

search


Центр поддержки Аспро.Cloud

  • Общее
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Регистрация в системе
      • Как заполнить личный профиль?
      • Как под одной учетной записью использовать несколько аккаунтов?
      • Не могу войти в систему
      • Не могу войти в мобильное приложение
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Настройки портала
      • Как назначить администратора аккаунта?
      • Как добавить пользователя?
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Как задать права доступа сотрудникам?
        • Роли (уровни доступа)
        • Группы пользователей
      • Как удалить пользователя?
      • Как изменить личный e-mail в системе?
      • Как отключить неиспользуемые модули и приложения?
      • Настройка представления списка
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Как настроить собственное доменное имя для портала
        • Как изменить email-адрес системных писем на собственный?
      • Теги
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Уведомления
      • Фильтрация и группировка уведомлений
      • Настройка уведомлений
      • Уведомления по электронной почте
      • Push-уведомления в браузере
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Комментарии
      • Упоминания
      • Призвать к ответу
    • Как массово удалять объекты системы
    • Работа с фильтрами
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Импорт данных из CSV
      • Импорт контактов
      • Импорт компаний
      • Импорт товаров и услуг
      • Импорт задач
      • Импорт сделок
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Импорт поступлений и расходов
        • Импорт плановых поступлений и затрат в проекте
      • Как перенести контрагентов из Битрикс24 в Аспро.Cloud
    • Экспорт данных в CSV
    • Отображение вкладок по умолчанию
    • Корзина
    • Управление хранилищем
    • Дашборды и рабочий стол
    • Вебхуки
    • Настройка внешнего вида для пользователя
  • Партнерская программа Аспро.Cloud
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Заработок на реферальной программе
    • Вывод средств из Аспро.Cloud для реферера
    • Как вступить в партнерскую программу Аспро.Cloud
    • Подключение личного кабинета 一 модуль «Кабинет партнера»
    • Кабинет партнера
    • Продажа Аспро.Cloud по партнерской программе
    • Как получить грант 100 000 р.
    • Кабинет реферера
  • CRM
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Сделки
      • Настройка воронки продаж
      • Настройка причин отказа и источников сделки
      • Как создать сделку
      • Как работать с карточкой сделки
      • Как создать событие по сделке
      • Настройка уведомлений по сделкам
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Автоматическое создание сделок
        • Создание сделки из веб-формы
        • Как автоматически создать сделку/контакт из письма?
      • Импорт сделок
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Контрагенты
      • Настройка категорий и сфер деятельности
      • Как создать компанию или контакт?
      • Как работать с карточкой контрагента?
      • Контроль дубликатов
      • Импорт контактов
      • Импорт компаний
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Автодействия
      • Автодействие: Создание уведомления
      • Автодействие: Создание задачи
      • Автодействие: Создание события
      • Автодействие: Создание проекта
      • Автодействие: Отправка письма
      • Автодействие: Изменение поля
      • Автодействие: Комментарий
      • Автодействие: Запись в историю
      • Автодействие: Вебхук
      • Автодействие: отправка счета/напоминания
      • Автодействия: архиватор задач
      • Условия
    • Как интегрировать DaData с Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Tilda с Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Jivo (JivoSite) c Аспро.Cloud
    • Права доступа к модулю CRM
  • Задачи
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Настройки модуля «Задачи»
    • Настройка рабочего процесса для задач
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Как создать задачу?
      • Как связать задачу с разными объектами системы?
      • Что произойдет после создания задачи?
      • Как создать подзадачи?
      • Как поручить задачу?
      • Что означают роли в задачах?
      • Как учитывать время по задачам?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Что означают папки в разделе «Задачи»?
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Зачем и как создавать списки задач?
        • Как сортировать задачи по спискам?
      • Как структурировать список задач?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Автодействия
      • Автодействие: Создание уведомления
      • Автодействие: Создание задачи
      • Автодействие: Создание события
      • Автодействие: Создание проекта
      • Автодействие: Отправка письма
      • Автодействие: Изменение поля
      • Автодействие: Комментарий
      • Автодействие: Запись в историю
      • Автодействие: Вебхук
      • Автодействие: отправка счета/напоминания
      • Автодействия: архиватор задач
      • Условия
    • Где смотреть задачи, которые мне нужно выполнить?
    • Как принять задачу или вернуть на доработку?
    • Шаблоны задач
    • Регулярные задачи
    • Как архивировать задачи
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Где посмотреть рабочее время сотрудников?
      • Как мониторить качество работы с помощью отчета «Общие показатели»?
      • Показатели по сотруднику
      • Как контролировать плановое и фактическое время с помощью отчетов?
  • Проекты
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Обзор разделов проекта
      • Общие
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Задачи
        • Диаграмма Ганта
      • Команда
      • События
      • Заметки
      • Замечания
      • Порядок работ
      • Документы
      • Чат
    • Как создать проект?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Учет финансов в проектах
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Планирование денежного потока
        • Создание плановых поступлений и затрат по проекту
        • Создание фактических поступлений и затрат по проекту
        • Импорт плановых поступлений и затрат в проекте
        • Создание счета в проекте
      • Сводный отчёт денежного потока по всем проектам
      • Как посмотреть суммы потенциальных платежей по проектам?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Шаблоны проектов
      • Как контролировать ход работ по проектам на доске?
      • Состав карточки проекта на доске
      • Чем индивидуальный проект отличается от проекта по шаблону?
    • Как отправить в архив/удалить проект?
    • Права доступа к модулю «Проекты»
  • Интеграции
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Интеграция с Email
