Программы для совместной работы: топ-5 российских сервисов

Выбрать сервис для совместной работы — та еще задача. На рынке сейчас множество решений. Они похожи по функционалу, но различаются по логике, цене и удобству. Мы решили сэкономить вам время и собрали лучшие программы для совместной работы, на которые стоит обратить внимание.

В статье рассказали о функционале каждого сервиса и сделали сравнительную таблицу, чтобы вам было проще выбрать подходящую программу.

Сервисы для совместной работы над проектами

Разобрали 5 российских систем, которые помогут командам работать слаженно, держать фокус на задачах и не терять сроки. Оценили каждую программу по критериям:

• функционал;
• преимущества системы;
• тарифы и наличие пробного доступа.

Аспро.Cloud

Аспро.Cloud — система для слаженной работы всей компании. В облачном сервисе можно управлять проектами и задачами, а также сделками и финансами. Все отделы компании могут работать в одной системе: сотрудники выполняют задания, а руководители — следят за финансовыми показателями.

Функционал

1. Проекты. В системе можно разбивать проект на этапы и добавлять задачи с дедлайнами и ответственными. Также можно указывать бюджет, сроки начала и окончания, заказчика и состав команды. Все документы, заметки и комментарии хранятся в карточке проекта, чтобы вся информация была под рукой. Для регулярных или одинаковых заданий можно настраивать шаблоны. С ними создавать проект можно за пару минут, без повторной настройки.

2. Задачи. Система собирает все задания пользователя: личные, делегированные и те, где он участвует как наблюдатель. У каждой задачи можно указать исполнителя и сроки, чтобы контролировать ответственность. Создавать подзадачи, чтобы разбивать крупные задания на этапы. А также добавлять комментарии и вложения, чтобы сохранять всю переписку и файлы в одном месте. При завершении задача уходит на проверку постановщику. Тот может принять результат или вернуть на доработку. Система автоматически уведомляет всех участников, когда что-то меняется. Задачи можно запускать по шаблону, по расписанию или через автодействие.

3. Роли. К каждой задачи можно добавлять исполнителя, постановщика, наблюдателя или соисполнителя. Это позволяет держать всех участников процесса в курсе дел и следить за ходом выполнения задания. У каждой роли — свои права. Постановщик отслеживает результат и может закрыть задачу, ответственный и соисполнитель выполняют работу. А наблюдатели следят за прогрессом и могут участвовать в обсуждении, но не принимают и не закрывают задачу.

4. Канбан-доска. Показывает текущий статус работ. На доске видно, сколько заданий в каждой стадии, кто за них отвечает и где могут быть узкие места. При необходимости можно заходить в карточку задачи и узнавать детали: сроки, исполнителя, комментарии и вложения. Эта информация помогает быстро понять контекст и наметить следующие шаги. Также есть фильтры по людям, проектам и срокам. Они помогают быстро находить нужные задания.

5. База знаний. В системе удобно собирать инструкции, регламенты, ответы на типовые вопросы и рабочие наработки — все лежит в одном месте, доступ есть у всей команды. С помощью базы знаний новые сотрудники быстрее адаптируются в компании за счет готовых инструкций и обучающих статей. А более опытные сотрудники могут делиться знаниями со своими коллегами. Чтобы оформить статью есть визуальный редактор. С его помощью можно форматировать текст, добавлять картинки, видео, ссылки, а также вставлять html-код.

6. Календарь. Все дела и встречи отображаются в календаре. Он показывает личные и командные события, помогает оценить загруженность сотрудников и найти подходящее время для встреч. Коллеги видят занятость друг друга, если открыт доступ. Календарь синхронизируется с Google — события автоматически появляются в обеих системах. Это удобно, если сотрудники работают с разных сервисов.

7. Чат. В нем можно обсуждать текущую работу, уточнять детали, передавать ссылки на нужный элемент или прикреплять файл. Есть групповые чаты — например, по командам или направлениям. 

Преимущества системы

1. Много инструментов в одном месте. Чат, календарь, база знаний — все работает в одной системе без лишних переключений. Это экономит время и упрощает контроль.

2. Простая настройка. Изучить функционал можно за несколько дней.

3. Есть автоматизация. Можно автоматизировать смену статусов, уведомления, назначения и многое другое.

4. Собственные шаблоны. Пользователь может сохранить часто используемые настройки и быстро применить их к новым задачам. Это сэкономит время на рутинных действиях.

5. Интеграции. Система поддерживает интерфейс прикладного программирования (API) и готовые интеграции с мессенджерами, платежными системами и другим популярными сервисами. Это позволяет объединить рабочие процессы в одном месте. 

