Там, где есть деньги – должен быть финансовый учет. Он начинается с малого: простых записей расходов и доходов, однако когда финансы перерастают из обыденных личных средств в способ оценки и развития бизнеса, система учета тоже должна «расти». Для детального отслеживания и анализа, понимания общей картины и жизнеспособности компании, а тем более – развития, без инструментов финансового учета – никуда.
Финансовое управление в бизнесе помогает обеспечить общую картину для всех звеньев бизнеса, проводить анализ и мониторинг ресурсов, планировать, регулировать и контролировать денежные средства, а также прогнозировать их движение на будущие периоды. Эти показатели важны для организации и грамотного построения работы. Поэтому в CRM-системе Аспро.Cloud реализован обширный функционал для финансового учета, о котором мы подробнее расскажем в этой статье.
Для понимания как работает система Аспро.Cloud и с чего начать в ней свой финансовый путь, представим процесс настройки основных параметров на примерах. Допустим, вы решили автоматизировать бизнес и перенести информацию из множества громоздких Excel-таблиц в специализированную CRM-систему для управления компанией. Итак, нашим первым шагом будет настройка организации и банковских счетов внутри Аспро.Cloud.
Настройка организации и банковских счетов
Представим, что ваш бизнес – это организация в сфере производства домашнего декора, с говорящим названием «Декор для дома». Нужно будет заполнить информацию о ней, в том числе реквизиты, контакты, загрузить логотип и печать, а также указать налоговые ставки и другую нужную информацию. Заполненные данные по организации потребуются для возможности быстро выставлять счета, акты и предложения для покупателей.
«Декор для дома» станет вашей первой организацией в Аспро.Cloud, но в зависимости от нужд бизнеса, к ней могут добавиться еще несколько (к примеру, если вы решите расширять сферы деятельности и откроете еще одно дело). Количество возможных организаций будут ограничиваться только вашим желанием к их добавлению и выбранным тарифом.
Выполняя настройку нескольких организаций в системе, обратите внимание, что одну из них можно сделать основной по умолчанию (ту, с которой вы планируете выставлять больше счетов, актов и предложений) – и она будет подставляться по умолчанию, а при необходимости ее всегда можно заменить.
Выполняя настройку нескольких организаций в системе, обратите внимание, что одну из них можно сделать основной по умолчанию (ту, с которой вы планируете выставлять больше счетов, актов и предложений) – и она будет подставляться по умолчанию, а при необходимости ее всегда можно заменить.
Инструкция: Как настроить организации?
Для того чтобы отслеживать движение денежных средств в организации, нужно создать для нее счета, учесть вариативность проведения оплат. Поэтому счета в Аспро.Cloud включают расчетный и валютный, а также наличные. По ним в дальнейшем и будут распределяться денежные потоки. Для каждой организации предусмотрены свои счета (опять же для удобства ведения отчетности и финансовых операций).
Инструкция: Как настроить счета организации?
Учет поступлений и затрат
Для контроля всех денежных потоков бизнеса в Аспро.Cloud определены разделы «Деньги» и «Транзакции». Раздел «Деньги» включает в себя платежные документы, которые могут содержать по нескольку транзакций. Например, в случаях, когда клиент оплачивает счет частями. В этом разделе отобразятся операции, которые были загружены из банковской выписки, добавлены при интеграции с банками или созданы вручную. Кстати, для каждого поступления и расхода можно указать статус проведения: исполнен/не исполнен, отражать их только для движения денежных средств/только для прибылей и убытков.
А также все операции подразделяются на категории и графически выделяются соответствующими цветами: поступления – бирюзовый, расходы – красный и трансфер – желтый. Внизу располагается результирующая строка, подводящая сумму поступлений, расходов и сальдо.
Важный момент: трансферы в итоговом подсчете количества записей не отразятся, так как не учитываются в денежном потоке. То есть при наличии трансферов количество записей в результирующей строке будет отличаться от фактического. Так как например, при переводе денег из наличного счета на расчетный банковский счет, но они все еще останутся вашими, действующими внутри компании.
Все созданные платежи можно связать с проектами и отнести к конкретным счетам, чтобы отслеживать деньги по определенным контрагентам или проделанной работе. А для удобства в Аспро.Cloud в разделе «Деньги» предусмотрен виджет остатков по счетам, где отразится информация по всем счетам всех компаний, занесенных вами и в систему. Часто путь компании в системе начинается не с нулевого баланса и в таком случае необходимо внести остаток средств. Сделать это достаточно просто: необходимо внести сумму остатка вручную датой, которая раньше внесения и загрузки платежей в Аспро.Cloud, и тогда данные в системе сойдутся с фактическими. В последствии вы сможете создать финансовую категорию под остаток средств.