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Подключение и настройка почтового ящика
        • Подключение почтового ящика Gmail
        • Подключение почты по IMAP
        • Отключение интеграции с почтой
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Как работать с письмами
        • Создание нового письма
        • Настройка подписи
        • Как автоматически создать сделку/контакт из письма?
        • Отслеживание писем
        • Почтовые шаблоны
      • Права доступа к модулю «Почта»
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Интеграция с IP-телефонией
      • Как подключить Mango Office
      • Как подключить Zadarma
      • Как подключить UIS
      • Как подключить МегаФон
      • Как подключить Twilio
      • Как подключить Телфин
    • Как загрузить счета и акты в 1С:Бухгалтерия 3.0
    • Как интегрировать DaData с Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Tilda с Аспро.Cloud
    • Синхронизация с Google Календарем
    • Как интегрировать Google Диск с Аспро.Cloud
    • Как импортировать данные из Worksection в Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Jivo (JivoSite) c Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Calendly с Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Mailchimp с Аспро.Cloud
    • Как интегрировать Slack с Аспро.Cloud
  • Финансы
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Настройка организации
      • Как изменить нумерацию счетов, актов и предложений?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Как выставлять счета?
      • Настройка печатной формы счета
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Каталог товаров и услуг
        • Категории, производители и типы цен
        • Добавление товара/услуги
        • Права доступа к прайс-листу
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Создание счета
        • Как управлять данными в счете
        • Дублирование, редактирование, удаление
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Процесс обработки счетов
      • 1 этап. Настройки
      • 2 этап. Согласование счета
      • 3 этап. Отправка счета клиенту на оплату
      • 4 этап. Поступление и контроль оплат
      • Учет оплат по счетам с созданием транзакции
      • Как удалить, отредактировать документ поступления?
      • Как создать возврат по счёту?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Онлайн-оплата счетов
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Как подключить сервис Cloudpayments
        • Настройка метода оплаты с фискализацией (ФЗ-54)
        • Настройка метода оплаты без фискализации
      • Как подключить сервис ЮKassa
      • Интеграция с платежным сервисом Square
      • Как подключить сервис Robokassa
      • Как подключить сервис PayPal
      • Как подключить сервис Stripe
    • Шаблоны счетов
    • Регулярные счета
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Акты выполненных работ
      • Установка и настройка приложения «Акты»
      • Настройка печатной формы акта
      • Как выставить акт по счету?
      • Как выставить акт контрагенту?
      • Как выставить акт с привязкой к проекту?
      • Как отправить акт и изменить статус?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Предложения
      • Настройка печатной формы предложения
      • Как создать предложение
      • Отправка предложения клиенту
      • Конвертирование предложения в счет
      • Статусы предложений
      • Дублирование, редактирование, удаление
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Как учитывать движение денежных средств?
      • Настройки финансовых категорий
      • Настройка банковских счетов организации
      • Как создать транзакцию поступления или расхода?
      • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
        Как разбить платеж на несколько транзакций?
        • Разнесение платежей по нескольким счетам
        • Разнесение платежей по проектам и их этапам
      • Трансфер между счетами
      • Как удалить транзакцию или платежный документ?
      • Массовое распределение транзакций по категориям
      • Дублирование платежного документа
      • Как работать с несколькими валютами?
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Загрузка платежей из банка
      • Загрузка платежей из Модульбанка
      • Загрузка платежей из Точка банк
      • Загрузка платежей из Тинькофф банка
      • Загрузка платежей из Альфа-банка
      • Загрузка платежей из Сбербанка
      • Загрузка банковских выписок
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Финансовые отчеты
      • Отчет по оплатам счетов
    • О правах доступа к модулю «Финансы»
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Бюджетирование
      • Создание и заполнение бюджета
      • Настройки доступа к бюджетированию
      • Настройка статуса бюджета
  • База знаний
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Создание базы знаний
    • Как писать статьи в базу знаний?
    • Структура базы знаний
    • Права доступа к базе знаний
    • Внешний доступ к базе знаний
    • Как встроить базу знаний на свой сайт
    • Как подключить свой поддомен ко внешней базе знаний
    • Виджет «Базы знаний» для рабочего стола
  • Календарь
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Типы календарей
    • Как создать/удалить календарь
    • Создание события в календаре
    • Создание задачи в календаре
    • Как быстро просматривать события в календарях
    • Синхронизация с Google Календарем
    • Права доступа к календарю
  • Пользовательские поля и списки
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Пользовательские поля
      • Настройки пользовательских полей
      • Где заполняются пользовательские поля
      • Типы пользовательских полей
    • keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
      Пользовательские списки
      • Создание списка
      • Как добавить запись в список
  • Тайм-трекер
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Как учитывать время по задачам?
    • Права доступа к тайм-трекеру
    • Выставление счетов, основанных на затраченном времени
  • Рабочие области
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Создание и настройка рабочей области
    • О разделах в рабочей области
  • Онбординг
  • Кабинет клиента
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Группы внешних пользователей
    • Как настроить доступ для внешних пользователей
    • Конвертация внешнего пользователя в сотрудника
  • Тарифы и оплата
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Как получить счет на оплату Аспро.Cloud?
    • Как получить акт после оплаты Аспро.Cloud?
    • Есть ли демо-период и как изменить тариф?
    • Как удалить свой аккаунт?
  • Ментальные карты
    keyboard_arrow_right keyboard_arrow_down
    • Как создать ментальную карту
  1. Аспро.Cloud
  2. Центр поддержки Аспро.Cloud
  3. Проекты
  4. Шаблоны проектов

