Чем система планирования ресурсов предприятия (ERP) отличается от системы управления клиентами (CRM): какую программу для бизнеса выбрать?

Руководители небольших компаний часто в начале пути пользуются подручными инструментами для ведения бизнеса, например, таблицами Excel. Со временем они понимают, что бухгалтерская отчетность, внутренняя документация, базы клиентов и проектные документы растут в объеме и приумножаются. Таблички становятся громоздкими. Естественный следующий шаг для любой развивающейся компании — автоматизация процессов с помощью перехода на системы управления клиентами и системы планирования ресурсов предприятия. Для внедрения программного обеспечения важно четко понимать, что вы от него ждете и какой функционал планируете использовать.

Прежде чем выбрать программу для бизнеса, нужно выяснить, чем система планирования ресурсов предприятия отличается от системы управления клиентами. Мы подготовили для вас статью со сравнением двух систем, выявили различия в функционале, скорости внедрения и удобстве использования.

Что такое система планирования ресурсов предприятия (ERP) и программа управления клиентами (CRM)?

Это электронные сервисы для управления бизнесом. Они помогают автоматизировать часть рабочих процессов, упорядочить документооборот компании, вести проекты, закрывать сделки, поддерживать коммуникацию между сотрудниками и контрагентами, учитывать финансы. Программы помогают хранить и упорядочивать данные, вычислять и контролировать показатели эффективности бизнеса, проводить планирование и бюджетирование компании. 

В современной компании практически каждый отдел нуждается в своем отдельном ПО: для общения с клиентами, для формирования счетов и актов, для складского учета, для ведения проектов. Их многообразие дает простор для выбора. Но на первый план выходят многофункциональные программы, которые имеют модули и надстройки для работы в разных отделах. Программы управления клиентами или системы планирования ресурсов предприятия могут стать основой для управления бизнеса, объединить большую часть процессов и сотрудников в одной системе. 

Но между системами планирования ресурсов предприятия и программами управления клиентами отличия есть, и они не позволяют сравнивать эти две системы как равные. Если смотреть на концепции двух этих ПО, то они преследуют различные цели, имеют отличный набор функций, поэтому подходят для совершенно разных организаций. Нельзя сказать, какая из этих систем лучше. Но можно определить, в какой системе компания сильнее нуждается.

Особенности использования программ управления клиентами

Программа управления клиентами (CRM) — это сервис для автоматизации сбора, хранения персональных данных клиентов и взаимоотношений с ними. Программа позволяет налаживать коммуникацию с клиентом через разные каналы связи, учитывать как поступающие обращения, так и исходящий звонки, письма. Чаще всего программа управления клиентами используется в отделах продаж и в сферах, в которых важен высокий уровень клиентского сервиса. 

Кроме того, система позволяет управлять персоналом. С ее помощью можно собирать отчеты по работе всех менеджеров, мотивировать сотрудников, следить за их расписанием и объемом работы. 

Расскажем о встроенном функционале программ управления клиентами на примере системы Аспро.Cloud. Возможности и инструменты, в которых заключается отличие программ управления клиентами от систем планирования ресурсов предприятия:

1. Ведение клиентской базы. Вся информация о клиентах заполняется в карточку. Здесь не только персональные данные, но и сведения о предыдущих покупках, история взаимодействия, записи разговоров. По клиентской базе работает фильтр для удобного поиска и систематизации.



2. Воронка продаж. Это последовательность действий, которые выполняет менеджер с каждым покупателем. Программа управления клиентами предлагает настроить ряд автодействий, чтобы не тратить время сотрудника. Кроме того, программа напоминает о планах, звонках и неоплаченных счетах. 



3. Автоматизация процессов. Отправка писем, формирование и выставление счетов на оплату, постановка однотипных задач для менеджеров — это рутинные действия, от которых помогает избавиться хорошо настроенная программа управления клиентами.

4. Шаблоны документов с подписью, печатью и заполненными графами о компании и ее контрагентах. Используя шаблоны, можно значительно сократить время на отправку документов. 

5. Постановка задач, целей и ключевых показателей эффективности для менеджеров. Чем выше мотивация сотрудников, тем эффективнее они работают. Программа позволяет ставить планы продаж и следить за их выполнением.

