На российском рынке IT-решений сейчас много альтернатив Monday.com — под любой кошелек, и под любые задачи. В многообразии легко запутаться, но мы этого не допустим.
Из статьи вы узнаете:
-
какие звоночки подсказывают, что пора искать замену Monday.com
-
как проводить сравнение Monday.com с аналогами — список лучших альтернатив
-
что вообще можно найти на рынке IT-решений: виды программ по функционалу и форме установки
-
на что смотреть при выборе — критерии от цены до функционала
-
как мигрировать на аналог Monday.com: пошаговая инструкция с примерами
-
ответы на популярные вопросы пользователей
Когда стоит задуматься об альтернативе Monday.com
Когда понимаешь, что что-то в управлении бизнесом идет не так? Когда кошелек начинает худеть на глазах — но это только верхушка айсберга. Мы посмотрели отзывы пользователей на CRMindex.ru, Startpack.ru, OtzyvMarketing.ru, Cossa.ru и VC.ru, и вот что выяснили:
-
Высокая стоимость при масштабировании. Платить за каждого юзера дорого. Особенно если команда стабильно растет. Получается, за тот же функционал, что и год назад, вы платите в два раза больше. Сложно контролировать расходы на менеджмент.
-
Ограничения бесплатной версии. Поиграться с постановкой задачек, посмотреть на базовый интерфейс — да, но работать полноценно получится не у всех.
-
Сложность настройки и обучения. Интерфейс красивый, но чтобы настроить его под себя, нужно потратить много времени. Еще лучше — нанять спеца, который за деньги все сделает.
-
Недостаток специфических функций для отдельных отраслей. Если у вас не типовой бизнес, а что-то более узкое, например, IT-разработка под заказ, то вам может не хватить стандартных шаблонов и настроек.
-
Ограниченные возможности автоматизации рабочих процессов для сложных задач. Простые вещи автоматизировать можно, но если в компании сложные бизнес-процессы, могут возникнуть трудности. Не хватает гибкости.
-
Необходимость в более тесной интеграции с конкретным ПО. Часто нужно подружить Monday.com с какими-то специфическими сервисами, к примеру, с вашей CRM или 1С.
-
Необходимость в более продвинутых инструментах учета времени и отчетности. Если нужно контролировать, кто сколько времени тратит на задачи, и строить отчеты по эффективности.
Если вы узнали себя хотя бы в одном из этих пунктов — пора задуматься об альтернативах Monday.com.
Обзор лучших альтернатив Monday.com
Типы альтернатив Monday.com: подбираем решение под свои задачи
При выборе инструмента нужно понимать, что все альтернативы Monday.com делятся на несколько типов:
-
Простые таск-менеджеры для небольших команд. Если нужно только ставить задачи и следить за их выполнением, подойдет любой таск-трекер. Без лишних наворотов.
-
Комплексные системы управления проектами с расширенной функциональностью. Подходят для больших команд и сложных проектов. Тут и диаграммы Ганта, и управление ресурсами – полный комплект.
-
CRM с инструментами проектного менеджмента. Важно связать проекты и клиентов в одной системе? Смотрите в сторону CRM с управлением проектами.
-
Отраслевые решения. Есть платформы, заточенные под конкретные отрасли: IT, строительство, маркетинг. В них уже готовые шаблоны и инструменты для сферы бизнеса.
-
Бесплатные и Open Source альтернативы. Бюджет сильно ограничен? Посмотрите на бесплатные или Open Source решения. Но нужно понимать, что функционал будет урезанным, да и с поддержкой могут быть сложности.
Также есть разные по развертыванию решения — коробочные и облачные. Коробка чаще всего обходится дороже. Зато можно ее максимально кастомизировать: при наличии в штате опытного программиста, коробка сможет отработать свою стоимость. Для малого и среднего бизнеса выгоднее облако — подписку можно оплачивать раз в месяц или год, поэтому цена не сильно бьет по бюджету. Плюс все обновления и устранения багов — на разработчике. А с локальными трудностями поможет справиться техподдержка.
Ключевые критерии выбора аналога Monday.com
Чтобы не пролететь с выбором, нужно четко понимать потребности команды. Вот на что смотрим при сравнении Monday.com с аналогами.
Стоимость. Считаем все! Сколько стоит пользователь, есть ли скидки, что входит в тариф, какие допы нужно оплачивать отдельно. Не ведемся на красивые цифры на лендинге, а смотрим на реальную стоимость.
Функциональность. Посовещайтесь с коллегами: что нравилось в старой системе, а чего не хватало. Возможно, был лишний функционал — а это деньги, которые можно сэкономить. Фишки, которые могут помочь бизнесу:
-
Управление задачами и проектами. Канбан-доски, списки задач, сроки, приоритеты — все должно быть удобно.