6. Есть бесплатная онлайн-демонстрация системы. На онлайн-встрече специалисты расскажут про все возможности платформы для совместной работы над проектами.

7. Есть мобильное приложение на Android и IOS.

Тарифы и наличие пробного доступа

Программа для командной работы предлагает бесплатный и 4 платных тарифа*. На бесплатном тарифе есть задачи, база знаний, проекты и чат.

Чтобы получить больше полезного функционала для совместной работы, нужно перейти на платный пакет. Тарифные планы отличаются количеством пользователей и набором возможностей.

Также есть бесплатный пробный период на 14 дней. На нем можно попробовать весь функционал сервиса. Для этого достаточно зарегистрироваться. Вводить данные карт не придется.

*Цены актуальны на момент публикации статьи.

WEEEK

WEEEK — это российская мультисервисная платформа для управления проектами и совместной работы. Она объединяет в себе управление задачами, базу знаний, работу со сделками и аналитику. Сервис позиционирует себя как единое окно для ведения рабочих процессов, чтобы избавить команду от необходимости постоянно переключаться между разными приложениями.

Функционал

1. Импорт из других сервисов. WEEEK позволяет быстро импортировать задачи и проекты из популярных систем (Trello, Jira, ClickUp, Asana), а также перенести текстовые материалы из Notion. При переносе полностью сохраняется оригинальная организация данных.

2. Таймер техники «Помидор» (Помодоро-таймер). В сервисе можно выбрать собственные интервалы — например, 25 минут фокуса и 5 минут отдыха. Звуковой сигнал напомнит, когда стоит переключиться на перерыв или другие задачи.

3. Канбан-доски. В WEEEK доски являются режимом просмотра задач внутри проекта. Их основная цель — группировать задачи в колонки, которые обычно отражают статус работы или определенный этап. Визуально это напоминает стикеры на доске, которые можно перемещать, отслеживая рабочий процесс.

4. Гант. В сервисе есть инструмент для планирования проектов и управления сроками. Это интерактивный ленточный график, где задачи отображаются в виде цветных полос на временной шкале, что позволяет командам понимать последовательность работ.

5. Уведомления. Встроенная система оповещений, которая не даст забыть о важном. Достаточно задать напоминание для задачи, и сервис предупредит вас о приближении дедлайна, запланированном звонке или встрече.

6. База знаний. Специальный раздел для создания единой базы знаний компании. Сюда можно поместить инструкции, обучающие курсы, корпоративные стандарты и полезные наработки, чтобы вся нужная информация всегда была под рукой у команды.

Преимущества системы

1. Простота и понятность. Логичный интерфейс и гибкая настройка рабочих процессов.

2. Российское ПО. Это важный фактор для многих компаний: сервис работает без VPN, принимает оплату из РФ и внесен в Единый реестр российских программ.

3. Адекватная стоимость. Цены значительно ниже, чем у многих зарубежных конкурентов, а функционала для большинства команд достаточно. Есть щедрый бесплатный тариф для старта.

4. Широкие интеграции. WEEEK легко встраивается в существующую экосистему, поддерживая синхронизацию с Google, Яндекс и Apple Календарями, а также вставку файлов из Google Docs, Miro и Figma.

Тарифы и наличие пробного доступа

Для индивидуальных исполнителей и небольших команд предусмотрен бесплатный доступ. Он действует при количестве пользователей не больше пяти, а также имеет ограничения по числу одновременно ведущихся проектов (до семи) и объему базы знаний (до 100 материалов). Есть бесплатный пробный период к PRO-тарифу — 14 дней.

Платные тарифы открывают доступ к расширенному функционалу. Входная стоимость платной подписки составляет 199 рублей в месяц за одного человека.

*Цены актуальны на момент публикации статьи.

Битрикс24

Битрикс24 — сервис, в котором есть инструменты для совместной работы онлайн. В программе можно управлять проектами.

Функционал

1. Проекты. Связанные задачи можно объединить в проекты — с единым доступом ко всем материалам. Внутри проекта есть календарь, чат, база знаний и хранилище файлов. У каждого проекта — свой стиль оформления. Это помогает визуально разделить направления работы. Команда видит, что нужно сделать, кто за что отвечает и какие задания важнее.

2. Постановка задач. В карточке задачи можно указывать исполнителя, наблюдателя, сроки и приоритет. При необходимости задачу можно сохранять как шаблон и использовать для повторяющихся процессов. Поиск заданий работает по фильтрам, ключевым словам и участникам. Это важно, когда в работе много направлений и все должно быть под контролем.

3. Чат. Встроенный мессенджер помогает держать рабочее общение внутри системы. Есть личные и групповые чаты и тематические каналы. Каналы могут быть открытыми или закрытыми, общими для отдела или специально для проекта. Здесь можно согласовывать детали, обмениваться файлами и оставаться на связи.

