Услуги

10 полезных функций Аспро.Cloud, о которых вы могли не знать

10 полезных функций Аспро.Cloud, о которых вы могли не знать
Наша команда постоянно дорабатывает и добавляет в систему что-то новое, чтобы как можно чаще радовать пользователей Аспро.Cloud пусть и небольшими, но полезными улучшениями. Но из-за быстрого развития уследить за всеми новинками и успеть протестировать понравившийся функционал может далеко не каждый. В этой статье собрали 10 полезных функций системы, которые вы по какой-то причине могли пропустить.

1. Очередь сделок

Как сделать так, чтобы при автоматическом создании каждая входящая заявка была вовремя обработана менеджером, и ничего не потерялось в процессе? Настройте очередь из ответственных сотрудников для распределения сделок, когда они автоматически создаются из email-сообщений. Укажите нужных коллег, а сделки при создании поочередно самостоятельно распределяться между ними. Отныне ни одно обращение не потеряется в потоке заявок от потенциальных клиентов, а вы всегда будете уверены, что нагрузка равномерно распределена между менеджерами. 

Как настроить? «Почта» → «Настройки» ящика → «CRM» → «Очередь распределения сделок».

2. Сортировка комментариев

Одним сотрудникам нравится читать всю ленту комментариев от самых старых к самым свежим, а другим важно видеть только последние сообщения. В Аспро.Cloud каждый пользователь может за пару кликов изменить направление сортировки комментариев в своем аккаунте. Настроить отображение можно индивидуально для каждого раздела. Для тех, кто предпочитает беглый анализ комментариев, но испытывает трудности из-за большого объема различных переписок, можно свернуть ответы по умолчанию. А при желании — быстро открыть какую-то из веток и прочитать остальные комментарии.

Как настроить? Нажмите на форму «Оставить комментарий» и кликните на три точки в правом нижнем углу. Выберите соответствующие настройки.

3. Переменная «Менеджер проекта»

Если в ваших проектах менеджер зачастую является и основным постановщиком задач, то при создании задач в шаблонах проектов используйте переменную «Менеджер проекта». Переменная будет заменена пользователем — менеджером каждого отдельного проекта. Изменение значения этого поля, например, выбор другого пользователя, в процессе выполнения проекта не повлияет на предыдущие выполненные задачи. Изменения затронут только будущие задачи.

Где искать? «Проекты» → «Шаблоны проектов» → Редактирование или создание шаблона → «Создать задачу» → Ответственный/Постановщик/Наблюдатели.

4. Выполненные письма

Если по письму не требуется дополнительных действий, например, ответ или пересылка коллеге, отметьте это письмо как выполненное. В этом случае в ленте активности сделки или контрагента письмо переместится из раздела «Запланировано», что позволит сфокусироваться на делах и встречах, которые требуют первоочередного внимания.

Как отметить письмо? Открываем письмо и в правом верхнем углу карточки нажимаем «Выполнено».

5. Получение всех уведомлений по сделкам

Менеджеры могут забыть перезвонить клиентам или сорвать сроки важных задач. В результате клиенты потеряны, а крупные сделки проиграны. Чтобы не тратить свое время на ежедневный контроль каждой сделки, руководители могут активировать опцию для получения уведомлений по всем сделкам для администраторов модуля. Так вы всегда будете в курсе всех событий по текущим сделкам вашей организации и сможете вовремя принять меры, если ключевой клиент не получает должного внимания и сделка близка к срыву.

Как включить? «Настройки системы» → «CRM» → «Основные настройки».

6. Результирующая строка

Чтобы узнать сумму счетов, выставленных, например, только на этой неделе, или вычислить общую сумму расходов в предыдущем квартале совсем не обязательно формировать отчет. В разделе «Финансы» во всех списках выводится результирующая строка по колонкам, которая отражает сводные данные по записям, выведенные в таблице с учетом фильтров или отмеченных записей.

Как включить? Доступно по умолчанию во всех аккаунтах, начиная с тарифа «Стандарт».

7. Ограничение доступа сотрудников к чужим сделкам

Необходимо, чтобы менеджеры с правом доступа «Сотрудник» видели только собственные сделки? Активируйте дополнительную опцию на запрет сотрудникам просматривать чужие сделки в настройках. Кстати, в настройках можно найти еще одну полезную функцию, которая поможет бороться недобросовестными менеджерами. Отметьте опцию на запрет удаления своих сделок сотрудниками, и менеджеры больше не смогут самостоятельно «подчищать» свои несостоявшиеся сделки, чтобы повысить процент выигранных лидов.

Как активировать? «Настройки системы» → «CRM» → «Основные настройки».

8. Шаблоны писем для отправки счетов

В Аспро.Cloud можно создавать шаблоны email-сообщений, которые будут «сопровождать» счет при отправке из системы, напоминать об оплате или автоматически уведомлять о получении денежных средств. Расскажите в письме о сроках оплаты, приведите контакты для связи, поблагодарите за выбор вашей компании. Шаблоны помогут ускорить оплату и сэкономят время на составление однотипных писем.

Как настроить? «Настройки системы» → «Организации» для настройки шаблона. «Настройки системы» → «Финансы» → «Основные настройки» для активации автоматической отправки подтверждения оплаты.

9. Расширенный редактор базы знаний

По умолчанию в вашем аккаунте установлена упрощенная версия редактора, в котором отсутствует ряд возможностей для работы со статьями базы знаний. Но не многие знают, что в аккаунте можно использовать две версии редактора статей. Редактор с расширенными функциями позволит создавать более сложную верстку статей. В нем также присутствуют такие возможности, как настраиваемая сетка, расширенный редактор таблиц, где можно настроить ширину колонок, и другие функции, которую помогут красиво и понятно оформить документацию.

Как переключить? «Настройки системы» → «База знаний».

10. Призвать к ответу

Эту функцию, вы наверняка, встречали, но скорее всего не до конца поняли ее предназначение. Представьте, вам требуется узнать, сможет ли сотрудник созвониться с потенциальным клиентом. Но просто оставив комментарий с упоминанием, который затеряется в ленте уведомлений, вы рискуете быть проигнорированным. А ответ нужен срочно. Напишите вопрос с помощью опции «Призвать к ответу»: этот комментарий будет выделен цветом в ленте, что значит — требуется действие. В ленте комментариев сразу видно, ответил ли коллега на ваш запрос, также и адресат будет видеть, ответил он или нет.

Где найти? Опция доступна по умолчанию в панели комментариев в аккаунтах, начиная с тарифа «Стандарт».