А также все операции подразделяются на категории и графически выделяются соответствующими цветами: поступления – бирюзовый, расходы – красный и трансфер – желтый. Внизу располагается результирующая строка, подводящая сумму поступлений, расходов и сальдо.
Важный момент: трансферы в итоговом подсчете количества записей не отразятся, так как не учитываются в денежном потоке. То есть при наличии трансферов количество записей в результирующей строке будет отличаться от фактического. Так как например, при переводе денег из наличного счета на расчетный банковский счет, но они все еще останутся вашими, действующими внутри компании.
Все созданные платежи можно связать с проектами и отнести к конкретным счетам, чтобы отслеживать деньги по определенным контрагентам или проделанной работе. А для удобства в Аспро.Cloud в разделе «Деньги» предусмотрен виджет остатков по счетам, где отразится информация по всем счетам всех компаний, занесенных вами и в систему. Часто путь компании в системе начинается не с нулевого баланса и в таком случае необходимо внести остаток средств. Сделать это достаточно просто: необходимо внести сумму остатка вручную датой, которая раньше внесения и загрузки платежей в Аспро.Cloud, и тогда данные в системе сойдутся с фактическими. В последствии вы сможете создать финансовую категорию под остаток средств.
Возможности автоматизации операций
Итак, два важных шага позади. Начинается работа, вы оплачиваете аренду и заработную плату, получаете деньги за изготовление заказов. Операций множество, их все нужно вносить в систему. Как? Конечно, можно вручную, но в Аспро.Cloud предусмотрены автоматическая синхронизация с банками и импорт банковской выписки, чтобы заполнять поступления и списания средств со счетов организации. Это позволяет без дополнительных усилий вести учет, автоматизировать работу со счетами и проектами, не тратить время на внесение данных о платежах вручную.Система найдет нужных контрагентов или создаст новых, определит счета (если номер счета указан в платежном поручении) или причислит платеж к проекту (при условии наличия его с контрагентом). Например, если платеж поступит на счет от ООО «Мир», Аспро.Cloud определит его в соответствующий добавленному контрагенту проект «Создание сайта для ООО “Мир”».
При интеграции с банками или ручной загрузке выписки, Аспро.Cloud также сможет самостоятельно разнести денежные средства по статьям, ответственным, присвоить необходимый статус (в зависимости от заданных условий). Вам нужно будет только единоразово задать правила обработки.
Инструкция: Как настроить автоматическое распределение платежей?
Отчеты
Внесенные в систему данные о ваших денежных операциях можно не только хранить, но и получать из них полезную информацию. А комплексные и подробные отчеты формируются автоматически. В Аспро.Cloud вы найдете несколько видов отчетов:
- Обзор финансов» покажет график поступлений и расходов по организации, остаток денег на счетах, а также поступления и расходы в графиках за последние три месяца по статьям учета.
- «Денежный поток» проиллюстрирует траты и доходы по видам деятельности и статьям, рассчитает сальдо по каждой из них (разница положительного и отрицательного денежного потока за выбранный период), а также остаток денег на конец периода. Данные можно отфильтровать по организации, виду деятельности и году.
- P&L или прибыли и убытки, покажет вектор развития вашего бизнеса и его рентабельность. Отчет фиксирует исполненные обязательства в денежном эквиваленте – то есть деньги в него вписываются, когда вами было выполнено то, за что они поступили на счет, или когда вам привезли поставку, оказали услугу. P&L содержит подробные значения по статьям поступлений и расходов и позволяет еще детальнее проанализировать эффективность организации. Информацию можно вывести по месяцам, кварталам или годам.
Используя эти полезные данные, вы сможете корректировать курс развития своего бизнеса, вовремя принимать необходимые меры по его сохранению и строить стратегии успешного развития.
Итоги
Финансовые инструменты системы Аспро.Cloud способны значительно упорядочить и структурировать денежные поступления и траты, навести порядок в финансовых делах компании. А за счет автоматизации – сэкономить время на работу с ними и снизить вероятность ошибок. Используйте преимущества системы для бизнеса Аспро.Cloud и ведите дела безубыточно, анализируя развитие своей компании и понимайте показатели ее рентабельности.
