О проблеме масштабируемости знают все, но на ранних стадиях развития компании есть вещи поважнее, чем системный подход к управлению проектами. Зачем тратить ресурсы на внедрение сложных систем, когда можно (и нужно) сосредоточиться на росте и поиске клиентов?
Корпоративный университет «Про.К» успешно работал в таблицах, пока рост бизнеса не поставил новые задачи. Количество проектов исчисляется сотнями, команда расширилась. Стало ясно: пора переходить на следующий уровень управления процессами.
Обучение без скучных теорий: чем занимается «Про.К»
«Про.К» — корпоративный университет на аутсорсе. Команда создает для компаний систему обучения, которая помогает решать их стратегические задачи.
У компании есть три основных направления работы:
- Групповые обучения. Когда клиент приходит с запросом на прокачку конкретных компетенций у группы сотрудников, команда находит готовые тренинговые решения на рынке и проводит групповые обучения.
- Индивидуальные обучения. Когда заказчик хочет обучить отдельных сотрудников и отдать контроль и организацию обучения на аутсорс.
- Авторские программы. Чаще всего заказчики хотят через обучение изменить корпоративную культуру и подготовить команду к внедрению изменений. В таких случаях готовых решений на рынке нет, поэтому команда разрабатывает их самостоятельно.
Особенность «Про.К» — создание нестандартных форматов обучения. Например, чтобы обучить управленческим навыкам линейных менеджеров предприятия, команда разработала управленческую сказку.
Это были мастера цехов, начальники бригад — отличные специалисты, но руководить командой не умели. Мы долго думали, как сделать так, чтобы им не пришлось читать гигантские управленческие теории, а было интересно и легко внедрять обучение в свой процесс. Поэтому написали управленческую сказку, где Иван-Царевич учится управлять полцарством и решать реальные бизнес-задачи.
Команда «Про.К»
Работа до Аспро.Cloud: как Excel не справился с ростом проектов
До внедрения системы управления проектами «Про.К» работала в Excel. Для молодой компании с небольшим количеством проектов этого было достаточно.
Но почему возникла потребность перехода на какую-то систему:
Проектов стало больше, соответственно, объем данных в таблицах тоже увеличился. Даже с учетом использования продвинутого уровня Excel и всевозможных формул, информация все равно начала путаться. Поэтому мы стали искать пути выхода из этой ситуации.
Требования к системе и проблемы при поиске решения
В системе управления проектами команде было важно:
- наблюдать за рабочим процессом в реальном времени;
- контролировать статусы задач;
- учитывать трудозатраты;
- быстро формировать готовые отчеты.
Ирина и гендиректор уже работали с одной популярной системой управления проектами в другой компании, еще до основания «Про.К». Но этот опыт оказался неудачным:
Когда мы внедряли систему, ожидали, что она сильно ускорит операционку и управление проектами. В результате мы столкнулись с неинтуитивным интерфейсом, который не соответствовал ни нашим ожиданиям, ни возрасту компании. Приходилось тратить дополнительное время на адаптацию реальных процессов под программу, вместо того чтобы система помогала нам работать эффективнее.
Об Аспро.Cloud команда узнала по рекомендации знакомой, которая уже работала в системе и отзывалась о ней позитивно. На текущий момент команда уже внедрила сервис в работу, хоть и частично. Далее мы расскажем, что «Про.К» уже настроила и активно использует в работе.
Что сделали «Про.К» в Аспро.Cloud
Упростили документооборот с подрядчиками в CRM
Самое необычное в подходе «Про.К» — работа в CRM. Команда использует функционал не для ведения сделок с клиентами, а для документооборота с экспертами в статусе самозанятых и ИП. И чтобы отправлять договоры и проводить выплаты контрагентам, нужно было немного поменять логику CRM.
Расскажем подробнее, как это работает.
Занесение эксперта в базу. «Про.К» работает с множеством разных экспертов, и чтобы все их контакты хранились в одном месте, команда заносит их в единую базу контрагентов. Это позволяет быстро находить нужного специалиста при организации тренинга и смотреть всю его информацию и историю сотрудничества.
Добавление нового контрагента в систему
Для нас сейчас нет потребности где-то дополнительно хранить информацию, например, ценовую политику, по каждому эксперту. Мы все это можем посмотреть уже в CRM.
Единая база экспертов (контрагентов)
Создание договора. После того как эксперта занесли в единую базу контрагентов, команда создает для него договор. Для этого в CRM есть отдельная воронка «Договоры ИП/СЗ», в которой документ проходит через несколько этапов:
- подготовка договора;
- на согласовании;
- договор на подписи;
- договор подписан.