4. Календарь. В календаре можно отобразить все встречи, задания и события. Из карточки события можно перейти в чат, создать задание или начать видеозвонок. Это позволяет сократить время на переключения между сервисами. Календарь помогает учитывать загруженность сотрудников, планировать мероприятия и видеть, когда команда свободна. Руководители видят общее расписание, сотрудники — только свои рабочие события и задания.

Преимущества системы

1. Автодействия. После завершения работы система сама меняет ответственного, шлет письмо или двигает статус.

2. Интеграции. Интеграции с 1С, телефонией, почтой и облачными хранилищами сокращают рутину и ускоряют документооборот.

3. Мобильное приложение. Почти весь функционал доступен с телефона — удобно контролировать работу вне офиса.

Тарифы и наличие пробного доступа

Есть бесплатный и 3 платных тарифных плана*.

Чтобы попробовать функционал системы, можно использовать бесплатный пробный период на 15 дней.

*Цены актуальны на момент публикации статьи.

Аспро.Agile

Аспро.Agile — планировщик задач для команд, которые работают по Скрам или Канбан. Подойдет тем, кто использует гибкие подходы и кому нужно пространство для совместной работы.

Функционал

1. Список задач (бэклог). Все входящие задания сначала попадают в список задач. Там можно хранить идеи от заказчиков, технические требования и предложения команды. При планировании спринта список задач просматривают, расставляют приоритеты, выбирают самые важные задания. Если что-то потеряло актуальность — задача остается внизу. Коллеги открывают список задач, видят общий объем работы и на основе этого планируют следующие задания.

2. Спринты. Обычно спринт длится 1–2 недели. До его старта команда собирает задания, формулирует цель и определяет, что хочет успеть. Все задачи попадают на доску — видно, что уже сделано, что горит и что стоит на паузе. Такой формат помогает контролировать объем дел, не брать лишнего и не менять приоритеты в середине итерации. В конце команды проводят ретроспективу — оценивают результат, обсуждают, что можно улучшить.

3. Скрам-доска. Команда ведет проект по шагам: сначала собирает задания в списке задач, потом берет часть в спринт и по итогам обсуждает, что сработало. Задачи двигаются по колонкам со статусами, в каждой карточке — исполнитель, сроки, приоритет и прогресс. Все коллеги видят, как идет работа, что тормозит и где нужна поддержка. Такая доска помогает не терять фокус, равномерно распределять нагрузку и держать темп.

4. Канбан-режим. Если у команды нет фиксированных спринтов, можно включить режим Канбан. В системе можно ограничивать количество заданий в колонках, чтобы не копить незавершенные задания и не перегружать команду.

5. Эпики. Когда задача сама по себе крупная, ее удобно разбивать на несколько связанных заданий и объединять в эпики. Эпики работают как мини-проекты: у них есть общая цель, направление и понятный финал. Например, «Запуск новой версии продукта» — один эпик, в нем и дизайн, и доработка кода, и маркетинговая подготовка. Эпик закрывается только после выполнения всех заданий внутри, поэтому удобно отслеживать прогресс по ключевым направлениям и не терять контроль на крупном уровне. Команда видит, кто за что отвечает, как продвигается работа, и может согласованно двигаться к общей цели.

Преимущества системы

1. Автодействия. Система сама меняет ответственного, шлет напоминания или пишет в комментарии, если наступает нужное условие — это снимает мелкие рутинные задания с команды.

2. Быстрый запуск. Разобраться можно за пару часов. Команда сразу начинает работать, без долгого обучения и внедрения.

3. Гибкая настройка. Можно подстроить доски под любую методологию — Скрам или Канбан. Удобное пространство для совместной работы онлайн.

4. Есть автоматизация. Система сама рассылает напоминания, меняет статусы и назначает исполнителей. Менеджеры тратят меньше времени на рутину.

5. Есть бесплатная онлайн-демонстрация системы.

6. Есть мобильное приложение.

Тарифы и наличие пробного доступа

Аспро.Agile предлагает 1 бесплатный и 3 платных тарифа*.

Также есть бесплатный пробный период, который позволяет работать на максимальном тарифе в течение 14 дней.

*Цены актуальны на момент публикации статьи.

Мегаплан

Мегаплан — система для управления бизнесом. Сервис помогает управлять задачами и держать проекты под контролем.

Функционал

1. Проекты. Удобная группировка задач, единая карточка проекта со всей информацией и визуализация прогресса. Система показывает актуальный статус заданий, последовательность этапов и степень загрузки команды. Для планирования — диаграмма Ганта, где видно связи между заданиями. Можно использовать шаблоны, сравнивать план и факт по трудозатратам, вовремя корректировать сроки и ресурсы.

