Услуги

8 самых полезных функций в проектах Аспро.Cloud

8 самых полезных функций в проектах Аспро.Cloud

Проектное управление зарекомендовало себя как успешный метод ведения масштабных задач для достижения бизнес-целей. Оно позволяет реализовать планы с помощью четких действий, наиболее выгодных и эффективных для компании, повысить качество результатов работы, установить и соблюдать сроки, контролировать работу, грамотно распределять финансы, время сотрудников, ресурсы. 

Проекты используют во множестве отраслей: строительстве, разработке сайтов и программного обеспечения, рекламных агентствах, юриспруденции и других – от малого бизнеса до крупных корпораций. А основная причина такой популярности – удобство, прозрачность и упорядоченность ведения дел.

Система Аспро.Cloud изначально разрабатывалась с большим упором на управление проектами и по функционалу заточена для их ведения. Кроме удобства ведения заказов и дел, в проектах Аспро.Cloud аккумулируются все данные по задачам, финансам, задействованной в проекте команде, заказчику, срокам, затраченному времени, документам, замечаниям, событиям и порядку работ.

В большом объеме информации и ограниченных дедлайнов бывает сложно разобраться и уследить за всеми мелочами, которые в итоге и складываются в результат. Именно поэтому так важно централизовать и упорядочить проекты. Сделать это поможет сервис для управления бизнесом и упрощению работы в команде – Аспро.Cloud. Мы составили гайд с самым полезным функциям в работе над проектами в системе и расскажем о каждой из них в подробностях.

1. Шаблоны проектов

Если вы работаете с типовыми заказами (например, разработка сайта или дизайн-проекта, строительство дома) – создайте шаблон проекта и отразите в нем все нужные этапы работ и повторяющиеся действия, а также задачи. Таким образом вам не нужно будет каждый раз, приступая к новому проекту, начинать его построение заново. Новый проект по шаблону легко создать за несколько секунд. Быстро начинайте работу и будьте уверены, что каждый из этапов работы приведет вас и клиента к желаемому результату. 

А на специальной доске в модуле «Проекты» – «Шаблоны проектов» располагаются проекты на соответствующих этапах работы. Здесь руководители могут легко оценивать загруженность команды, предстоящие доходы и расходы, а также приоритетность, если параллельно ведется большое количество проектов.

Подробнее о шаблонах проекта и их настройке.

2. Учет затраченного времени с тайм-трекером

При выполнении задачи сотрудники с помощью тайм-трекера обозначат, сколько времени на нее затратили. Руководитель сможет оценивать результаты и эффективность труда, анализировать загруженность команды и выставлять оплату по затраченному времени в зависимости от ставки по проекту. С отчетами вы увидите все данные: результаты по сотрудникам и их задействованности в проектах, план-факт по времени на выполнение задач по каждому отдельно или комплексно, затраченное время по дням и общие показатели статистики. С помощью тайм-трекера и отчетов поощряйте самих эффективных сотрудников, назначайте премии и мотивируйте команду на работу, выплачивайте зарплату и анализируйте работу в проектах. 


3. Внешний доступ к проекту


С помощью клиентского портала вы можете открыть доступ к любым проектам в своем аккаунте Аспро.Cloud для внешнего пользователя. Например, чтобы показать прогресс в проекте и расходы по нему инвестору, держать в курсе хода работ клиента, подключать к рабочим процессам фрилансеров. Внешний доступ к проектам поможет вам согласовывать результаты выполненных работ, повысить клиентский сервис и обеспечить прозрачность ведения дел.


4. Бюджетирование проектов

В проектах Аспро.Cloud вы можете планировать бюджет, фиксируя ожидаемые затраты и поступления. Автоматически рассчитаются прибыль и рентабельность на основе предоставленных данных. По ходу выполнения проекта указывайте фактические расходы и платежи от клиента и сравнивайте план-факт.


Ещё один полезный инструмент — «Прогноз денежного потока», где можно наглядно проанализировать движение денежных средств, переключившись на график. Он покажет плановый и фактический остатки, а также укажет на места кассового разрыва. Пользователи Аспро.Cloud с помощью прогнозирования денежного потока заранее определяют состоятельность проекта и эффективнее планируют средства. Будьте в курсе всех рисков и планируйте финансы проекта в удобном модуле.

5. Списки

Кроме классических вариантов и модулей для хранения информации, в Аспро.Cloud реализованы пользовательские списки. Это некие таблицы, которые можно гибко настроить под любые исходные данные. Названия колонок и их количество кастомизируются под вас.


У списков широкие возможности. Например, одни из наших пользователей, разработчик мобильных приложений и VR/AR проектов, использует их так:

«Мы внедрили и активно используем функционал пользовательских списков. У нас есть три списка. Один из них <…>  с нашими разработчиками – список с их квалификацией и специализацией. Он используется в замечаниях в проекте в пользовательском поле для указания ответственного за их устранение». 

6. Замечания от клиентов

Раздел замечаний создан для комментариев клиента или заказчика по проекту. Он значительно упрощает ведение дел: не нужно создавать дополнительных задач по внесенным замечаниям и контролировать их выполнение отдельно в проекте. Ничего не потеряется и не забудется в процессе. У замечаний свой отдельный ход выполнения в соответствующем разделе. Здесь могут быть отображены желания мелких доработок или правки, а статусы выполнения (выполняется, на согласовании, выполнено и прочие) и типы (правка, замечание, комментарий и так далее) можно задать самостоятельно. Важно, что их самостоятельно могут создавать как участники вашей команды так и внешние пользователи.


7. Пользовательские поля в проекте

Доступны собственные поля для любой информации, которую вы захотите добавить сверх того, что содержат стандартные. В них вы можете оставить ссылки на обучающие материалы из базы знаний, желаемые типы связи с клиентом или любые другие примечания. В пользовательских полях множество типов, которые вы можете задать, в том числе дата и время, выпадающий список, цена, процент, обычный текст. Используйте и видоизменяйте их по необходимости, чтобы все нужные по проекту емкие данные были под рукой. 


8. Визуализация порядка работ

Отслеживайте выполнение этапов, вех и задач в разделе «Порядок работ». Для удобства здесь добавлена возможность оставить отчет о проделанной работе. При закрытии всех задач из вехи она будет автоматически завершена. Разделение на этапы упорядочит рабочий процесс и распределит его по стадиям выполнения.

Визуализация процесса удобна для интуитивного понимания хода работ и при построении иерархической структуры работ (WBS или структурной декомпозиции). Этот метод планирования используется для упрощения и деления одной большой цели на более понятные, мелкие и достижимые результаты. Основные принципы WBS: разбить большую цель на конкретные задачи и поставить ответственных за выполнение на каждый из них, описывая кратко и конкретно результат, а не действия. 


Заключение

Ведение проектов в Аспро.Cloud сделает вашу работу централизованнее, точнее и четче, поможет реализовать потенциал бизнеса. Управляя проектами в Аспро.Cloud, вы сможете увеличить количество клиентов и работать над большим числом проектов, не теряя качества выполнения. А также эффективнее рассчитывать время и оплату сотрудников, более достоверно прогнозировать денежные потоки компании. А гибкость и настраиваемость системы гарантирует, что вы интегрируете ее практически в любую из сфер бизнеса.

Попробуйте уже сейчас –  изучите все возможности Аспро.Cloud с бесплатным пробным периодом 14 дней на максимальном тарифе. Если у вас возникнут вопросы, будем рады ответить в чате поддержки.