Воронка с этапами помогает специалисту быстро посмотреть статусы договоров. Например, если документ долго находится на этапе «На согласовании», специалист может повторно написать и напомнить контрагенту. Это позволяет сократить время на подписание документа.
При создании карточки в воронке специалист выбирает нужного контрагента, добавляет тег и заполняет другие необходимые поля.
Карточка в воронке «Договоры ИП/СЗ»
Далее специалист выбирает готовый шаблон договора в зависимости от статуса контрагента: ИП или самозанятый.
Удобство в том, что у команды уже есть готовые печатные формы договоров, которые они создали заранее. При работе с экспертами специалисты просто выбирают нужный шаблон и отправляют его прямо из системы. Для этого не нужны сторонние программы.
Создание договора
Подготовка задания. После подписания договора, специалист готовит задание для эксперта. Все задания команда создает в воронке «Задания ИП/СЗ», в которой документ также проходит через несколько этапов:
- новое задание;
- на согласовании;
- задание на подписи;
- задание подписано;
- задание завершено.
Создание карточки с заданием в воронке «Задания ИП/СЗ»
Здесь специалист также создает карточку в воронке, в которой:
- прикрепляет контрагента, для которого будет создавать задание;
- указывает стоимость работы и дедлайны;
- добавляет теги и заполняет пользовательские поля при необходимости.
Карточка в воронке «Задания ИП/СЗ»
После этого специалист создает само задание для эксперта через документ «Счет». Поскольку команда заключает рамочные договоры, предмет в них описан довольно абстрактно — просто «оказание услуг». Задание конкретизирует, что именно эксперт будет делать: проводить тренинг или участвовать в организации мероприятий.
Создание задания для эксперта через документ «Счет»
В задании специалист указывает описание работы, сроки и условия оплаты. Сама оплата проводится позже.
Задание для эксперта в виде счета
Формирование акта. По итогам выполнения задания команда формирует акт для контрагента. Специалист создает документ в пару кликов на основе счета, который в случае «Про.К» является заданием.
Создание акта выполненных работ на основе задания
Информация из задания автоматически подтягивается в акт, который команда также отправляет прямо из системы. Это позволяет экономить время на ручном вводе данных.
Автоматическое заполнение полей в акте на основе задания
Таким образом, в модуле CRM проводится полный документооборот с каждым контрагентом. Теперь вся работа с экспертами хранится в единой системе, и в любой момент специалист может поднять всю историю взаимодействия с каждым из них.
Стандартизировали работу с проектами через шаблоны
Для групповых программ обучения «Про.К» использует модуль «Проекты», а именно шаблоны проектов. Это удобно, потому что 80–90% этапов работы повторяются.
Чтобы не создавать проект каждый раз с нуля, команда заранее подготовила шаблон с этапами работ. Когда появляется новая групповая программа, специалист просто выбирает нужный шаблон. В карточке проекта он только указывает сроки и плановое количество участников, а дальше — двигается по готовому сценарию и фиксирует фактические данные. Это упрощает запуск групповых обучений и экономит время.
Шаблон проекта с порядком работ
Что касается постановки задач в рамках проектов, то здесь команда тоже выбрала нестандартный способ — использовать порядок работ в виде чек-листа. Он помогает специалисту последовательно идти по пунктам задач и ничего не забывать.
В проектах канбан практически не использую, мне удобно смотреть именно порядок работы с чек-листами — они нагляднее и привычнее.
Если появляются задачи вне групповых обучений, то добавляю их отдельно в модуль «Задачи». Потому что это тоже нужно контролировать и не забывать. А по проектам есть шаблон с порядком работ, по которому я иду и отмечаю галочки.
Порядок работ в карточке проекта
По каждой программе у команды есть бюджет, за рамки которого выходить нельзя — это условие договора с заказчиками. Контролировать бюджет помогает вкладка «Финансы» в карточке проекта. Здесь команда отслеживает план/факт по расходам и поступлениям, чтобы:
- избегать перерасходов;
- заранее понимать, каких экспертов нужно искать, чтобы уложиться в бюджет.
Пример финансов в карточке проекта
Собрали экспертов и слушателей в базе и ускорили поиск информации
Помимо единой базы экспертов в модуле CRM, у команды также есть 2 пользовательских списка: по экспертам и слушателям.
1 список — база экспертов-спикеров. Здесь команда фиксирует контакты, специализацию и стоимость работы контрагента.