2. Задачи. Назначение ответственных, установка дедлайнов, контроль выполнения. Каждое задание — в отдельной карточке с чек-листами, комментариями, подзадачами и учетом трудозатрат. Поддерживаются шаблоны и периодические задания. Уведомления и статус прочтения позволяют не терять важное. Все это делает процесс управления заданиями прозрачным и контролируемым.

3. Чаты. Командное общение — в контексте работы. Чаты можно привязывать к задачам и проектам, все файлы и ссылки сохраняются в карточке обсуждения. Интерфейс чата включает список контактов, окно сообщений и блок с дополнительной информацией. Это помогает легко согласовывать детали, принимать решения и не терять важные моменты в переписке.

Преимущества системы

1. Лаконичный интерфейс. Простой и понятный дизайн — легко освоить без обучения.

2. Поддержка интерфейса прикладного программирования (API). Можно подключить внешние сервисы и настроить интеграции.

3. Мобильное приложение. Все ключевые функции доступны на смартфоне — удобно в поездках.

4. Есть бесплатная онлайн-демонстрация платформы для совместной работы.

Тарифы и наличие пробного доступа

Бесплатного тарифа нет, есть только 4 платных*.

Также система предлагает попробовать систему на максимальном тарифе с 14-дневным пробным периодом.

*Цены актуальны на момент публикации статьи.

Kaiten

Kaiten — сервис для совместной работы команд. Помогает компаниям визуализировать рабочие процессы с помощью гибких канбан-досок и удобных инструментов для задач.

Функционал

1. Задачи. В Kaiten карточка задачи — полноценный рабочий инструмент. Вы можете указывать исполнителей, сроки, приоритеты, добавлять чек-листы и метки. Система позволяет создать любое количество дополнительных полей — удобно, если вы работаете с нестандартными или гибкими процессами. Внутри карточки хранится вся переписка, вложения и история изменений, поэтому ничего не теряется. А система уведомлений всегда держит в курсе: вы не пропустите ни дедлайн, ни комментарий.

2. Канбан-доски. Любой процесс можно отразить на визуальной доске — от идеи до результата. В Kaiten вы настраиваете статусы под себя и создаете любое количество досок под разные команды и проекты. Есть готовые шаблоны для продаж, маркетинга, разработки и других направлений. Доски гибко настраиваются под стиль работы вашей команды — даже если у каждой команды свой процесс.

3. Командная работа. Kaiten обеспечивает полную прозрачность: каждый участник видит, над чем работают коллеги. У заданий — понятные статусы, расширенные фильтры, сортировка и поиск. Легко управлять сразу несколькими проектами или потоками. Система легко адаптируется под разные нужды: она подойдет как для стартапов и небольших команд, так и для крупных распределенных групп.

4. Автоматизация. Автоматизация помогает уменьшить рутинную работу. Например, при перемещении задания в нужную колонку система сама назначит ответственного, добавит метку или отправит уведомление. Это экономит время и снижает риски ошибок.

Преимущества системы

1. Простота. Интуитивный интерфейс — все понятно без инструкций и обучения. Система логично устроена, легко ориентироваться даже тем, кто впервые работает с планировщиком задач.

2. Быстрая настройка. Создание рабочей доски — вопрос одной минуты. Готовые шаблоны под ИТ, маркетинг, продажи и другие процессы позволяют сразу начать работу без сложной подготовки.

3. Ничего лишнего. Интерфейс не перегружен — только нужный функционал.

Тарифы и наличие пробного доступа

Сервис предлагает бесплатный и 3 платных тарифа*.

Также есть бесплатная пробная версия на 14 дней.

*Цены актуальны на момент публикации статьи.

Инструменты совместной работы: какой сервис выбрать

Чтобы подобрать подходящий сервис для бизнеса, важно сравнить функции и условия разных платформ. Мы подготовили наглядную таблицу с ключевыми отличиями. 

Также дали несколько советов, как выбрать лучшие сервисы совместной работы:

1. Пробный период. Большинство сервисов дают 14–30 дней теста. За это время можно загрузить задачи, подключить команду, провести встречу и оценить, как система подходит под ваш процесс.

2. Бесплатные тарифы. Если команда небольшая — начните с бесплатной версии. Этого достаточно, чтобы понять, подойдут ли облачные сервисы для совместной работы. Заранее проверьте условия перехода на платные тарифы.

3. Демонстрация с менеджером. Онлайн-презентация займет 30 минут и покажет, как быстро решать типовые задания, подключать сотрудников и настраивать процессы.