6. Формирование отчетов о конверсии сделок и заявок. Аналитика помогает руководителю в любой момент быть в курсе всех показателей отдела продаж, в целом, и каждого сотрудника, в частности.

7. Интеграция с телефонией, электронной почтой, сайтом. Все заявки собираются и автоматически превращаются в заполненные карточки клиентов.

8. Чат между сотрудниками для оперативного взаимодействия.

Особенности использования системы планирования ресурсов предприятия 

Система планирования ресурсов предприятия (ERP) — ПО для управления внутренними бизнес-процессами организации. Здесь можно отслеживать все производственные циклы, управлять ресурсами и синхронизировать работу разных отделов предприятия: бухгалтерию, складские помещения, производство, отдел продаж. Система также используется для хранения информации о товарах и его реализации, поставках, заказах.

В чем отличие системы планирования ресурсов предприятия от программы управления клиентами:

1. Учет товаров и производственных ресурсов. В системе удобно контролировать объемы поставок и производства, определять количество ресурсов, затраченных на партию.

2. Координация движения материальных средств внутри предприятия и за его пределами. Можно включить в систему все пункты логистической цепи и отслеживать этапы отправки грузов.

3. Учет кадров. Прием на работу, графики сотрудников, сбор документации — только часть возможностей, которые система планирования ресурсов предприятия дает кадровым специалистам.

4. Систематизация бизнес-процессов организации. Руководитель может использовать инструменты для планирования производства и оптимизации производственных процессов.

5. Документооборот внутри компании. В системе планирования ресурсов предприятия можно настроить связь между всеми отделами.

6. Ведение бухучета, заполнение налоговых деклараций. 

7. Инструменты для аналитики: формирование отчетов, диаграмм, графиков.

Использование системы планирования ресурсов предприятия позволяет наладить внутренние процессы предприятия, связанные с производством, управлением финансами, материальными и трудовыми ресурсами. Такими системами часто пользуются крупные производственные предприятия.

В чем разница между программой управления клиентами и системой планирования ресурсов предприятия

Из-за кардинальной разницы в назначении и во встроенных функциях программ, сравнивать их некорректно. Программа управления клиентами используется, в большей степени, для взаимодействий с клиентами, в то время как система планирования ресурсов предприятия — для координации внутренних процессов компании. 

Представим основные характеристики и различия системы планирования ресурсов предприятия и программы управления клиентами в таблице:

Что выбрать: программу управления клиентами или систему планирования ресурсов предприятия?

Выбор программы для автоматизации бизнес-процессов должен опираться на специфику вашей компании. 

Большинству компаний, а также индивидуальным предпринимателям хватает функционала программы управления клиентами. Руководители организаций в сферах торговли, услуг и электронной коммерции часто полностью переводят ведение бизнес-процессов в программе управления клиентами. Эта система более экономична и проста в использовании. В то время как функционал системы планирования ресурсов предприятия зачастую оказывается избыточным, а сама система — тяжеловесной.

Некоторые крупные организации используют одновременно две системы, например, ведут коммуникацию с клиентом в программе управления клиентами, а затем данные о заказе передаются в системе планирования ресурсов предприятия, где будут отображены этапы производства и доставки товаров.

Часто компания начинает работу только с программой управления клиентами. Вследствие масштабирования бизнеса, функционала системы становится недостаточно, дополнительные опции дает система планирования ресурсов предприятия, а данные синхронизируются через дополнительное приложение программный интерфейс приложения (API).

Приведем в пример строительную компанию. Поиск покупателей и коммуникацию с клиентами застройщик ведет через программу управления клиентами. Туда автоматически подтягиваются заявки с контекстной и баннерной рекламы, звонков и других каналов связи. В системе ведутся сделки и организация работы сотрудников. Но процессы, связанные с закупкой стройматериалов и этапами строительства отображаются уже в системе планирования ресурсов предприятия. 

Программы управления клиентами и системы планирования ресурсов предприятия — это то, что поможет вам автоматизировать большинство бизнес-процессов, управлять финансами, продажами и производством. Если вы стоите на этапе выбора подходящего сервиса, попробуйте воспользоваться бесплатным пробным периодом, который предлагает система Аспро.Cloud. Она сочетает в себе функционал программы управления клиентами и системы планирования ресурсов предприятия и ее можно внедрить в любую сферу бизнеса, чтобы связать между собой работу отдела продаж и остальной компании.