Бесшовный переход с Jira: кейс CRM-агентства ICNX

Герой этого кейса — CRM-агентство ICNX, с крупнейшей командой CRM-экспертов, распределенной по всей России. ICNX на протяжении долгого времени использовало иностранный сервис для управления проектами. Этот вариант казался идеальным: множество инструментов, выгодная цена и удобство в работе. Но со временем появились трудности с блокировкой и оплатой. Команда решила не искать обходные пути, а перейти на отечественный сервис. В кейсе расскажем о процессе перехода на новую систему и итогах внедрения. 

Немного вводной информации про ICNX и его инфраструктуре

Мартех-директор и учредитель ICNX Андрей Черемисин рассказал нам свою историю перехода на Аспро.Cloud, а мы, в свою очередь, делимся ей с вами. Но для начала дадим немного контекста и кратко расскажем, чем вообще занимается компания.

Направление работы: автоматизация маркетинга и клиентского опыта с помощью CRM-инструментов.

С какого года на рынке: с 1999 года. 

Портфолио компании: Philips, Canon, Globus, Pepsico, P&G, BMW, Audi, Volkswagen, Samsung, Haval, Porsche, Bentley, Cadillac, Loreal, Pernod Ricard, Balmuir. 

Количество сотрудников: 75 человек.

Формат работы: гибридный формат, удаленная работа с присутствием в офисе 1 день в неделю.

Исходные цели: поиск локального решения для замены иностранного продукта без потери качества.

Критерии для новой системы: управление проектами и задачами, простой интерфейс. 

Сколько пользуются системой: 2 года.

А остальное расскажет сам Андрей. 

Jira или отечественный сервис? 

Все время мы работали в Jira и заменять ее не собирались. Ведь в системе были все необходимые инструменты: kanban-доска, шаблоны проектов, задачи, рабочие процессы. Но потом с российского рынка ушли зарубежные сервисы для бизнеса, и началось активное импортозамещение. Оплачивать Jira стало уже гораздо сложнее. Тогда стали присматриваться к отечественным решениям. 

Мы начали искать новое решение. Просто вбивали в поиск и смотрели, что вообще есть на рынке. Главное, что нам требовалось — управление проектами и задачами и удобный интерфейс. 

В итоге просмотрели около шести систем и остановились на двух вариантах. Но Аспро.Cloud нам понравилась больше из-за своей гибкости. В другой системе все было как-то замудрено: не такой понятный интерфейс, не так удобно для людей. А мы все-таки пытались найти систему для человека без опыта программирования, как я это называю. 

Как прошел переход на Аспро.Cloud

Я пережил много переходов с различных систем. Поэтому могу сказать, что этот опыт оказался одним из самых безболезненных. Оказалось все намного проще, чем я думал. Самая большая проблема — человеческий фактор и разная скорость перехода отделов. Да, ты понимаешь, что система работает, но нужно же еще все рассказать, показать сотрудникам и проверить, что они поняли и как внедрили это в свою работу. С оперативным обучением мы справились благодаря и возможностям самого сервиса, и усилиям тестовой группы. 

Нам понравилось, что система открытая. У нас уже были до этого настроены процессы и развернуты внутренние системы, в которых мы работали. Поэтому мы просто настроили интеграцию по API, и продолжили работу. Это было очень удобно. 

Например, мы настроили интеграцию с внутренней системой, которая помогает контролировать отпуск сотрудников или их отсутствие на работе. Из-за того, что у нас сейчас гибридный формат работы и большая разница в часовых поясах, необходимо как-то выстраивать коммуникацию. Благодаря этой внутренней системе сотрудник может ставить статус, например, «Отпросился» или «‎Уехал», и все будут в курсе, где он. Если бы мы от этого отказались, было бы совсем неудобно. 

Также понравился понятный и удобный интерфейс. Сотрудники быстро освоили новый инструмент и поняли, как вести проекты и ставить задачи. Плюс принцип работы в Аспро.Cloud похож на Jira. 

Доска проекта в Аспро.Cloud

Чем пользуется команда в Аспро.Cloud

С самого первого дня и до сих пор мы пользуемся всем, что касается задач, проектов и сотрудников. Нам это важно, так как мы можем вести параллельно около 100-200 проектов. 

Карточка задачи в Аспро.Cloud 

До всего остального руки пока не доходили. Все равно, когда механизм уже работает, начинаешь меньше времени этому уделять. Сейчас, спустя почти 2 года, я снова начал активно изучать систему. 

Что хочется еще настроить

Меня очень заинтересовал модуль «База знаний»: здесь можно и полезные статьи добавить, и онбординг создать. Мы разъехались по всему миру и, конечно, перед нами стоит задача: создать условия, в которых люди будут чувствовать себя комфортно. Сейчас я вместе с нашим HR-директором буду активно заниматься этим блоком. 

Пример базы знаний для новичков

Хочу выстроить в базе знаний всю коммуникацию, потому что выходят новые люди, задают однотипные вопросы. Раньше можно было ткнуть соседа и получить нужную информацию, сейчас же такого нет. Также я думаю, что с помощью этих возможностей можно повысить приверженность компании, показать, что все мы — одна команда. 

Общее впечатление от системы

Я считаю, что Аспро.Cloud — отличный инструмент для работы, на который можно быстро переехать с другого сервиса и легко настроить все необходимые интеграции. Плюс система дает прозрачную аналитику по всем бизнес-процессам. 

Для нас Аспро.Cloud — идеальная система и в плане интерфейса, и в плане инструментов. Несмотря на то что мы все находимся в разных странах, Аспро.Cloud помогает нам эффективно управлять бизнесом. И этим мы очень довольны.