WordPress, 1С-Битрикс, Joomla.
Всего в портфолио студии больше 120 кейсов. В их числе проекты с такими известными брендами, как Xiaomi, Skillbox, ВКонтакте, Альфа-Банк и Яндекс 360, Яндекс.Карты и Reg.ru.
На момент написания этого кейса 64 сайта студии попали в подборку #madeontilda. Это очень ценная награда для комьюнити дизайнеров. Вот, что об этом рассказывает Даниил:
Эта награда выдается редакторами Tilda. Кейсы каждый раз оценивает случайный дизайнер платформы. Он отсматривает все сайты за определенный промежуток и решает, какой из них попадет в подборку. Мы считаем, сколько наших проектов оказалось в ней, уже просто принципиально. Нам хочется дойти до 100.
Цель внедрения системы управления — масштабирование
История студии началась еще восемь лет назад. Но тогда это была просто команда из двух веб-дизайнеров. Со временем к ним начали присоединяться и другие специалисты. Даниил, например, стал частью студии два года назад. В этот момент в компании началось масштабирование. Как раз он и стал инициатором этого процесса и предложил работать в CRM-системе.
Правда, найти подходящее решение удалось не сразу. Сначала команда работала в популярной CRM-системе, но она только затрудняла рабочий процесс.
В прошлой системе все очень долго грузилось, были какие-то неприятные анимации и неинтуитивно понятный интерфейс. Также не устраивала стоимость сервиса: на бесплатном тарифе нельзя было банально добавить наблюдателя. Мы перешли на платный тариф, но, когда прибавились сотрудники, он нам уже не подходил. Поначалу нужно было минимум функций, и даже этого мы не получили. Поэтому решили посмотреть что-то «посвежее».
В качестве нового решения команда рассматривала Asana, но отказалась от этой идеи из-за отсутствия модуля со сделками. Наличие CRM — было основным критерием выбора.
Также коллектив хотел видеть систему от российского разработчика, чтобы не было проблем с оплатой и доступом. Поэтому зарубежные сервисы как Asana и Trello «вышли из игры». Ну и последним, но не менее важным критерием, была возможность автоматического выставления счетов и актов. Тогда Даниил вспомнил про Аспро.Cloud.
Я просто знал про Аспро.Cloud. Знал про компанию Аспро в целом. Поэтому я предложил попробовать, и мы перешли на эту систему.
Настроили Аспро.Cloud за два дня
Я самостоятельно занимался внедрением. Заняло у меня это может быть один-два дня. За это время настроили все необходимое: сделки, шаблоны проектов и счетов. У меня был долгий опыт работы с другими системами, поэтому для меня было все интуитивно. Понятно, что какие-то вещи мы уже со временем улучшали.
Что изменилось с Аспро.Cloud
Перейдем к самому интересному и расскажем, какие инструменты Аспро.Cloud команда использует, и как они помогают в работе.
Больше не приходится отвлекать коллег
До Аспро.Cloud специалисты взаимодействовали друг с другом в Telegram. Команда создала чат и разбила его по темам.
.jpg)
Сейчас же команда фиксирует всю информацию внутри Аспро.Cloud.
Очень многие бизнес-процессы у нас выстроились именно с помощью Аспро.Cloud. Например, мне не приходится отвлекать дизайнера и спрашивать, когда крайний срок выполнения задачи. Теперь я просто могу зайти в систему, посмотреть дедлайн и сообщить клиенту.
Запуск проектов по щелчку пальцев
Команда ведет сделки в модуле CRM. Лиды попадают в воронку автоматически с двух источников: сайта компании и сайта арт-директора Севы Петрова. Это возможно благодаря готовой интеграции с Tilda.
По завершении успешной сделки команда создает проект по типовому шаблону:
.jpg)
Шаблоны проектов в Аспро.Cloud экономят время на планирование работ. Достаточно один раз указать этапы, вехи и задачи и назначить ответственных. А следующие типовые проекты можно создавать в один клик. Так команда MADEON и поступает каждый раз.
.jpg)
Но по такому циклу идут не все проекты.
У нас очень много клиентов приходит по сарафанному радио. Такие лиды мы даже не заносим в CRM, работу над этими проектами мы начинаем по щелчку пальцев. То есть я или арт-директор быстро созвонились с клиентом, подписали документы и приступили к выполнению. Создавать дополнительно сделки — лишняя работа.
Эффективная работа со счетами и платежами
Выше мы уже говорили, что команде было важно автоматизировать выставление счетов. И Аспро.Cloud в этом помогла.
