Референсный лист: как показать достижения компании

«Я еще и вышивать могу, и на машинке тоже» — так презентует себя с лучшей стороны кот Матроскин, у которого из документов только усы, лапы и хвост. А как рассказать о крупной компании, чтобы получилось также емко и кратко, но еще и официально — с печатью? Можно составить референсный лист компании — это перечень успешных кейсов организации, которые отражают ее сильные стороны и услуги. В статье расскажем про референсный лист и научим его заполнять.

Референсный лист — что это такое

Чтобы привлечь клиентов, фотограф показывает портфолио с лучшими снимками, писатель — перечень изданных произведений, дизайнер — проекты готовых интерьеров. Портфолио подходит для частных лиц, индивидуальных предпринимателей. А для компании нужен более емкий документ, который включает информацию об организации,  сделках, успешных кейсах. Поэтому в бизнес-среде составляют референсный лист. 

В изначальном понимании референсный лист в бизнесе — это перечень заключенных сделок. В каждом заказе можно указать сроки выполнения, объем работ, клиента и стоимость. Но иногда под термином референсный лист понимают список партнеров, товаров или услуг. 

К примеру, организация «Металлинвест» занимается изготовлением металлических ограждений для коммерческих объектов. Руководитель показывает референсный лист и говорит: «Мы оказываем услуги с 2018 года. За это время к нам обращались такие крупные компании, как ООО «Развитие», ООО «Строй СК» и ООО «Атлант-групп». Мы произвели монтаж ограждений из нержавеющей стали на более чем 160 объектах. В нашем референсном листе вы можете подробнее познакомиться с заказчиками и завершенными объектами». 

Чаще всего референсный лист компании — это таблица или список успешных кейсов. Текст могут дополнять фотографии, чертежи, ссылки на выполненные работы. Объем документа не регламентирован, однако не стоит делать его слишком длинным. Лучше сделать выборку из самых важных проектов, добавить сотрудничества, которыми гордится компания. 

Референсный лист может включать: 

• товар или услугу с краткой характеристикой;

• срок выполнения заказа;

• данные заказчика, в том числе контакты для связи;

• общую сумму договора;

• адрес готового объекта, если речь идет о недвижимости;

• ссылку на интернет-ресурс;

• фото или видео; 

• цели и результаты проекта, если референсный лист состоит из кейсов. 

Некоторые сферы деятельности нуждаются в добавлении специфической информации в референсный лист. К примеру, какая температура поддерживается в теплообменнике, если вы их устанавливаете, или какую мощность имеет котел, если вы их продаете. 

Зачем и кому нужен референсный лист организации

Референсный лист — элемент самопрезентации. Документ показывает фирму с выгодной стороны. Но зачем составлять список кейсов, если есть другие способы заявить о себе: раздел «О компании» на сайте, имидж бренда, перечень услуг, положительные отзывы от клиентов? Из-за преимуществ референсного листа: 

• Прозрачность информации. Если на сайте написано «Мы установили более 200 систем промышленной вентиляции», проверить это будет сложно. И если правда установили, то насколько хорошо, где? В референсном листе перечислены факты. Можно удостовериться в их подлинности. Честность повышает лояльность заказчиков.

• Лаконичность содержания. В документе нет лишней информации. Клиент быстро найдет подходящий кейс, интересующие услуги и заказчиков. А руководителю не потребуется тратить время на подготовку к переговорам, совещанию — вся важная информация есть в референсном листе. 

• Наглядность. Можно добавить в документ любые данные, которые сочтете убедительными. Фотографии готовых проектов, графики роста продаж, официальные отзывы заказчиков.  

• Презентация объемов производства. Когда заказчик видит из референсного листа, что компания поставляет 100 000 деталей в месяц одному клиенту и 200 000 — другому, складывается представление о реальных возможностях организации. Производителю легче привлечь крупного покупателя. 

Состав документа сильно зависит от сферы деятельности. Что такое референсный лист компании с точки зрения содержания на примере разных организаций: 

1. Для строительной компании — перечень реализованных объектов, их характеристики, сроки. 

2. Для рекламного агентства — список маркетинговых кампаний, их цели и результаты. 

3. Для промышленного предприятия — перечисление крупных заказчиков, объем поставок и товары.

4. Для ИТ-компании — список созданного программного обеспечения с указанием заказчика. 

5. Для торговых предприятий — информация о крупных поставках. 

Как составить референсный лист за 3 шага 

Покажем пример референсного листа компании, который актуален для разных сфер деятельности. Его можно подготовить за 3 этапа. 

Шаг №1: Выбираем лучшие сотрудничества 

Ориентируйтесь не на собственную прибыль, а на выгоду, которую получил заказчик. Это может быть хороший результат сотрудничества, короткие сроки поставки, большой объем производства. Не стоит перечислять все сделки, акцентируйте внимание на крупных. Если вы оформляете информацию кейсами, достаточно 6-8 штук, иначе получится слишком большой документ. В таблицу можно внести значительно больше, чтобы в итоге получилось 3-4 страницы. 