Шаблоны проектов


Благодаря шаблонам вы сможете быстро создавать проекты с заранее определенной структурой работ и автоматизировать контроль за прогрессом этих проектов. В шаблоне можно задать этапы, вехи (контрольные точки), набор стандартных задач. Новый проект по шаблону создается в пару кликов.

Созданные в шаблоне вехи и задачи вы сможете изменять на уровне отдельного проекта — добавлять новые, удалять неактуальные. При этом шаблон проекта не будет изменен.

Настройка шаблона проекта

Чтобы создать шаблон, перейдите в раздел «Проекты» → «Шаблоны» и нажмите кнопку «Создать».

Этапы проекта

При создании шаблона, по умолчанию создаются пять этапов в соответствии с группами процессов PMBoK: «Инициация», «Планирование», «Выполнение», «Контроль», «Завершение». Вы можете переопределить их (дополнить, изменить, удалить лишние) в соответствии с вашими бизнес-процессами для конкретного типа проектов вашей компании. Например: «Сделать», «В работе», «Завершено» — самый простой вариант по жизненному циклу любого проекта. Если речь идет о строительстве, то можно применить следующие этапы: «В очереди», «Фундамент», «Возведение», «Отделка», «Завершение».

Чтобы добавить новый этап, наведите указатель мыши на уже существующий и нажмите на «+». Введите название и нажмите на любую область за пределами поля или Enter, чтобы сохранить изменения. Для редактирования названия этапа наведите на его название и нажмите на иконку «Карандаш». Введите в поле новое наименование или удалите этап, нажав на иконку «Корзина». Этапы можно перемещать между собой, используя функцию Drag&Drop.