-
Командная работа и коммуникации. Чат, упоминания, комментарии, уведомления — как общаться в системе для работы в команде?
-
Автоматизация рабочих процессов. Что поможет автоматизировать рутину — боты, рассылки, постановка задач из сделок?
-
Интеграции. Почта, мессенджеры, CRM, бухгалтерия — все должно дружить, иначе придется синхронизировать ручками.
-
Отчетность и аналитика. Как отслеживать прогресс? Какие отчеты строить вручную, а что можно выгрузить в пару кликов?
-
Учет времени. Сколько времени тратят сотрудники на задачи? Куда «утекает» время команды и как это поправить?
-
Управление ресурсами. Как распределять задачи сотрудникам и деньги по проектам?
Простота использования. Если интерфейс сложный, никто не будет пользоваться софтом. Все должно быть интуитивно. Или на крайний случай, если непонятно сразу, то встроенное обучение должно помочь пользователям за пару минут разобраться в основах.
Возможности кастомизации. Можно настроить рабочее пространство под себя? Добавить поля в задачи, поменять цвета, изменить права доступа для сотрудников, перетащить на рабочий стол нужные виджеты? Это помогает обустроить сервис под себя, как перестановка при переезде в новый офис.
Масштабируемость. Сможет ли платформа расти вместе с компанией? Нужны дополнительные модули, расширения. К примеру, сейчас нужны только проекты и задачи. А потом захочется подключить CRM и блок для финучета. Здорово, если не придется бегать между программами, а получится работать из одного окна.
Безопасность. Где хранятся данные — на вашем сервере или в облаке? Как они защищены и кто несет ответственность за их сохранность? Это стоит решить еще до старта использования сервиса.
Поддержка. Как быстро специалисты помогут при поломке? Есть ли русскоязычная поддержка и как подавать заявки — текстом или по телефону. Иногда в техподдержке отвечает бот шаблонными фразами, а достучаться до живого специалиста практически невозможно.
Мобильное приложение. Во-первых, не всякие сервисы предлагают решение для смартфонов. Во-вторых, не все приложения оказываются достаточно функциональными для полноценной работы — это стоит проверить.
Как правильно мигрировать на альтернативу Monday.com: пошаговая инструкция
Переезд — всегда «весело»: сотрудникам, кроме обычной работы, приходится заниматься сохранением и переносам данных, обучением, тестированием. Дополнительная нагрузка мало кому приходится по вкусу. Если потом окажется, что система не подошла бизнесу, то сотрудники и вовсе начнут саботировать саму идею дальнейшего сравнения Monday.com с аналогами и поиска альтернативы. Но если подойти к этому с умом, можно минимизировать потери:
|
Шаг |
Вопросы |
Пример |
|
Проведите анализ текущих процессов |
Что сейчас работает в Monday.com, а что нет? Что хочется улучшить? |
Мало инструментов аналитики по задачам. Хочется составлять отчеты для задач по методологии Канбан |
|
Определите цели |
Чего хотите от новой платформы? |
Доступной цены, хорошей кастомизации и глубокой аналитики |
|
Составьте список требований |
Какие функции обязательны? |
Представление задач в разных видах: список, доска, диаграмма Ганта; аналитика и тайм-трекер |
|
Протестируйте несколько вариантов |
В каких программах есть бесплатный тестовый период? Какие инструменты нужно проверить в сервисах? |
Из топ-3 лидеров только у 2 сервисов есть демо-версия. Прошли регистрацию, проверили интерфейс, пощупали функционал и провели несколько типовых операций |
|
Обучите команду |
Как рассказать сотрудникам о новом сервисе? |
Провели обучающие тренинги, написали подробные инструкции, завели базу знаний по основным операциям |
|
Спланируйте миграцию данных |
Как переносить данные из Monday.com? Есть ли инструменты для этого? |
Импортировали данные из Monday.com автоматически, проверели корректность вручную |
|
Внедряйте новую систему постепенно и собирайте обратную связь |
Что нравится, а что нет? Как разные отделы справляются с переездом? |
Сперва перевели отдел продаж, позже — маркетинг и остальные. Постепенно мигрировали все и полностью ушли от Monday.com |
Выбор аналога Monday.com — как выбор квартиры: можно купить дорогую в центре, с парковкой и супермаркетами в доме, а можно попроще на окраине, главное, чтобы было комфортно жить. Главное — поймите, что нужно именно вам, и не переплачивайте за то, чем не будете пользоваться. Самые лучшие альтернативы Monday.com мы собрали выше. Смотрите, выбирайте, сравнивайте и тестируйте.