Здорово, если есть возможность под разных заказчиков дорабатывать референсный лист. Тогда в образец референсного листа компании можно добавлять проекты с максимально схожей тематикой. Целевые кейсы лучше откликаются клиентам.

Шаг №2: Определяем формат самопрезентации 

Найдите в выбранных кейсах схожие данные. Например, у рекламных проектов это будет срок реализации, количество привлеченных клиентов и виды маркетинговой активности. У производства — объем партии, тип изготовленных изделий, общая сумма поставки. В каждой сфере есть свои показатели, характерные для каждой сделки. От того, какие данные будут лежать в самопрезентации, зависит формат документа.

Есть три основных вида референсного листа: 

• таблица — подойдет для структурированной информации с большим количеством цифр;

• текст — используется, когда нужно расписать задачи и результат;

• PDF-файл или презентация — отличный вариант при большом количестве фото, видео и графиков. 

Шаг №3: Оформляем документ

Если у компании есть фирменные цвета, шрифты и логотип, используйте их в шапке документа. В начале можно добавить краткую информацию о компании: год открытия, сфера деятельности. 

Например, компания BURAN BOILER LLP поставила в шапку логотипы своей компании и торговой марки выпускаемых котлов:

Затем переходите к кейсам. Используйте единый формат и последовательность. Если вы перечисляете сделки, их можно распределить по датам, отраслям, в которых работают клиенты, или по типу оказанных услуг, реализованных товаров. 

Например, в своей презентации компания RedBuilding объединяет заказчиков по сферам деятельности:

В конце поставьте печать, данные руководителя и его подпись, контакты для связи. Можно сопроводить референсный лист призывом к действию — заказу, звонку, сотрудничеству. 

Например, компания «Возведение» заканчивает референсный лист данными компании и личной подписью руководителя:

Перед публикацией не забудьте проверить документ на ошибки — грамматические и фактические. Если вы перепутаете наименование организации клиента, это не пойдет на пользу репутации компании. 

Как сделать референсный лист: рекомендации по оформлению 

От общего переходим к частному. Даем советы, как пишется референсный лист, чтобы он был емким, но при этом внимание заказчика не рассеивалось на множество второстепенных фактов: 

1. Не вставляйте фото в таблицу. Если основной контент — цифры и сжатые факты, изображения будут перетягивать внимание. Лучше оставить ссылку на картинку. А если референсный лист в печатном формате, добавьте фото приложением.

2. Сохраняйте файл в расширении, которое читается с разных устройств: .doc; .docx; .xls; .pdf. Заказчик может просматривать документ со смартфона. 

3. При печати референсного листа на бумажном носителе закажите верстку у профессионала. Буклет без соблюдения правил типографики отталкивает потенциальных заказчиков.

4. Прикрепите контакты клиентов, если это не персональные данные физлиц. Например, ссылку на официальный сайт заказчика или телефон директора. 

5. Попросите клиентов написать отзывы — официальные, с печатью и подписью. Их можно добавить в конце документа в качестве приложения.

6. Регулярно актуализируйте данные. Референсный лист — это образец документа, который можно дополнять новой информацией или менять ее, в зависимости от заказчика. Перед важными переговорами стоит оценить информацию в референсном листе с точки зрения клиента — какие сделки для него показательнее. Их можно поставить в начало. 

Как выглядит референсный лист: пример

Организации часто размещают документы в открытых источниках. Поэтому при составлении референсного листа можно посмотреть на конкурентов. Производственные и строительные компании обычно используют формат таблицы, как это сделала фирма Интерьер PRO: 

Фрагмент референсного листа компании Интерьер PRO

Если фирма оказывает услуги, то в референсном листе перечисляют выполненные работы. Посмотрим, что такое референсный лист компании — образец ООО «ХИМПРОМПРОЕКТ». Организация кратко дала описание каждому завершенному проекту: 

Фрагмент референсного листа ООО «ХИМПРОМПРОЕКТ»  

На примере ООО «Бюро недвижимости №1» посмотрим, как органично можно добавить в текст референсного листа изображения готовых проектов: 

Фрагмент референсного листа ООО «Бюро недвижимости №1»  

Если у вас много классных кейсов, которые хочется показать потенциальным заказчикам, пора составлять референсный лист — шаблоны шапок дадим ниже. 

Образец для коммерческого предприятия: 

Образец для производственного предприятия:

Образец для компании, которая оказывает услуги: 

Как использовать референсный лист после составления

Есть несколько способов его применения: 

• разместить его в открытом доступе для скачивания; 

• использовать во время личных переговоров с заказчиком;

• распечатать и разместить на информационном стенде на выставке или конференции;

• отправить его в рассылке потенциальным покупателям вместе с предложением услуг;

• добавить в пакет документов при участии в тендерах. 

В статье мы рассказали про референсный лист: что это такое простыми словами и как составлять документ. При подготовке самопрезентации помните главное правило: нужно показать, какие преимущества получит клиент. Поэтому информация в референсном листе должна быть доступной и важной для потребителей.