Сначала Даниил решил создать шаблоны счетов и актов под направления работы студии. Изначально в системе уже были типовые шаблоны, но команда решила адаптировать их под себя.
В исходных шаблонах были поля, которые мы не всегда можем заполнить. Клиенты могут просто не предоставлять какую-то информацию, например, email. Поэтому я в конструкторе документов настроил поля так, как мне удобно.
Но была еще одна проблема. До Аспро.Cloud контролировать оплату счетов приходилось вручную. Арт-директор заходил в банковское приложение, находил нужный платеж и сообщал команде, что деньги поступили. До этого момента специалисты не могли начать проект. Если арт-директор был, например, в дороге, то клиенту приходилось ждать ответа очень долго. Такая ситуация команду не устраивала.
Мы стараемся максимально повысить клиентский опыт, чтобы заказчикам нравилось с нами работать. Хотим выдавать качество и в общении, и в выполнении проектов. Поэтому нам было важно самостоятельно видеть оплату счетов и быстро давать клиенту обратную связь: какие будут дальнейшие действия, когда закончим проект.
Решить проблему помогла интеграция Аспро.Cloud с банком «Точка». Благодаря ей система автоматически загружает платежи и направляет ответственному менеджеру уведомление о поступлении денег по конкретному счету.
У меня появилось возможность видеть оплату счетов. Очень быстро приходят уведомления о поступлениях. Еще один плюс в том, что счет сам закрывается, а вся информация падает в сделку. Нам вообще такой подход очень нравится.
.jpg)
Пример интеграции с банком
Теперь работа со счетами и платежами стала в разы быстрее и удобнее. Сначала специалисты выставляют счета прямо из проекта в два клика, а система автоматически:
-
рассчитывает стоимость услуги;
-
учитывает скидки и налоги;
-
заполняет реквизиты и данные клиента.
Далее счет отправляют клиенту по email. После оплаты система автоматически направляет специалисту уведомление об оплате, и команда сразу же приступает к работе.
Контроль работы на основе затраченного времени
Аспро.Cloud позволяет учитывать затраченное время в задачах и на основе этих данных выставлять счета. Так делают многие пользователи системы. MADEON же берет комплексную оплату за выполнение проекта.
Тем не менее функционал учета времени команда тоже использует. Но не для расчета стоимости проекта, а для себя.
Мы используем учет для того, чтобы выходить на какие-то метрики и корректировать стоимость среднего проекта. В основном, учет ведут программист, верстальщик и дизайнеры. Я понимаю, сколько времени уходит, например, на отрисовку дизайн-макета, и распределяю сроки дальнейших проектов. То есть мы знаем, когда специалист закончит свои задачи и приступит к новым.
.jpg)
Пример учета затраченного времени
Также учет рабочего времени помогает понять, насколько эффективно работает каждый сотрудник, и при необходимости скорректировать процессы.
Я открываю список задач и сверяю среднее время с крайним сроком выполнения, который установил сотрудник. Если этот период больше, у меня сразу возникает вопрос, почему такое несоответствие. Специалист ленится или может быть выгорел? Когда нашли причину, решаем, что можно сделать для улучшения ситуации. Например, передать часть задач стажеру.
.jpg)
Пример контроля задач
В 2 раза больше проектов ежемесячно
Такого результата удалось достигнуть команде с помощью Аспро.Cloud. Вот, что об этом рассказывает представитель студии:
Конечно, мы и сами начали во многом использовать более системный подход, и у нас произошло много изменений. Но внедрение системы сыграло ключевую роль в том, что объем выполненной работы и количество параллельных проектов увеличилось в два раза.
Новые модули, расширение команды и новый продукт
Да, команда уже эффективно выстроила многие бизнес-процессы в Аспро.Cloud. Но на этом студия не останавливается и планирует осваивать новые модули.
В системе достаточно всего: много крутых интеграций и полезных инструментов для управления. Нам есть еще чем заняться в Аспро.Cloud, как еще улучшить рабочие процессы. Например, мы хотим создать свой шаблон договора в конструкторе.
.jpg)
Пример договора в Аспро.Cloud
Также в планах увеличить количество специалистов в два раза. Но прежде команда хочет освоить модуль «База знаний».
Сейчас я записываю себе регламенты, а в дальнейшем хочу перенести их в базу знаний. В любом случае они будут нужны, когда команда станет больше.
.jpg)
Пример базы знаний в Аспро.Cloud
И отдельно отметим, что в планах развития студии — создание нового продукта. Именно в этом направлении сейчас двигается команда.
Мы надеемся, что Аспро.Cloud поможет студии достигать поставленных целей и развиваться еще быстрее и эффективнее!