Определенные вами этапы сформируют Kanban-доску, где они будут выводиться в виде столбцов. А вехи будут располагаться в карточках проектов в виде чек-листа для каждого из этапов, что позволит вам быстро оценивать прогресс работ по множеству проектов.

Вехи проекта

Веха — контрольная точка или промежуточный результат. Вехи используются для упрощения мониторинга прогресса работ этапа проекта.

Они могут быть использованы в качестве чек-листа работ, пункты которого должны быть выполнены в процессе реализации проекта, например: «Договор подписан», «Фотографии готовы», «Макет согласован».

Веху можно добавить с помощью быстрой и полной формы. Для быстрого создания новой вехи нажмите на «Добавить веху» под заголовком этапа и укажите название в соответствующем поле. Сохраните изменения при клике по галке или нажатии на Enter.

Вы также можете создать веху с помощью полной формы. Для этого кликните по иконке со стрелкой. В полной форме можно задать расширенные параметры для вехи:

  • Название — рекомендуется указывать название в совершенном виде: «Договор подписан, «Макет изготовлен».
  • Ответственный — выбрать ответственного для вехи. Ответственный сможет пометить веху как завершенную, создать задачи для сотрудников, отредактировать веху и т.д.
  • Описание — укажите, что необходимо сделать для достижения данной вехи или приложите иные инструкции. Например, ссылку на статью базы знаний.
  • Шаблон отчета — например: «Отправлено ** предложений клиентам», «Текст статьи содержит ** символов» и т. д. Шаблон отчета позволяет заранее определить форму отчета, которую ответственный подкорректирует в соответствии с полученным результатом и не будет тратить дополнительное время на его написание.
  • Прикрепить файлы — например, макет, логотипы, шаблон договора и т. д.

Созданные вехи можно сортировать между собой или перенести на другие этапы. Все изменения автоматически сохраняются, если вы редактируете существующий шаблон.

Задачи проекта

Для каждого проекта можно привязать определенный набор задач, ведущих к его завершению, или привязать задачи только к этапам проекта.

Стоит отметить, что все задачи, создаваемые в шаблоне проекта — это лишь шаблоны, по которым будут создаваться уже фактические задачи при создании проекта по шаблону. В созданных задачах в проектах можно изменять любые поля и данные — это не приведет к изменению шаблонов задач.

Если вы привязываете задачи к вехе, то при их выполнении, веха будет автоматически достигнута. При достижении всех вех, проект автоматически переместится на следующий этап.

Для создания задачи с привязкой к вехе перейдем в карточку вехи, кликнув по названию на Kanban-доске редактирования шаблона. В поле «Шаблоны задач» укажите название задачи и нажмите Enter.

Созданные задачи также можно перемещать между собой, перетащив за соответствующий значок.

Задачу также можно добавить, кликнув на «Добавить задачу» (1) в подразделе «Вехи» и заполнив полную форму.

Аналогично можно создать задачи без привязки к вехам, связанные только с этапами проекта. Задачи без привязки к вехе создаются также с помощью быстрой и полной формы.

Для этого нажмите на «Добавить задачу» (2) в подразделе «Задачи».

Для быстрого создания новой задачи укажите ее название, описание, постановщика и ответственного по умолчанию. Сохраните изменения при клике по галке или нажатии на Enter.

Менеджер проекта — это переменная, которая будет заменена пользователем — менеджером каждого отдельного проекта, созданного по шаблону. Изменение значения этого поля (например, выбор другого пользователя) в процессе выполнения проекта не повлияет на предыдущие выполненные задачи. Изменения затронут только будущие задачи.

Задачу можно создать, используя полную форму при клике по стрелке. В полной форме можно задать расширенные параметры для задачи.