В чем удобство такого списка:
Когда мы получаем новый запрос от заказчика с конкретной задачей и бюджетом, можем легко подобрать подходящего исполнителя по внутренней базе. Благодаря этому ни мы, ни заказчик не тратим время на поиск в Google или по знакомым.
Список экспертов-спикеров
Чем этот список отличается от базы контрагентов в модуле CRM:
В CRM есть еще и юрлица, а в списке — только эксперты в статусе ИП и самозанятые. Кроме того, список проще и нагляднее — это как Excel, где по строчке быстро пробегаешь и находишь нужного эксперта. А в CRM можно уже более подробно покопаться и посмотреть конкретные задания, акты и суммы по контрагенту.
2 список — база слушателей. Этот список нужен для основного заказчика, чтобы отслеживать, какие обучения проходили его сотрудники.
Здесь команда указывает:
- какие обучения прошли;
- сильные и слабые стороны;
- результаты участия в проектах.
Для чего такой список нужен команде:
Список помогает нам с заказчиком быстро поднять информацию о том, как себя проявил сотрудник на обучениях. А также понять, справится ли он с новыми задачами.
Список слушателей обучений
Благодаря таким спискам команда:
- не теряет ни один контакт, а хранит все в одном месте;
- быстро находит нужного эксперта для обучения.
Ускорили планирование очных тренингов и избавились от лишних согласований
В «Про.К» используют модуль «Календарь» для планирования очных обучений. У компании есть собственная образовательная площадка, поэтому важно было заранее распределять даты и избегать пересечений. Команда создала отдельный календарь «Бронь очных дней», в котором специалисты фиксируют время, когда площадка занята.
При планировании очных тренингов мы просто бронируем себе слоты сразу в календаре. Хороший инструмент для нас, чтобы наглядно видеть занятость площадки и избегать дополнительных согласований между сотрудниками.
Календарь бронирования площадки для очных тренингов
Систематизировали знания команды и ускорили онбординг
Еще один инструмент, который помогает команде в организации внутренних процессов компании — база знаний.
Здесь команда хранит:
- инструкции по регулярным процессам, например, по документообороту;
- памятки по работе с различными платформами, например, где размещаются курсы;
- чек-листы по этапам работы с заказчиками.
С каждым заказчиком вырабатывается определенный порядок работ в связи с их спецификой и условиями договора. И чтобы не пропускать эти стандартные этапы, в базе знаний есть инструкции и чек-листы.
Также база знаний помогает в двух ситуациях. Если задача регулярная, но что-то забыл — можно быстро проверить и не допустить ошибку. Если задача возникает редко — не нужно спрашивать коллег, достаточно открыть базу и посмотреть, как это мы это делали раньше.
Список баз знаний
Также у команды идет онбординг, поскольку они активно расширяются. И в этом случае база знаний тоже выручает.
В базу знаний можно отправить человека самостоятельно изучить материал или проверить себя по регламенту. Это помогает оптимизировать процесс онбординга для нас.
Пример базы знаний
Благодаря базе знаний команда:
- сохраняет все знания команды в одном месте;
- быстрее и качественнее выполняет работу с помощью готовых инструкций и чек-листов;
- быстрее вводит новых сотрудников в работу.
Общие впечатления команды: от сопротивления к энтузиазму
Мы узнали у команды «Про.К» их общее впечатление об опыте использования Аспро.Cloud:
Аспро.Cloud очень помогает синхронизировать всю информацию. Потому что приходится работать с большим количеством проектов. И без системы я даже не представляю, как это делать.
Но переход на систему управления проектами — это не только технический процесс, но и психологическая перестройка команды:
Полтора года назад, когда я только начинала работать, у меня было дикое сопротивление, потому что привыкла полагаться на память. Но с ростом проектов понимаешь, что это уже просто необходимость.
Также недавно открыла для себя модуль «Задачи» и пришла к тому, что какие-то бизнес-процессы уже хочется перенести в Аспро.Cloud. Например, мы планируем сделать синхронизацию между CRM, списками и документооборотом — то есть еще больше настроить систему под себя.
Так команда «Про.К» смогла избавиться от хаоса в Excel и настроить эффективные процессы в Аспро.Cloud под потребности компании.
Если вы тоже хотите:
- упростить работу с документооборотом;
- ускорить запуск проектов;
- собрать и больше не терять информацию по контрагентам;
- ускорить адаптацию новичков и избавиться от лишних вопросов сотрудников по рабочим процессам…
…запишитесь на бесплатную демонстрацию Аспро.Cloud! Наши специалисты покажут, как можно настроить систему под ваши бизнес-процессы, и ответят на все вопросы.