В полной форме создания задачи можно заполнить следующие поля:

  • Название;
  • Приоритет задачи;
  • Подробное описание задачи;
  • Прикрепить файлы;
  • Добавить чек-лист;
  • Ответственный — укажите ответственного за выполнение задачи сотрудника. Установить ответственного вы сможете по ходу выполнения проекта (тогда оставьте — «не указан»). Если какую-то задачу все время выполняет один и тот же специалист, укажите его сразу в шаблоне;
  • Наблюдатели — список пользователей, которые будут иметь доступ к задаче, а также получать уведомления об изменениях и комментариях;
  • Постановщик — пользователь, который будет принимать работу по завершению задачи;
    Примечание: Если постановщиком задачи будет указан другой сотрудник (не менеджер проекта), то постановщик получит уведомление сразу после того как эта задача будет автоматически создана;
  • Начать задачу, через (дней). Если в поле «Начать задачу» установить 0, то срок начала будет равен фактической дате создания задачи. Соответственно, если указать 1, то дата начала будет установлена завтрашним днем. Если оставить поле пустым, то дата начала не будет устанавливаться;
  • Крайний срок, через (дней). В поле «Крайний срок» указывается длительность выполнения задачи. Если установить 1, то система автоматически просчитает и установит дедлайн на следующий день от даты начала задачи. Если дата начала не будет указана в шаблоне, то крайний срок будет равен завтрашнему дню от даты создания задачи. Если установить в этом поле 0, то дата окончания будет равна дате создания задачи;
    Примечание: Указанные сроки будут рассчитываться от даты создания задачи. Если вы выбрали режим «Создавать все задачи при создании проекта», то дата создания задачи будет равна дате создания проекта. А если выбрали режим «Создавать задачи только для текущего этапа», то дата создания задач всех последующих этапов будет равна дате перехода на данный этап;
  • Оценка по времени (плановое время) — если используете учет времени по задачам;
  • Добавить напоминание — по дате, крайнему сроку или дате начала;
  • Теги к задаче.

В процессе создания шаблона работ по проекту часто нужно изменить последовательность вех и задач. Для перемещения вех и задач воспользуйтесь Drag&Drop.

Параметры шаблона

В параметрах шаблона вы можете активировать шаблон, если установите флаг рядом с соответствующей опцией. Также шаблон можно активировать в правом верхнем углу, нажав на соответствующую кнопку. При внесении изменений в шаблон проекта, по которому уже были созданы проекты, и его повторной активации, вы сможете выбрать, применять ли внесенные изменения для всех существующих проектов или нет. Обратите внимание, если вы выберите эту функцию, изменения коснутся всех созданных по этому шаблону проектов.

Здесь же можно изменить название шаблона или добавить описание, где указывается, для чего предназначен данный шаблон проекта.

Также можно поставить галку в поле «Разрешить пользователям вручную отмечать веху как завершенную, даже если у нее есть незавершенные задачи». По умолчанию мы рекомендуем отключать эту опцию, чтобы полностью автоматизировать процесс выполнения проекта.

Режим создания задач:

  • Создавать задачи только для текущего этапа. В этом случае, когда вы переводите проект на следующий этап, задачи будут создаваться только для этого этапа. То есть при создании проекта задачи создаются для первого этапа. Если проект реализуется последовательно, ты мы рекомендуем активировать этот режим.
  • Создавать все задачи при создании проекта. В этом случае, при создании проекта будут созданы все задачи, которые указаны для всех этапов, а все ответственные получат уведомления по всем автоматически созданным задачам.

Сроки проекта — предустановленные даты начала и конца проекта относительно момента его создания.

Редактирование шаблона

Вы всегда можете отредактировать созданный шаблон или удалить его, нажав на три вертикальные точки в правом верхнем углу в разделе «Проекты» → «Проекты по шаблонам».

Или же выбрать соответствующий шаблон в таблице в разделе «Проекты» → «Шаблоны»

Мы не рекомендуем менять шаблон у созданного проекта, так как связь выполненных задач с вехами и проектом будет утеряна.

Как создать проект по шаблону?

Перейдите в раздел «Проекты» → «Проекты по шаблонам». На доске шаблона проекта создайте проект в поле «Быстрое создание». Укажите наименование проекта и менеджера проекта. Либо кликните по кнопке «Создать» в правом верхнем углу.


  • Как контролировать ход работ по проектам на доске?
  • Состав карточки проекта на доске
  • Чем индивидуальный проект отличается от проекта по шаблону?
Предыдущая статья Как посмотреть суммы потенциальных платежей по проектам?
Следующая статья Как контролировать ход работ по проектам на доске?
footer_logo Аспро.Cloud — CRM, совместная работа, проекты, задачи, база знаний
  • vk
  • tg
  • youtube